Klantnummer, BTW vrijstelling en eigen subdomein e-mail

Afgelopen week hebben we weer verschillende verbeteringen aan Moneybird gemaakt. Uit de constante stroom van feedback selecteren wij telkens de meest gevraagde features en bekijken we wat we graag willen inbouwen. Deze week lag de aandacht op het toevoegen van enkele velden aan de contacten, BTW vrijstelling en de factuur e-mail verbeteren.

Klant- en BTW nummer

Van verschillende klanten hebben we het verzoek gekregen om bij een klant een klantnummer op te slaan. Dit is niet alleen handig voor de identificatie van een klant, maar kan ook van pas komen in de communicatie met boekhoudpakketten of andere systemen. Het klantnummer is een verplicht veld geworden, maar Moneybird zal standaard een opeenvolgend nummer selecteren en die gebruiken. Volledige vrijheid dus, maar geen extra lasten voor mensen die niet met een klantnummer werken. In de instellingen kun je aangeven of je wilt dat het klantnummer op je facturen weergegeven moet worden.

Het BTW nummer bij een contact opslaan is handig wanneer je bijvoorbeeld de BTW wilt verleggen. Dit is nu stukken makkelijker geworden, mede dankzij de mogelijkheid om het BTW nummer van een klant op facturen weer te geven. Je hoeft alleen nog even ‘BTW verlegd’ ergens op de factuur te vermelden (bijvoorbeeld in de factuur omschrijving) en je voldoet aan de regels van de belastingdienst.

BTW vrijstelling

Van verschillende gebruikers vingen we op dat ze niet BTW plichtig zijn en daarom nergens BTW op een factuur mogen weergeven. 0% BTW is namelijk niet gelijk aan geen BTW, daarom hebben we besloten het mogelijk te maken om BTW op een factuur volledig uit te schakelen. Dit kan via de instellingen van je Moneybird account, maar ook via de instellingen per factuur.

E-mail verbeteringen

Aan de e-mail die verzonden wordt samen met een factuur hebben we verschillende verbeteringen aangebracht:

  • Het is nu mogelijk om de link naar de online factuur niet mee te sturen en de online factuur uit te schakelen. Op deze manier kan de ontvanger van de e-mail niet de factuur online bekijken, in PDF downloaden en een overzicht van andere (openstaande) facturen bekijken.
  • De verwijzing naar Moneybird in de e-mail wordt verwijderd wanneer je een betaald account hebt. In de gratis variant van Moneybird staat onder in de e-mail: “Deze factuur is door {bedrijf} verzonden via Moneybird.”
  • Het is vanaf nu mogelijk om tags in de tekst van een e-mail te gebruiken. In de instellingen kun je bijvoorbeeld aangeven dat je het factuurnummer of de naam van de klant in de tekst wilt zetten. Bij het verzenden van de e-mail zal de tag automatisch worden vervangen door de informatie van de betreffende factuur.

Naast deze drie kleine wijzigingen, hebben we ook een nieuw systeem voor het verzenden van de e-mail in gebruik genomen. Eerst werden alle facturen verzonden vanaf het facturen e-mailadres binnen moneybird.nl. Helaas is het niet mogelijk om het e-mailadres van de Moneybird gebruiker te gebruiken bij het versturen van de e-mail te gebruiken, omdat hierdoor de kans groot is dat de e-mail als SPAM gezien wordt. Nu worden de facturen verzonden vanaf jebedrijffacturen.moneybird.nl@, waarbij jebedrijf het subdomein van je Moneybird account is. Wanneer er iets mis gaat bij het versturen van de factuur of je klant antwoord per ongeluk op de e-mail met de factuur, sturen wij de e-mail door naar het e-mailadres waarmee je je Moneybird account aangemaakt hebt.

We hopen dat we met deze wijzigingen voor veel mensen het factureren weer iets aangenamer gemaakt hebben. De volgende stap gaat richting het bijhouden van inkomende facturen en het opslaan van bijlages bij facturen. Stay tuned!

Deel dit artikel op je favoriete social netwerk