UBL facturen, wat kan ik er mee?

Met de UBL factuur is het mogelijk om geheel geautomatiseerd elektronisch te factureren. Dit artikel legt uit wat de UBL factuur is en hoe je er eenvoudig gebruik van kunt maken.

In Nederland is op dit moment ongeveer 2% van de poststukken een factuur. Al deze facturen worden geprint, in een enveloppe gestopt en vervolgens via post verzonden. Na aflevering is er iemand die de enveloppe opent, de gegevens overtypt in een administratiesysteem en vervolgens dezelfde gegevens nogmaals gaat overtypen bij de bank om de betaling te verrichten.

Zoals je ziet zijn er nogal wat handelingen nodig om een factuur te verwerken. Al deze handelingen bij elkaar opgeteld kost het bedrijfsleven jaarlijks miljoenen euro’s. De Nederlandse overheid heeft er daarom voor een e-factuur standaard gekozen, in de vorm van een UBL factuur. De UBL factuur gaat ervoor zorgen dat het aantal handelingen om een factuur te verwerken drastisch zal verminderen.

Hoe werkt de UBL factuur?

Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Het is lastig om geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens uit een post of PDF factuur te lezen. De betekenis van een stuk tekst op papier is niet gedefinieerd. De interpretatie van gegevens (Bijvoorbeeld: wat is het bedrag op de factuur?) moeten we vaak zelf nog uitvoeren.

De UBL factuur omvat daarom een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur op een factuur in XML formaat. Hierdoor kan ieder factuurprogramma of boekhoudpakket, dat zich aan de standaard houdt, eenvoudig facturen met een ander programma uitwisselen. Na ontvangst van de factuur worden gegevens digitaal ingelezen. Hierdoor hoef je geen gegevens meer over te typen.

Wat doet Moneybird met UBL?

Sinds enige tijd is het mogelijk om in Moneybird facturen digitaal uit te wisselen. Indien je een factuur ontvangt van iemand anders die ook Moneybird gebruikt, dan kun je deze met een druk op de knop digitaal inboeken in je Moneybird account.

Het nieuwe Moneybird en UBL (Update 07/09/2016)

In het nieuwe Moneybird kun je er voor kiezen om een UBL factuur met je normale factuur mee te sturen naar je klant. Ontvang je zelf een UBL factuur, dan voeg je deze op de normale wijze toe aan je administratie. Moneybird vult automatisch de gegevens voor je in bij het inboeken van deze factuur. Voor meer informatie, zie UBL facturen versturen en ontvangen.

Deel dit artikel op je favoriete social netwerk