Excel-template om je boekhouding in te doen

Ben je op zoek naar een gratis excel-template? Die vind je hier niet. Wat je hier wel vindt? Een andere manier om gratis je boekhouding te voeren. Een manier die niet foutgevoelig is, veiliger is en toekomstbestendig is. Je kunt namelijk veel boekhoudpakketten ook gratis gebruiken. Ook Moneybird. Ben je beginnend ondernemer? Dan is dit gratis boekhoudpakket prima.
Boekhoudtips
· 15-12-2021

Wat is een excel-template?

Een excel-template of excel-sjabloon is een mal in excel waarin verschillende gegevens en formules al vooraf zijn opgesteld. Jij kunt in dit format je gegevens invullen. Je kunt een sjabloon zelf maken of je kunt op internet verschillende sjablonen downloaden en naar je eigen gebruik omzetten.

Waarom niet boekhouding in Excel?

Als je heel erg secuur te werk gaat, is een excel template prima. Er zitten echter ook een aantal nadelen aan een excel template. 

  • Excel is foutgevoelig
  • Excel is niet toekomstbestendig
  • Excel is niet beveiligd

Het eerste nadeel is dat je makkelijk fouten kunt maken. Excel is erg gevoelig voor fouten. Zelfs met een goed template kun je nog eenvoudig fouten maken. Weet je zeker dat je alles goed hebt ingevuld? Dan moet je alsnog handmatig de gegevens voor je btw-aangifte opzoeken. Door verschillende excel templates met elkaar te combineren kun je in principe een groot gedeelte van je boekhouding in excel voeren, maar die combinatie maakt het nog foutgevoeliger. 

We gaan ervan uit dat je als ondernemer ambities hebt. Ambities om volledig voor jezelf te beginnen of ambities om te groeien bijvoorbeeld. Op den duur heb je dan toch een boekhoudpakket nodig. Truth be told, als je een boekhoudpakket vaker gaat gebruiken, is een boekhoudpakket niet meer gratis. Maar eigenlijk was je excel ook niet gratis. Huh? Hoe zit dat? 

Iemand moet je boekhouding invoeren in een boekhoudpakket. Dat kun je zelf doen. Of je boekhouder doet het voor je. Je betaalt óf de kosten voor je boekhoudpakket óf je betaalt het tarief van je boekhouder die de gegevens voor je verwerkt in het boekhoudpakket dat hij of zij gebruikt. Dit kost je dus alsnog geld. Vergeet ook niet de tijd die het kost om alle gegevens zelf in je excel templates te zetten. De tijd die je bespaart met een boekhoudpakket kun je besteden aan het werk waar je goed in bent. 

Het laatste nadeel is veiligheid. Je boekhouding bestaat uit veel financiële informatie. Informatie die je veilig op wilt slaan. Moneybird heeft veiligheid erg hoog op de agenda staan. Moneybird voert security audits uit, maakt dagelijks een backup, je kunt tweestapsverificatie gebruiken om bij de gegevens te komen en bij een computercrash gaat geen enkele data verloren.

Nog wat meer nadelen aan boekhouden in Excel

De meeste boekhoudpakketten zijn visueel ingesteld. Je facturen heb je op één pagina, je banktransacties kun je gelijk (of automatisch!) koppelen, je kunt in één oogopslag zien wie betaald heeft en wie niet, je kunt je uren bijhouden, uit al je gegevens worden rapporten aangemaakt, je kunt je boekhouder toegang geven tot je administratie en je kunt met één druk op de knop btw-aangifte doen. Dit heb je allemaal niet als je je boekhouding doet in Excel. 

Alleen een excel factuur template gebruiken?

Je kunt ook een excel-template of word-template gebruiken om alleen je facturen in te maken. Denk er dan aan dat je ook het contact ergens opslaat, dat je de factuurnummers goed bijhoudt en dat je in de gaten houdt of de facturen al betaald zijn en eventuele herinneringen moeten worden verstuurd. Overigens kun je de meeste boekhoudpakketten ook als facturatiepakket gebruiken. Zonde van alle automatiserings-opties, maar het kan wel! 

Urenregistratie via excel-sjabloon

Uren kun je ook eventueel registreren via een excel-sjabloon. Als je zeker weet dat je geen fouten maakt, is dit een prima optie. Door je uren te registreren weet je aan het eind van het jaar precies hoeveel uren je aan je onderneming besteed hebt. Wederom zit in de meeste online boekhoudpakketten ook een tool om je uren bij te houden.

Wanneer kun je wél boekhouden in Excel?

Als je een erg kleine ondernemer bent, zonder groeiambities en zeker weet dat je geen fouten maakt, dan kun je boekhouden in Excel. Let er dan wel op dat je niet samenwerkt met een boekhouder die alsnog jouw informatie uit Excel overtypt. Want dat kun je prima zelf en iemand gegevens over laten typen kost handen vol geld.

Geschreven door Loes