Zorg voor financieel overzicht

Waarom is financieel overzicht belangrijk? #

Het klinkt logisch, financieel overzicht is belangrijk. Maar waarom is dat eigenlijk zo? Waarom kun je niet gewoon lekker je ding doen en alles aan de boekhouder overlaten. Dan hoor je het wel bij de btw-aangifte of aan het eind van het jaar!

Als je een goede boekhouder hebt kan dat misschien. Hij of zij adviseert jou over hoe je ervoor staat met jouw onderneming. Je boekhouder is dan meer een financieel adviseur. Maar niet alle boekhouders doen dat. Ook het kostenplaatje voor een financieel adviseur is heel anders dan die van een boekhouder die je administratie controleert. En het belangrijkste: het is jouw onderneming! Dan wil je toch zelf weten hoe je ervoor staat? Waar gaat je geld naartoe? Of je financieel gezond bent? Of al die kosten echt nodig zijn? Of het nodig is om te besparen? En waar je dan op kunt besparen?

Als je inzicht hebt in de financiën van je bedrijf en snapt hoe de geldstromen lopen dan kun je vooruitkijken. En onderbouwde keuzes maken voor de groei van je onderneming. Keuzes over bijvoorbeeld het huren van een kantoorruimte, de aanschaf van nieuwe apparatuur, het aannemen van personeel of de aanschaf van een machine. Dit zijn allemaal keuzes die jij makkelijker kan maken als je weet hoe je er financieel voorstaat en wat je perspectief is.

Financieel overzicht krijgen en houden #

In een boekhoudprogramma (zoals ook Moneybird) vind je alles wat je nodig hebt voor een overzicht van je financiën. Het gaat dan over je banksaldo, rapporten zoals een balans en een resultatenrekening, crediteuren- en debiteurenlijsten en dergelijke. Effectief kun je dus zien hoeveel geld op je zakelijke bankrekening staat, van wie jij nog geld kan verwachten en wie je nog moet betalen. In rapporten worden die gegevens verzameld in handige overzichten.

De balans en de resultatenrekening vertellen uiteindelijk samen het financiële verhaal van jouw bedrijf. Op de balans vind je een overzicht van je bezittingen en schulden, op de resultatenrekening staan alle inkomsten en uitgaven.

Tip 1: Leer zelf boekhouden en vergroot je kennis #

Als ondernemer is het belangrijk dat jij weet waar het over gaat als je hebt over de financiën en boekhouden. Ken de termen, weet hoe geldstromen lopen en ken de basis van boekhouden. Wanneer je op een slimme manier je boekhouding inricht en bijhoudt dan kun je ook slimmer met je geld omgaan. Er zijn veel subsidies, belastingen, kostenbesparingen waar jij als ondernemer echt voordeel aan kan hebben. Denk aan de zelfstandigenaftrek of subsidies voor startende ondernemers. Voor het krijgen van externe financieringen is het ook verstandig om een financieel plan te maken. Dan moet je goed weten hoe jij je geld gaat verdienen. Wat je marges zijn en hoe jij met kosten omgaat. Het is verstandig dat je voor het doen van je boekhouding en het maken van plannen samenwerkt met anderen. Maar uiteindelijk gaat het erom dat jij zelf snapt waarover je praat en begrijpt hoe je geld verdient en welke kosten je maakt. Jij bent eindverantwoordelijk. Het kan dus geen kwaad om jezelf eens te verdiepen in de boekhouding.

Wij hebben alvast wat termen voor je op een rij gezet in ons Boekhoud ABC.

Tip 2: Richt jouw administratie (direct) goed in #

En gezonde financiële huishouding valt of staat bij inrichting ervan. Het is misschien erg vanzelfsprekend maar overzicht krijgt je pas als het opgeruimd is. Wanneer jij je boekhouding logisch inricht haal je echt het beste uit je boekhoudtool. De informatie die je bijvoorbeeld uit Moneybird haalt is alleen relevant als de cijfers kloppen. En dat is echt niet ingewikkeld. Er is al zoveel geautomatiseerd. Het belangrijkste is dat jij nadenkt over een logische structuur. Voor de categorieën bijvoorbeeld.

Op al je facturen kun je categorieën toevoegen aan de factuurregels. Jouw overzicht van de categorieën helpt je om te sturen. Zorg dat je niet zo veel categorieën hebt dat je door de bomen het bos niet meer ziet, maar heb er ook niet zo weinig dat je er geen informatie uit krijgt.

Heb jij drie producten, dan heb je bijvoorbeeld drie categorieën van de omzet. Heb je tien producten, dan heb je tien categorieën van de omzet. Ook voor de kosten gaat dit op. De vraag die je bij de kosten-categorieën stelt is: Welke informatie heb ik nodig om te sturen? Heb jij bijvoorbeeld een speciale expertise die je heel vaak inhuurt? Dan wil je daar wellicht een aparte categorie voor aanmaken, zodat je die kunt monitoren.

Op onze website hebben we nog meer tips voor het inrichten van je administratie en het doen van je boekhouding.

Tip 3: Maak gebruik van de rapporten in je boekhoudpakket #

In een boekhoudpakket zitten altijd verschillende rapporten die jou financieel inzicht geven. De informatie kun je gebruiken voor het maken van een financieel plan of voor het maken van onderbouwde keuzes voor het maken van investeringen.

In Moneybird zijn er meerdere rapporten beschikbaar. En de volgende rapporten zijn relevant als jij meer inzicht wilt in de financiën van jouw onderneming:

• Resultatenrekening (opent in nieuw tabblad): geeft inzicht in de omzet en kosten binnen je bedrijf.
• Balans (opent in nieuw tabblad): laat zien hoe je bedrijf er voor staat, welke bezittingen en schulden je hebt.
• Btw-overzicht (opent in nieuw tabblad): zie hoeveel btw je moet betalen of ontvangt.
• Kasstroomoverzicht (opent in nieuw tabblad): inzicht in de geldstromen binnen je bedrijf.
• Debiteuren/crediteuren overzicht (opent in nieuw tabblad): laat zien welke bedragen je nog moet ontvangen/betalen.
• Inkomsten per contact (opent in nieuw tabblad): vertelt je aan welke klanten je de meeste omzet verdient.

Veel van de informatie kun je verzamelen in een dashboard (opent in nieuw tabblad)waar deze data overzichtelijk wordt weergegeven. Denk na over welke informatie voor jou relevant is. Wil je meer weten van specifieke klanten of wil je liever per project (opent in nieuw tabblad) weten wat de kosten en opbrengsten zijn? Hoe zit het met je geldstromen en heb je nog veel openstaande crediteuren of debiteuren? Wanneer je slim gebruik maakt van de rapporten in je boekhouding sla je twee vliegen in één klap. Je leert meer over financiën en je krijgt inzicht in hoe jij er financieel voorstaat.

Tip 4: Check je overheadkosten #

Dit zijn kosten die je maakt om jouw onderneming draaiende te houden. Al deze kosten gaan af van de omzet die je maakt. Het is daarom verstandig te weten welke kosten jij hebt. Bij overheadkosten gaat het over kosten voor marketing, verzekeringen, huur, advieskosten, accountantskosten, personeel en dergelijke. Als je naar deze kosten kijkt, zijn er twee dingen relevant.

Bereken je burn-rate. Een burn-rate is een overzicht van de kosten die je iedere maand maakt. Dus is het zinvol om eens bij jezelf uit te rekenen, wat zijn nou je gemiddelde kosten per maand en tel daar bij op hoeveel salaris je hebt. En tel daarbij op een gemiddelde maandelijkse belastinglast, voor je inkomsten- of je vennootschapsbelasting. Als je die drie dingen bij elkaar optelt, je kosten, je salaris en je te betalen belasting, dan weet je hoeveel je iedere maand minimaal moet omzetten om het te redden.

Loop eens heel goed door al je kosten heen. We zijn allemaal druk als ondernemer. Druk met dagelijkse dingen, met klanten en eenmaal gemaakte kosten hebben de neiging om maanden, jaren later nog steeds iedere maand terug te komen. Neem eens een kwartiertje om door je kosten heen te lopen en te kijken welke stiekeme kosten jij in je bedrijf hebt. Kosten die ongemerkt doorlopen terwijl je het eigenlijk niet in de gaten hebt. Dat abonnement op dat tijdschrift wat je nooit leest, of dat telefoonabonnement waarvan je eigenlijk weet dat het allang goedkoper had gekund.

Tip 5: Stel financiële doelen en maak er een plan voor #

Als ondernemer heb je dromen en ambities. Je werkt aan en in je bedrijf en dat doe je niet voor niks. Je wilt graag dat jouw ideeën een succes worden. En natuurlijk draait het dan niet altijd om geld verdienen. Maar je zult altijd kosten hebben. En tot op zekere hoogte zul je dus ook geld moeten verdienen. Een financieel plan geeft dan het inzicht wat je nodig hebt. Het laat je zien hoe haalbaar jouw doelen zijn. Je ziet of je überhaupt winst gaat maken. Het geeft ook focus. Je weet wat je moet doen om jouw doelen te halen en daardoor kun je slimme beslissingen nemen. Het opstellen van een financieel plan kan zo uitgebreid zijn als je zelf wilt. En dit hoef je niet alleen te doen. Ook hier geldt, zorg dat je weet waar het over gaat in het financiële plan. Zodat je snapt wat je doet en schakel hulp in waar nodig.

Tip 6: Kijk naar je privé kosten #

Een onderdeel van financieel inzicht is ook dat je gebruik maakt van alle kleine slimmigheden die er zijn. Daar kun je voordeel uit halen. Veel kleine voordelen samen zijn uiteindelijk één groot voordeel. En dan hebben we het hier over de privé kosten die jij maakt die je als zakelijke kosten kan opvoeren. Vaak is het zo dat je je telefoon thuis bijvoorbeeld ook zakelijk gebruikt. Of je internet abonnement. Die kosten (of een deel ervan) kun je als bedrijfskosten opvoeren in je administratie. Een ander voorbeeld is dat wanneer jij op de fiets gaat naar je klant jij 19 cent per km als kosten kan opvoeren in je administratie.

Hulp nodig? #

Het is belangrijk dat jij zelf weet waarover je praat als het gaat om de financiën van jouw bedrijf. Maar zoals ook al eerder gezegd in dit artikel je hoeft het niet alleen te doen. Wij werken samen met Moneybird Experts die je verder helpen bij het krijgen van kennis, je boekhouding of het maken van en financieel plan. En maak ook gebruik van je netwerk. Vaak zijn er andere ondernemers die hun kennis en ervaring graag met je delen! Durf te vragen en neem er de tijd voor.