Je boekhouding uitbesteden: hoe en wat?

Met het kvk-magazine in je hand marcheer je naar buiten. De automatische deuren gaan open terwijl je naar je telefoon in je zak reikt om een bekende te appen: “Yes! Mijn eigen onderneming is een feit! Ik heb me ingeschreven bij de kvk!”. Wanneer de euforie weggeebt is, ga je achter je computer zitten. Vanaf nu is ook je financiële administratie onderdeel van het pakket. Maar welk gedeelte van je boekhouding kun je uitbesteden? Wat doet je boekhouder? En welk gedeelte kun je zelf?
Boekhoudtips
· 19-01-2022

De administratie van een bedrijf

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden én zeven jaar te bewaren. Onder je administratie verstaat de Belastingdienst alle gegevens over je bedrijf die je digitaal of op papier vastlegt. Denk hierbij aan je inkoopfacturen, je verkoopfacturen, offertes, je bankafschriften, contracten en financiële aantekeningen. Je kunt al deze bestanden digitaal of op papier bewaren.

Naast dat je administratie wettelijk verplicht is, is het ook nuttig om inzicht te krijgen in je bedrijf. Wanneer je je administratie automatiseert, door gebruik te maken van een online boekhoudpakket, kun je gelijk verschillende rapporten inzien. Deze rapporten vertellen je hoe je bedrijf ervoor staat. Zo geeft een resultatenrekening inzicht in de omzet en kosten van je bedrijf, je balans laat zien hoe je bedrijf ervoor staat, welke bezittingen je hebt en welke schulden je hebt en het debiteurenoverzicht laat zien welke bedragen je nog moet ontvangen van je klanten.

Administratie uitbesteden

Het is mogelijk je administratie of een deel van je administratie uit te besteden. Dit betekent dat een boekhouder of adviseur een deel van je administratie van je overneemt. Vroeger besteedden ondernemers vrijwel hun gehele boekhouding uit aan boekhouders. Met een doos vol bonnetjes, kasboeken en andere documenten meldde je je dan eens in de zoveel tijd bij je boekhouder. Deze verwerkte alle papieren voor je in een log boekhoudpakket. 

Tegenwoordig is zoveel geautomatiseerd dat een doos vol bonnen afleveren bij je boekhouder niet meer nodig is. Al zijn er nog wel steeds ondernemers en boekhouders die zo werken. Iris Flaton, hoefsmid: “Samen met mijn moeder deed ik één keer in het kwartaal administratie. Ik schreef alles op bonnetjes, die zij vervolgens in Excel tikte. Strontchagrijnig werd ik ervan. Dit moesten we dan doorgeven aan mijn accountant. Die vervolgens weer alles overtypte in haar programma. Doordat ze daar lang mee bezig was, kreeg ik natuurlijk een megarekening. Dat moest anders.”

Tegenwoordig heb je veel slimme financiële oplossingen die een deel van je administratie van je overneemt. Je hoeft niet meer in Word een factuur te maken, je contacten in Excel bij te houden of zelf btw-aangifte te doen op basis van de informatie die je zelf berekend hebt. Nee. Wanneer je gebruik maakt van een online boekhoudpakket doet het pakket het meeste van het werk voor je. Je verstuurt de facturen via dit pakket, uploadt je inkoopfacturen, koppelt je bankrekening en verstuurt je btw-aangifte elektronisch. Als bonus krijg je ook automatisch rapporten en heb je de mogelijkheid tot verschillende andere integraties. Simon van de Beek, eco-preneur: “Ik ben zodra ik begon met ondernemen ook begonnen met een online boekhoudpakket. Mensen in mijn omgeving zeiden dat ik ook in Excel kon beginnen. Maar daar voelde ik niets voor. Je raakt zo het overzicht kwijt.”

Maar waar heb je dan wel hulp bij je administratie voor nodig?

Sommige ondernemers kiezen ervoor een deel van hun administratie uit te besteden. Een boekhouder kan alsnog je bonnetjes voor je verwerken, je excelbestanden overtypen in het boekhoudpakket dat hij of zij gebruikt en de btw-aangifte voor je doen. Als je dit graag wilt, dan is dit helemaal prima.

Je kunt ook een boekhouder gebruiken om je onderneming naar een volgend niveau te brengen. Door middel van een online boekhoudpakket is veel meer mogelijk én je maakt minder fouten. Je verstuurt zelf de facturen, je verwerkt zelf inkomende documenten, je verwerkt zelf de banktransacties en je doet zelf elektronische btw-aangifte. Een boekhouder kun je dan inzetten voor financieel advies, voor vragen, om te kijken waar en hoe je kunt besparen en voor het doen van de inkomstenbelasting. Vera Engelbertink, bakker: “Ik zit elk kwartaal samen met mijn boekhouder. We lopen dan samen door de rapporten en de cijfers. Hij vertelt me ook wat het allemaal betekent. We kijken waar ik kan groeien en naar wat de prognoses zijn. Daardoor snap ik steeds meer. En het is fijn dat iemand met me meedenkt.”

Wat doet een boekhouder?

Een boekhouder kan je onder andere helpen bij de volgende dingen:

  • Startersbegeleiding
  • Btw-aangifte
  • Jaarrekening
  • Salarisadministratie
  • Invoer boekhouding
  • Begeleiding bij zelf boekhouden
  • Bedrijfseconomisch advies

De meeste kantoren zijn bedreven in bovenstaande onderdelen. Er zijn kantoren die de invoer van je administratie aan de ondernemer zelf overlaten. Onder invoer van administratie wordt bijvoorbeeld het inboeken van bonnetjes verstaan. Heb je specifiek advies nodig, dan kan het zijn dat je een specialist nodig hebt. Veel boekhouders werken samen met gespecialiseerde adviseurs. Denk bij specialistisch onder andere aan advies rondom:

  • Schenk- & erfrecht
  • Personeelsadvies
  • Mediation bij echtscheiding
  • Pensioenadvies
  • Juridisch advies
  • Bedrijfsoverdracht

Samenwerken met een boekhouder of administratiekantoor

Jij kunt voor een groot deel bepalen hoe jij en met wie je jouw boekhouding doet. Welke werkzaamheden je zelf doet of welke je uitbesteedt, bepaal je dus zelf. Daarbij geldt, wie betaalt, bepaalt. Handig is om in ieder geval zelf de invoering van je administratie te doen, dus jouw bonnetjes inscannen, facturen versturen, debiteuren checken. De tijd die een boekhouder bespaart aan het overtypen van jouw financiële administratie kan hij of zij dan besteden aan financieel advies die bijdraagt aan de groei van jouw onderneming en het besparen van geld. Hoe die samenwerking eruit ziet, ligt aan jezelf. Boekhouders komen in veel verschillende soorten en maten. Jonael van de Sloot, eigenaar Spruitje: “Mijn boekhouder doet de eindejaars-aangifte en de ib-aangifte. De rest doe ik zelf. Ik stuur de rapporten op en als ik tussendoor een vraag heb, dan app ik die.

Wat kost een boekhouder

De kosten voor een boekhouder lopen enigszins uiteen. Daarnaast zijn de prijzen voor een boekhouder of administratiekantoor verschillend in vorm. Zo kun je afrekenen op basis van een vast of gemiddeld uurtarief, op basis van een abonnement of strippenkaart of op basis van een vaste prijs.

In het kort: De invoering van je boekhouding kun je prima zelf. Geef je boekhouder boekhoudersrechten in jouw online administratie. Zo kan je boekhouder met je meekijken en op basis van de gegevens jou voorzien van advies, je inkomstenbelasting doen en eventueel meer.

Geschreven door Loes