Waarom moet je aangifte doen? #
De Belastingdienst wil graag weten hoeveel omzet jij hebt gehad over een bepaalde periode. Over de omzet die je in deze periode hebt gemaakt moet je, als je btw-plichtig bent, btw betalen. Daarnaast wil de Belastingdienst weten welke kosten jij hebt gemaakt waar je btw over terugkrijgt. Dat is ook de reden dat het btw heet; belasting toegevoegde waarde. Als ondernemer betaal je btw over de waarde die je toevoegt aan een product of dienst. Dat betekent dat jij als ondernemer btw afdraagt over het verschil tussen de verkoopprijs en de inkoopprijs, plus onkosten. Jij kunt dan de btw die je betaald hebt over ingekochte producten en diensten terugvragen aan de Belastingdienst.
Het gaat dus om drie dingen; welke omzet je hebt gehad, welke kosten je hebt gemaakt en welke btw er in rekening is gebracht over de omzet en kosten. Die aangifte doe je bij de Belastingdienst. Je kunt de btw-aangifte voorbereiden en versturen in Moneybird.
Wanneer doe je btw-aangifte? #
Btw-aangifte doe je eens in de zoveel tijd, voor de meeste ondernemers geldt dat dit eens per kwartaal is. Je doet dan aangifte over het vorige kwartaal. Voor de meeste ondernemers zijn dat de maanden januari, april, juli en oktober. Dit betekent dat je vier keer per jaar btw-aangifte doet.
Voordat je de btw-aangifte doet is het belangrijk dat je je verkoopfacturen en bonnetjes op orde hebt. Check of je alles compleet hebt, zodat je niets over het hoofd ziet.
De btw-aangifte in Moneybird stap voor stap #
Note: we gaan er vanuit dat je btw-plichtig bent.
1. Doelenpagina #
De doelenpagina is het beginscherm in Moneybird. Op de doelenpagina vind je onze boekhoudcoach. Deze boekhoudcoach kan jou helpen om jouw btw-aangifte te doen. Het doorloopt alle stappen die je moet doen voor een goede btw-aangifte.
2. Voeg inkoopfacturen en bonnetjes toe #
Het is belangrijk om alle inkoopfacturen (opent in nieuw tabblad) die je de afgelopen maanden ontvangen hebt, in Moneybird hebt staan. Hiermee zorg je dat je alle btw kunt terugvragen waar je recht op hebt. Als je dat gedaan hebt, kun je dit doel afvinken. Moneybird laat jou bij deze stap zien als je nog een factuur of bon moet verwerken. Het verwerken betekent dat je de bijlage moet uploaden, invoeren in je administratie en dat je alle gegevens meeneemt. Het is ook belangrijk dat je het juiste btw-tarief selecteert. Dit komt straks weer automatisch naar voren als je btw-aangifte gaat doen. Als je het document opslaat, wordt de stap automatisch afgevinkt. Vervolgens ga je terug naar de boekhoudcoach via de knop ‘selecteer een volgende stap’.
3. Voeg externe omzet toe #
Zorg dat je verkoopfacturen en alle andere omzet in je administratie staan. Externe omzet (opent in nieuw tabblad) kun je bijvoorbeeld hebben als je facturen uit een webwinkel hebt of andere omzet maakt. Je voegt externe omzet toe door bij Facturen > Externe factuur te selecteren. De meeste verkoopfacturen maak je aan gedurende het kwartaal. Je zult dus zien dat je er bij de btw-aangifte niet veel werk meer aan hebt. Toch is het goed om te controleren of het volledig is, zodat je alle btw afdraagt die je moet afdragen. Als dat zo is, ga je terug naar de boekhoudcoach en vink je de stap af.
4. Controle #
Je hebt nu een volledig overzicht van kosten en omzet in je administratie. Het is verstandig om dit nog even te controleren. Het zou immers jammer zijn als je een bonnetje vergeet waar je wel btw over terug kan vragen. Het is daarom handig om je banktransacties in te lezen in je administratie (opent in nieuw tabblad). Moneybird laat dan de stap ‘Voeg banktransacties toe voor het betreffende rekeningnummer’ zien. Als je handmatige transacties hebt toegevoegd, kun je per transactie op je bankrekening controleren of je daarbij een bonnetje hebt geüpload. Heb je een bankkoppeling? Dan is het handmatig toevoegen van banktransacties in veel gevallen niet nodig. Je kunt de stap afronden.
5. Banktransacties koppelen #
De volgende stap is om nieuwe banktransacties te koppelen. Ondanks dat de banktransacties in jouw administratie staan, is het wel belangrijk dat je per transactie valideert dat je er een bon bij hebt en dat je de transactie verwerkt. Daarnaast is het goed van een zakelijke rekening gebruik te maken. Voor de btw-aangifte wil je controleren of je alles hebt toegevoegd, denk hierbij ook aan aankopen die contant of via je privé-rekening zijn voldaan.
Als je de banktransacties koppelt, laat Moneybird de onverwerkte transacties zien. Een onverwerkte transactie betekent dat er nog geen categorie, bon of factuur aan gekoppeld is. Als je direct koppelt aan een categorie zonder een bon toe te voegen, wordt er geen btw over het bedrag berekend. Is er wel btw van toepassing, dan kun je de betreffende factuur of bon aan de transactie koppelen.
Door je banktransacties door te lopen en te matchen met je facturen en documenten, weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en misschien te weinig btw terugvraagt.
6. De btw-aangifte #
Je bent nu toe aan de btw-aangifte. Ga naar ‘Rapporten’ > ‘Elektronische btw-aangifte’. Klik op de groene knop ‘Nieuwe elektronische btw-aangifte’. Selecteer vervolgens de periode waarover jij btw-aangifte wilt doen. Nu zie je het btw-overzicht voor Nederland voor het betreffende kwartaal.
Het overzicht bestaat uit een aantal rubrieken:
- Rubriek 1. Prestaties binnenland: Hier zie je de btw over je verkopen in Nederland, verdeeld over de verschillende btw-tarieven, zoals het hoge tarief (21%) en het lage tarief (9%). Er zijn twee kolommen met bedragen, eerst het bedrag waarover de btw (omzetbelasting) is berekend en vervolgens het omzetbedrag. Als je klikt op een bedrag, zie je om welke factuur het gaat. Je kunt ook naar de betreffende facturen doorklikken. Je kunt zo inzoomen naar de bron van de getallen en heel snel controleren.
- Rubriek 2. Verleggingsregelingen binnenland: Heeft een Nederlandse leverancier de btw naar jou verlegd (opent in nieuw tabblad), dan moet jij de btw hierover afdragen aan de Belastingdienst. De btw wordt ook meteen weer teruggevraagd als voorbelasting bij rubriek 5.
- Rubriek 3. Prestaties naar of in het buitenland: Heb je klanten in het buitenland waar je de btw naar kunt verleggen? De bedragen van de facturen worden in deze rubriek verwerkt. Bij deze rubriek is de kolom ‘omzetbelasting’ leeg, omdat je zelf geen btw hoeft af te dragen.
- Rubriek 4. Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht: Heb je leveranciers in het buitenland, die de btw naar jou hebben verlegd? Dan moet jij de btw hierover afdragen aan de Belastingdienst. De btw kun je ook meteen weer terugvragen als voorbelasting bij rubriek 5.
- Rubriek 5. Voorbelasting, kleineondernemersregeling en schatting: Deze rubriek bestaat uit een aantal ‘losse’ onderdelen. Eerst wordt de verschuldigde omzetbelasting die je moet afdragen bij rubrieken 1 tot en met 4 bij elkaar opgeteld (5a). Vervolgens wordt de btw die je over je inkopen hebt betaald (5b) er afgetrokken. Het resultaat, het te betalen of terug te vragen bedrag, van je aangifte staat onderaan.
In de volgende stap vink je aan dat je bevoegd bent om deze btw-aangifte in te dienen. Je klikt op ‘verder’ en je btw-aangifte is verzonden! De overzichtspagina laat zien wat de status is.
7. Btw betalen #
Je moet voor het einde van de maand dat bedrag betalen bij de Belastingdienst. Je moet het altijd zelf overboeken. Moneybird geeft je een betalingskenmerk na het doen van je aangifte. Gebruik dit kenmerk bij de betaling aan de belastingdienst.
Btw-betaling verwerken in je administratie
Je hebt nu de btw betaald. Op een bepaald moment ga je de banktransacties opnieuw inlezen en staat daar het bedrag wat je aan de Belastingdienst hebt betaald. Aan de hand van het betalingskenmerk bij de transactie kan Moneybird zien dat het je betaling van de omzetbelasting is. De transactie wordt automatisch gekoppeld aan de categorie ‘betaalde en/of ontvangen btw.
Heb je het automatisch verwerken van de transacties niet aan staan in je administratie? Dan kun je de transactie zelf op deze categorie boeken. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.
Btw-aangifte door je boekhouder
Het kan ook zijn dat je de btw-aangifte aan je boekhouder overlaat. Ook dan kun je natuurlijk veel voorbereiden: alle omzet in Moneybird zetten, bonnetjes verwerken, je bank deels verwerken en kijken of je dingen mist en of alles goed staat. Dat is minder werk dan dat je boekhouder alles moet inboeken.
