Alles wat je moet weten over verkoopfacturen

Verkoopfacturen, iedereen kent het begrip, maar wat is het precies? Wie verstuurt verkoopfacturen en hoe maak je ze? In dit artikel vind je alle informatie over verkoopfacturen, zodat je er direct mee aan de slag kunt!
Boekhoudtips
· 29-11-2021

Wat is een verkoopfactuur?

De naam zegt het eigenlijk al. Verkoopfacturen zijn facturen die je verstuurt om je verkochte producten of diensten te factureren. Bij het versturen van verkoopfacturen is je voornaamste doel om betaald te krijgen. Soms betaalt je klant al voordat jij je diensten hebt geleverd en soms betaalt je klant achteraf. Hier maak je zelf afspraken over met je klant. Let erop dat je je omzet pas mag opnemen in je resultatenrekening als een ‘handeling/verkoop’ voltooid is. Dus stuur je facturen zo snel mogelijk!

Waarom moet je een verkoopfactuur maken?

Verkoopfacturen zijn onderdeel van je boekhouding. Voor elke onderneming is het verplicht om een boekhouding bij te houden. In deze boekhouding horen dus onder andere alle verkoopfacturen die jij naar jouw klanten stuurt en alle inkoopfacturen die jij van jouw leveranciers ontvangt. Jouw klant heeft voor zijn afgenomen goederen of diensten weer een factuur nodig voor in zijn boekhouding. Een verkoopfactuur van jou, is een inkoopfactuur voor jouw klant. 

Hoe maak je een verkoopfactuur?

Een verkoopfactuur kun je op verschillende manieren maken. Je kunt hier bijvoorbeeld een facturatie- of boekhoudpakket voor gebruiken, of een template maken in Word wat je bij elke verkoopfactuur aanpast. Bij het gebruik van een boekhoudpakket, wordt de btw op facturen voor je uitgerekend. Wanneer je gebruik maakt van Word voor je verkoopfacturen en je bent btw-plichtig, moet je de btw zelf handmatig uitrekenen en toevoegen op je facturen. 

Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je op een aparte lijst bijhoudt, welke verkoopfacturen al betaald zijn en welke klant de factuur niet op tijd betaald heeft. Deze klant kun je een factuur herinnering sturen. Een boekhoudpakket houdt voor jou debiteuren en crediteuren overzichten bij. Via deze lijsten kun je goed zien van wie je nog geld moet krijgen en dus een herinnering moet sturen. Ook het versturen van herinneringen kunnen automatisch door je boekhoudpakket verstuurd worden.

Daarnaast stelt de Belastingdienst nog eisen voor de factuurgegevens

Hoe moet een verkoopfactuur eruit zien?

Als ondernemer moet je aan bepaalde plichten voldoen volgens de wet. Je moet een factuur opmaken volgens een bepaalde opmaak, je hebt een bewaarplicht, je hebt een deponeringsplicht bij bv’s en nv’s, je hebt een aangifteplicht etc. Als je dat niet doet, voldoe je niet aan de wet. Als er een boekencontrole plaatsvindt door de Belastingdienst zou dit consequenties kunnen hebben. Zorg er dus altijd voor dat jouw verkoopfacturen aan de eisen voldoen. Op een goede factuur vermeld je de volgende factuurgegevens:

  1. Factuurnummer
  2. Je eigen bedrijfsgegevens
  3. De gegevens van je klant
  4. Factuurdatum en vervaldatum
  5. Factuurregels
  6. Totaalbedragen
  7. Betalingscondities

Btw op je verkoopfacturen

Ben je btw-plichtig? Dan is het belangrijk dat je btw berekent op je facturen. Er zijn meerdere soorten btw en je moet goed weten voor welk product je welk btw-tarief moet hanteren. Factureer je naar het buitenland? Dan zijn er nog weer andere regels. Via onze btw-calculator kom je er eenvoudig achter welk tarief je moet gebruiken op jouw verkoopfacturen naar het buitenland. Zorg dat jouw verkoopfacturen aan de btw-regelgeving voldoen. Maak je gebruik van Word voor het versturen van je verkoopfacturen? Dan moet je de btw zelf uitrekenen op je facturen. Gebruik je een facturatie- of boekhoudpakket, dan wordt dit voor je gedaan. Belangrijk is ook dat het btw-bedrag zichtbaar is op het factuur en niet alleen het totaalbedrag toont. 

Als je btw-plichtig bent, moet je ook btw-aangifte doen. Dit kan direct in de portal van de Belastingdienst. Doe je via een boekhoudpakket zoals Moneybird btw-aangifte, dan kan dat eenvoudig elektronisch vanuit je administratie. Bij het doen van btw-aangifte is de datum van de verkoopfactuur leidend.   

Facturatie- of boekhoudpakket voor je verkoopfacturen

Het maken van verkoopfacturen in Word is niet de makkelijkste manier. Je moet zelf zorgen dat jouw verkoopfacturen voldoen aan alle factuureisen, je moet handmatig bijhouden wat de vervaldatum is en of je klant een herinnering moet krijgen. Je kunt beter gebruik maken van een facturatie- of boekhoudpakket, hierin wordt automatisch een debiteurenoverzicht voor je bijgehouden. Naast dat de meeste van dit soort pakketten overzichtelijk en eenvoudig zijn, zijn ze stukken minder foutgevoelig.

Wat moet je doen als je verkoopfactuur niet betaald wordt? 

Het kan natuurlijk voorkomen dat je klant de factuur niet (op tijd) betaalt. Dan kun je best zelf actie ondernemen. De stappen die je hiervoor neemt beginnen meestal met een factuur herinnering. Je mag zelf bepalen hoeveel herinneringen je de klant wil sturen. Als je klant na jouw herinneringen nog niet betaald heeft, kun je een incassotraject starten.

Wanneer je twijfelt of de factuur wel betaald gaat worden, kun je deze vast in je boekhouding als dubieus markeren. Weet je zeker dat de verkoopfactuur niet betaald gaat worden, dan markeer je de factuur in je boekhouding als oninbaar. Wat dat betekent en wat er dan in je boekhouding gebeurt, lees je in ons artikel over oninbare facturen.

Geschreven door Alieke