Automatisch herinneringen versturen

Veel ondernemers denken dat ze klaar zijn met een factuur zodra een factuur verstuurd is. Wat ze over het hoofd zien, is dat een factuur nog niet betaald is en dat het veel werk kan zijn om een betaling te ontvangen. Alle stappen die je uitvoert om een betaling voor de factuur te krijgen, wordt ook wel het Debiteurenproces genoemd.

In het debiteurenproces komen de volgende aspecten langs:

  • Op de factuur moet de uiterlijke betaaldatum staan en een goede omschrijving hoe de klant moet betalen, ook wel de betalingscondities genoemd.
  • De factuur moet verstuurd worden naar de klant, inclusief een goede begeleidende tekst in het e-mailbericht bij de factuur.
  • De klant kan de mogelijkheid hebben om de factuur online te betalen via bijvoorbeeld iDEAL of de factuur kan automatisch geïnd worden via SEPA-incasso.
  • Zodra de betaaltermijn verstreken is, moet de klant een herinnering krijgen. Dit begint met een vriendelijke herinnering, naar mate de factuur langer open staat zal de tekst van de herinnering strenger moeten worden.
  • Als de klant de factuur betaalt, kan er per e-mail een bedanktbericht verstuurd worden.

Het handmatig uitvoeren van al deze handelingen is veel werk, daarom is het slim om software te gebruiken die veel kan automatiseren.

Hoe werkt het automatisch versturen van herinneringen in Moneybird?

Het debiteurenproces noemen we in Moneybird een Workflow. In een workflow in Moneybird bepaal je welke informatie op de factuur staat, welke teksten je wilt gebruiken in de e-mails en op welke manier een klant kan betalen. Het instellen van workflows is mogelijk via Instellingen > Profielen.

Betalingscondities instellen

In de volgende stappen bepaal je de tekst voor de herinnering en bepaal je of de herinnering automatisch verstuurd moet worden.

Automatische herinnering

Bij het maken van een factuur is het mogelijk om de workflow in te stellen. Ook kun je de workflow instellen bij een contact, op die manier kun je speciale teksten of een verzendwijze opslaan bij een specifiek contact zodat je deze nooit meer vergeet.

Workflow selecteren

Eenvoudig je administratie op orde?

Probeer Moneybird Gratis

Recensies van gebruikers

Moneybird

heerlijk eenvoudig

we gebruiken moneybird voor onze webwinkels. Door middel van de API is het heel makkelijk nieuwe facturen aanmaken en verzenden.

Moneybird

Ik hoor steeds dat ik wel een moneybird ambassadeur lijk!

"Nog steeds je administratie met excel en word? Maak nu een enorme sprong met Moneybird!" Dit vertel ik vaak tijdens netwerkborrels. Ik gebruik dit nu ca. 2 jaar en ben zo enthousiast over dit pakket. Ik heb een hekel aan administratiezaken maar hier word ik zo blij van. De opmaak lay out het gebruiksgemak. Ik heb diverse identiteiten onder mijn onderneming Hoekstra Entertainment zoals De Oranje Man en Clown Snorre. Met alle gemak heb ik nu hiervoor aparte profielen aangemaakt zodat ik heel snel en gericht offertes kan versturen zonder steeds te knippen en te plakken en het ziet er veel professioneler uit. Ik maak zo'n 120 offertes en 100 facturen per jaar op dit moment en ik heb altijd overzicht zelfs onderweg via mijn telefoon en app. Betalingsherinnering een fluitje van een cent met een druk op de knop. Ben nu zo enthousiast dat ik zelfs ben overgestapt naar het Plus account om alles nu in overleg met mijn accountant via moneybird af te handelen. Als ik begin kan ik hier nog heel lang over doorgaan. Maar nu weer aan de slag! Fijne dag! Wilhelmus Hoekstra en NEE ik krijg hier niets voor betaald :0)