Automatisch herinneringen versturen

Veel ondernemers denken dat ze klaar zijn met een factuur zodra een factuur verstuurd is. Wat ze over het hoofd zien, is dat een factuur nog niet betaald is en dat het veel werk kan zijn om een betaling te ontvangen. Alle stappen die je uitvoert om een betaling voor de factuur te krijgen, wordt ook wel het Debiteurenproces genoemd.

In het debiteurenproces komen de volgende aspecten langs:

  • Op de factuur moet de uiterlijke betaaldatum staan en een goede omschrijving hoe de klant moet betalen, ook wel de betalingscondities genoemd.
  • De factuur moet verstuurd worden naar de klant, inclusief een goede begeleidende tekst in het e-mailbericht bij de factuur.
  • De klant kan de mogelijkheid hebben om de factuur online te betalen via bijvoorbeeld iDEAL of de factuur kan automatisch geïnd worden via SEPA-incasso.
  • Zodra de betaaltermijn verstreken is, moet de klant een herinnering krijgen. Dit begint met een vriendelijke herinnering, naar mate de factuur langer open staat zal de tekst van de herinnering strenger moeten worden.
  • Als de klant de factuur betaalt, kan er per e-mail een bedanktbericht verstuurd worden.

Het handmatig uitvoeren van al deze handelingen is veel werk, daarom is het slim om software te gebruiken die veel kan automatiseren.

Hoe werkt het automatisch versturen van herinneringen in Moneybird?

Het debiteurenproces noemen we in Moneybird een Workflow. In een workflow in Moneybird bepaal je welke informatie op de factuur staat, welke teksten je wilt gebruiken in de e-mails en op welke manier een klant kan betalen. Het instellen van workflows is mogelijk via Instellingen > Profielen.

Betalingscondities instellen

In de volgende stappen bepaal je de tekst voor de herinnering en bepaal je of de herinnering automatisch verstuurd moet worden.

Automatische herinnering

Bij het maken van een factuur is het mogelijk om de workflow in te stellen. Ook kun je de workflow instellen bij een contact, op die manier kun je speciale teksten of een verzendwijze opslaan bij een specifiek contact zodat je deze nooit meer vergeet.

Workflow selecteren

Eenvoudig je administratie op orde?

Probeer Moneybird Gratis

Recensies van gebruikers

Moneybird

Super blij

Ik ben sinds een aantal maanden zzp-er en ben, net zoals mijn boekhouder, erg tevreden over Moneybird. Het gaat allemaal vanzelfsprekend. Ik ben er blij mee en kan het iedere kleine zelfstandige aanbevelen. Peter Timmermans

Moneybird

Facturen via mail

Het werkt perfect en het geld wordt lekker snel op je rekening bijgeschreven !