Bank

De inkomstenbelasting en bijdrage zorgverzekeringswet zijn privébelastingen. Als je het via je zakelijke rekening hebt betaald, kun je het als privé onttrekkingen boeken. Als je een eenmanszaak of VOF hebt, kun je via Tandwiel > Instellingen > Categorieën vanuit de set 'Ondernemer - Privé' de categorie 'Inkomstenbelasting en ZVW' toevoegen.

Je kunt deze categorie vervolgens selecteren bij het verwerken van de banktransactie. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.

Wanneer je transacties hebt die niet bij een factuur of bon horen, dan kun je de transactie rechtstreeks aan een categorie koppelen. Als je op het tabblad Bank bij je transactie klikt op 'Koppel openstaand bedrag' en dan op de (eventuele) suggestie klikt, krijg je een zoekbalkje. Daar kun je de categorie invullen, selecteren en vervolgens op 'Ok' klikken om de transactie te koppelen. Als je nog geen geschikte categorie hebt, kun je deze toevoegen via Tandwiel > Instellingen > Categorieën.

Hoort de betaling wel bij een factuur/bon, maar ben je de factuur of bon kwijtgeraakt, kunnen er verschillende situaties zijn. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Bon of factuur kwijt.

Als je rente hebt betaald of hebt ontvangen, kun je dit via de transactie op het tabblad Bank verwerken. Je kunt bij de transactie de categorie 'Rente' selecteren. Als je deze categorie nog niet hebt, kun je de categorie via Tandwiel > Instellingen > Categorieën toevoegen vanuit de set 'Veelgebruikte categorieën'.

Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.

Bij een overboeking tussen je eigen rekeningen heb je twee transacties: een afschrijving van de ene rekening en een bijschrijving op de andere rekening. Deze twee transacties kun je beide koppelen aan de categorie Kruisposten.

Je kunt de te betalen Vennootschapsbelasting inboeken met een memoriaalboeking. Hierin kun je de categorieën ‘Te betalen vennootschapsbelasting’ (balans) en ‘Vennootschapsbelasting’ (resultatenrekening) gebruiken. De aanslag die je van de Belastingdienst hebt gekregen, kun je als bijlage toevoegen aan de memoriaalboeking. De benodigde categorieën kun je via Tandwiel > Instellingen > Categorieën toevoegen vanuit de set 'Veelgebruikte categorieën'.

Met de memoriaalboeking wordt er een schuld op de balans geboekt. Als je een bedrag daadwerkelijk aan de Belastingdienst hebt betaald, kun je de transactie boeken op de categorie 'Te betalen vennootschapsbelasting'. De schuld op de balans wordt dan weer verlaagd.

Wanneer je betalingen hebt gedaan of ontvangen om rekeningnummers te verifiëren, dan kun je deze via het tabblad Bank rechtstreeks aan een categorie koppelen, er is namelijk geen btw van toepassing.

Welke categorie je er precies voor kunt gebruiken, is afhankelijk van je eigen wensen en/of de wensen van je boekhouder. Geeft Moneybird geen suggestie voor de gewenste categorie dan kan je bij het verwerken van de transactie zoeken op (een deel van) de naam van de categorie, of deze aanmaken via Tandwiel > Instellingen > Categorieën.

Boetes moeten in veel gevallen als privé kosten worden beschouwd en dan kun je de banktransactie van je betaling als privé onttrekking beschouwen. Als je zeker wilt weten of de boete bij jou ook als privé kosten beschouwd moet worden, kun je het beste contact opnemen met je boekhouder.

Om een banktransactie als privé onttrekking te boeken, kun je via Tandwiel > Instellingen > Bank een 'Privé-opnames/stortingen' rekening aanmaken (als je die nog niet hebt). Als je een eenmanszaak of VOF hebt, wordt daarbij onder andere de categorie 'Onttrekkingen Je Naam'. Deze categorie kun je bij de transactie selecteren. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over privé onttrekkingen en andere situaties met geld tussen privé en zakelijk: Privébetalingen verwerken.

Als een transactie op een categorie geboekt moet worden, kun je de categorie selecteren bij de transactie in plaats van een factuur. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.

Houd er wel rekening mee dat als je een bedrag op een omzet- of kostencategorie boekt, er geen btw wordt berekend. Boek dus alleen bedragen rechtstreeks op een categorie als er geen btw van toepassing is.

Als je via Tandwiel > Instellingen > Categorieën het grootboeknummer bij de categorie hebt opgeslagen, kun je bij het verwerken van je banktransacties ook zoeken naar het grootboeknummer.

Wanneer er sprake is van een rekening-courant waarbij je zelf privé-vermogen hebt gestort in jouw onderneming, dan kun je daarvoor een rekening aanmaken via Tandwiel > Instellingen > Bank. Dit wordt ook uitgelegd in onze kennisbank: Privébetalingen verwerken.

Als het bedrag is bijgeschreven op je bankrekening, dan kun je de transactie op het tabblad Bank koppelen aan de categorie 'RC '.

Als je btw hebt afgedragen aan de Belastingdienst of juist hebt teruggekregen van de Belastingdienst kun je dit in Moneybird verwerken met de transactie van de betaling op het tabblad Bank. Je kunt deze transactie koppelen aan de categorie 'Betaalde en/of ontvangen btw'. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor deze categorie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.

Als je een eenmanszaak of VOF hebt en je maakt via Tandwiel > Instellingen > Bank een 'Privé-opnames/stortingen' rekening aan, dan wordt automatisch de categorie 'Onttrekkingen Je Naam' aangemaakt. Bij transacties die privé onttrekkingen zijn, bijvoorbeeld als je maandelijks een bedrag als soort loon aan jezelf privé uitbetaald, kun je deze categorie selecteren. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.

Het bedrag van € 0,01 dat je hebt betaald om je bankrekeningnummer via Tandwiel > Accountbeheer > Vertrouwen & verificatie te verifiëren kun je via het tabblad Bank rechtstreeks aan een kostencategorie koppelen, er is namelijk geen btw van toepassing. Welke categorie je er precies voor kunt gebruiken, is afhankelijk van je eigen wensen en/of de wensen van je boekhouder. Vaak wordt dezelfde categorie gebruikt als degene die wordt gebruikt bij het inboeken van onze factuur voor de abonnementskosten, bijvoorbeeld 'administratiekosten'.

Geeft Moneybird geen suggestie voor de categorie dan kan je bij het verwerken van de transactie zoeken op (een deel van) de naam van de categorie.

Het kan voorkomen dat je een betaling hebt gedaan of hebt ontvangen die niet bij je administratie hoort. Het bedrag kan dan weer teruggestort worden. Je hebt dan twee transacties op het tabblad Bank: de verkeerde betaling en de terugstorting daarvan. Je kunt beide transacties op het tabblad Bank verwerken door ze aan eenzelfde categorie te koppelen. Omdat het totaal van de transacties -0- is, beïnvloeden ze het saldo van de categorie niet en heb je toch de transacties netjes weggewerkt.

Een veelgebruikte categorie voor dit soort transacties is 'Kruisposten'. Of dat voor jou ook de beste keuze is, is afhankelijk van je eigen wensen en/of de wensen van je boekhouder. Als je een andere categorie wilt gebruiken, kun je via Tandwiel > Instellingen > Categorieën een nieuwe categorie aanmaken. Geeft Moneybird geen suggestie voor de gewenste categorie dan kan je bij het verwerken van de transactie zoeken op (een deel van) de naam van de categorie.

Als je de bankkoppeling met ING, Rabobank en/of Knab gebruikt, geeft de bank normaal gesproken 's ochtends de transacties van de vorige dag door. Soms is er bij de bank een vertraging, waardoor de transacties pas later naar Moneybird worden gestuurd. Als je transacties mist, kun je eerst op de statuspagina kijken of er een vertraging bekend is.

Op dit moment maakt het voor Moneybird niet uit of je MT940 of CAMT.053 bestanden gebruikt. Met beide bestanden komen dezelfde gegevens in Moneybird terecht. Het is aan te raden om wel iedere keer hetzelfde bestandstype te gebruiken. In de toekomst zullen de MT940 bestanden gaan verdwijnen en volledig vervangen worden door de CAMT.053 bestanden. Als je wilt dat je in de toekomst niet van bestandstype hoeft te wisselen, kun je het beste al meteen met CAMT.053 bestanden beginnen.

Een transactie heeft altijd twee datums, een verwerkingsdatum en een rente-/valutadatum. De termen kunnen wat verschillen bij verschillende banken. Soms zijn deze datums gelijk, maar soms zit er een verschil in, bijvoorbeeld als je in het weekend iets pint, zal de verwerkingsdatum in het weekend zijn, terwijl de rente-/valutadatum op de eerstvolgende werkdag staat. Moneybird houdt de rente-/valutadatum aan, die is leidend voor je boekhouding. Welke datum je bij de bank ziet, verschilt per bank, er zijn banken die de verwerkingsdatum laten zien.

Voor het verwerken van contante betalingen, kun je een kasboek aanmaken in je administratie. Via Tandwiel > Instellingen > Bank maak je een kasboek aan. Je kunt het kasboek bijhouden via het tabblad Bank. Hier klik je op de Toevoegen-knop en vervolgens op 'handmatig transacties toevoegen'. Vervolgens kun je de transacties toevoegen. Als je na het invoeren teruggaat naar het tabblad Bank, staan de transacties in het overzicht en kun je ze koppelen aan je facturen en inkoopfacturen, op een vergelijkbare manier als het koppelen met banktransactie. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Contante betalingen.

Als je een nieuw rekeningnummer hebt, kun je je nieuwe IBAN op een aantal plekken in Moneybird invullen:

1. Via Tandwiel > Instellingen > Afzenderadressen kun je het rekeningnummer opslaan dat op je eigen facturen vermeld kan worden. Als je het oude rekeningnummer hebt geverifieerd, dan kun je eerst het nieuwe rekeningnummer ook verifiëren. Dit kan via Tandwiel > Accountbeheer > Vertrouwen & verificatie.

2. Als je een betaald abonnement voor Moneybird hebt, kun je via Tandwiel > Accountbeheer je rekeningnummer wijzigen waar wij de abonnementskosten van kunnen incasseren.

3. Je kunt je nieuwe rekening via Tandwiel > Instellingen > Bank toevoegen. Hiermee zorg je er voor dat de transacties van je nieuwe rekening in je boekhouding verwerkt kunnen worden. Als je je oude bankrekening helemaal niet meer gebruikt, kun je de eventuele bankkoppeling stopzetten en de oude rekening deactiveren.

Als een factuur twee keer betaald is en het teveel betaalde bedrag is teruggestort, zul je in totaal drie transacties hebben. Deze transacties kun je alle drie aan de betreffende factuur koppelen. Bij de factuur worden dan ook drie betalingen geregistreerd: twee met een positief bedrag en één met een negatief bedrag. Het negatieve bedrag zal per saldo wegvallen tegen een van de twee positieve bedragen, zodat er per saldo één betaling overblijft en de factuur de status 'Betaald' krijgt.

Als je meerdere facturen of categorieën aan een transactie wilt koppelen, kun je de eerste factuur/categorie selecteren. In het veld aan de rechterkant kun je het bedrag aangeven dat aan de eerste factuur/categorie gekoppeld moet worden. Als er een bedrag van de transactie overblijft, verschijnt de knop 'Koppel volgende bedrag'. Daarmee krijg je een tweede regel waarop je de tweede factuur/categorie kunt selecteren, daarbij kun je aan de rechterkant ook weer het bedrag aangeven. Dit kun je herhalen totdat alle facturen/categorieën aan de transactie zijn gekoppeld.

In de kennisbank op onze website vind je een uitleg aan de hand van een voorbeeld: Eén betaling voor meerdere facturen.

De factuur of bon wordt over het algemeen beschouwd als 'bewijs' voor de kosten die je hebt gemaakt en voor de bijbehorende btw. Als je de factuur of bon niet meer hebt, is het de vraag of je de kosten en de btw nog wel zakelijk mag opvoeren. Als je twijfelt in hoeverre je de kosten en de btw mag opvoeren, kun je dit het beste met je boekhouder overleggen.

In de kennisbank op onze website vind je informatie over hoe je de verschillende situaties in Moneybird kunt verwerken: Bon of factuur kwijt.

Als er sprake is van een betalingsverschil voor een (inkoop)factuur, dat niet wordt rechtgezet met een extra betaling of terugstorting, dan kun je dit boeken als een afrondingsverschil. Je vindt deze optie in je externe/verkoop facturen bij Registreer betaling > Afrondingsverschil, bij inkoopfacturen en bonnen vind je het onder Betaling > Registreer betaling > Afrondingsverschil. Verwerk je het restbedrag met de optie 'Afrondingsverschil' dan zal Moneybird het bedrag automatisch boeken op de categorie ‘Afrondingsverschil’ in je resultatenrekening. Heb je deze categorie nog niet geactiveerd, dan kun je dat direct doen. Na het verwerken van het afrondingsverschil krijgt de (inkoop)factuur of bon de status ’Betaald’.

Wanneer je meerdere betalingen voor één factuur hebt ontvangen kun je deze niet in één handeling aan een factuur koppelen. Het is wel mogelijk de verschillende transacties per stuk aan dezelfde factuur te koppelen. Meer informatie over dit onderwerp vind je op deze pagina Meerdere betalingen voor één factuur.

Moneybird berekent je banksaldo aan de hand van de transacties die op het tabblad Bank staan en eventuele memoriaalboekingen waarmee het banksaldo wordt aangepast. Je kunt zien welke boekingen zijn meegenomen in de berekening van het banksaldo wanneer je op de balans klikt op de categorie van de bankrekening.

Als het banksaldo dat Moneybird heeft berekend niet overeenkomt met je daadwerkelijke saldo, vind je in de kennisbank op onze website informatie over hoe je kunt uitzoeken waar het verschil vandaan komt en hoe je het verschil kunt oplossen: Banksaldo in je administratie.

Als je een overzicht van de onverwerkte transacties wilt printen, kan dit het beste via de balans op het tabblad Rapporten. De bedragen van transacties die nog onverwerkt zijn, staan bij 'te rubriceren transacties'. Als je op de balans op deze categorie klikt, krijg je een specificatie. In het filter bovenaan kun je als het nodig is de periode aanpassen. Dit overzicht kun je exporteren naar Excel of PDF.

Zoals te lezen valt op de prijzenpagina op onze website (Prijzen) vervallen ongebruikte transacties in een abonnementsmaand op het moment dat de volgende abonnementsmaand in gaat. Het is dus niet mogelijk om overgebleven transacties mee te nemen of op te sparen. Via Tandwiel > Accountbeheer kun je zien wanneer de maand bij jou begint en eindigt. Ook zie je hoeveel boekingen je in de huidige periode hebt gemaakt.

Als je in de huidige abonnementsmaand meer transacties wilt verwerken, kun je via Tandwiel > Accountbeheer je pakket aanpassen naar een groter pakket. Als je later weer voldoende hebt aan minder transacties, kun je op dezelfde manier het pakket weer aanpassen naar een kleiner pakket. Als je kiest voor een groter pakket, gaat dat per direct in, zodat je meteen verder kunt. Als je kiest voor een kleiner pakket, gaat dat in aan het einde van de periode waarvoor de kosten al in rekening zijn gebracht (maximaal een maand in de toekomst).

Bij het geven van de suggesties kijkt Moneybird naar veel verschillende kenmerken van de transacties en de facturen. De factuurdatum wordt ook vergeleken met de transactiedatum, hoe verder deze uit elkaar liggen, hoe minder snel de factuur als suggestie wordt gegeven. Maar als er andere kenmerken zijn die wel overeenkomen, kan het toch zijn dat er een suggestie wordt gegeven voor een oude factuur.

Bij het geven van de suggesties kijkt Moneybird naar veel verschillende kenmerken van de transacties en de facturen. Als een factuur al is gekoppeld aan een andere transactie, dan zal hij over het algemeen minder snel als suggestie gegeven worden. Maar als er kenmerken zijn die overeenkomen, kan het toch zijn dat er een suggestie wordt gegeven voor de factuur. Soms is dat juist ook de bedoeling, bijvoorbeeld als een factuur per ongeluk twee keer is betaald, kunnen dan beide transacties aan de factuur gekoppeld worden.

Het maakt voor de verwerking niet uit of je eerst de transacties invoert of eerst de bonnen/facturen. Als er nieuwe transacties toegevoegd worden, kijkt Moneybird of deze automatisch verwerkt kan worden, maar dat kan niet altijd. Moneybird verwerkt de transacties alleen automatisch als 100% zeker is hoe de transacties verwerkt moeten worden.

Andersom werkt het ook, als de transactie al in je administratie staat en je voegt later de bijbehorende bon of factuur in, kan de transactie ook automatisch gekoppeld worden, als 100% zeker is dat de transactie bij de bon/factuur hoort.

In de kennisbank op onze website vind je hier meer informatie over het automatisch verwerken van de transacties: Automatisch je banktransacties verwerken.

Als Moneybird transacties niet automatisch heeft kunnen verwerken doordat het limiet van het aantal transacties is bereikt, krijg je na een upgrade automatisch de vraag of je wilt dat Moneybird de transacties alsnog automatisch verwerkt. Deze vraag krijg je op het tabblad Bank te zien.

Via de bankkoppeling worden je transacties automatisch toegevoegd op het tabblad Bank. Het verwerken van de transacties staat los van de automatische koppeling met de bank. Zodra er een nieuwe transactie is, kijkt Moneybird of deze automatisch verwerkt kan worden, maar dat kan niet altijd. Moneybird verwerkt de transacties alleen automatisch als 100% zeker is hoe de transacties verwerkt moeten worden. In de kennisbank op onze website vind je hier meer informatie over: Automatisch je banktransacties verwerken.

Als Moneybird de transacties niet automatisch kan verwerken, kun je dit zelf doen via het tabblad Bank. Daarbij helpt Moneybird je nog wel door suggesties met de factuur waarvan Moneybird denkt dat hij bij de transactie hoort. En Moneybird leert ook van hoe je de transacties zelf verwerkt. Als je bijvoorbeeld regelmatig een vergelijkbare transactie hebt die je telkens op dezelfde manier verwerkt, zal Moneybird daar op een gegeven moment automatisch een suggestie voor geven.

Je kunt ook boekingsregels instellen op basis waarvan Moneybird voor jou automatisch transacties kan verwerken. Je vindt meer informatie over het instellen van boekingsregels in onze kennisbank.

Als de incasso is uitgevoerd, krijg je het totaalbedrag van de incassobatch in één keer uitbetaald (ook als er incasso's mislukt zijn). In de omschrijving van de batch staat het batchkenmerk, dit kenmerk is vergelijkbaar aan MONEYBIRD-123456789-1. Bij het verwerken van de transactie zal Moneybird deze automatisch aan de batch koppelen, of de suggestie geven om de batch handmatig aan de transactie te koppelen. Zodra de batch is gekoppeld krijgen alle facturen de status 'betaald'.

Als er een incasso mislukt is, of als de klant het bedrag heeft laten storneren, dan wordt dat bedrag weer apart van je rekening afgeschreven. Bij de afschrijving staat het factuurnummer en de 'reasoncode' waaraan je kunt zien wat de reden is. De transactie van de afschrijving kun je aan de betreffende factuur koppelen, de factuur krijgt dan weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen' (afhankelijk van de vervaldatum). Daarna kun je de factuur opnieuw opnemen in een automatische incasso batch.

In de kennisbank op onze website vind je informatie over hoe je PayPal-betalingen in je administratie kunt verwerken: Paypal betalingen verwerken in je administratie.

Kort gezegd komt het er op neer dat er twee mogelijkheden zijn, je kunt een aparte rekening aanmaken voor PayPal en de transacties toevoegen en verwerken, of je kunt de facturen rechtstreeks aan de af- of bijschrijving van PayPal op je bankrekening koppelen. Op bovengenoemde pagina wordt dit uitgebreider toegelicht.

In de kennisbank op onze website vind je informatie over hoe je creditcardbetalingen in je administratie kunt verwerken: Creditcardbetalingen verwerken in je administratie.

Kort gezegd komt het er op neer dat er twee mogelijkheden zijn, je kunt een aparte rekening aanmaken voor de creditcard en de transacties van je creditcard toevoegen en verwerken, of je kunt de facturen rechtstreeks aan de afschrijving van de creditcard van je bankrekening koppelen. Op bovengenoemde pagina wordt dit uitgebreider toegelicht.

Als je je inkoopfacturen betaalt met behulp van een betaalbatch (zie Betaalbatch) hangt het van je bank af hoe je de betaalbatch terugziet bij je banktransacties. Er zijn twee mogelijkheden: 1. De betaalbatch wordt als één bedrag van je bankrekening afgeschreven. Als bij de transactie daarvan het batch-nummer is vermeld en het bedrag komt overeen met de batch in Moneybird, dan verwerkt Moneybird de transactie automatisch voor je. 2. De bedragen van de facturen uit de batch worden apart van elkaar van je bankrekening afgeschreven. Als in de omschrijving hetzelfde factuurnummer staat als die je ook hebt opgeslagen bij de inkoopfactuur op het tabblad Inkomend, kan Moneybird de transactie automatisch voor je verwerken. Als de transactie niet automatisch verwerkt kan worden, kun je zelf de juiste factuur aan de transactie koppelen.

Via het tabblad Bank kun je bij 'Betaalbatches' naar het archief gaan. Als je in het archief een betaalbatch opent, kun je ook altijd nog zien welke facturen er waren meegenomen in de batch.

Je kunt banktransacties per afschrift verwijderen als je het afschrift zelf hebt toegevoegd. Open eerst het afschrift via het gele of groene koppel-icoon links van de transactie, klik vervolgens bovenaan op het prullenbakje. Let er op dat het verwijderen definitief is. Transacties die zijn toegevoegd via een bankkoppeling, kunnen niet worden verwijderd.