Beheer administratie

Een link voor een uitnodiging is 60 dagen geldig. Daarna werkt de link niet meer en zal een gebruiker opnieuw moeten worden uitgenodigd.

Als je wilt dat medewerkers hun uren in Moneybird registreren kun je ze toegang geven tot alleen het tabblad Uren. Dit kan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers. Een gebruiker met alleen toegangsrechten tot het tabblad Uren kan alleen zijn of haar geregistreerde uren inzien en bewerken. Deze gebruiker heeft dus niet de mogelijkheid om de uren van collega’s of andere onderdelen van de administratie in te zien.

In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over dit onderwerp: Toegangsrechten voor urenregistratie.

Je kunt je boekhouder toegang tot je administratie geven door hem/haar een als gebruiker toe te voegen aan je administratie via Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers. Je boekhouder krijgt dan een e-mail met instructies toegestuurd om de toegang te accepteren. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie: https://www.moneybird.nl/kennisbank/toegang-administratie/.

Op basis van de gegevens die je in Moneybird invoert, zoals facturen, inkoopfacturen, bonnen en (bank)transacties stelt Moneybird automatisch rapporten samen die je kunt gebruiken bij je belastingaangiftes. Er is bijvoorbeeld een rapport voor de btw-aangifte, een resultatenrekening en balans. In principe kun je hiermee je aangiftes zelf doen.

Desondanks kan het wel handig zijn om de diensten van een adviseur te gebruiken. Als je bijvoorbeeld vragen hebt over een situatie die specifiek voor jouw bedrijf zijn, kunnen wij daar niet altijd antwoord opgeven. Als je een specifieke vraag hebt waar wij je niet bij verder kunnen helpen, zullen we je aanraden om contact op te nemen met een adviseur/boekhouder. We hebben een blog geschreven met meer situaties waarin het handig is om contact op te nemen met een adviseur: Blog: Waar heb je eigenlijk een boekhouder voor nodig?

Je vindt onze verwerkersovereenkomst in je account via Tandwiel > Administratie-instellingen > Verwerkersovereenkomst. Je kunt de overeenkomst hier doorlezen en digitaal accepteren. Nadat je de overeenkomst hebt geaccepteerd, kun je hem downloaden, zodat je hem ook buiten Moneybird kunt bewaren.

Als je Moneybird niet meer actief gebruikt voor het maken en verzenden van offertes en/of facturen is het niet per se noodzakelijk om je e-mailadres te verifiëren. Ook zonder verificatie blijft je administratie gewoon beschikbaar in Moneybird.

Het verzenden en downloaden van offertes en facturen wordt wel geblokkeerd als je e-mailadres niet geverifieerd is. Mocht je in de toekomst wel weer facturen willen verzenden of downloaden, dan kun je op dat moment de verificatie alsnog uitvoeren. Zodra je e-mailadres dan geverifieerd is, wordt de blokkade op het verzenden en downloaden automatisch weer opgeheven.

Moneybird controleert automatisch of een btw-nummer uit een EU-land geldig is of niet. Hiervoor wordt een koppeling met VIES gebruikt. Zou je het gebruikte btw-nummer kunnen controleren via deze site?

Als deze site het nummer ook niet goed vindt, vind je daar ook de informatie wat er verder gedaan moet worden. Mocht deze site het nummer wel goed vinden, maar Moneybird vindt hem niet goed, zou je dan door willen geven om welk btw-nummer het gaat? Dan kunnen wij dit verder voor je uitzoeken.

Het is niet mogelijk facturen of offertes te downloaden wanneer je het afzenderadres nog niet hebt geverifieerd.

Om je e-mailadressen uit het afzenderadres te verifiëren ga je naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Vertrouwen & verificatie. Hier klik je op 'E-mailadressen verifiëren'. Vink hier alle e-mailadressen aan en klik dan op de blauwe knop 'Verstuur verificatie e-mail'. Je ontvangt dan op de betreffende e-mailadressen een e-mail met een link om het adres te verifiëren, wanneer je dit gedaan hebt, kun je weer facturen downloaden.

Mochten er e-mailadressen bij staan die je niet gebruikt en daarom niet geverifieerd hoeven te worden, dan kun je het e-mailadres aanpassen in je afzenderadres via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens. Als het gaat om een afzenderadres dat je niet meer gebruikt, kun je het eventueel ook helemaal verwijderen. Klik daarvoor bij het betreffende afzenderadres op 'Bewerken' en vervolgens bovenaan op het prullenbakje.

Meer informatie over waarom we graag willen dat je jouw afzenderadres verifieert vind je op onze blog: Verifieer je e-mailadres.

We willen graag dat je het e-mailadres uit het afzenderadres verifieert, zodat we zeker weten dat het e-mailadres dat je opslaat ook daadwerkelijk jouw e-mailadres is. Het e-mailadres wordt gebruikt bij het verzenden van de e-mails uit Moneybird naar jouw klanten, daardoor is het belangrijk dat het zeker is dat het e-mailadres van jou zelf is. Als een klant reageert op een e-mail, wordt zijn reactie ook naar dit e-mailadres gestuurd, daardoor is het ook belangrijk dat het juiste e-mailadres is opgeslagen.

Het bedrag van € 0,15 dat je hebt betaald om je bankrekeningnummer via Tandwiel > Administratie-instellingen > Vertrouwen & verificatie te verifiëren kun je via het tabblad Bank rechtstreeks aan een kostencategorie koppelen, er is namelijk geen btw van toepassing. Welke categorie je er precies voor kunt gebruiken, is afhankelijk van je eigen wensen en/of de wensen van je boekhouder. Vaak wordt dezelfde categorie gebruikt als degene die wordt gebruikt bij het inboeken van onze factuur voor de abonnementskosten, bijvoorbeeld 'administratiekosten'.

Geeft Moneybird geen suggestie voor de categorie dan kan je bij het verwerken van de transactie zoeken op (een deel van) de naam van de categorie.