Contacten

Contacten kun je verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Contacten die geselecteerd zijn bij inkomende documenten, concept verkoopfacturen of niet betaalde verkoopfacturen kun je niet verwijderen.

Als je contacten wilt importeren met een CSV-bestand, hoeft het CSV-bestand geen vaste opbouw te hebben. Bij het importeren kun je in Moneybird aangeven welke gegevens op welke plek staan. Aan de hand van wat je daarbij aangeeft, kan Moneybird alle gegevens in het juiste veld zetten. Het kan handig zijn om op de eerste regel van het CSV-bestand aan te geven welke informatie er in die kolom staat, bijvoorbeeld bedrijfsnaam, adres, postcode, enzovoort.

Het is niet mogelijk om meerdere contacten in één keer te verwijderen. Contacten kun je alleen handmatig verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Contacten die zijn geselecteerd bij inkomende documenten, concept verkoopfacturen of niet betaalde verkoopfacturen kun je niet verwijderen.

Op het tabblad Contacten staat na het importeren bovenaan een knop 'Importen'. Als je daar op klikt, krijg je een overzicht van de importen die zijn gedaan. Klik op de import die je ongedaan wilt maken. Je krijgt dan een overzicht van de contacten die met die import zijn toegevoegd. Je kunt de import ongedaan maken, daarmee worden de contacten weer verwijderd.

Op het tabblad Contacten kies je bij de knop 'Extra' voor 'Importeer contacten CSV' of 'Importeer contacten vCard'. Vervolgens kun je het te importeren bestand selecteren vanaf je computer. Als je kiest voor de import met een CSV-bestand, kun je aangeven welke informatie waar staat, zodat Moneybird alle gegevens in de juiste velden kan zetten. Je CSV-bestand hoeft hierdoor geen vaste opbouw te hebben. Bij vCards hoef je niet aan te geven welke informatie waar staat, vCards hebben altijd een vaste opbouw.

Op het tabblad Contacten kun je onder de knop 'Extra' de contacten exporten naar vCard of Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij de contacten zijn opgeslagen.

Je kunt het contact via het tabblad Contacten openen, daarna kun je bovenaan kiezen voor 'Exporteren'. Je kunt de gegevens dan exporteren naar een vCard of naar Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij het contact zijn opgeslagen.

Via het tabblad 'Contacten' kun je onder de knop 'Extra' de contacten exporten naar Excel. Dit Excel bestand kun je eerst even zelf in Excel openen en het omzetten naar een CSV-bestand. Daarna kun je het CSV-bestand in de andere administratie importen door te kiezen voor 'Importeer contacten' en 'CSV. Vervolgens kun je het CSV-bestand selecteren vanaf je computer. Op de volgende pagina kun je aangeven welke informatie waar staat, zodat Moneybird alles in de juiste velden kan zetten. Het importeren van de contacten kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal contacten dat geïmporteerd wordt.

In Moneybird is het mogelijk om contacten samen te voegen. Via het tabblad Contacten kun je één van de twee samen te voegen contacten openen. Vervolgens klik je op Extra > Contacten samenvoegen. In het volgende scherm zoek je het andere contact op en pas je eventueel de gegevens aan zoals je ze in het samengevoegde contact op wilt slaan. Om dit te bevestigen, klik je op de blauwe knop 'Samenvoegen'. Alle documenten van beide contacten (*) zijn nu terug te vinden bij het samengevoegde contact dat bewaard blijft. De gegevens die op de facturen staan, worden niet aangepast bij het samenvoegen van de contacten. (*) Als je via Tandwiel > Instellingen > Vergrendelde periode een deel van je administratie hebt vergrendeld worden niet altijd alle documenten toegevoegd aan het contact dat bewaard blijft. Als er bij het contact dat verwijderd wordt, documenten horen met een datum in de vergrendelde periode, dan worden die niet overgezet naar het contact dat bewaard blijft. Je krijgt daar ook een melding over tijdens het samenvoegen. Als de documenten wel overgezet zouden worden, veranderen er namelijk boekingen in bijvoorbeeld het debiteuren- of crediteurenoverzicht. Als een periode is vergrendeld, mogen er geen wijzigingen meer gemaakt worden. De documenten blijven uiteraard wel bewaard, maar zijn niet terug te vinden via het overgebleven contact.

In de landenlijst worden de officiële namen van de landen gebruikt, wat in dit geval 'Verenigd Koninkrijk' is. Je kunt dus Verenigd Koninkrijk opzoeken in de lijst met landen voor Engelse contacten.