Contacten

Op het tabblad 'Contacten' kun je onder de knop 'Exporteren' de contacten exporten naar vCard of Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij de contacten zijn opgeslagen.

Je kunt het contact via het tabblad Contacten openen, daarna kun je bovenaan kiezen voor 'Exporteren'. Je kunt de gegevens dan exporteren naar een vCard of naar Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij het contact zijn opgeslagen.

Via het tabblad ‘Contacten’ kun je onder de knop ‘Exporteren’ de contacten exporten naar Excel. Dit Excel bestand kun je eerst in Excel openen en het opslaan als een CSV-bestand. Je kunt dan het CSV-bestand in de andere administratie importeren door bij het tabblad Contacten te kiezen voor ‘Importeren’. Als je dat gedaan hebt kun je aangeven welke informatie waar staat, zodat Moneybird alles in de juiste velden kan zetten. Heb je extra informatie die je nog niet kwijt kunt in de bestaande velden? Dan kun je met de optie '+ Veld toevoegen', direct een extra veld toevoegen zodat de informatie alsnog bij de contacten verwerkt kan worden.

Het importeren van de contacten kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal contacten dat geïmporteerd wordt.

Het kan voorkomen dat het btw-nummer van je klant eerder wel geldig was, maar nu niet meer. Bijvoorbeeld als het bedrijf van je klant is uitgeschreven. Moneybird controleert het btw-nummer als het contact wordt opgeslagen (bij een nieuw contact, of als je hem bewerkt) en bij het verzenden van een factuur, behalve als er in de afgelopen 3 maanden nog een geldige validatie is geweest.

De controle wordt gedaan via een koppeling met VIES, dit is de tool van de Europese Commissie voor het controleren van btw-nummers: VIES. Zou je het gebruikte btw-nummer willen controleren via deze site? Als het geen geldig btw-nummer is, vind je via de website van VIES informatie over wat je kunt doen, de eerste stap is meestal contact opnemen met je klant om aan te geven dat het btw-nummer dat je hebt niet meer geldig is.

In de landenlijst worden de officiële namen van de landen gebruikt, wat in dit geval 'Verenigd Koninkrijk' is. Je kunt dus Verenigd Koninkrijk opzoeken in de lijst met landen voor Engelse contacten.

Je kunt op klantnummer zoeken naar een contact in je administratie. Dit kan alleen op het tabblad 'Contacten' zelf, niet door middel van de algemene zoekfunctie.

Omdat er banken zijn die de eis hebben dat de mandaatdatum in het verleden ligt, controleert Moneybird hier automatisch op. Als de mandaatdatum op vandaag of in de toekomst staat in een incasso-batch, kan de bank de incasso-batch namelijk anders afkeuren.

Het is mogelijk om meerdere contactpersonen op te slaan bij een contact. Een contactpersoon aan een contact toevoegen is vrij eenvoudig. Je kiest een contact, gaat naar 'Contactdetails' en klikt bij 'Contactpersonen' op toevoegen. Vervolgens voer je de gegevens van de contactpersoon in en sla je deze op. Als je een contactpersoon hebt toegevoegd, zie je deze ook terug in je contactpersonenlijst. De namen van de contactpersonen worden weergegeven rechts naast het contact.

Als je een nieuw contact toevoegt, wordt het klantnummer automatisch opgehoogd. Heeft het laatst toegevoegde contact het klantnummer 123 gekregen, dan krijgt een nieuw contact het nummer 124. Dit werkt niet alleen met cijfers, ook met letters: na 'A' komt 'B', na 'AA' komt 'AB'. En het werkt ook met leestekens. Als het laatste karakter een leesteken is, wordt het volgende leesteken uit de reeks gebruikt. De reeks met leestekens wordt opgevolgd door cijfers.

Moneybird heeft, afgezien van het tabblad Contacten, geen extra mogelijkheden om klantgegevens te beheren. Wel zijn er mogelijkheden om pakketten te koppelen met Moneybird via de API. De bij ons bekende CRM koppelingen vind je in de kennisbank op onze website: Beheren van klantgegevens.

Daarnaast is het ook mogelijk om zelf een koppeling te (laten) ontwikkelen met een CRM-pakket. Je kunt hiervoor de API van Moneybird gebruiken, hiervoor is technische kennis van programmeren nodig. De documentatie van de Moneybird API vind je op: Moneybird API documentatie.

Het is niet mogelijk om vanuit Moneybird je contacten te mailen. De enige e-mails die je vanuit Moneybird kunt verzenden zijn een factuur, herinnering of offerte.

Je kunt wel via het tabblad Contacten je contacten exporteren zodat je alle e-mailadressen in één bestand hebt. Die e-mailadressen kun je vervolgens gebruiken om vanuit een eigen e-mailprogramma je contacten een e-mail te sturen.

In Moneybird is het mogelijk om contacten samen te voegen. Via het tabblad Contacten kun je één van de twee samen te voegen contacten openen. Vervolgens klik je op Extra > Contacten samenvoegen. In het volgende scherm zoek je het andere contact op en pas je eventueel de gegevens aan zoals je ze in het samengevoegde contact op wilt slaan. Om dit te bevestigen, klik je op de blauwe knop 'Samenvoegen'. Alle documenten van beide contacten (zie hier onder wat extra informatie) zijn nu terug te vinden bij het samengevoegde contact dat bewaard blijft. De gegevens die op de facturen staan, worden niet aangepast bij het samenvoegen van de contacten.

Extra informatie: Als je via Tandwiel > Instellingen > Vergrendelde periode een deel van je administratie hebt vergrendeld worden niet altijd alle documenten toegevoegd aan het contact dat bewaard blijft. Als er bij het contact dat verwijderd wordt, documenten horen met een datum in de vergrendelde periode, dan worden die niet overgezet naar het contact dat bewaard blijft. Je krijgt daar ook een melding over tijdens het samenvoegen. Als de documenten wel overgezet zouden worden, veranderen er namelijk boekingen in bijvoorbeeld het debiteuren- of crediteurenoverzicht. Als een periode is vergrendeld, mogen er geen wijzigingen meer gemaakt worden. De documenten blijven uiteraard wel bewaard, maar zijn niet terug te vinden via het overgebleven contact.

Moneybird bepaalt automatisch of het land bij het adres van de klant weergegeven wordt. Het land dat bij de gegevens van de klant is opgeslagen op het tabblad Contacten wordt vergeleken met het land dat is opgeslagen bij je eigen gegevens via Tandwiel > Administratie-Instellingen > Afzenderadressen.

Als de klant en jouw bedrijf uit hetzelfde land komen, wordt het land niet weergegeven bij de adresgegevens. Komen de klant en jouw bedrijf uit verschillende landen, dan wordt het land bij het adres van de klant en bij jouw gegevens vermeld.

Komt de klant bijvoorbeeld uit Duitsland en is jouw bedrijf in Nederland gevestigd, dan worden de landen weergegeven op de factuur. Als jullie beiden uit Nederland komen, dan wordt het land niet weergegeven.

In Moneybird is er geen standaard mogelijkheid om een apart afleveradres of bezoekadres voor jouw klanten in te voeren. Maar je kunt hiervoor wel gebruik maken van extra velden op de factuur. Deze extra velden kun je in de linker- of rechterkolom onder het factuurnummer weergeven. De plek waarop deze extra velden moeten worden weergegeven op de factuur kun je instellen in de huisstijl, via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over de mogelijkheden met extra velden: Extra velden op je factuur.

Als je er tijdens het maken van een factuur achter komt dat de gegevens van de klant niet meer kloppen, kun je de gegevens bewerken. Je kunt aan de rechterkant van de factuur op de naam van de klant klikken, je kunt de gegevens dan aanpassen. Ook kun je via het tabblad Contacten het contact opzoeken om de gegevens te bewerken.

Zolang de factuur nog niet is verzonden, worden dan automatisch de nieuwe gegevens bij de factuur gebruikt.

Als je facturen automatisch wilt incasseren bij je klanten, heb je een machtiging van je klant nodig. Mandaat is een ander woord voor machtiging. Iedere machtiging/mandaat moet een uniek kenmerk hebben, dit kenmerk is het mandaatnummer dat je in Moneybird kunt invullen. Bij het aanmaken van een incasso-batch, wordt het mandaatnummer automatisch in de batch verwerkt.

Vooraf vindt er geen controle plaats op de machtiging (tenzij de bedrijven/B2B incasso wordt gebruikt), maar als de klant bij wie je incasseert, het niet eens is met de incasso, kan het voorkomen dat de bank vraag om een kopie van de machtiging en die moet dan hetzelfde nummer en datum hebben als bij de incasso is gebruikt. Dus achteraf kunnen de gegevens wel gecontroleerd worden door de bank.

Als alle inkoopfacturen van een leverancier via automatische incasso verlopen, dan kun je deze betaalwijze als 'standaard' instellen. De inkoopfacturen van deze leverancier zullen dan het vervolg automatisch de status 'In betaling' toegekend krijgen. Dit kan op twee manieren:

1. Wanneer je bij een inkoopfactuur kiest voor Registreer betaling > Via automatische incasso dan kun je aanvinken of in de toekomst alle facturen van dit contact op deze manier betaald worden. De status van de facturen van dit contact krijgt in de toekomst de status 'In betaling'’ Dit wordt opgeslagen bij het contact, hier heb je ook altijd weer de mogelijkheid om dit vinkje te verwijderen. Ook bij het aanmaken van een contact kun je deze mogelijkheid direct aanvinken.

2. Via het tabblad Contacten kun je een bestaande contact wijzigen en een vinkje zetten bij 'Markeer de toekomstige facturen van dit contact automatisch als automatische incasso'. De status van de facturen van dit contact krijgt in de toekomst de status 'In betaling'. Dit vinkje kun je ook aanzetten bij nieuwe contacten.

Het activeren of wijzigen van automatische incasso kun je bij je contact doen via het tabblad 'Contacten'. Als je hier je contact aanklikt, dan kun je automatische incasso instellen via 'Extra' > 'Automatische incasso activeren'. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie: Facturen incasseren met SEPA-incasso.

Je import is tot 2 weken na het importeren te verwijderen. Je vindt in deze 2 weken bij het tabblad Contacten een tabel met daarin de imports die je gedaan hebt. Klik op de regel van de import die je ongedaan wilt maken en klik vervolgens rechtsboven op de prullenbak. De geïmporteerde contacten worden daarmee weer verwijderd. Wil je de contacten na deze 2 weken verwijderen, dan zul je dit per contact moeten doen.

Het kan zijn dat je niet alle contacten kunt verwijderen omdat je ze in de tussentijd hebt gekoppeld aan een document.

Als je contacten wilt importeren met een CSV-bestand, hoeft het CSV-bestand geen vaste opbouw te hebben. Bij het importeren kun je in Moneybird aangeven welke gegevens op welke plek staan. Aan de hand van wat je daarbij aangeeft, kan Moneybird alle gegevens in het juiste veld zetten. Heb je extra informatie die je nog niet kwijt kunt in de bestaande velden? Dan kun je met de optie '+ Veld toevoegen', direct een extra veld toevoegen zodat de informatie alsnog bij de contacten verwerkt kan worden.

Het kan handig zijn om op de eerste regel van het CSV-bestand aan te geven welke informatie er in die kolom staat, bijvoorbeeld bedrijfsnaam, adres, postcode, enzovoort.

Als je bij het tabblad Contacten een CSV bestand importeert, en staat daarin extra informatie die je nog niet kwijt kunt in de bestaande velden? Dan kun je met de optie '+ Veld toevoegen', direct een extra veld toevoegen zodat de informatie alsnog bij de contacten verwerkt kan worden.

Bij inkoopfacturen en bonnen kun je in Moneybird een contact selecteren. Het contact wordt op verschillende manieren verder gebruikt in je boekhouding. Bijvoorbeeld bij het verwerken van je banktransacties gebruikt Moneybird de naam van het contact om suggesties te kunnen geven voor de bijbehorende factuur/bon. Bij de rapporten is er een rapport 'kosten per contact' beschikbaar, waarin je kunt zien hoeveel kosten je hebt gemaakt bij de verschillende leveranciers.

Als je niet voor iedere leverancier/winkel een contact aan wilt maken, kun je er voor kiezen om een 'verzamelcontact' aan te maken. Bijvoorbeeld een contact met de naam 'supermarkt' dat je gebruikt bij alle bonnen van verschillende supermarkten. Een verzamelcontact heeft wel als nadeel dat de suggesties die Moneybird geeft bij het verwerken van je transacties minder goed bepaald kunnen worden en dat de bedragen van verschillende leveranciers in het rapport 'kosten per contact' en het crediteurenoverzicht worden samengevoegd.

Het is niet mogelijk om meerdere contacten in één keer te verwijderen. Contacten kun je alleen handmatig verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Contacten die zijn geselecteerd bij inkomende documenten, concept verkoopfacturen of niet betaalde verkoopfacturen kun je niet verwijderen.

Je kunt contacten importeren in de vorm van een CSV- of vCard bestand. Klik bij het tabblad Contacten op de knop ‘Importeren’. Selecteer dan een (CSV of vCard) bestand van je computer met daarin de contacten. Als je kiest voor een import met een CSV-bestand, kun je aangeven welke informatie waar staat, zodat Moneybird alle gegevens in de juiste velden kan zetten. Je CSV-bestand hoeft hierdoor geen vaste opbouw te hebben. Heb je extra informatie die je nog niet kwijt kunt in de bestaande velden? Dan kun je met de optie '+ Veld toevoegen', direct een extra veld toevoegen zodat de informatie alsnog bij de contacten verwerkt kan worden.

Bij vCards hoef je niet aan te geven welke informatie waar staat, vCards hebben altijd een vaste opbouw.

In de kennisbank op onze website vind je wat uitgebreidere informatie: Contacten importeren.

Contacten kun je verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Je kunt niet in alle gevallen een contact verwijderen. Je kunt een contact niet verwijderen als Moneybird de gegevens van dit contact nog nodig heeft, bijvoorbeeld in het geval van een actieve periodieke factuur of een onbetaalde verkoopfactuur. Die contacten kun je niet verwijderen, maar wel archiveren. Zo blijven ze bewaard, maar zie jij ze niet meer in je lijst met contacten en is je boekhouding opgeruimd en overzichtelijk. Je kunt een contact archiveren via tabblad contacten door het contact te openen en vervolgens Extra -> Archiveer contact. Meer informatie over dit onderwerp vind je op deze pagina.