Contacten

Omdat er banken zijn die de eis hebben dat de mandaatdatum in het verleden ligt, controleert Moneybird hier automatisch op. Als de mandaatdatum op vandaag of in de toekomst staat in een incasso-batch, kan de bank de incasso-batch namelijk anders afkeuren.

In Moneybird is het mogelijk om contacten samen te voegen. Via het tabblad Contacten kun je één van de twee samen te voegen contacten openen. Vervolgens klik je op Extra > Contacten samenvoegen. In het volgende scherm zoek je het andere contact op en pas je eventueel de gegevens aan zoals je ze in het samengevoegde contact op wilt slaan. Om dit te bevestigen, klik je op de blauwe knop 'Samenvoegen'. Alle documenten van beide contacten (*) zijn nu terug te vinden bij het samengevoegde contact dat bewaard blijft. De gegevens die op de facturen staan, worden niet aangepast bij het samenvoegen van de contacten.

(*) Als je via Tandwiel > Instellingen > Vergrendelde periode een deel van je administratie hebt vergrendeld worden niet altijd alle documenten toegevoegd aan het contact dat bewaard blijft. Als er bij het contact dat verwijderd wordt, documenten horen met een datum in de vergrendelde periode, dan worden die niet overgezet naar het contact dat bewaard blijft. Je krijgt daar ook een melding over tijdens het samenvoegen. Als de documenten wel overgezet zouden worden, veranderen er namelijk boekingen in bijvoorbeeld het debiteuren- of crediteurenoverzicht. Als een periode is vergrendeld, mogen er geen wijzigingen meer gemaakt worden. De documenten blijven uiteraard wel bewaard, maar zijn niet terug te vinden via het overgebleven contact.

In de landenlijst worden de officiële namen van de landen gebruikt, wat in dit geval 'Verenigd Koninkrijk' is. Je kunt dus Verenigd Koninkrijk opzoeken in de lijst met landen voor Engelse contacten.

Moneybird heeft, afgezien van het tabblad Contacten, geen extra mogelijkheden om klantgegevens te beheren. Wel zijn er mogelijkheden om pakketten te koppelen met Moneybird via de API. De bij ons bekende CRM koppelingen vind je in de kennisbank op onze website: Beheren van klantgegevens.

Daarnaast is het ook mogelijk om zelf een koppeling te (laten) ontwikkelen met een CRM-pakket. Je kunt hiervoor de API van Moneybird gebruiken, hiervoor is technische kennis van programmeren nodig. De documentatie van de Moneybird API vind je op: Moneybird API documentatie.

Het kan voorkomen dat het btw-nummer van je klant eerder wel geldig was, maar nu niet meer. Bijvoorbeeld als het bedrijf van je klant is uitgeschreven. Moneybird controleert het btw-nummer als het contact wordt opgeslagen (bij een nieuw contact, of als je hem bewerkt) en bij het verzenden van een factuur, behalve als er in de afgelopen 3 maanden nog een geldige validatie is geweest.

De controle wordt gedaan via een koppeling met VIES, dit is de tool van de Europese Commissie voor het controleren van btw-nummers: VIES. Zou je het gebruikte btw-nummer willen controleren via deze site? Als het geen geldig btw-nummer is, vind je via de website van VIES informatie over wat je kunt doen, de eerste stap is meestal contact opnemen met je klant om aan te geven dat het btw-nummer dat je hebt niet meer geldig is.

Als je facturen automatisch wilt incasseren bij je klanten, heb je een machtiging van je klant nodig. Mandaat is een ander woord voor machtiging. Iedere machtiging/mandaat moet een uniek kenmerk hebben, dit kenmerk is het mandaatnummer dat je in Moneybird kunt invullen. Bij het aanmaken van een incasso-batch, wordt het mandaatnummer automatisch in de batch verwerkt.

Vooraf vindt er geen controle plaats op de machtiging (tenzij de bedrijven/B2B incasso wordt gebruikt), maar als de klant bij wie je incasseert, het niet eens is met de incasso, kan het voorkomen dat de bank vraag om een kopie van de machtiging en die moet dan hetzelfde nummer en datum hebben als bij de incasso is gebruikt. Dus achteraf kunnen de gegevens wel gecontroleerd worden door de bank.

In Moneybird is er geen standaard mogelijkheid om een apart afleveradres of bezoekadres voor jouw klanten in te voeren. Maar je kunt hiervoor wel gebruik maken van extra velden op de factuur. Deze extra velden kun je in de linker of rechterkolom onder het factuurnummer weergeven. De plek waarop deze extra velden moeten worden weergegeven op de factuur kun je instellen in de huisstijl, via Tandwiel > Instellingen > Huisstijlen. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over de mogelijkheden met extra velden: Extra velden op je factuur.

Contacten kun je verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Contacten die geselecteerd zijn bij inkomende documenten, concept verkoopfacturen of niet betaalde verkoopfacturen kun je niet verwijderen.

Het is niet mogelijk om meerdere contacten in één keer te verwijderen. Contacten kun je alleen handmatig verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Contacten die zijn geselecteerd bij inkomende documenten, concept verkoopfacturen of niet betaalde verkoopfacturen kun je niet verwijderen.

Bij inkoopfacturen en bonnen kun je in Moneybird een contact selecteren. Het contact wordt op verschillende manieren verder gebruikt in je boekhouding. Bijvoorbeeld bij het verwerken van je banktransacties gebruikt Moneybird de naam van het contact om suggesties te kunnen geven voor de bijbehorende factuur/bon. Bij de rapporten is er een rapport 'kosten per contact' beschikbaar, waarin je kunt zien hoeveel kosten je hebt gemaakt bij de verschillende leveranciers.

Als je niet voor iedere leverancier/winkel een contact aan wilt maken, kun je er voor kiezen om een 'verzamelcontact' aan te maken. Bijvoorbeeld een contact met de naam 'supermarkt' dat je gebruikt bij alle bonnen van verschillende supermarkten. Een verzamelcontact heeft wel als nadeel dat de suggesties die Moneybird geeft bij het verwerken van je transacties minder goed bepaald kunnen worden en dat de bedragen van verschillende leveranciers in het rapport 'kosten per contact' en het crediteurenoverzicht worden samengevoegd.

Op het tabblad Contacten staat na het importeren bovenaan een knop 'Importen'. Als je daar op klikt, krijg je een overzicht van de importen die zijn gedaan. Klik op de import die je ongedaan wilt maken. Je krijgt dan een overzicht van de contacten die met die import zijn toegevoegd. Je kunt de import ongedaan maken, daarmee worden de contacten weer verwijderd.

Op het tabblad Contacten kies je bij de knop 'Extra' voor 'Importeer contacten CSV' of 'Importeer contacten vCard'. Vervolgens kun je het te importeren bestand selecteren vanaf je computer. Als je kiest voor de import met een CSV-bestand, kun je aangeven welke informatie waar staat, zodat Moneybird alle gegevens in de juiste velden kan zetten. Je CSV-bestand hoeft hierdoor geen vaste opbouw te hebben. Bij vCards hoef je niet aan te geven welke informatie waar staat, vCards hebben altijd een vaste opbouw.

In de kennisbank op onze website vind je wat uitgebreidere informatie: Contacten importeren.

Als je contacten wilt importeren met een CSV-bestand, hoeft het CSV-bestand geen vaste opbouw te hebben. Bij het importeren kun je in Moneybird aangeven welke gegevens op welke plek staan. Aan de hand van wat je daarbij aangeeft, kan Moneybird alle gegevens in het juiste veld zetten.

Het kan handig zijn om op de eerste regel van het CSV-bestand aan te geven welke informatie er in die kolom staat, bijvoorbeeld bedrijfsnaam, adres, postcode, enzovoort.

Op het tabblad Contacten kun je onder de knop 'Extra' de contacten exporten naar vCard of Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij de contacten zijn opgeslagen.

Je kunt het contact via het tabblad Contacten openen, daarna kun je bovenaan kiezen voor 'Exporteren'. Je kunt de gegevens dan exporteren naar een vCard of naar Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij het contact zijn opgeslagen.

Via het tabblad 'Contacten' kun je onder de knop 'Extra' de contacten exporten naar Excel. Dit Excel bestand kun je eerst even zelf in Excel openen en het omzetten naar een CSV-bestand. Daarna kun je het CSV-bestand in de andere administratie importen door te kiezen voor 'Importeer contacten' en 'CSV. Vervolgens kun je het CSV-bestand selecteren vanaf je computer. Op de volgende pagina kun je aangeven welke informatie waar staat, zodat Moneybird alles in de juiste velden kan zetten.

Het importeren van de contacten kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal contacten dat geïmporteerd wordt.