Facturen

Je kunt de workflow van een verkoopfactuur alleen pauzeren als je het automatisch herinneren aan hebt staan. De functie 'Factuur pauzeren' is er voor bedoeld dat een factuur niet verder gaat in de workflow, zodat er niet onbedoeld automatisch een herinnering wordt verzonden. Als het automatisch herinneren niet ingesteld staat in de workflow, dan is het niet mogelijk, maar ook niet nodig, om de factuur te pauzeren.

Zodra een factuur verzonden is staat het bedrag daarvan vast. Het is niet mogelijk om via Moneybird bijkomende kosten zoals rente of aanmaningskosten toe te voegen aan een bestaande factuur.

Het is mogelijk om in te stellen wanneer je de automatische herinnering wilt versturen. Dit stel je in in de workflow via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows. In elke herinneringstap kun je aangeven dat er automatisch herinnerd moet worden en na hoeveel dagen de herinnering verzonden moet worden. In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Automatisch herinneringen versturen.

Het is mogelijk om een herinnering naar meerdere e-mailadressen te sturen. Tijdens het verzenden kun je meerdere e-mailadressen gescheiden met een komma invoeren in het veld voor het e-mailadres. Ook kun je via het tabblad Contacten bij de gegevens van de klant meerdere e-mailadressen gescheiden met een komma invoeren in het veld 'E-mailadres facturen'.

Het is niet mogelijk om een oninbaar markering van een factuur ongedaan te maken.

Het kan voorkomen dat je alsnog een betaling van de klant ontvangt, nadat je de factuur als oninbaar hebt gemarkeerd. Je kunt deze betaling dan op de normale manier bij de factuur registreren. Als je de betaling bij de factuur registreert, is de factuur niet meer (volledig) oninbaar.

Meer informatie over de boekingen die Moneybird voor je maakt vind je hier: alsnog betaling ontvangen.

Wanneer een factuur niet betaald gaat worden door je klant, kun je deze als oninbaar markeren. De factuur zal dan verdwijnen uit de lijst van openstaande facturen en Moneybird verstuurt geen herinneringen meer. Kies bij een factuur voor Extra > Markeer als oninbaar.

In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie over wat er boekhoudkundig gezien gebeurt als je een factuur als oninbaar markeert: Oninbare facturen.

Als een klant ook na herinneringen een factuur nog niet heeft betaald, dan kun je de factuur ter incasso overdragen aan het incassobureau OnlineIncasso. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Koppelingen kun je een koppeling maken met OnlineIncasso, zodra dat gedaan is kun je in de factuur zelf, via de knop 'Extra', er voor kiezen om de zaak over te dragen aan OnlineIncasso. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie: Incassotraject starten.

Op de website van OnlineIncasso vind je meer informatie over welke diensten ze precies aanbieden, wat de voorwaarden en de kosten daarvan zijn: OnlineIncasso.

Je kunt de standaard teksten die voor de herinneringen worden gebruikt bewerken in de factuurworkflow(s) via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows. Als je de workflow bewerkt, krijg je eerst het scherm voor de instellingen voor de eerste verzending van de factuur. Met de bolletjes bovenaan of met 'volgende stap' onderaan kun je doorklikken naar de stappen van de herinneringen, zodat je daar de teksten naar wens kunt instellen.

Op https://www.moneybird.nl/kennisbank/workflow/ vind je hier meer informatie over.

Een factuur kan op twee momenten de status 'in betaling' krijgen: 1. De klant is een online betaling via Mollie of PayPal gestart, maar de betaling is (nog) niet afgerond. Op het moment dat de betaling wordt afgerond, krijgt Moneybird automatisch een seintje en verandert de status naar 'Betaald'. Als de online betaling wordt geannuleerd, verandert de status naar 'Openstaand' of 'Verlopen' (afhankelijk van de vervaldatum). Als je zelf helemaal zeker weet dat de klant de online betaling niet afrondt, kun je de online betaling ook zelf annuleren als je de online pagina van de factuur opent. Dat doe je via de optie Extra > Bekijk factuur online bovenaan de factuur. Je opent dan de factuur zoals de klant hem ook ziet. Bij een factuur met de status 'In betaling' staat bovenaan een extra knop waar je de betaling kunt bekijken en annuleren.

1. De factuur is meegenomen in een SEPA incasso-batch. Zodra de incasso is uitgevoerd en de banktransactie van de incasso via het tabblad Bank is verwerkt, verandert de status van de factuur.

Je kunt via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows, in de factuurworkflow instellen of de online betaalmogelijkheden van Mollie wel of niet aangeboden worden. Als je het vinkje voor 'Mollie' weghaalt, wordt het niet meer aangeboden aan je klanten. Je kunt dit in de workflow per stap (de eerste verzending en de herinneringen) instellen.

Bij het online betalen via Mollie is er per betaalmethode (zoals iDEAL) een minimum- en een maximumbedrag. Op de website van Mollie vind je een overzicht van de bedragen per betaalmethode: Het minimum- en maximumbedrag per betaalmethode.

Er zijn twee manieren om een aanbetaling te verwerken in Moneybird. Je kunt meerdere facturen maken of je kunt één factuur maken waarop je een deelbetaling laat plaatsvinden. In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Aanbetalen van facturen.

Kies je voor meerdere facturen dan kun je alle facturen al wel vast aanmaken en de verzending inplannen via Verzenden > Verzend in toekomst.

Als je per ongeluk een betaling bij een factuur hebt geregistreerd, kun je die betaling weer verwijderen. Als je de factuur opent, staat er aan de rechterkant een melding over de betaling. (Als je op een kleiner scherm werkt, kan het zijn dat je eerst even op 'bekijk historie' moet klikken om de melding te zien.) Als je op het kleine pijltje rechts naast de melding klikt, krijg je meer informatie te zien, daar staat ook de mogelijkheid bij om de betaling te verwijderen.

De status van de factuur zal dan weer 'Openstaand' of 'Verlopen' worden, afhankelijk van de vervaldatum van de factuur.

In Moneybird kun je bij het invoeren van de factuur aangeven in welke valuta de bedragen zijn. Als het een vreemde valuta is, kun je bij het registreren van de betaling aangeven welk bedrag de betaling in de betreffende valuta en in de basisvaluta van je administratie (meestal euro's) is. Aan de hand van deze gegevens wordt een eventueel koersverschil automatisch berekend en in je boekhouding verwerkt.

In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Koersverschil bij facturen met een vreemde valuta.

Als je voor het aanbieden van online betalingen de koppeling met Mollie gebruikt en daarbij betalingen via een creditcard hebt ingesteld, kan het voorkomen dat je klant toch niet via creditcard kan betalen. Dit komt over het algemeen doordat er bij Mollie een maximumbedrag is dat via creditcard betaald kan worden. Als het bedrag van de factuur hoger is dan het maximum, dan staat creditcard niet in het keuzelijstje met de beschikbare betaalmethodes.

Het maximumbedrag voor creditcardbetalingen verschilt per Mollie-account. Op de website van Mollie vind je meer informatie: Wat is het minimum- en maximumbedrag per betaalmethode?

Het is mogelijk om je klanten via iDEAL te laten betalen, hiervoor kun je je aanmelden voor Moneybird Payments of een koppeling met payment service provider Mollie maken. In de kennisbank op onze website vind je informatie over Moneybird Payments: Moneybird Payments. Op iDEAL op je facturen vind je meer informatie over hoe je de koppeling met Mollie kunt instellen.

Als je dat nog niet gedaan hebt, kun je kunt eerst via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bank een ‘Privé-opnames/stortingen’ rekening aanmaken. Daarbij kun je kiezen wat de rechtsvorm van je onderneming is. Er is een verschil tussen de rechtsvormen, omdat het boekhoudkundig gezien anders verwerkt moet worden. Aan de hand van de rekening worden automatisch de juiste categorieën aangemaakt.

Bij de factuur waarvan je het bedrag privé hebt ontvangen, kun je bovenaan kiezen voor 'Registreer betaling' om een betaling te registreren, kies dan voor 'Privé ontvangen door'. In de kennisbank vind je meer informatie over verschillende situaties met geld tussen zakelijk en privé: Privébetalingen verwerken.

Moneybird berekent automatisch aan de hand van de betalingen die bij de factuur zijn geregistreerd of er een openstaand bedrag is. Als er een openstaand bedrag is, dat anders is dan het totaalbedrag van de factuur, wordt dat weergegeven op de factuur.

Als het openstaande bedrag niet lijkt te kloppen, kun je aan de rechterkant bij de factuur zien welke betalingen er zijn geregistreerd. Als er betalingen zijn geregistreerd die niet juist zijn, kun je die betalingen verwijderen. Rechts naast de melding van een betaling staat een klein pijltje, als je daar op klikt, krijg je de mogelijkheid om de betaling te verwijderen.

Als je twee facturen hebt, waarbij je bij de ene een bedrag moet betalen en bij de andere een bedrag krijgt, dan kun je deze twee facturen met elkaar verrekenen. Voorwaarde hierbij is dat de twee facturen gekoppeld zijn aan hetzelfde contact.

Hoe je facturen met elkaar kunt verrekenen, ligt eraan of er wel of geen betaling is geweest.

• Als de bedragen precies tegen elkaar wegvallen kun je de creditfactuur meteen verrekenen met de originele factuur via 'Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.

• Als er wel een deel betaald is, kun je de originele factuur koppelen aan de transactie in het tabblad Bank via 'Betaling > Registreer betaling > Overboeking'. De creditfactuur kun je verrekenen met de originele factuur via 'Betaling > Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.

Dit geldt voor (credit) verkoopfacturen, (credit) externe facturen en (credit) inkoopfacturen.

Je kunt de teksten van facturen en offertes opmaken door speciale tekens om je tekst te plaatsen. Om tekst dikgedrukt te maken, kun je een sterretje ( * ) voor en achter de tekst zetten. Voor schuingedrukte tekst, gebruik je underscores ( _ ) en voor onderstreepte tekst plus-tekens ( + ).

Als je extra tekst op je facturen wilt zetten, kan dat op verschillende manieren: 1. Als het om korte informatie gaat, kun je er een extra veld voor maken. In de kennisbank vind je meer informatie: Extra velden op je factuur. 2. Als het te maken heeft met de producten/diensten die je levert, kun je extra informatie toevoegen op een factuurregel. Als je het veld voor het aantal leegmaakt en er voor zorgt dat het bedrag op 0 staat, wordt op die regel alleen de tekst van de omschrijving weergegeven. 3. Je kunt extra informatie toevoegen in de voetnoot van de factuur. Per factuur kun je de voetnoot aanpassen en als je de extra informatie op iedere factuur wilt vermelden, kun je de informatie via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows opslaan in de workflow.

Moneybird kan de toeristenbelasting niet automatisch voor je berekenen, maar je kunt dit wel zelf op de factuur vermelden op een extra factuurregel. Als de toeristenbelasting in jouw gemeente een percentage is, kun je het percentage In het veld voor het aantal zetten. Als je dan in het veld voor het bedrag het bedrag zet waarover het percentage berekend moet worden, maakt Moneybird de berekening automatisch voor je.

Je kunt het beste een aparte categorie aanmaken voor de toeristenbelasting, zodat je via de rapporten makkelijk kunt zien om welke bedragen het gaat. De aanslag voor de toeristenbelasting die je moet afdragen kun je invoeren via het tabblad Inkomend.

Als je facturen maakt met de instelling 'inclusief btw', zijn de bedragen die je op de factuurregels zet, inclusief btw. Je kunt dan een extra regel toevoegen met een negatief bedrag voor de korting, dit bedrag is dan ook inclusief btw.

Als je de optie 'korting over totaalbedrag' gebruikt, wordt de korting exclusief btw weergegeven.

Je kunt een lege regel in de tabel toevoegen door het veld voor het aantal leeg te maken, in de omschrijving <br> te zetten en er voor te zorgen dat het bedrag op 0 staat.

Met de periodeselectie op de factuurregels van verkoop- en inkoopfacturen kun je aangeven in welke periode de levering heeft plaatsgevonden. Moneybird boekt de omzet of kosten dan in de resultatenrekening in die periode. Als de periode in twee of meer maanden valt, wordt het bedrag evenredig verdeeld over deze maanden. Uitgebreidere informatie over de periodeselector vind je in de kennisbank op onze website: Periodeselectie.

Bij het verzenden van de factuur wordt het concept-factuurnummer automatisch vervangen door het definitieve nummer. Als je op de factuur op het conceptnummer klikt, kun je al wel zien welk factuurnummer hij gaat krijgen. Ook bij het versturen van de factuur zie je in het verzendscherm welk factuurnummer de factuur gaat krijgen. Je hoeft het conceptnummer dus niet zelf aan te passen naar het daadwerkelijke factuurnummer.

Als je een URL in de tekst zet, wordt het automatisch een klikbare link in de PDF van de factuur/offerte. Het is daarnaast ook mogelijk om klikbare woorden te maken, die verwijzen naar een URL. Dat kan vergelijkbaar aan onderstaande notitie:

"Klik hier voor Moneybird":https://moneybird.nl

Op de factuur of offerte wordt dan de tekst 'Klik hier voor Moneybird' weergegeven. De link is alleen klikbaar in de PDF versie, dus niet in jouw administratie in Moneybird of in de online weergave omdat de online weergave alleen een afbeelding van de factuur/offerte is.

Je kunt hiervoor het beste de breedte van je afzenderadres wijzigen. Dit doe je in de huisstijl via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen.

Je kunt hiervoor onderstaande stappen volgen:

1. Open de huisstijl waar het om gaat.
2. Klik op 'Layout'.
3. Sleep het schuifje achter 'Breedte afzenderadres' naar rechts, net zover totdat je IBAN op één regel staat.
4. Klik vervolgens op Opslaan.

De breedte van het afzenderadres is nu aangepast en het IBAN zal nu op één regel op je verkoopfacturen en offertes getoond worden.

Voordat je kunt beginnen met abonnementen heb je eerst een product nodig met een periode. Je kunt een product toevoegen door te navigeren naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Producten > Toevoegen. Zorg ervoor dat je een periode selecteert bij het toevoegen van je product. Navigeer vervolgens via tabblad contacten naar het contact waarvoor je een abonnement wilt starten en klik bij het contact op Toevoegen > Abonnement. Selecteer het aangemaakte product met periode en voeg optioneel een kenmerk toe. Meer informatie over dit onderwerp vind je op deze pagina.

Wanneer je meerdere producten door middel van een abonnement wilt aanbieden zijn er twee manieren hoe je dit in Moneybird kunt doen:

1. Je maakt één product aan welke uit meerdere producten bestaat en maakt hier een abonnement van.
2. Je maakt meerdere producten aan en maakt bij het contact meerdere abonnementen aan , hierbij kun je aangeven dat de facturen mogen worden samengevoegd.

Het is niet mogelijk om een negatief btw-tarief toe te passen op de verkoopfactuur. Wel is er een workaround mogelijk:

1) Bij het aanmaken van een verkoopfactuur kun je een factuurregel maken met een minbedrag in de omschrijving kun je bijvoorbeeld 'withholding tax' invullen (daarbij kun je kiezen voor 'Geen btw' en een gewenste categorie).

Als je het tarief 'Geen btw' nog niet geactiveerd hebt dan kun je die toevoegen via Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw-tarieven.

2) Periodiek kun je de btw overboeken via een memoriaalboeking. Je kunt de gekozen categorie bij stap 1 crediteuren en bijvoorbeeld 'te vorderen btw' debiteren.

Het is wel goed om te overleggen of de genoemde oplossing werkbaar is voor jou en jouw boekhouder. Een andere oplossing is er op dit moment niet. korte termijn heb ik helaas geen andere oplossing voor je.

Wanneer je de kleur van het paginanummer wilt aanpassen, kun je dit aanpassen in de huisstijl. Hiervoor ga je naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen en klik je op de huisstijl die je wilt bewerken. Vervolgens klik je op CSS. In het tekstveld dat je dan krijgt, kun je onderstaande CSS code invoeren:

@page { @bottom { color: white; } }

Je kunt de kleur uiteraard aanpassen door het woord 'white' aan te passen in de gewenste kleur. Vergeet niet onderaan op 'Opslaan' te klikken. De wijziging wordt doorgevoerd op eventuele concept facturen/offertes die klaar staan en de nieuwe facturen/offertes die je maakt. Facturen en offertes die al verzonden zijn, worden niet meer aangepast.

Goed dat je dit navraagt, maar helaas kunnen we vanuit Moneybird geen antwoord geven op de vraag of je het BSN van jouw klant op je facturen mag vermelden. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat er voor de verwerking van een BSN een wettelijke grondslag moet zijn, meer informatie hierover vind je op deze pagina. Wij kunnen niet inschatten of die er is. Heb je daar zelf vragen over, dan kun je het beste contact opnemen met de AP

Vanuit Moneybird gezien is de vermelding geen probleem. Wil je weten hoe wij omgaan met jouw privacy en die van jouw klanten, dan kun je dat nalezen op onze website.

Als je producten of diensten levert die zijn vrijgesteld van btw, kun je bij het maken van de factuur het btw tarief 'btw vrijgesteld' gebruiken. Als dit tarief op je factuur wordt gebruikt, wordt er niet automatisch vermeld dat de factuur vrijgesteld is van btw. Je kunt dit zelf vermelden op een losse factuurregel of in de betalingsgegevens onderaan de factuur.

Als je altijd facturen verstuurt die vrijgesteld zijn van btw, dan kun je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows de workflow(s) bewerken en in de betalingsgegevens noteren dat de facturen vrijgesteld zijn van btw. Als je regelmatig btw vrijgestelde facturen verstuurt, maar ook facturen verstuurt waarop wel btw van toepassing is, kun je een meerdere workflows toevoegen waarin je in de ene de vrijstelling wel benoemt en in de andere niet. Tijdens het maken van een factuur kun je kiezen welke workflow je wilt gebruiken.

Het is mogelijk om de periodeselectie wel te gebruiken, maar niet zichtbaar te maken op de factuur. Hier zitten wel twee nadelen aan:

1. De periodeselectie is voor jezelf ook niet meer zichtbaar op de factuur. Als je dus wilt nagaan waarom bijvoorbeeld de omzet is verdeeld over een periode, dan kun je dit niet meer terugzien op de factuur. Dit zie je nog wel terug in het scherm waar je je factuurregels kunt bewerken.

2. Je zult in deze situatie zelf moeten nagaan of je factuur nog wel voldoet aan de factuureisen vanuit de Belastingdienst.

Als je periodeselector niet wilt tonen op je factuur, dan kun je dat instellen met CSS, de taal waarmee de opmaak beschreven wordt, in de huisstijl editor. Ik zal je er een stappenplan voor geven:

1. Ga via het tandwiel rechtsboven naar Administratie-instellingen > Huisstijlen en klik op de betreffende huisstijl(en).
2. In de editor klik je op de knop CSS.
3. Kopieer onderstaande CSS code en plak dit in het witte tekstveld.
4. Als het goed staat, klik onderaan op Opslaan om de wijziging op te slaan. De wijziging wordt doorgevoerd op eventuele concept facturen/offertes die klaar staan en de nieuwe facturen/offertes die je maakt. Facturen en offertes die al verzonden zijn, worden niet meer aangepast.

De code die je kunt gebruiken is:

div.document .document-details tr[class*="ledger_account"] td .period { display: none; }

Moneybird-adviseur Dauriard van Noord heeft een gastblog geschreven waarin hij o.a. uitlegt hoe je kunt omgaan met bedragen die je hebt voorgeschoten: Kosten terug vragen. In punt 4. wordt dit onderwerp toegelicht.

Mocht je er zo nog niet helemaal uitkomen, dan kun je altijd je boekhouder om ondersteuning vragen.

Bij je producten in Moneybird kun je instellen dat je automatische btw-selectie wilt gebruiken. Je geeft aan wat voor type product of dienst je levert. Ook geef je voor het aan te maken product aan of er een standaard of gereduceerd tarief geldt. Je kunt ook gelijk controleren welke btw-tarieven Moneybird gaat gebruiken voor je facturen.

De producttypes en het tarief type staan als volgt met elkaar in verband: voor het bepalen van het btw-tarief dat je nodig hebt maakt de Belastingdienst onderscheid tussen verschillende producttypen: producten en (digitale) diensten. Verder is er onderscheid tussen hoge of lage btw. In Nederland hebben we bijvoorbeeld 21% en 9%. Met die twee instellingen - dus het producttype en hoog of laag - én het selecteren van de optie 'slimme btw-selectie van Moneybird' bij een product, kan Moneybird op de factuur het bijbehorende btw-tarief selecteren zodra je het betreffende product op de factuur zet. Naast de instellingen van het product zelf kijkt Moneybird dan ook nog naar het land dat bij het contact is opgeslagen, zodat het plaatje zo compleet mogelijk is.

Het gebruik van slimme btw-selectie is niet verplicht, het is ook niet direct nodig als je bijvoorbeeld zeker weet dat over dat ene product altijd één btw-tarief moet worden gehanteerd.

Kortom, als je bijvoorbeeld een factuur stuurt naar een contact buiten de EU stuurt dan kan Moneybird automatisch 'Producten binnen EU' voor je herkennen. Of wanneer je een zelfde product naar een Nederlandse contact stuurt dan kan Moneybird bij die product automatisch 21% selecteren.

Meer info vind je in het kennisbankartikel automatisch het correcte btw-tarief op je facturen.

Waarschijnlijk gebruik je nu als werkwijze voor de facturen die je van Bol.com ontvangt dat je een externe factuur en een inkoopfactuur toevoegt. Voor de factuur met btw die je naar je klant wilt sturen, kun je een verkoopfactuur toevoegen. Maar let op, als je in Moneybird een nieuwe factuur aanmaakt voor je klant, dan telt die factuur mee als omzet.

Omdat je de factuur van Bol.com al als omzet in je administratie opneemt, krijg je dubbele omzet als je ook nog een aparte verkoopfactuur toevoegt, terwijl je in werkelijkheid geen dubbele omzet hebt. Wat je zou kunnen doen, is per aankoop direct een gewone verkoopfactuur toevoegen op het tabblad 'Facturen' in plaats van dat je de Bol.com omzet als externe factuur toevoegt. Je verkoopfactuur kun je in eerste instantie handmatig verzenden, door te kiezen voor 'Verzenden' > 'Verzend factuur' > 'Factuur handmatig verzenden'. Daarmee wordt de factuur alleen als verzonden aangemerkt, maar wordt er geen e-mail met factuur naar je klant gestuurd. Mocht je klant dan een btw-factuur willen, dan kun je de factuur opnieuw verzenden naar je klant via 'Verzenden' > 'Verzend factuur opnieuw'

Je zou wellicht denken dat je de externe factuur kunt verwijderen op het moment dat er naar een btw-factuur wordt gevraagd. Dat is wel een mogelijkheid, echter worden alle gebeurtenissen in je administratie bijgehouden en die zijn op te vragen. Mocht je eventueel een controle krijgen en er zijn vaak facturen verwijderd, dan kan dat vragen opleveren.

Je kunt het beste een van beide werkwijzen aanhouden, of alleen externe facturen of alleen verkoopfacturen. Mocht je voor kiezen om verkoopfacturen toe te voegen, dan kun je de inkoopfactuur met de kosten niet gemakkelijk tegen de verkoopfactuur wegstrepen. Je kunt in dat geval beter beide facturen, de verkoopfactuur en de inkoopfactuur, koppelen aan de banktransactie met de uitbetaling van Bol.com. Zie het kennisbankartikel Eén betaling voor meerdere facturen voor meer informatie.

Je kunt je BIC code toevoegen op de factuur via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen. Vervolgens selecteer je de Huisstijl die je wilt bewerken. Links zie je 'Afzenderadres facturen/offertes' staan, je kunt hier het BIC nummer van 'Niet weergeven' verplaatsen naar 'Weergeven'. De BIC code komt nu onder het afzenderadres van je facturen en/of offertes te staan.

Het is mogelijk om nog een factuur voor 2021 aan te maken in Moneybird. Je zult wel zelf moeten nagaan of dat ook nog met terugwerkende kracht toegestaan is in jouw situatie.

In het scherm waar je het contact kunt selecteren, kun je het factuurnummer en de factuurdatum handmatig aanpassen. Als je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Nummering & kopie mail de tag {year} in het factuurnummersjabloon hebt gebruikt, wordt automatisch het jaartal van de factuurdatum gebruikt. Als je de datum op de factuur aanpast naar een datum in 2021, komt er dus in het factuurnummer ook 2021 te staan. Dit wordt wel pas zichtbaar, nadat de wijziging van de datum is opgeslagen.

Als je een extra veld aanmaakt, kun je instellen of het veld weergegeven moet worden in een huisstijl. Als het veld nog niet wordt weergegeven, kan dat later altijd nog via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen in de huisstijl aangepast worden. Als je in de huisstijl zit kun je klikken op 'Indeling factuur-' of 'Indeling offertegegevens'. Hier kun je de velden verslepen om de indeling van de gegevens op de facturen te wijzigen.

Je kunt voor je extra handelsnaam een extra afzenderadres toevoegen en deze op een eigen huisstijl instellen. Via Tandwiel > Administratie instellingen > Afzenderadressen kun je meerdere afzenderadressen toevoegen en via Tandwiel > Instellingen > Huisstijlen kun je huisstijlen toevoegen. Voor meer informatie over dit onderwerp zie dit kennisbankartikel.

Als je een nieuwe factuur toevoegt, kun je rechtsboven de factuur de huisstijl instellen. De huisstijl staat altijd eerst op de Standaard-huisstijl ingesteld. Als je je factuur als een concept opgeslagen hebt, kun je de huisstijl via Extra > Wijzig huisstijl wijzigen.

In Moneybird is het niet mogelijk om een extra kolom toe te voegen in de kolom met de factuuregels. Als je extra gegevens op de factuurregels wilt vermelden, kun je dit in het veld voor de omschrijving verwerken.

In het veld voor de omschrijving kun je bepaalde woorden/delen ook opmaak geven, zodat je de gegevens meer kunt structureren. Dit doe je door speciale tekens om de tekst te plaatsen. Om tekst dikgedrukt te maken, kun je een sterretje ( * ) voor en achter de tekst zetten. Voor schuingedrukte tekst, gebruik je underscores ( _ ) en voor onderstreepte tekst plus-tekens ( + ).

Kan het zijn dat je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen in de huisstijl de voorbeeld-taal van de huisstijl op 'Engels' hebt gezet? In de huisstijl regel je alleen de layout van je facturen. Je kunt de voorbeeld-taal op een andere taal instellen om te zien hoe je factuur er dan uitziet. Maar het is niet een instelling voor je facturen.

Alle factuurinstellingen, waaronder de taal, wordt geregeld in de workflow. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows kun je een nieuwe workflow aanmaken waarbij je aangeeft dat de taal 'Engels' moet zijn. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie.

Wanneer je geen betalingstermijn wilt opgeven omdat de facturen vooruitbetaald worden, dan kun je dat in de betreffende workflow instellen via Tandwiel > Administratie instellingen > Workflows . In het veld 'Betalingsvoorwaarden' kun je bijvoorbeeld een tekst instellen waaruit blijkt dat de factuur al voldaan is, en ook in het veld 'E-mailbericht bij factuur' kun je een eigen tekst opslaan.

Daarnaast kun je het aantal dagen bij de optie 'Factuur verloopt na [..] dagen' het aantal dagen op -0- zetten. De vervaldatum op de factuur is dan het zelfde als de factuurdatum.

Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows is het mogelijk om de factuurtitel van je factuur aan te passen. Je kunt als titel kiezen uit 'Factuur', 'Nota' of 'Rekening'. Ook de titel van verzonden facturen verandert mee als je deze instellingen later aan past.

Meer informatie over het instellen van je workflow vind je op deze pagina.

Je oude boekhouding kan niet in zijn geheel geïmporteerd worden. Als je overstapt, kun je er voor kiezen om een beginbalans toe te voegen, maar je kunt je administratie ook met terugwerkende kracht invoeren. In dit kennisbankartikel staat uitgelegd wat de verschillende werkwijzen zijn.

Als je je facturen wilt importeren, dan kun je dit doen op het tabblad 'Facturen' > 'Externe facturen'. Je kunt dan per factuur een bijlage toevoegen, dat kan in bulk middels de 'Uploaden'-knop. Per bijlage wordt er een nieuw document toegevoegd die nog even gecontroleerd en opgeslagen moet worden. Omdat er gebruik wordt gemaakt van scan en herken, worden een aantal gegevens al automatisch voor je ingevuld. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie: .

Als je de btw-aangifte elektronisch via Moneybird wilt gaan doen, dan kun je het beste je administratie met terugwerkende kracht invoeren.

Je kunt korting op een factuur op twee manieren verwerken binnen Moneybird. In de kennisbank op onze website vind je een uitleg over de twee manieren: Korting geven op facturen.

Als je via Tandwiel > Administratie-Instellingen > Huisstijlen de tag {year} in het factuurnummersjabloon hebt gebruikt, wordt automatisch het jaartal van de factuurdatum gebruikt. Als je je factuur inplant voor een datum in volgend jaar, komt er in het factuurnummer ook volgend jaar te staan.

Om een QR-code toe te voegen aan je facturen, moet je eerst zorgen voor een geldig bankrekeningnummer (IBAN) in je afzenderadres. Ga hiervoor naar Tandwiel > Administratie-Instellingen > Afzenderadressen. Klik bij afzenderadressen op 'Bewerken' en controleer of je een bankrekeningnummer hebt ingesteld.

Bij je huisstijl kun je vervolgens aangeven of je een QR-code op je factuur wilt plaatsen. Ga hiervoor naar Tandwiel > Administratie-Instellingen > Huisstijlen. Vervolgens klik je bij de huisstijl waar je de QR-code wilt plaatsen op ‘Bewerken’. Vervolgens kun je onder 'Geavanceerd' aanvinken dat je gebruik wilt maken van de QR-code op de facturen. Meer informatie over dit onderwerp vind je op deze pagina.

Moneybird kan de assurantiebelasting niet automatisch voor je berekenen, maar je kunt dit wel zelf op de factuur vermelden op een extra factuurregel. Je kunt het percentage in het veld voor het aantal zetten. Als je dan in het veld voor het bedrag het bedrag zet waarover het percentage berekend moet worden, maakt Moneybird de berekening automatisch voor je.

Je kunt het beste een aparte categorie aanmaken voor de assurantiebelasting, zodat je via de rapporten makkelijk kunt zien om welke bedragen het gaat. De aanslag voor de assurantiebelasting die je moet afdragen kun je invoeren via het tabblad Inkomend.

Voor de verkoop van een bedrijfsmiddel kun je een verkoopfactuur aanmaken. Op basis van deze factuur zal de btw automatisch goed verwerkt worden in de rapporten. Het bedrag exclusief btw zal eerst als omzet verwerkt worden.

Met behulp van een memoriaalboeking via het tabblad Inkomend kun je vervolgens de omzet en het bedrag dat nu nog op de balans staat, tegen elkaar wegstrepen. Bij deze boeking kun je de boekwaarde en de cumulatieve afschrijvingen tegenboeken en ook direct het resultaat verwerken. Hoe deze boeking er precies uit hoort te zien kan ik je helaas niet vertellen: Wij bieden ondersteuning bij het gebruik van Moneybird maar kunnen helaas geen boekhoudkundig inhoudelijke vragen beantwoorden.

Via Tandwiel > Administratie-Instellingen > Categorieën kun je een categorie aanmaken voor het boeken van het resultaat, deze is namelijk niet standaard aanwezig in de administratie. Ook kun je eventueel een aparte omzetcategorie aanmaken om op de verkoopfactuur te gebruiken. Meer over het aanmaken van categorieën in Moneybird vind je in het volgende kennisbankartikel: Grootboekrekeningen.

Als je een btw-tarief gebruikt waarbij het btw-nummer verplicht is, dan zet Moneybird deze er automatisch op. Als je geen btw-nummer bij je contact hebt ingevuld, krijg je een foutmelding bij het verzenden. Het btw-nummer is verplicht te noteren bij de btw-tarieven: 'Product binnen EU', 'Dienst binnen EU' en 'Btw verlegd binnenland'.

Gebruik je een ander btw-tarief en wil je altijd het btw-nummer van je klant vermelden op je verkoopfacturen, dan kun je dat als volgt regelen: Stap 1: Bewerk de huisstijl waar het om gaat via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen. Stap 2: Klik links op 'Indeling factuurgegevens'. Stap 3: Sleep vanuit het veld ' Niet weergeven' het 'Btw-nummer' naar boven naar de linker- of rechterkolom. Stap 4: Klik vervolgens op Opslaan.

Het veld met het btw-nummer is hiermee toegevoegd aan de huisstijl. Houd er rekening mee dat het btw-nummer van je klant wel ingevuld moet zijn in het contact, alleen dan zal deze automatisch op de factuur zichtbaar worden.

Als je reiskosten maakt die vergoed worden door jouw klant, zijn er twee zaken die je in je boekhouding kunt regelen:

1. Je kunt de reiskosten die je hebt gemaakt inboeken als kosten via het tabblad Inkomend.
2. Het bedrag dat je bij je klant in rekening brengt, kun je op de verkoopfactuur toevoegen. Je kunt desgewenst een speciale omzetcategorie aanmaken voor de reiskosten die je doorberekent, zodat het bedrag apart in je resultatenrekening wordt vermeld.

Als de gemaakte reiskosten volledig vergoed worden door je klant, worden de omzet als de kosten in de resultatenrekening verhoogd met hetzelfde bedrag, waardoor per saldo je winst hetzelfde blijft.

Als je een factuur aanmaakt met een workflow waarin Engels als taal is opgeslagen, wordt de datum als 2022-01-01 vermeld. Dit is de internationale datumnotatie volgens ISO 8601 standaard. Omdat Moneybird hiervoor de standaard volgt, kan dit niet gewijzigd worden.

Een gedeelte creditfactuur kun je op dezelfde manier maken als een gewone creditfactuur. Je kunt de oorspronkelijke factuur openen en via 'Extra' > 'Dupliceer naar creditfactuur' de factuur dupliceren als een creditfactuur. Deze factuur kun je aanpassen. Om niet het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur te crediteren, vul je bij 'Bedrag' het te crediteren bedrag in. Er hoeft geen min-teken voor, omdat die al voor het aantal staat.

Als je alle aanpassingen aan de creditfactuur hebt gedaan, kun je de factuur verzenden. Na het verzenden krijg je de melding "Deze creditfactuur crediteert een onbetaalde factuur. Wil je beide facturen tegen elkaar wegstrepen door voor beide facturen een betaling te registreren?".

Als de oorspronkelijke factuur nog niet betaald is, dan kun je op de knop klikken. Het gecrediteerde bedrag wordt dan tegen de oorspronkelijke factuur weggestreept. Je creditfactuur krijgt dan de status 'Betaald'. Op de oorspronkelijke factuur staat dan nog het resterende bedrag open. Als je klant dit bedrag betaald, kun je de banktransactie van die betaling aan de oorspronkelijke factuur koppelen.

Als de oorspronkelijke factuur al wel betaald is, dan zul je het bedrag van de creditfactuur waarschijnlijk aan je klant terugbetalen. In dat geval hoef je niet op de knop te klikken om het bedrag tegen de oorspronkelijke factuur weg te strepen. Als je het bedrag aan je klant betaald hebt, dan kun je de banktransactie koppelen aan de creditfactuur. De knop blijft om het bedrag weg te strepen blijft zichtbaar totdat de creditfactuur de status 'Betaald' heeft.

Als je via de beginbalans openstaande debiteuren hebt toegevoegd en nu voor een debiteur een creditfactuur wilt sturen, zodat dit uiteindelijk klopt in je administratie, dan kun je op de volgende manier te werk gaan:

Stap 1: Je kunt een losse creditfactuur maken voor het bedrag dat je wilt crediteren bij de debiteur. Per debiteur kun je een creditfactuur maken met het totaalbedrag dat je wilt crediteren. Op het tabblad 'Facturen' kun je een nieuwe factuur aanmaken en vervolgens óf het aantal, óf het bedrag negatief maken door er een min-teken voor te zetten. Als het totaalbedrag van de factuur negatief is, wordt het automatisch een creditfactuur. Deze factuur verzend je vervolgens.

Na het verzenden, heeft de factuur de status 'Openstaand'. Om de factuur op de status 'Betaald' te krijgen en het weg te boeken tegen het bedrag op je balans, kun je het volgende doen:

Stap 2: Je kunt bij de creditfactuur een betaling zonder bewijs registreren via 'Registreer betaling' > 'Betaling zonder bewijs'. De factuur krijgt hiermee de status 'Betaald'.

Stap 3: Door op deze wijze een betaling te registreren, ontstaat er een boeking op de post 'Te rubriceren ontvangen betalingen' op je balans. Hierdoor zijn er in dit geval twee boekingen in je administratie die tegen elkaar weg moeten vallen: - 'Debiteuren' (met het openstaande bedrag van de beginbalans van een debiteur). Bij deze debiteur staat 'Onbekend contact'. - 'Te rubriceren ontvangen' betalingen met het bedrag dat je hebt geregistreerd bij de creditfactuur.

Deze twee bedragen kun je tegen elkaar wegboeken middels een memoriaalboeking. Je kunt deze memoriaalboeking aanmaken op het tabblad 'Inkomend' met de volgende twee regels:

• 'Debiteuren' met het bedrag van de creditfactuur op credit.
• 'Te rubriceren betalingen' met het bedrag van de creditfactuur op debet.

Voor het verwerken van borg zijn er verschillende werkwijzen/situaties mogelijk, afhankelijk van of je de borgsom wel of niet op de factuur vermeldt:

Op het moment dat de klant het factuurbedrag aan jou betaalt:

• Borg wel op de factuur: Je maakt een factuurregel met een positief bedrag op de balanscategorie en het btw tarief 'geen btw'. De banktransactie van de betaling koppel je aan de factuur.
• Borg niet op de factuur: De banktransactie van het ontvangen bedrag boek je rechtstreeks op de balanscategorie.

Op het moment dat je borgsom terugbetaalt aan de klant:

• Borg staat wel op de factuur: Je maakt een factuurregel met een negatief bedrag en de balanscategorie en het btw tarief 'geen btw'. De banktransactie van terugbetaling koppel je aan de factuur.
• Borg niet op factuur: De banktransactie van de terugbetaling boek je rechtstreeks op de balanscategorie.

Als de borgsom wordt verrekend:

• Borg wel op de factuur: Je maakt een factuur met wat de klant uiteindelijk moet betalen (dus jouw omzet) + een extra regel met de borg negatief. Als het bedrag precies op 0 uit komt, is het meteen afgehandeld. Maar het kan ook zijn dat klant nog extra moet betalen of dat je zelf wat moet terugbetalen aan de klant, de banktransactie daarvan kun je aan de factuur koppelen.
• Borg niet op de factuur: Je maakt een factuur met wat de klant uiteindelijk moet betalen (dus jouw omzet). Vervolgens klik je op ‘Registreer betaling’ > ‘Verrekenen met balanscategorie’. Je kunt daarna de categorie ‘Borg’ selecteren, het te verrekenen bedrag en de betaaldatum invoeren en de verrekening opslaan. Je ziet nu bij de factuur terug of deze in zijn geheel is voldaan, of dat er nog een betaling moet plaatsvinden. Dat kan het geval zijn als de factuur hoger was dan de betaalde borg: je klant moet het restant dan nog betalen. Andersom kan ook: als het totaalbedrag van de factuur lager is dan verrekende borg, betaal jij het restant terug aan je klant. Als er na de verrekening met de borg nog een betaling moet plaatsvinden, dan kan de bijbehorende banktransactie aan de factuur gekoppeld worden om ervoor te zorgen dat deze de status ‘Betaald’ krijgt.

De code onderaan de factuur is een gestructureerd betalingskenmerk. Als je klant dit kenmerk bij de betaling vermeldt, kan Moneybird de transactie van de betaling automatisch verwerken, zodat je er zelf geen omkijken meer naar hebt. Dit is vergelijkbaar met het betalingskenmerk van acceptgiro's, maar dan een nieuwere Europese versie (de kenmerken van acceptgiro's worden alleen in Nederland gebruikt). In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Wat is het gestructureerde betalingskenmerk?

Als je het gestructureerde betalingskenmerk niet wilt gebruiken, maar in plaats daarvan een factuurnummer wilt weergeven op die plek op de factuur, dan is dat ook mogelijk. Je kunt dan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows, de factuurworkflow(s) iets aanpassen. In de tekst zal nu de tag {document.payment_reference} staan, die kun je vervangen door {document.invoice_id}. Dan komt het factuurnummer in de tekst te staan. Dit heeft wel tot gevolg dat Moneybird je banktransacties minder goed automatisch voor je kan verwerken. Als Moneybird een transactie niet automatisch kan verwerken, kun je dat wel zelf doen via het tabblad Bank.

Wanneer je een kortingspercentage geeft over het totaalbedrag, dan kan er een afrondingsverschil ontstaan. Bijvoorbeeld: als je 5% korting geeft op 50 cent, dan is het kortingsbedrag 2,5 cent. Omdat halve centen niet bestaan, wordt het kortingsbedrag afgerond. In dit voorbeeld zou het kortingsbedrag dan 2 cent worden.

Als je dit niet wilt, dan kun je handmatig korting toepassen door losse factuurregel toe te voegen op je factuur en een min-teken voor het aantal óf voor het bedrag te zetten.

Je kunt via Administratie-instellingen > Producten de producten en diensten opslaan die je regelmatig verkoopt. Deze producten kun je vervolgens toevoegen op de offertes en facturen door te beginnen met typen, de producten worden automatisch aangevuld. Of je klikt op +Product onder de tabel met de factuurregels, je kunt de producten dan selecteren uit de lijst. Dit is vooral handig als je meerdere producten tegelijk wilt toevoegen. In de kennisbank op onze website vind je een uitgebreidere uitleg: Producten toevoegen aan je boekhouding.

Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Nummering & kopie mail kun je de opbouw van de factuur- en offertenummers instellen. Zorg er voor dat je in het sjabloon altijd de tag {id} gebruikt, met deze tag wordt bij iedere factuur automatisch het eerstvolgende nummer geselecteerd. Je kunt ook instellen welk volgnummer er bij de eerstvolgende factuur/offerte gebruikt moet worden.

Als je dit eenmaal goed hebt ingesteld, hoef je tijdens het maken van facturen en offertes niet meer op de nummering te letten. Iedere nieuwe factuur of offerte krijgt dan bij het verzenden automatisch een opvolgend nummer met de juiste opbouw.

Meer informatie over een correctie nummering vind je in onze kennisbank: Factuurnummering.

Het is mogelijk om verschillende concept- en/of periodieke facturen samen te voegen, maar dat kan alleen als de volgende kenmerken op alle facturen hetzelfde zijn: Contact, workflow, huisstijl, afzenderadres, valuta, taal, inclusief/exclusief btw, factuurdatum, korting onderaan de factuur. Ook als er extra velden zijn ingesteld, moet de inhoud van dat veld op alle facturen hetzelfde zijn. Als ze niet hetzelfde zijn, worden ze niet samengevoegd.

Je kunt de conceptfacturen inplannen voor verzending in de toekomst, dat doe je via de knop 'Verzenden' > 'Verzend in toekomst'. Vervolgens kun je een factuurdatum instellen en de volgende melding aanvinken: 'Stuur één factuur naar dit contact met alle ingeplande facturen die op deze dag verzonden worden. Alle factuurregels en bijlagen van deze facturen komen in één factuur te staan.' Bij periodieke facturen kun je aangegeven dat de facturen automatisch verzonden kunnen worden en dan ook de melding over het samenvoegen aanvinken.

We hebben voor het online bekijken van facturen en offertes een extra beveiliging toegevoegd. Hierdoor moeten je klanten eerst een code invoeren om het document te kunnen bekijken. Hiermee kan de online pagina niet worden geopend door iemand die er niets mee te maken heeft. Deze functionaliteit is niet apart in te stellen en kun je dus niet uitzetten. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Toegangscode voor online facturen.

Als je bij de factuur een workflow gebruikt waarin SEPA incasso actief is, moeten er bij de gegevens van het contact extra gegevens opgeslagen zijn die nodig zijn voor de incasso. Denk bijvoorbeeld aan het IBAN en het mandaatnummer. Als deze gegevens niet zijn opgeslagen bij het contact, krijg je bij het verzenden een foutmelding.

Als het de bedoeling is dat het bedrag wel bij je klant wordt geïncasseerd, kun je de benodigde gegevens nog bij het contact opslaan.

Als het niet de bedoeling is dat het bedrag bij je klant wordt geïncasseerd, kun je de workflow van de factuur aanpassen naar een workflow waarin SEPA incasso niet actief is.

Je kunt meerdere e-mailadressen gescheiden met een komma invoeren in het veld voor het e-mailadres, zodra je de factuur of offerte gaat verzenden. De e-mail wordt dan naar alle adressen verzonden.

Als je vaker een factuur of offerte naar de klant gaat sturen in de toekomst en daarbij iedere keer meerdere e-mailadressen wilt gebruiken, kun je ze ook allemaal gescheiden met een komma opslaan in het veld voor het e-mailadres bij de gegevens van de klant op het tabblad Contacten.

Wanneer je facturen wilt printen op briefpapier, dan kun je dat instellen in de huisstijl. Daarvoor ga je naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen en klik je op de betreffende huisstijl. Vervolgens kun je via het dropdown menu 'geavanceerd' de optie 'Eigen briefpapier' aanvinken en de wijzigingen opslaan.

Wanneer je vervolgens de betreffende huisstijl op de factuur hebt geselecteerd en deze hebt verzonden, vind je onder de knop 'Downloaden' een optie om de factuur te downloaden voor op briefpapier. Je krijgt dan een PDF zonder logo en zonder je bedrijfsgegevens, deze PDF kun je op je briefpapier printen.

In Moneybird zijn er geen mogelijkheden om een leesbevestiging aan de ontvanger te vragen. Wanneer je een factuur per e-mail stuurt, wordt er altijd een PDF van de factuur bijgevoegd en daarvan kunnen wij nooit controleren of die wel of niet bekeken is.

Voor de e-mail zelf zou een leesbevestiging wel mogelijk zijn, maar die zijn in principe niet heel betrouwbaar. De ontvanger kan namelijk altijd in zijn e-mailprogramma aangeven dat er geen leesbevestiging verstuurd moet worden, waardoor je alsnog niet weet of de e-mail wel of niet gelezen is. Daarom hebben we er voor gekozen dit niet te ondersteunen.

Wanneer een e-mail helemaal niet afgeleverd kan worden, bijvoorbeeld doordat je een typefout in het e-mailadres hebt gemaakt of het e-mailadres niet bestaat, krijg je daar een melding van. Moneybird zet dan een taak voor je klaar bij de betreffende factuur.

Als je op een factuur het btw-tarief 'Dienst binnen EU', 'Product binnen EU' of 'Btw verlegd binnenland' gebruikt, moet het btw-nummer van je klant op de factuur vermeld worden. Moneybird controleert automatisch of je via het tabblad Contacten een btw-nummer bij de gegevens van de klant hebt opgeslagen en of dit btw-nummer geldig is. Hiervoor wordt een koppeling met VIES gebruikt, dit is een tool van de Europese Commissie voor het controleren van btw-nummers: VIES.

Als Moneybird aangeeft dat een btw-nummer niet geldig is, kun je het btw-nummer ook handmatig bij VIES controleren. Je krijgt dan van VIES informatie over wat je kunt doen als het btw-nummer niet geldig is. In de meeste gevallen is de eerste stap om contact op te nemen met je klant om aan te geven dat het btw-nummer dat je hebt, niet geldig is.

Het is op dit moment niet mogelijk om het onderwerp van de e-mails die je vanuit Moneybird verstuurt, zelf aan te passen. Het onderwerp van de e-mail wordt automatisch samengesteld met de bijbehorende gegevens uit je administratie. Als je bijvoorbeeld een factuur verstuurt, is het onderwerp van de e-mail: Factuur «nummer» van «Bedrijfsnaam het afzenderadres».

Ik heb je vraag over het zelf aanpassen van het onderwerp op de wensenlijst gezet die we gebruiken voor de verdere ontwikkeling van Moneybird.

Als je niet wilt dat het Moneybird-label wordt weergegeven op je facturen, dan kun je dat uitschakelen: via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen selecteer je de betreffende huisstijl, vervolgens klik je bovenaan op 'E-mail' en daarna in de kolom links op 'Basisinstellingen'. Vervolgens kun je het schuifje bij 'Moneybird-label' uitzetten.

Goed om even in gedachten te houden: Wanneer een factuur wordt verstuurd, dan maakt de factuur gebruik van de versie van de huisstijl zoals die op dat moment in de administratie staat. Aanpassingen aan de huisstijl worden niet meegenomen bij toekomstige correspondentie of online weergaves van die factuur. Op die manier blijft de weergave van de factuur en e-mails consistent voor die factuur. Het kan dus zijn dat je bij e-mail voor bestaande facturen nog wel het label terugziet, ook al heb je het in de huisstijl uitgeschakeld.

Het is mogelijk om de link naar de online betaalpagina die normaal gesproken in het e-mailbericht bij de factuur te vinden is, ook op je facturen te vermelden. Zodat een factuur die je via Peppol verstuurt, ook online betaald kan worden.

Je kunt daarvoor de tag {document.show_invoice_online_url} gebruiken op de factuur, bijvoorbeeld in het veld met 'betalingsvoorwaarden'. De link wordt bij het verzenden van de factuur automatisch gegenereerd en als je klant de link gebruikt, dan komt hij direct op de online betaalpagina terecht waar hij de factuur kan ook kan inzien en voldoen.

Wanneer je een e-mailadres met een eigen domein hebt, is het mogelijk om dit adres als afzenderadres te gebruiken. Dat doe je door aan de instellingen van je domeinnaam een soort doorverwijzing naar ons in te stellen. Je kunt hiervoor bij je webhostingprovider een nieuw DNS record aanmaken. De gegevens die je in je account vindt onder Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens > Bekijk e-mailvoorkeuren, vul je in om het nieuwe record aan te maken. Het kan tot 24 uur duren totdat de instellingen geverifieerd zijn. Meer informatie vind je in de kennisbank op onze website: E-mailvoorkeuren.

Het is mogelijk om een factuur opnieuw te verzenden via Verzenden > Verzend factuur opnieuw bovenaan de factuur. Maar hierbij kan niet gekozen worden voor Peppol als verzendmethode. Peppol is alleen beschikbaar bij de eerste verzending van de factuur.

Als je klant een ondernemer/bedrijf is, kan hij de factuur met behulp van de UBL-factuur makkelijk in zijn boekhouding verwerken. In de kennisbank vind je meer informatie UBL Facturen versturen.

Het is mogelijk om het meesturen van de UBL uit te schakelen. Dat kan op verschillende manieren: - Via Tandwiel > Instellingen > Peppol & UBL kun je het in één keer voor alle contacten uitschakelen. - Via het tabblad Contacten kun je per klant instellen of je de UBL-factuur wel of niet als extra bijlage wilt meesturen. - Op het moment dat je een factuur per e-mail verzendt, kun je aangeven of je de UBL-factuur wel of niet wilt meesturen. Wat je hier kiest geldt alleen voor de factuur die je op dat moment verzendt.

Zolang de factuur nog niet daadwerkelijk op de post is gedaan, kun je de verzending nog zelf annuleren. Als je de factuur opent, staat er bovenaan een extra melding met de mogelijkheid om de verzending te annuleren.

Een herinnering kun je op dit moment niet zelf annuleren, doordat een herinnering voor meerdere facturen kan zijn. Als je een herinnering wilt annuleren, stuur dan een bericht vanuit je account naar de support van Moneybird met het onderwerp 'Verzenden herinnering per post annuleren' en in het bericht de factuurnummers waarvoor je de herinnering was die je wilt annuleren. Als de herinnering nog niet daadwerkelijk op de post is gedaan, kunnen we de verzending nog voor je annuleren.

Dat klopt, de e-mails die vanuit Moneybird worden verzonden, worden niet in jouw e-mailprogramma opgeslagen. Je gebruikt voor het verzenden van de e-mail namelijk niet je eigen mailserver. De e-mails worden nog steeds vanuit Moneybird verzonden. Het is niet mogelijk om de verzonden e-mails in te zien. In Moneybird kun je nakijken wanneer er welke e-mail verstuurd is, je kunt het bericht bij de factuur bekijken. Als je geen melding bij de factuur ontvangt dat het verzenden mislukt is, dan is de factuur afgeleverd aan het e-mailadres waar de factuur naartoe is gestuurd.

Als Moneybird een e-mail niet kan afleveren, wordt er een taak bij de betreffende factuur of offerte gezet met de tekst 'Het versturen van de factuur naar «e-mailadres» is mislukt, controleer het e-mailadres.' Bij het takenicoon rechtsboven in de blauwe balk kun je zien of je openstaande taken hebt. Via de taak kun je de betreffende factuur of offerte openen. Als je het document opnieuw verzendt, wordt de taak automatisch afgevinkt. Als de nieuwe verzending ook mislukt, krijg je automatisch een nieuwe taak bij het document.

Doordat de btw per factuur berekend wordt, kan de btw niet altijd per factuurregel weergegeven worden, omdat er dan door de afronding verschillen kunnen ontstaan. Als de btw per factuurregel weergeven zou worden, zou het totaal van de verschillende regels hoger of lager kunnen worden dan er daadwerkelijk op de factuur is berekend. Of de btw wel of niet per regel weergegeven kan worden, hangt af van of de bedragen op de factuurregels inclusief (dan kan het wel) of exclusief (dan kan het niet) btw zijn ingevuld.

Bij de export per document worden de btw-bedragen wel altijd weergegeven, aangezien er dan geen verschillen kunnen ontstaan, omdat er geen andere afronding plaats vindt.

Voor de QR code maakt Moneybird gebruik van de Europese standaard die hiervoor beschikbaar is; de EPC QR code. Een EPC QR code bevat de gegevens voor een normale bankoverboeking.

Rabobank, ABN AMRO, Triodos en Regiobank bieden geen ondersteuning voor de EPC standaard, maar alleen voor andere standaard(en), zoals een iDEAL QR code. Hierdoor kan de EPC QR code bij deze banken niet gescand worden.

Het is niet mogelijk om de bedankmail voor betaling voor een enkel contact uit te schakelen. Eventueel kun je voor dat contact een aparte workflow aanmaken via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows waarbij je de automatische e-mail niet inschakelt. Deze workflow gebruik je vervolgens op de facturen voor dat specifieke contact. Bij het contact kun je aangeven welke workflow er gebruikt moet worden.

Het is mogelijk om de vervaldatum niet op je facturen te tonen. Dit doe je door het veld van de huisstijl af te halen. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen kun je dit veld verplaatsen.

Dit stel je in door de volgende stappen te volgen: 1. Open de huisstijl waar het om gaat. 2. Klik aan de linkerkant op 'Indeling factuurgegevens' 3. Sleep het veld 'Vervaldatum' naar de kolom 'Niet weergeven' 4. Klik vervolgens op Opslaan.

De vervaldatum zal nu niet meer op concept- en nieuwe facturen getoond worden.

Voor diensten buiten de EU is er geen standaard tarief beschikbaar, omdat er daarbij verschillende situaties kunnen zijn. Via de rekenhulp op de website van de Belastingdienst kun je achterhalen welke regels er voor jouw situatie gelden: Diensten in en uit het buitenland.

Vaak staat in het resultaat van deze rekenhulp 'U stuurt een factuur zonder Nederlandse btw.' en 'U geeft deze dienst niet aan in uw btw-aangifte.' Als dat bij jou ook de uitkomst is, kun je in Moneybird het tarief 'Geen btw' gebruiken.

Als je een Nederlands bedrijf hebt en belastingplicht hebt in een ander land dat geen deel uitmaakt van de EU, dan kun je dat ook in Moneybird verwerken. Ik moet alleen wel eerlijk zeggen dat we daarvoor niet per se de beste oplossing hebben.

Je kunt hiervoor een aantal wijzigingen maken aan de instellingen in Moneybird. De facturen waarop je buitenlandse btw in rekening brengt moeten er anders uitzien én je hebt extra btw-tarieven nodig.

• Instellingen op de verkoopfactuur: Je kunt via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens een extra afzenderadres aanmaken met daarin het niet-Nederlandse btw-nummer in een extra veld. Nadeel: wanneer je facturen verstuurt in UBL-formaat, zal daarop altijd het btw-nummer van het veld worden overgenomen dat staat ingesteld bij het standaard afzenderadres. Daarnaast is het niet mogelijk om Peppol te (gaan) gebruiken buiten Nederland.

• Btw-tarieven toevoegen: Het is mogelijk om zelf extra btw tarieven toe te voegen, maar dit is een “verstopte” functie in Moneybird, omdat de meeste ondernemers voldoende hebben aan de Nederlandse tarieven. Dat kan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw op de toevoegen-knop klikken, hier krijg je een pagina waar je uit een lijst met Nederlandse tarieven kunt kiezen. Als je achter de URL in de adresbalk ?advanced=true zet, krijg je een pagina waar je zelf een tarief kunt aanmaken. De URL van de pagina lijkt dan op: https://moneybird.com/12345678901234567890/tax_rates/new?advanced=true (maar op de plek van de getallen staat dan een andere reeks die hoort bij jouw administratie).

Als je via het tabblad Rapporten het btw-rapport opent, zie je in eerste instantie het rapport voor de Nederlandse aangifte. Moneybird heeft geen specifiek rapport voor andere landen, maar als je bij het btw-rapport in het filter kiest voor “Soort btw rapportage: Btw-overzicht” krijg je een overzicht gesplitst naar de verschillende tarieven die gebruikt zijn. Aan de hand hiervan kun je bepalen wat er in de andere landen aangegeven moet worden.

Moneybird bepaalt automatisch of het land bij het adres van de klant weergegeven wordt. Het land dat bij de gegevens van de klant is opgeslagen op het tabblad Contacten wordt vergeleken met het land dat is opgeslagen bij je eigen gegevens via Tandwiel > Administratie-Instellingen > Afzenderadressen.

Als de klant en jouw bedrijf uit hetzelfde land komen, wordt het land niet weergegeven bij de adresgegevens. Komen de klant en jouw bedrijf uit verschillende landen, dan wordt het land bij het adres van de klant en bij jouw gegevens vermeld.

Komt de klant bijvoorbeeld uit Duitsland en is jouw bedrijf in Nederland gevestigd, dan worden de landen weergegeven op de factuur. Als jullie beiden uit Nederland komen, dan wordt het land niet weergegeven.

Als je afstandsverkopen hebt, moet je op de facturen voor je klanten het btw-tarief uit het land van de klant gebruiken. Daarnaast moet je ook btw-aangifte doen in het betreffende land. Het is mogelijk om de afstandsverkopen in Moneybird te verwerken, maar ik wil er op voorhand wel vast bij aangeven dat dit momenteel geen standaard functionaliteit is. Sommige stappen kunnen daardoor misschien wat omslachtig overkomen.

Je kunt de volgende aanpassingen maken in Moneybird, zodat je de afstandsverkopen kunt verwerken:

1. Vermeld het buitenlandse btw-nummer op je facturen Als je bent ingeschreven bij de belastingdienst van het betreffende land, zul je een extra btw-nummer uit dat land krijgen. Je kunt het buitenlandse btw-nummer met behulp van een extra veld op je facturen vermelden. In de kennisbank op de website vind je meer informatie over hoe je met extra velden kunt werken: Extra velden.

   Let er op dat als je ook een UBL-factuur naar je klant stuurt, in de UBL-factuur alleen je ‘normale’ btw-nummer wordt verwerkt en niet het extra buitenlandse btw-nummer. UBL-facturen zijn doorgaans alleen nuttig als je klant een ondernemer/bedrijf is. Bij afstandsverkopen is je klant een particulier, je kunt er daarom voor kiezen om de UBL-factuur niet naar de klant te sturen. Bij de gegevens van de klant op het tabblad Contacten kun je instellen dat je geen UBL-factuur als extra bijlage wilt meesturen.

2. Voeg buitenlandse btw-tarieven toe De buitenlandse btw-tarieven zijn niet standaard beschikbaar in Moneybird, maar je kunt deze zelf aanmaken. Het zelf aanmaken van tarieven is een ‘verstopte’ functie in Moneybird. We hebben deze functie verstopt, omdat de meeste bedrijven voldoende hebben aan de standaard lijst met tarieven die beschikbaar zijn en in het verleden hebben we gemerkt dat mensen toch zelf tarieven aanmaakten en daarbij niet de goede instellingen gebruikten, waardoor de btw niet goed in de rapporten werd verwerkt.

   Om zelf een btw-tarief aan te maken, kun je achter de URL van je account de toevoeging /tax_rates/new?advanced=true zetten. De URL wordt dan vergelijkbaar aan https://moneybird.com/123456789123456789/tax_rates/new?advanced=true. Je krijgt dan een scherm waarin je zelf een btw-tarief kunt aanmaken.

   Het is handig om de naam van het land te verwerken in de naam van het btw-tarief, zodat je later tijdens het maken van een factuur goed kunt herkennen welk btw-tarief je nodig hebt.

   Afstandsverkopen moeten in je Nederlandse btw-aangifte worden aangegeven bij rubriek 3c. Dit kun je regelen door bij het aanmaken van het btw-tarief bij ‘Rapportkenmerk 1’ te kiezen voor ‘NL/3c Installatie/afstandsverkopen binnen de EU`. ‘Rapportkenmerk 2’ heb je niet nodig en kun je op ‘Geen kenmerk’ laten staan. Bij de ‘Belastingcategorie’ kun je kiezen voor ‘Hoog tarief’ of ‘Laag tarief’, afhankelijk van of het het hoge of lage btw-tarief in het betreffende land is.

3. Je btw-aangiftes Als je tenslotte een verkoopfactuur verstuurt met daarop het aangemaakte btw-tarief, wordt automatisch het juiste percentage aan btw berekenen en meegenomen bij rubriek 3c in het rapport voor je Nederlandse btw-aangifte. Je moet ook btw-aangifte doen in het betreffende land, hiervoor is helaas niet direct een rapport beschikbaar in Moneybird. Wel kun je in Moneybird de bedrag opvragen die je naar klanten in het betreffende land hebt gefactureerd:

   Als je bij het btw-rapport in het filter kiest voor ‘Soort btw-rapportage: Btw-overzicht’, dan krijg je een overzicht van de bedragen per btw-tarief dat je hebt gebruikt. Als je de naam van het land in de naam van het btw-tarief hebt verwerkt, kun je uit dit overzicht halen welke bedragen je moet aangeven.

Wanneer je levert aan particulieren in andere EU-landen, kunnen er verschillende regelingen van toepassing zijn. Hierdoor kan ik niet meteen aangeven welk btw-tarief je nodig hebt. Op onze website vind je een btw-tarief calculator met de regelgeving vanaf 1 juli 2021: btw-tarief calculator. In deze calculator kun je een aantal vragen beantwoorden over jouw situatie. Je krijgt dan advies over welk btw-tarief je op de factuur voor je klant kunt gebruiken.

De benodigde btw-tarieven kun je toevoegen via Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw.

Als je facturen in een andere taal wilt maken, kun je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows per taal een workflow aanmaken. In de kennisbank op onze website vind je hier uitgebreidere informatie over: Facturen versturen in andere talen.

Als je meerdere workflows hebt, kun je bij het maken van een factuur kiezen welke workflow (en dus welke taal) je wilt gebruiken. Als je vaker een factuur voor de klant maakt, kun je de workflow ook bij de gegevens van de klant op het tabblad Contacten opslaan. Dan wordt de workflow automatisch geselecteerd als je een nieuwe factuur voor de klant maakt.

Voor het versturen van facturen naar het buitenland gelden extra regels, de precieze regels zijn afhankelijk van de situatie. Er zit bijvoorbeeld verschil in de eisen aan een factuur voor klanten binnen de EU en klanten buiten de EU. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Facturen versturen naar het buitenland.

We raden het niet aan om een factuur te verwijderen als je die ook naar je klant hebt verzonden. In plaats van de factuur te verwijderen, kun je de factuur het beste crediteren. Open daarvoor de factuur en kies via Extra > Dupliceer naar creditfactuur om de factuur dupliceren als een creditfactuur. Deze factuur kun je vervolgens verzenden.

Als de oorspronkelijke factuur nog niet is betaald door je klant, kun je via de melding die na het verzenden boven de factuur verschijnt, de factuur en de creditfactuur tegen elkaar wegstrepen. Beide facturen krijgen dan de status 'Betaald'.

Als de oorspronkelijke factuur wel betaald is door je klant, maar had hij dat achteraf gezien niet gehoeven, dan kun je het bedrag terugstorten. De transactie van de terugstorting kun je vervolgens aan de creditfactuur koppelen.

Ten slotte: Het is wel mogelijk om je factuur te verwijderen, dit doe je via Extra > Verwijder factuur.

Facturen die zijn aangemaakt vanuit de checkout kunnen niet verwijderd worden omdat deze aan een bestelling gekoppeld zijn. Dat is ook zo als het om een test gaat: de reden daarvoor is dat de facturen (ondanks dat ze een test zijn) deel uitmaken van de factuurnummerreeks - die moet van de Belastingdienst oplopend zijn.

Je kunt de facturen wel crediteren om ervoor te zorgen dat de geboekte bedragen weer uit je rapporten verwijderd worden. In het volgende kennisbankartikel vind je meer informatie: https://www.moneybird.nl/kennisbank/creditfactuur/.

Je kunt in de resultatenrekening in het filter kiezen voor 'zonder project'. Je krijgt dan de omzet en kosten te zien die niet op een project is geboekt. Als je op de bedragen doorklikt, krijg je de specificatie te zien. Vanuit de specificatie kun je doorklikken naar de betreffende boeking (bijvoorbeeld een factuur) om alsnog een project te selecteren.

Als je de omzetcategorie van een factuur wilt aanpassen, kan dat op de volgende manier: Open de factuur en klik op de tabel met de factuurregels. Als de factuur al verzonden is, kun je bevestigen dat je zeker weet dat je de factuur wilt bewerken. Vervolgens kun je per regel de categorie veranderen.

Als je een factuur hebt verwijderd, kan deze niet meer via Moneybird teruggehaald worden, het verwijderen is definitief.

Het is wel mogelijk om de factuur opnieuw aan te maken. Als je een nieuwe factuur maakt, kun je in het schermpje waar je het contact kunt selecteren, het factuurnummer en de factuurdatum goed zetten. Als de factuur niet opnieuw naar de klant gestuurd hoeft te worden, kun je bij het verzenden kiezen voor de optie 'Factuur handmatig verzenden'. De factuur zal dan als verzonden worden gemarkeerd, maar Moneybird stuurt hem niet daadwerkelijk naar je klant.

Als je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Nummering & kopie mail hebt ingesteld dat je kopieën van verzonden facturen wilt ontvangen, kun je de kopie nog terugzoeken in je mailbox.

Als je een in Moneybird aanwezige verkoopfactuur wilt crediteren, kun je de factuur openen en bovenaan kiezen voor Extra > Dupliceer naar creditfactuur. Je krijgt dan een creditfactuur met de gegevens van de oorspronkelijke factuur. In de kennisbank op onze website vind je hier meer informatie over: Creditfactuur maken en versturen.

Het is ook mogelijk om een creditfactuur te maken zonder te dupliceren. Maak daarvoor een nieuwe factuur aan en maak vervolgens óf het aantal, óf het bedrag negatief door er een min-teken voor te zetten. Als het totaalbedrag van de factuur negatief is, wordt het automatisch een creditfactuur.

Bij een (concept)factuur kun je een pakbon downloaden door te klikken op Downloaden > Download als pakbon. De pakbon is een uitdraai van de factuur zonder factuurnummer, bedragen en betalingsvoorwaarden. In de kennisbank op onze website vind je een voorbeeld: Pakbonnen maken

Het is niet mogelijk om vanuit een offerte direct een pakbon te downloaden. Wanneer je een offerte hebt verzonden kun je de offerte factureren door te klikken op 'Factureer offerte'. Er wordt dan een conceptfactuur klaargezet met dezelfde inhoud als de offerte. Van deze conceptfactuur kun je vervolgens een pakbon downloaden via Download factuur > Download als pakbon bovenaan de factuur.