Facturen

Je kunt de workflow van een verkoopfactuur alleen pauzeren als je het automatisch herinneren aan hebt staan. De functie 'Factuur pauzeren' is er voor bedoeld dat een factuur niet verder gaat in de workflow, zodat er niet onbedoeld automatisch een herinnering wordt verzonden. Als het automatisch herinneren niet ingesteld staat in de workflow, dan is het niet mogelijk, maar ook niet nodig, om de factuur te pauzeren.

Zodra een factuur verzonden is staat het bedrag daarvan vast. Het is niet mogelijk om via Moneybird bijkomende kosten zoals rente of aanmaningskosten toe te voegen aan een bestaande factuur.

Het is mogelijk om een herinnering naar meerdere e-mailadressen te sturen. Tijdens het verzenden kun je meerdere e-mailadressen gescheiden met een komma invoeren in het veld voor het e-mailadres. Ook kun je via het tabblad Contacten bij de gegevens van de klant meerdere e-mailadressen gescheiden met een komma invoeren in het veld 'E-mailadres facturen'.

Het is niet mogelijk om een oninbaar markering van een factuur ongedaan te maken.

Het kan voorkomen dat je alsnog een betaling van de klant ontvangt, nadat je de factuur als oninbaar hebt gemarkeerd. Je kunt deze betaling dan op de normale manier bij de factuur registreren. Als je de betaling bij de factuur registreert, is de factuur niet meer (volledig) oninbaar.

Meer informatie over de boekingen die Moneybird voor je maakt vind je hier: alsnog betaling ontvangen.

Wanneer een factuur niet betaald gaat worden door je klant, kun je deze als oninbaar markeren. De factuur zal dan verdwijnen uit de lijst van openstaande facturen en Moneybird verstuurt geen herinneringen meer. Kies bij een factuur voor Extra > Markeer als oninbaar.

In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie over wat er boekhoudkundig gezien gebeurt als je een factuur als oninbaar markeert: Oninbare facturen.

Het is mogelijk om in te stellen wanneer je de automatische herinnering wilt versturen. Dit stel je in in de workflow via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows. In elke herinneringstap kun je aangeven dat er automatisch herinnerd moet worden en na hoeveel dagen de herinnering verzonden moet worden. In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Automatisch herinneringen versturen.

Je kunt de standaard teksten die voor de herinneringen worden gebruikt bewerken in de factuurworkflow(s) via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows. Als je de workflow bewerkt, krijg je eerst het scherm voor de instellingen voor de eerste verzending van de factuur. Met de bolletjes bovenaan of met 'volgende stap' onderaan kun je doorklikken naar de stappen van de herinneringen, zodat je daar de teksten naar wens kunt instellen.

Op https://www.moneybird.nl/kennisbank/workflow/ vind je hier meer informatie over.

Als een klant ook na herinneringen een factuur nog niet heeft betaald, dan kun je de factuur ter incasso overdragen aan het incassobureau OnlineIncasso. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Koppelingen kun je een koppeling maken met OnlineIncasso, zodra dat gedaan is kun je in de factuur zelf, via de knop 'Extra', er voor kiezen om de zaak over te dragen aan OnlineIncasso. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie: Incassotraject starten.

Op de website van OnlineIncasso vind je meer informatie over welke diensten ze precies aanbieden, wat de voorwaarden en de kosten daarvan zijn: OnlineIncasso.

Het is mogelijk om verschillende concept- en/of periodieke facturen samen te voegen, maar dat kan alleen als de volgende kenmerken op alle facturen hetzelfde zijn: Contact, workflow, huisstijl, afzenderadres, valuta, taal, inclusief/exclusief btw, factuurdatum, korting onderaan de factuur. Ook als er extra velden zijn ingesteld, moet de inhoud van dat veld op alle facturen hetzelfde zijn. Als ze niet hetzelfde zijn, worden ze niet samengevoegd.

Je kunt de conceptfacturen inplannen voor verzending in de toekomst, dat doe je via de knop 'Verzenden' > 'Verzend in toekomst'. Vervolgens kun je een factuurdatum instellen en de volgende melding aanvinken: 'Stuur één factuur naar dit contact met alle ingeplande facturen die op deze dag verzonden worden. Alle factuurregels en bijlagen van deze facturen komen in één factuur te staan.' Bij periodieke facturen kun je aangegeven dat de facturen automatisch verzonden kunnen worden en dan ook de melding over het samenvoegen aanvinken.

We hebben voor het online bekijken van facturen en offertes een extra beveiliging toegevoegd. Hierdoor moeten je klanten eerst een code invoeren om het document te kunnen bekijken. Hiermee kan de online pagina niet worden geopend door iemand die er niets mee te maken heeft. Deze functionaliteit is niet apart in te stellen en kun je dus niet uitzetten. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Toegangscode voor online facturen.

Als je bij de factuur een workflow gebruikt waarin SEPA incasso actief is, moeten er bij de gegevens van het contact extra gegevens opgeslagen zijn die nodig zijn voor de incasso. Denk bijvoorbeeld aan het IBAN en het mandaatnummer. Als deze gegevens niet zijn opgeslagen bij het contact, krijg je bij het verzenden een foutmelding.

Als het de bedoeling is dat het bedrag wel bij je klant wordt geïncasseerd, kun je de benodigde gegevens nog bij het contact opslaan.

Als het niet de bedoeling is dat het bedrag bij je klant wordt geïncasseerd, kun je de workflow van de factuur aanpassen naar een workflow waarin SEPA incasso niet actief is.

Als je op een factuur het btw-tarief 'Dienst binnen EU', 'Product binnen EU' of 'Btw verlegd binnenland' gebruikt, moet het btw-nummer van je klant op de factuur vermeld worden. Moneybird controleert automatisch of je via het tabblad Contacten een btw-nummer bij de gegevens van de klant hebt opgeslagen en of dit btw-nummer geldig is. Hiervoor wordt een koppeling met VIES gebruikt, dit is een tool van de Europese Commissie voor het controleren van btw-nummers: VIES.

Als Moneybird aangeeft dat een btw-nummer niet geldig is, kun je het btw-nummer ook handmatig bij VIES controleren. Je krijgt dan van VIES informatie over wat je kunt doen als het btw-nummer niet geldig is. In de meeste gevallen is de eerste stap om contact op te nemen met je klant om aan te geven dat het btw-nummer dat je hebt, niet geldig is.

Je kunt meerdere e-mailadressen gescheiden met een komma invoeren in het veld voor het e-mailadres, zodra je de factuur of offerte gaat verzenden. De e-mail wordt dan naar alle adressen verzonden.

Als je vaker een factuur of offerte naar de klant gaat sturen in de toekomst en daarbij iedere keer meerdere e-mailadressen wilt gebruiken, kun je ze ook allemaal gescheiden met een komma opslaan in het veld voor het e-mailadres bij de gegevens van de klant op het tabblad Contacten.

Zolang de factuur nog niet daadwerkelijk op de post is gedaan, kun je de verzending nog zelf annuleren. Als je de factuur opent, staat er bovenaan een extra melding met de mogelijkheid om de verzending te annuleren.

Een herinnering kun je op dit moment niet zelf annuleren, doordat een herinnering voor meerdere facturen kan zijn. Als je een herinnering wilt annuleren, stuur dan een bericht vanuit je account naar de support van Moneybird met het onderwerp 'Verzenden herinnering per post annuleren' en in het bericht de factuurnummers waarvoor je de herinnering was die je wilt annuleren. Als de herinnering nog niet daadwerkelijk op de post is gedaan, kunnen we de verzending nog voor je annuleren.

Wanneer je een e-mailadres met een eigen domein hebt, is het mogelijk om dit adres als afzenderadres te gebruiken. Dat doe je door aan de instellingen van je domeinnaam een soort doorverwijzing naar ons in te stellen. Je kunt hiervoor bij je webhostingprovider een nieuw DNS record aanmaken. De gegevens die je in je account vindt onder Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens > Bekijk e-mailvoorkeuren, vul je in om het nieuwe record aan te maken. Het kan tot 24 uur duren totdat de instellingen geverifieerd zijn. Meer informatie vind je in de kennisbank op onze website: E-mailvoorkeuren.

Wanneer je facturen wilt printen op briefpapier, dan kun je dat instellen in de huisstijl. Daarvoor ga je naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen en klik je op 'Bewerken' bij de betreffende huisstijl. Vervolgens kun je via de knop 'Instellingen' de optie 'Ik wil documenten op mijn eigen briefpapier printen' aanvinken en de wijzigingen opslaan.

Wanneer je vervolgens de betreffende huisstijl op de factuur hebt geselecteerd en deze hebt verzonden, vind je onder de knop 'Downloaden' een optie om de factuur te downloaden voor op briefpapier. Je krijgt dan een PDF zonder logo en zonder je bedrijfsgegevens, deze PDF kun je op je briefpapier printen.

Het is mogelijk om een factuur opnieuw te verzenden via Verzenden > Verzend factuur opnieuw bovenaan de factuur. Maar hierbij kan niet gekozen worden voor Peppol als verzendmethode. Peppol is alleen beschikbaar bij de eerste verzending van de factuur.

Als je klant een ondernemer/bedrijf is, kan hij de factuur met behulp van de UBL-factuur makkelijk in zijn boekhouding verwerken. In de kennisbank vind je meer informatie UBL Facturen versturen.

Het is mogelijk om het meesturen van de UBL uit te schakelen. Dat kan op verschillende manieren: - Via Tandwiel > Instellingen > Peppol & UBL kun je het in één keer voor alle contacten uitschakelen. - Via het tabblad Contacten kun je per klant instellen of je de UBL-factuur wel of niet als extra bijlage wilt meesturen. - Op het moment dat je een factuur per e-mail verzendt, kun je aangeven of je de UBL-factuur wel of niet wilt meesturen. Wat je hier kiest geldt alleen voor de factuur die je op dat moment verzendt.

Als Moneybird een e-mail niet kan afleveren, wordt er een taak bij de betreffende factuur of offerte gezet met de tekst 'Het versturen van de factuur naar «e-mailadres» is mislukt, controleer het e-mailadres.' Bij het takenicoon rechtsboven in de blauwe balk kun je zien of je openstaande taken hebt. Via de taak kun je de betreffende factuur of offerte openen. Als je het document opnieuw verzendt, wordt de taak automatisch afgevinkt. Als de nieuwe verzending ook mislukt, krijg je automatisch een nieuwe taak bij het document.

Moneybird kan de toeristenbelasting niet automatisch voor je berekenen, maar je kunt dit wel zelf op de factuur vermelden op een extra factuurregel. Als de toeristenbelasting in jouw gemeente een percentage is, kun je het percentage In het veld voor het aantal zetten. Als je dan in het veld voor het bedrag het bedrag zet waarover het percentage berekend moet worden, maakt Moneybird de berekening automatisch voor je.

Je kunt het beste een aparte categorie aanmaken voor de toeristenbelasting, zodat je via de rapporten makkelijk kunt zien om welke bedragen het gaat. De aanslag voor de toeristenbelasting die je moet afdragen kun je invoeren via het tabblad Inkomend.

Je kunt in de huisstijl instellen dat je de BIC-code op je facturen wilt vermelden. Dit kan met de volgende stappen:

1. Ga naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstiijlen en bewerk de huisstijl.
2. Klik in de huisstijl editor op het deel met je bedrijfsgegevens.
3. De BIC-code staat in de kolom 'Beschikbare velden', versleep deze naar de linkerkolom.
4. Het label 'BIC' wordt niet standaard getoond, deze kun je nog aanzetten. Als je met je muis op de BIC-code gaat staan, komen er drie knoppen beschikbaar, als je op de knop met de drie horizontale streepjes klikt, wordt het label weergegeven.
5. Klik op 'Ok' en vervolgens op 'Opslaan'. Het veld is aan je huisstijl toegevoegd en wordt op nieuwe facturen getoond. Reeds verzonden facturen kunnen niet aangepast worden.

Wanneer je een kortingspercentage geeft over het totaalbedrag, dan kan er een afrondingsverschil ontstaan. Bijvoorbeeld: als je 5% korting geeft op 50 cent, dan is het kortingsbedrag 2,5 cent. Omdat halve centen niet bestaan, wordt het kortingsbedrag afgerond. In dit voorbeeld zou het kortingsbedrag dan 2 cent worden.

Als je dit niet wilt, dan kun je handmatig korting toepassen door losse factuurregel toe te voegen op je factuur en een min-teken voor het aantal óf voor het bedrag te zetten.

Als je facturen maakt met de instelling 'inclusief btw', zijn de bedragen die je op de factuurregels zet, inclusief btw. Je kunt dan een extra regel toevoegen met een negatief bedrag voor de korting, dit bedrag is dan ook inclusief btw.

Als je de optie 'korting over totaalbedrag' gebruikt, wordt de korting exclusief btw weergegeven.

Je kunt een lege regel in de tabel toevoegen door het veld voor het aantal leeg te maken, in de omschrijving <br> te zetten en er voor te zorgen dat het bedrag op 0 staat.

Met de periodeselectie op de factuurregels van verkoop- en inkoopfacturen kun je aangeven in welke periode de levering heeft plaatsgevonden. Moneybird boekt de omzet of kosten dan in de resultatenrekening in die periode. Als de periode in twee of meer maanden valt, wordt het bedrag evenredig verdeeld over deze maanden. Uitgebreidere informatie over de periodeselector vind je in de kennisbank op onze website: Periodeselectie.

Bij het verzenden van de factuur wordt het concept-factuurnummer automatisch vervangen door het definitieve nummer. Als je op de factuur op het conceptnummer klikt, kun je al wel zien welk factuurnummer hij gaat krijgen. Ook bij het versturen van de factuur zie je in het verzendscherm welk factuurnummer de factuur gaat krijgen. Je hoeft het conceptnummer dus niet zelf aan te passen naar het daadwerkelijke factuurnummer.

Als je een URL in de tekst zet, wordt het automatisch een klikbare link in de PDF van de factuur/offerte. Het is daarnaast ook mogelijk om klikbare woorden te maken, die verwijzen naar een URL. Dat kan vergelijkbaar aan onderstaande notitie:

"Klik hier voor Moneybird":https://moneybird.nl

Op de factuur of offerte wordt dan de tekst 'Klik hier voor Moneybird' weergegeven. De link is alleen klikbaar in de PDF versie, dus niet in jouw administratie in Moneybird of in de online weergave omdat de online weergave alleen een afbeelding van de factuur/offerte is.

Als je producten of diensten levert die zijn vrijgesteld van btw, kun je bij het maken van de factuur het btw tarief 'btw vrijgesteld' gebruiken. Als dit tarief op je factuur wordt gebruikt, wordt er niet automatisch vermeld dat de factuur vrijgesteld is van btw. Je kunt dit zelf vermelden op een losse factuurregel of in de betalingsgegevens onderaan de factuur.

Als je altijd facturen verstuurt die vrijgesteld zijn van btw, dan kun je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows de workflow(s) bewerken en in de betalingsgegevens noteren dat de facturen vrijgesteld zijn van btw. Als je regelmatig btw vrijgestelde facturen verstuurt, maar ook facturen verstuurt waarop wel btw van toepassing is, kun je een meerdere workflows toevoegen waarin je in de ene de vrijstelling wel benoemt en in de andere niet. Tijdens het maken van een factuur kun je kiezen welke workflow je wilt gebruiken.

Het is mogelijk om de periodeselectie wel te gebruiken, maar niet zichtbaar te maken op de factuur. Hier zitten wel twee nadelen aan:

1. De periodeselectie is voor jezelf ook niet meer zichtbaar op de factuur. Als je dus wilt nagaan waarom bijvoorbeeld de omzet is verdeeld over een periode, dan kun je dit niet meer terugzien op de factuur. Dit zie je nog wel terug in het scherm waar je je factuurregels kunt bewerken.

2. Je zult in deze situatie zelf moeten nagaan of je factuur nog wel voldoet aan de factuureisen vanuit de Belastingdienst.

Als je periodeselector niet wilt tonen op je factuur, dan kun je dat instellen met CSS, de taal waarmee de opmaak beschreven wordt, in de huisstijl editor. Ik zal je er een stappenplan voor geven:

1. Ga via het tandwiel rechtsboven naar Administratie-instellingen > Huisstijlen en klik op de betreffende huisstijl(en).
2. In de editor klik je op de knop CSS.
3. Kopieer onderstaande CSS code en plak dit in het witte tekstveld.
4. Als het goed staat, klik onderaan op Opslaan om de wijziging op te slaan. De wijziging wordt doorgevoerd op eventuele concept facturen/offertes die klaar staan en de nieuwe facturen/offertes die je maakt. Facturen en offertes die al verzonden zijn, worden niet meer aangepast.

De code die je kunt gebruiken is:

div.document .document-details tr[class*="ledger_account"] td .period { display: none; }

Je kunt de teksten van facturen en offertes opmaken door speciale tekens om je tekst te plaatsen. Om tekst dikgedrukt te maken, kun je een sterretje ( * ) voor en achter de tekst zetten. Voor schuingedrukte tekst, gebruik je underscores ( _ ) en voor onderstreepte tekst plus-tekens ( + ).

Als je extra tekst op je facturen wilt zetten, kan dat op verschillende manieren: 1. Als het om korte informatie gaat, kun je er een extra veld voor maken. In de kennisbank vind je meer informatie: Extra velden op je factuur. 2. Als het te maken heeft met de producten/diensten die je levert, kun je extra informatie toevoegen op een factuurregel. Als je het veld voor het aantal leegmaakt en er voor zorgt dat het bedrag op 0 staat, wordt op die regel alleen de tekst van de omschrijving weergegeven. 3. Je kunt extra informatie toevoegen in de voetnoot van de factuur. Per factuur kun je de voetnoot aanpassen en als je de extra informatie op iedere factuur wilt vermelden, kun je de informatie via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows opslaan in de workflow.

Het is mogelijk om nog een factuur voor 2020 aan te maken in Moneybird. Je zult wel zelf moeten nagaan of dat ook nog met terugwerkende kracht toegestaan is in jouw situatie.

In het scherm waar je het contact kunt selecteren, kun je het factuurnummer en de factuurdatum handmatig aanpassen. Als je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Nummering & kopie mail de tag {year} in het factuurnummersjabloon hebt gebruikt, wordt automatisch het jaartal van de factuurdatum gebruikt. Als je de datum op de factuur aanpast naar een datum in 2020, komt er dus in het factuurnummer ook 2020 te staan. Dit wordt wel pas zichtbaar, nadat de wijziging van de datum is opgeslagen.

In Moneybird is het niet mogelijk om een extra kolom toe te voegen in de kolom met de factuuregels. Als je extra gegevens op de factuurregels wilt vermelden, kun je dit in het veld voor de omschrijving verwerken.

In het veld voor de omschrijving kun je bepaalde woorden/delen ook opmaak geven, zodat je de gegevens meer kunt structureren. Dit doe je door speciale tekens om de tekst te plaatsen. Om tekst dikgedrukt te maken, kun je een sterretje ( * ) voor en achter de tekst zetten. Voor schuingedrukte tekst, gebruik je underscores ( _ ) en voor onderstreepte tekst plus-tekens ( + ).

Je kunt korting op een factuur op twee manieren verwerken binnen Moneybird. In de kennisbank op onze website vind je een uitleg over de twee manieren: Korting geven op facturen.

Een gedeelte creditfactuur kun je op dezelfde manier maken als een gewone creditfactuur. Je kunt de oorspronkelijke factuur openen en via 'Extra' > 'Dupliceer naar creditfactuur' de factuur dupliceren als een creditfactuur. Deze factuur kun je aanpassen. Om niet het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur te crediteren, vul je bij 'Bedrag' het te crediteren bedrag in. Er hoeft geen min-teken voor, omdat die al voor het aantal staat.

Als je alle aanpassingen aan de creditfactuur hebt gedaan, kun je de factuur verzenden. Na het verzenden krijg je de melding "Deze creditfactuur crediteert een onbetaalde factuur. Wil je beide facturen tegen elkaar wegstrepen door voor beide facturen een betaling te registreren?".

Als de oorspronkelijke factuur nog niet betaald is, dan kun je op de knop klikken. Het gecrediteerde bedrag wordt dan tegen de oorspronkelijke factuur weggestreept. Je creditfactuur krijgt dan de status 'Betaald'. Op de oorspronkelijke factuur staat dan nog het resterende bedrag open. Als je klant dit bedrag betaald, kun je de banktransactie van die betaling aan de oorspronkelijke factuur koppelen.

Als de oorspronkelijke factuur al wel betaald is, dan zul je het bedrag van de creditfactuur waarschijnlijk aan je klant terugbetalen. In dat geval hoef je niet op de knop te klikken om het bedrag tegen de oorspronkelijke factuur weg te strepen. Als je het bedrag aan je klant betaald hebt, dan kun je de banktransactie koppelen aan de creditfactuur. De knop blijft om het bedrag weg te strepen blijft zichtbaar totdat de creditfactuur de status 'Betaald' heeft.

Als je via de beginbalans openstaande debiteuren hebt toegevoegd en nu voor een debiteur een creditfactuur wilt sturen, zodat dit uiteindelijk klopt in je administratie, dan kun je op de volgende manier te werk gaan:

Stap 1: Je kunt een losse creditfactuur maken voor het bedrag dat je wilt crediteren bij de debiteur. Per debiteur kun je een creditfactuur maken met het totaalbedrag dat je wilt crediteren. Op het tabblad 'Facturen' kun je een nieuwe factuur aanmaken en vervolgens óf het aantal, óf het bedrag negatief maken door er een min-teken voor te zetten. Als het totaalbedrag van de factuur negatief is, wordt het automatisch een creditfactuur. Deze factuur verzend je vervolgens.

Na het verzenden, heeft de factuur de status 'Openstaand'. Om de factuur op de status 'Betaald' te krijgen en het weg te boeken tegen het bedrag op je balans, kun je het volgende doen:

Stap 2: Je kunt bij de creditfactuur een betaling zonder bewijs registreren via 'Registreer betaling' > 'Betaling zonder bewijs'. De factuur krijgt hiermee de status 'Betaald'.

Stap 3: Door op deze wijze een betaling te registreren, ontstaat er een boeking op de post 'Te rubriceren ontvangen betalingen' op je balans. Hierdoor zijn er in dit geval twee boekingen in je administratie die tegen elkaar weg moeten vallen: - 'Debiteuren' (met het openstaande bedrag van de beginbalans van een debiteur). Bij deze debiteur staat 'Onbekend contact'. - 'Te rubriceren ontvangen' betalingen met het bedrag dat je hebt geregistreerd bij de creditfactuur.

Deze twee bedragen kun je tegen elkaar wegboeken middels een memoriaalboeking. Je kunt deze memoriaalboeking aanmaken op het tabblad 'Inkomend' met de volgende twee regels:

• 'Debiteuren' met het bedrag van de creditfactuur op credit.
• 'Te rubriceren betalingen' met het bedrag van de creditfactuur op debet.

Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen kun je de opbouw van de factuur- en offertenummers instellen. Zorg er voor dat je in het sjabloon altijd de tag {id} gebruikt, met deze tag wordt bij iedere factuur automatisch het eerstvolgende nummer geselecteerd. Je kunt ook instellen welk volgnummer er bij de eerstvolgende factuur/offerte gebruikt moet worden.

Als je dit eenmaal goed hebt ingesteld, hoef je tijdens het maken van facturen en offertes niet meer op de nummering te letten. Iedere nieuwe factuur of offerte krijgt dan bij het verzenden automatisch een opvolgend nummer met de juiste opbouw.

Meer informatie over een correctie nummering vind je in onze kennisbank: Factuurnummering.

De code onderaan de factuur is een gestructureerd betalingskenmerk. Als je klant dit kenmerk bij de betaling vermeldt, kan Moneybird de transactie van de betaling automatisch verwerken, zodat je er zelf geen omkijken meer naar hebt. Dit is vergelijkbaar met het betalingskenmerk van acceptgiro's, maar dan een nieuwere Europese versie (de kenmerken van acceptgiro's worden alleen in Nederland gebruikt). In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Wat is het gestructureerde betalingskenmerk?

Als je het gestructureerde betalingskenmerk niet wilt gebruiken, maar in plaats daarvan een factuurnummer wilt weergeven op die plek op de factuur, dan is dat ook mogelijk. Je kunt dan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows, de factuurworkflow(s) iets aanpassen. In de tekst zal nu de tag {document.payment_reference} staan, die kun je vervangen door {document.invoice_id}. Dan komt het factuurnummer in de tekst te staan. Dit heeft wel tot gevolg dat Moneybird je banktransacties minder goed automatisch voor je kan verwerken. Als Moneybird een transactie niet automatisch kan verwerken, kun je dat wel zelf doen via het tabblad Bank.

Als je een extra veld aanmaakt, kun je instellen of het veld weergegeven moet worden in een huisstijl. Als het veld nog niet wordt weergegeven, kan dat later altijd nog via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen in de huisstijl aangepast worden. Als je een huisstijl bewerkt en het gedeelte met je bedrijfsgegevens klikt (voor extra velden voor het afzenderadres is) of op het gedeelte bij het factuur-/offertenummer (voor extra velden voor contacten, facturen of offertes), kun je instellen welke velden er wel en niet weergegeven moeten worden.

Je kunt via Administratie-instellingen > Producten de producten en diensten opslaan die je regelmatig verkoopt. Deze producten kun je vervolgens toevoegen op de offertes en facturen door te beginnen met typen, de producten worden automatisch aangevuld. Of je klikt op +Product onder de tabel met de factuurregels, je kunt de producten dan selecteren uit de lijst. Dit is vooral handig als je meerdere producten tegelijk wilt toevoegen. In de kennisbank op onze website vind je een uitgebreidere uitleg: Producten toevoegen aan je boekhouding.

Als je per ongeluk een betaling bij een factuur hebt geregistreerd, kun je die betaling weer verwijderen. Als je de factuur opent, staat er aan de rechterkant een melding over de betaling. (Als je op een kleiner scherm werkt, kan het zijn dat je eerst even op 'bekijk historie' moet klikken om de melding te zien.) Als je op het kleine pijltje rechts naast de melding klikt, krijg je meer informatie te zien, daar staat ook de mogelijkheid bij om de betaling te verwijderen.

De status van de factuur zal dan weer 'Openstaand' of 'Verlopen' worden, afhankelijk van de vervaldatum van de factuur.

Het is mogelijk om je klanten via iDEAL te laten betalen, hiervoor kun je een koppeling met payment service provider Mollie maken (Mollie). In de kennisbank op onze website vind je informatie over hoe je de koppeling kunt instellen: iDEAL op je facturen.

Je kunt via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows, in de factuurworkflow instellen of de online betaalmogelijkheden van Mollie wel of niet aangeboden worden. Als je het vinkje voor 'Mollie' weghaalt, wordt het niet meer aangeboden aan je klanten. Je kunt dit in de workflow per stap (de eerste verzending en de herinneringen) instellen.

Als je voor het aanbieden van online betalingen de koppeling met Mollie gebruikt en daarbij betalingen via een creditcard hebt ingesteld, kan het voorkomen dat je klant toch niet via creditcard kan betalen. Dit komt over het algemeen doordat er bij Mollie een maximumbedrag is dat via creditcard betaald kan worden. Als het bedrag van de factuur hoger is dan het maximum, dan staat creditcard niet in het keuzelijstje met de beschikbare betaalmethodes.

Het maximumbedrag voor creditcardbetalingen verschilt per Mollie-account. Op de website van Mollie vind je meer informatie: Wat is het minimum- en maximumbedrag per betaalmethode?

Bij het online betalen via Mollie is er per betaalmethode (zoals iDEAL) een minimum- en een maximumbedrag. Op de website van Mollie vind je een overzicht van de bedragen per betaalmethode: Het minimum- en maximumbedrag per betaalmethode.

Moneybird berekent automatisch aan de hand van de betalingen die bij de factuur zijn geregistreerd of er een openstaand bedrag is. Als er een openstaand bedrag is, dat anders is dan het totaalbedrag van de factuur, wordt dat weergegeven op de factuur.

Als het openstaande bedrag niet lijkt te kloppen, kun je aan de rechterkant bij de factuur zien welke betalingen er zijn geregistreerd. Als er betalingen zijn geregistreerd die niet juist zijn, kun je die betalingen verwijderen. Rechts naast de melding van een betaling staat een klein pijltje, als je daar op klikt, krijg je de mogelijkheid om de betaling te verwijderen.

Als je twee facturen hebt, waarbij je bij de ene een bedrag moet betalen en bij de andere een bedrag krijgt, dan kun je deze twee facturen met elkaar verrekenen. Voorwaarde hierbij is dat de twee facturen gekoppeld zijn aan hetzelfde contact.

Hoe je facturen met elkaar kunt verrekenen, ligt eraan of er wel of geen betaling is geweest.

• Als de bedragen precies tegen elkaar wegvallen kun je de creditfactuur meteen verrekenen met de orginele factuur via 'Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.

• Als er wel een deel betaald is, kun je de originele factuur koppelen aan de transactie in het tabblad Bank via 'Betaling > Registreer betaling > Overboeking'. De creditfactuur kun je verrekenen met de originele factuur via 'Betaling > Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.

Dit geldt voor (credit) verkoopfacturen, (credit) externe facturen en (credit) inkoopfacturen.

In Moneybird kun je bij het invoeren van de factuur aangeven in welke valuta de bedragen zijn. Als het een vreemde valuta is, kun je bij het registreren van de betaling aangeven welk bedrag de betaling in de betreffende valuta en in de basisvaluta van je administratie (meestal euro's) is. Aan de hand van deze gegevens wordt een eventueel koersverschil automatisch berekend en in je boekhouding verwerkt.

In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Koersverschil bij facturen met een vreemde valuta.

Een factuur kan op twee momenten de status 'in betaling' krijgen: 1. De klant is een online betaling via Mollie of PayPal gestart, maar de betaling is (nog) niet afgerond. Op het moment dat de betaling wordt afgerond, krijgt Moneybird automatisch een seintje en verandert de status naar 'Betaald'. Als de online betaling wordt geannuleerd, verandert de status naar 'Openstaand' of 'Verlopen' (afhankelijk van de vervaldatum). Als je zelf helemaal zeker weet dat de klant de online betaling niet afrondt, kun je de online betaling ook zelf annuleren als je de online pagina van de factuur opent. Dat doe je via de optie Extra > Bekijk factuur online bovenaan de factuur. Je opent dan de factuur zoals de klant hem ook ziet. Bij een factuur met de status 'In betaling' staat bovenaan een extra knop waar je de betaling kunt bekijken en annuleren.

1. De factuur is meegenomen in een SEPA incasso-batch. Zodra de incasso is uitgevoerd en de banktransactie van de incasso via het tabblad Bank is verwerkt, verandert de status van de factuur.

Je kunt eerst via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bank een ‘Privé-opnames/stortingen’ rekening aanmaken, als je die nog niet hebt. Daarbij kun je kiezen wat de rechtsvorm van je onderneming is. Er is een verschil tussen de rechtsvormen, omdat het boekhoudkundig gezien anders verwerkt moet worden. Aan de hand van de rekening worden automatisch de juiste categorieën aangemaakt.

Bij de factuur waarvan je het bedrag privé hebt ontvangen, kun je bovenaan kiezen voor 'Registreer betaling' om een betaling te registreren, kies dan voor 'Privé ontvangen door'. In de kennisbank vind je meer informatie over verschillende situaties met geld tussen zakelijk en privé: Privébetalingen verwerken.

Er zijn twee manieren om een aanbetaling te verwerken in Moneybird. Je kunt meerdere facturen maken of je kunt één factuur maken waarop je een deelbetaling laat plaatsvinden. In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Aanbetalen van facturen.

Kies je voor meerdere facturen dan kun je alle facturen al wel vast aanmaken en de verzending inplannen via Verzenden > Verzend in toekomst.

Doordat de btw per factuur berekend wordt, kan de btw niet altijd per factuurregel weergegeven worden, omdat er dan door de afronding verschillen kunnen ontstaan. Als de btw per factuurregel weergeven zou worden, zou het totaal van de verschillende regels hoger of lager kunnen worden dan er daadwerkelijk op de factuur is berekend. Of de btw wel of niet per regel weergegeven kan worden, hangt af van of de bedragen op de factuurregels inclusief (dan kan het wel) of exclusief (dan kan het niet) btw zijn ingevuld.

Bij de export per document worden de btw-bedragen wel altijd weergegeven, aangezien er dan geen verschillen kunnen ontstaan, omdat er geen andere afronding plaats vindt.

Voor diensten buiten de EU is er geen standaard tarief beschikbaar, omdat er daarbij verschillende situaties kunnen zijn. Via de rekenhulp op de website van de Belastingdienst kun je achterhalen welke regels er voor jouw situatie gelden: Diensten in en uit het buitenland.

Vaak staat in het resultaat van deze rekenhulp 'U stuurt een factuur zonder Nederlandse btw.' en 'U geeft deze dienst niet aan in uw btw-aangifte.' Als dat bij jou ook de uitkomst is, kun je in Moneybird het tarief 'Geen btw' gebruiken.

Voor het versturen van facturen naar het buitenland gelden extra regels, de precieze regels zijn afhankelijk van de situatie. Er zit bijvoorbeeld verschil in de eisen aan een factuur voor klanten binnen de EU en klanten buiten de EU. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Facturen versturen naar het buitenland.

Als je facturen in een andere taal wilt maken, kun je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows per taal een workflow aanmaken. In de kennisbank op onze website vind je hier uitgebreidere informatie over: Facturen versturen in andere talen.

Als je meerdere workflows hebt, kun je bij het maken van een factuur kiezen welke workflow (en dus welke taal) je wilt gebruiken. Als je vaker een factuur voor de klant maakt, kun je de workflow ook bij de gegevens van de klant op het tabblad Contacten opslaan. Dan wordt de workflow automatisch geselecteerd als je een nieuwe factuur voor de klant maakt.

Wanneer je levert aan particulieren in andere EU-landen, kunnen er verschillende regelingen van toepassing zijn. Hierdoor kan ik niet meteen aangeven welk btw-tarief je nodig hebt. Op onze website vind je een btw-tarief calculator met de regelgeving vanaf 1 juli 2021: btw-tarief calculator. In deze calculator kun je een aantal vragen beantwoorden over jouw situatie. Je krijgt dan advies over welk btw-tarief je op de factuur voor je klant kunt gebruiken.

De benodigde btw-tarieven kun je toevoegen via Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw.

We raden het niet aan om een factuur te verwijderen als je die ook naar je klant hebt verzonden. In plaats van de factuur te verwijderen, kun je de factuur het beste crediteren. Open daarvoor de factuur en kies via Extra > Dupliceer naar creditfactuur om de factuur dupliceren als een creditfactuur. Deze factuur kun je vervolgens verzenden.

Als de oorspronkelijke factuur nog niet is betaald door je klant, kun je via de melding die na het verzenden boven de factuur verschijnt, de factuur en de creditfactuur tegen elkaar wegstrepen. Beide facturen krijgen dan de status 'Betaald'.

Als de oorspronkelijke factuur wel betaald is door je klant, maar had hij dat achteraf gezien niet gehoeven, dan kun je het bedrag terugstorten. De transactie van de terugstorting kun je vervolgens aan de creditfactuur koppelen.

Ten slotte: Het is wel mogelijk om je factuur te verwijderen, dit doe je via Extra > Verwijder factuur.

Je kunt in de resultatenrekening in het filter kiezen voor 'zonder project'. Je krijgt dan de omzet en kosten te zien die niet op een project is geboekt. Als je op de bedragen doorklikt, krijg je de specificatie te zien. Vanuit de specificatie kun je doorklikken naar de betreffende boeking (bijvoorbeeld een factuur) om alsnog een project te selecteren.

Als je een in Moneybird aanwezige verkoopfactuur wilt crediteren, kun je de factuur openen en bovenaan kiezen voor Extra > Dupliceer naar creditfactuur. Je krijgt dan een creditfactuur met de gegevens van de oorspronkelijke factuur. In de kennisbank op onze website vind je hier meer informatie over: Creditfactuur maken en versturen.

Het is ook mogelijk om een creditfactuur te maken zonder te dupliceren. Maak daarvoor een nieuwe factuur aan en maak vervolgens óf het aantal, óf het bedrag negatief door er een min-teken voor te zetten. Als het totaalbedrag van de factuur negatief is, wordt het automatisch een creditfactuur.

Als je de omzetcategorie van een factuur wilt aanpassen, kan dat op de volgende manier: Open de factuur en klik op de tabel met de factuurregels. Als de factuur al verzonden is, kun je bevestigen dat je zeker weet dat je de factuur wilt bewerken. Vervolgens kun je per regel de categorie veranderen.

Als je een factuur hebt verwijderd, kan hij niet meer via Moneybird teruggehaald worden, het verwijderen is definitief.

Het is wel mogelijk om de factuur opnieuw aan te maken. Als je een nieuwe factuur maakt, kun je in het schermpje waar je het contact kunt selecteren, het factuurnummer en de factuurdatum goed zetten. Als de factuur niet opnieuw naar de klant gestuurd hoeft te worden, kun je bij het verzenden kiezen voor de optie 'Factuur handmatig verzenden'. De factuur zal dan als verzonden worden gemarkeerd, maar Moneybird stuurt hem niet daadwerkelijk naar je klant.

Als je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Nummering & kopie mail hebt ingesteld dat je kopieën van verzonden facturen wilt ontvangen, kun je de kopie nog terugzoeken in je mailbox.

Het is niet mogelijk om vanuit een offerte direct een pakbon te downloaden. Wanneer je een offerte hebt verzonden kun je de offerte factureren door te klikken op 'Factureer offerte'. Er wordt dan een conceptfactuur klaargezet met dezelfde inhoud als de offerte. Van deze conceptfactuur kun je vervolgens een pakbon downloaden via Download factuur > Download als pakbon bovenaan de factuur.

Bij een (concept)factuur kun je een pakbon downloaden door te klikken op Downloaden > Download als pakbon. De pakbon is een uitdraai van de factuur zonder factuurnummer, bedragen en betalingsvoorwaarden. In de kennisbank op onze website vind je een voorbeeld: Pakbonnen maken