Gebruikersaccount

Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens, kun je de gegevens wijzigen die op je facturen en offertes moeten staan. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Facturen & jouw pakket kun je, als je klikt op 'wijzig gegevens' het adres wijzigen waarmee je account is geregistreerd, dit adres wordt dan gebruikt op de toekomstige facturen voor de abonnementskosten van je administratie.

Je kunt de meldingen beheren via Tandwiel > Gebruikersaccount. Er zijn twee verschillende onderdelen:

• Bij ‘Jouw gegevens’ kun je instellen of je nieuwsbrieven en tipmails wilt ontvangen;
• Bij ‘Meldingen’ kun je per administratie waartoe je toegang hebt, aangeven welke meldingen per e-mail wilt ontvangen. Wil je geen meldingen ontvangen, dan kies je per administratie 'Geen meldingen' uit het drop-down menu.

Onder aan elk e-mailbericht dat je van ons ontvangt (met uitzondering van de communicatie met support) staat een link naar de plek waar je deze meldingen/emails kunt beheren.

Je kunt de inlognaam en het wachtwoord wijzigen via Gebruikersaccount > Jouw gegevens. Ook kun je hier het e-mailadres waarmee je inlogt wijzigen.

Er zijn twee plekken waar je de taal voor Moneybird kunt instellen:

• Via Tandwiel > Gebruikersaccount > Jouw gegevens stel je de taal van je eigen gebruikersaccount in;
• Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Pakket & betaalmethode onder 'Wijzig gegevens' kun je de taal van de administratie instellen.

Ben je niet meer werkzaam voor een klant en wil je deze uit jouw kantoor-overzicht verwijderen? Dat kun je alleen doen als je eigenaar bent van het kantoor. Navigeer naar: Tandwiel > Mijn kantoor. Aan het eind van de tabel-regel klik je dan op het prullenbak-icoon bij de betreffende administratie.

Meer informatie over het beheren van je boekhoudkantoor vind je in het volgende kennisbankartikel: https://www.moneybird.nl/kennisbank/kantoor-maken/.

Als je jouw boekhoudkantoor verwijdert, dan komen de administraties waar jij toegang tot hebt als boekhouder weer bij jouw eigen administraties te staan. De toegang tot de administraties komt niet te vervallen.

Wil je de toegang tot één administratie intrekken? Dan kun je via Tandwiel > Gebruikersaccount > Boekhoudkantoor de administratie uit de lijst verwijderen. Alle medewerkers en de eigenaar van het boekhoudkantoor verliezen dan de toegang tot de administratie.

Om een boekhoudkantoor aan te kunnen maken heb je als gebruiker minimaal één administratie nodig waarbij je als gebruiker met de rol 'Boekhouder' staat geregistreerd.

Het is niet mogelijk om jezelf als gebruiker uit een boekhoudkantoor te verwijderen. Als je via Tandwiel > Gebruikersaccount naar Boekhoudkantoor gaat en vervolgens naar 'Medewerkers', dan zie je of er meer gebruikers zijn met eigenaar rechten.

Als dat zo is, dan kun je een van hen vragen om jou uit die omgeving te verwijderen.

Als jij de enige eigenaar bent, kun je het beste met één van de medewerkers die ook toegang hebben tot het kantoor overleggen van wie je de rechten aanpast naar 'eigenaar': hij of zij kan jou vervolgens verwijderen uit de kantoor-omgeving.

Het is mogelijk om meerdere telefoons te gebruiken voor de twee-staps-verificatie. Je kunt de procedure via Tandwiel > Gebruikersaccount > Twee-staps-verificatie eerst doorlopen voor de eerste telefoon en daarna nog een keer voor de andere telefoon(s).

Let op: Als je met meerdere personen in Moneybird werkt, is het aan te raden om per persoon een gebruikersaccount aan te maken. Je kunt dan namelijk in Moneybird onder andere zien wie welke actie heeft uitgevoerd. Als je extra gebruikers wilt toevoegen, kan dat via Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers.

Het is niet mogelijk om twee-staps-verificatie in te stellen voor Moneybird op basis van een sms-code, deze methode van verificatie kan te eenvoudig worden onderschept. Er zal dus altijd een extra app of apparaat voor nodig blijven.

Zodra je twee-staps-verificatie gaat activeren in je account, benoemen we de specifieke apps die je kunt gebruiken met een verwijzing naar de locatie waar je deze kunt downloaden.

De uitbreiding van opties voor twee-staps-verificatie staat wel op onze wensenlijst, ik kan op dit moment echter geen concrete uitspraken doen of en wanneer het wordt uitgebreid.

Wanneer een gebruiker inlogproblemen heeft, is het handig wanneer er een back-up e-mailadres is ingevuld. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat iemand geen toegang meer heeft tot het e-mailadres waarmee ingelogd wordt in Moneybird en dat iemand het wachtwoord is vergeten. Als je dan een back-up e-mailadres hebt, kunnen we die gebruiken zodat we je sneller kunnen helpen om weer in te loggen. Meer informatie hierover vind je op de pagina inlogproblemen.

Als je een nieuw e-mailadres hebt, kun je je e-mailadres op een aantal plekken wijzigen in Moneybird:

1. Via Tandwiel > Gebruikersaccount > Jouw gegevens, kun je het e-mailadres wijzigen waarmee je kunt inloggen.

2. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens kun je het e-mailadres wijzigen dat bij het maken en verzenden van je facturen/offertes wordt gebruikt. Het e-mailadres dat je in het afzenderadres opslaat, moet worden geverifieerd. Als je een e-mailadres invult dat nog niet is geverifieerd, kun je het nieuwe e-mailadres niet meteen opslaan. Er wordt automatisch een e-mail gestuurd om het adres te verifiëren. Nadat de verificatie is gedaan, kun je de wijziging in het afzenderadres opslaan. Houd er rekening mee dat de verificatie alleen gedaan kan worden door de eigenaar van de administratie.

3. Via Tandwiel > Administratie Instellingen > Nummering & kopie mail kun je bij het kopje 'E-mailadres voor kopie van facturen & offertes' je nieuwe e-mailadres opslaan voor kopieën van facturen en/of offertes (als je de kopieën wilt ontvangen tenminste, wil je geen kopieën, dan kun je de velden leeglaten).

4. Als je een betaald pakket gebruikt, kun je via Tandwiel > Administratie Instellingen > Facturen & jouw pakket bij je bedrijfsgegevens instellen naar welk e-mailadres wij onze facturen voor de abonnementskosten kunnen sturen.

Het is mogelijk om er voor te zorgen dat je met één keer inloggen naar beide administraties kunt gaan. Je kunt daarvoor de volgende stappen doorlopen:

1. Bepaal eerst welk e-mailadres je in de toekomst voor het inloggen wilt gebruiken, die noem ik nu even 'e-mailadres1';
2. Log vervolgens in op de administratie waar nog geen toegang tot is met dat e-mailadres, je logt dus eerst in met het andere e-mailadres, die noem ik nu even 'e-mailadres2'.
3. Voeg een extra gebruiker toe via Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers: dit is het gebruikersaccount met het e-mailadres dat in de toekomst gebruikt gaat worden (e-mailadres1)
4. Log vervolgens helemaal uit via Tandwiel > Uitloggen.

Bij het toevoegen van de nieuwe gebruiker is er een e-mail gestuurd naar e-mailadres1. In die e-mail staat een link die je kunt openen en daar kun je inloggen met e-mailadres1 om de toegang te accepteren. Als je daarna inlogt met e-mailadres1 heb je toegang tot beide administraties.

E-mailadres2 heeft dan nog steeds toegang tot een van de administraties. Als e-mailadres2 ook toegang moet krijgen tot beide administraties, kun je bovenstaande herhalen, maar dan met de e-mailadressen omgedraaid. Als e-mailadres2 geen toegang meer moet hebben, kun je de toegang van e-mailadres2 verwijderen als je bent ingelogd met e-mailadres1 en naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers gaat.

Vervelend dat je vaak opnieuw moet inloggen. Als je niet hebt aangevinkt dat je voor 7 dagen ingelogd wilt blijven, dan word je na 15 minuten inactiviteit automatisch uitgelogd. Als je dat niet wilt, dan kun je bij het inloggen via https://moneybird.com/login aanvinken dat je voor 7 dagen ingelogd wilt blijven.

Het automatisch ingelogd blijven voor 7 dagen geldt alleen wanneer je elke dag actief bent. Als langer dan 24 uur inactief bent, dus als je gedurende die periode geen enkele actie uitvoert in de administratie, dan word je alsnog automatisch uitgelogd.

Wil je eens kijken of je dit vinkje gezet hebt? Als je dat wel gedaan hebt en je wordt nog steeds automatisch uitgelogd, dan kijken we graag verder mee. Wil je in dat geval contact met ons opnemen via support@moneybird.com of via de blauwe supportknop rechts onderin je scherm?

Een overzicht van actieve sessies kun je opvragen via Gebruikersaccount > Sessies. In dit overzicht kun je zien met welke webbrowser is ingelogd, vanuit welk land dat is gebeurd en wanneer de laatste activiteit heeft plaatsgevonden.

Links om een wachtwoord te herstellen zijn twee uur geldig. Wanneer je via https://moneybird.com/passwords/new een e-mail voor wachtwoordherstel hebt opgevraagd, kun je dat niet nogmaals doen binnen twee uur daarna. De eerste link blijft gewoon geldig totdat je binnen die twee uur je wachtwoord hebt gewijzigd.

Je kunt een API token aanmaken via Tandwiel > Gebruikersaccount > Ontwikkelaars. Je kunt hier kiezen uit twee verschillende API tokens:

• API token voor persoonlijk gebruik: hierbij krijg je alleen een token en is met name bedoeld om een koppeling die je zelf hebt ontwikkeld te testen
• API token voor een externe applicatie: hierbij krijg je meer informatie, waaronder de Client ID.

Als je geen Client ID hebt gekregen van Moneybird, heb je vermoedelijk het verkeerde soort API token aangemaakt. Je kunt een nieuwe token aanmaken en daarbij kiezen voor de token voor een externe applicatie.

Je kunt in je account via Tandwiel > Gebruikersaccount > Meldingen instellen welke meldingen je wilt ontvangen. Als je geen dagelijkse updates wilt, kun je kiezen voor 'geen meldingen'. Onderaan de e-mail met de dagelijkse update staat ook een directe link naar deze pagina.