Rapporten

Voor de openstaande debiteurenlijst ga je naar tabblad 'Rapporten' en klik je op 'Debiteurenoverzicht'. Links bovenaan de pagina kun je een filter instellen, wanneer je deze zet op december 2021 krijg je een overzicht met alleen openstaande bedragen zoals deze op 31-12-2021 in je administratie stonden. Vervolgens kun je dit overzicht exporteren door aan de rechter kant te klikken op 'Exporteren'.

Het zelfde doe je voor de crediteuren: daarvoor is het rapport 'Crediteurenoverzicht' beschikbaar.

Via het Rapporten > Exporteer boekhouding kun je een export per jaar van de grootboekkaarten maken. Je krijgt dan een Excel-bestand met een overzicht van de boekingen op alle categorieën (grootboekrekeningen).

``` In de export van de grootboekkaarten wordt de boekingsdatum gebruikt. Welke datum dat is, hangt af van wat voor soort boeking het is. Een aantal voorbeelden:

• Bij de omzetboekingen staat de datum waarop de omzet is geboekt. Als je de periodeselectie op de factuurregels niet gebruikt, wordt de omzet op de factuurdatum geboekt. Als je de periodeselectie wel gebruikt, kunnen er meerdere boekingen op verschillende data zijn, er is dan in ieder geval een boeking op de eerste dag van de periode en als de periode in twee of meer maanden valt, is er ook een boeking op de eerste dag van de vervolgmaanden.

• Bij de grootboekkaarten van financiële rekeningen staan de boekingen op de datum van de transactie, hier wordt dus inderdaad wel de betaaldatum gehanteerd, maar dat is correct. Op die datum heeft er namelijk ook een mutatie op je bankrekening (of andere financiële rekening) plaatsgevonden.

• Bij de grootboekkaarten van debiteuren en crediteuren zijn er voor betaalde facturen twee boekingen, een boeking op de factuurdatum en een boeking op de betaaldatum. ```

De bedragen die in de samenvatting van de rapporten worden weergegeven bij het btw-overzicht, zijn overgenomen uit het btw-rapport op het tabblad Rapporten. Je mag in de btw-aangifte de bedragen in je eigen voordeel afronden op hele euro’s.

Op de website van de Belastingdienst vind je meer informatie over het afronden van de bedragen in de btw-aangifte: Btw-bedrag afronden.

Het werkkapitaal dat bij de samenvatting van de rapporten wordt weergegeven, wordt berekend aan de hand van de balans. Het wordt als volgt berekend:

Banksaldo + Te ontvangen - Te betalen

De verschillende bedragen worden van de balans gehaald: Banksaldo = het totaal van 'Financiële rekeningen' op de balans Te ontvangen = het totaal van 'Vlottende activa' zonder 'Financiële rekeningen' Te betalen = het totaal van 'Kort vreemd vermogen' zonder 'Financiële rekeningen'

'Financiële rekeningen' kan of onder vlottende activa staan, of onder kort vreemd vermogen, dit is afhankelijk of je een positief of negatief saldo hebt.

In de samenvatting op het tabblad Rapporten zie je een overzicht van de btw-aangifte. Daar wordt het totaal van te betalen minus te vorderen btw weergegeven. Betalingen die gedaan of ontvangen zijn hebben geen invloed op deze bedragen. Hier wordt alleen de te vorderen/te betalen btw getoond over het geselecteerde tijdvak.

Als je vervolgens gaat naar het rapport Balans, kun je het saldo betaalde/ontvangen btw terug vinden onder het kopje 'Btw'.

Wanneer er sprake is van een Nederlands bedrijf met belastingplicht in diverse andere EU-landen, dan zijn er twee mogelijkheden om dat in Moneybird te verwerken. Moneybird heeft hiervoor niet perse de beste oplossing. Hieronder meer uitleg voer de verschillende opties:

1. Alle gegevens samenvoegen in één administratie met Nederland als basis.

Instellingen op de verkoopfactuur: Je kunt via Tandwiel > Administratie Instellingen > Afzenderadressen een extra afzenderadres aanmaken met daarin het niet-Nederlandse btw-nummer in een extra veld. Nadeel: wanneer je facturen verstuurt in UBL-formaat, zal daarop altijd het btw-nummer van het veld worden overgenomen dat staat ingesteld bij het standaard afzenderadres. Daarnaast is het niet mogelijk om Peppol te (gaan) gebruiken buiten Nederland.

Btw-tarieven toevoegen: Het is mogelijk om zelf extra btw tarieven toe te voegen, maar dit is een "verstopte" functie in Moneybird, omdat de meeste ondernemers voldoende hebben aan de Nederlandse tarieven. Dat kan via Tandwiel > Administratie Instellingen > Btw-tarieven op de toevoegen-knop klikken, hier krijg je een pagina waar je uit een lijst met Nederlandse tarieven kunt kiezen. Als je achter de URL in de adresbalk ?advanced=true zet, krijg je een pagina waar je zelf een tarief kunt aanmaken. De URL van de pagina lijkt dan op: https://moneybird.com/12345678901234567890/tax_rates/new?advanced=true (maar op de plek van de getallen staat dan een andere reeks die hoort bij jouw administratie)

Rapportage en aangifte: Als je de Nederlandse btw-tarieven gebruikt, worden de btw-bedragen verwerkt in het rapport voor de Nederlandse btw-aangifte. Als je via het tabblad Rapporten het btw-rapport opent, zie je in eerste instantie het rapport voor de Nederlandse aangifte. Moneybird heeft geen specifiek rapport voor andere landen, maar als je bij het btw-rapport in het filter kiest voor "Soort btw rapportage: Btw-overzicht" krijg je een overzicht gesplitst naar de verschillende tarieven die gebruikt zijn. Aan de hand hiervan kun je bepalen wat er in de andere landen aangegeven moet worden.

2. Per land een aparte administratie aanmaken.

Meerdere administraties kunnen zonder problemen worden toegevoegd via Tandwiel > Overzicht administraties. Je kunt dan voor deze administratie het bij Tandwiel > Administratie Instellingen bij de bedrijfsgegevens instellen dat het bedrijf fictief gezien in een ander EU-land is gevestigd: hiermee activeer je de benodigde btw-tarieven. Let op: dit is niet voor alle EU-landen van toepassing! Op dit moment bieden we ondersteuning voor Nederland, België, Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Zweden, Luxemburg, Ierland, Spanje, Servië, Italië, Slowakije en Finland. Meer informatie daarover vind in onze kennisbank .

Rapportage en aangifte: De btw-aangifte die je kunt maken in Moneybird is gebaseerd op de Nederlandse wetgeving, dus ondanks dat je enkel andere tarieven gebruikt heeft het rapport waarschijnlijk niet het formaat zoals je dat bij de belastingdienst van het betreffende land moet aanleveren.

Tenslotte: Wanneer je één bankrekening gebruikt voor zowel de Nederlandse als de buitenlandse verkopen, dan kan dat ook maar in één administratie worden verwerkt.

Samengevat: - Wanneer je een niet-nederlandse factuurstroom toevoegt aan je bestaande administratie kun je geen UBL-facturen sturen. Wel heb je de meeste rapporten (afgezien van de btw-aangifte) netjes op orde. - Wanneer je een aparte administratie aanlegt kun je wel de juiste set btw-tarieven activeren en zijn de gegevens op de verkoopfacturen correct, ongeacht van het bestandsformaat dat je gebruikt bij het verzenden. Je rapporten worden gesplitst, en wanneer je gebruik maakt van één bankrekening, dan is deze ook maar te gebruiken in een van beide administraties. - In beide gevallen kun je niet via Moneybird aangifte doen voor de niet-Nederlandse btw.

Als je op de eerste pagina van je account (als je op je bedrijfsnaam in de blauwe balk klikt) naar 'Doelen' gaat, kun je het doel 'Btw-aangifte' volgen. Je krijgt dan een aantal stappen van Moneybird die je kunt volgen om je administratie compleet te maken, zodat je uiteindelijk een goede btw-aangifte kunt doen.

Daarnaast vind je op onze website ook informatie over de btw aangifte: - In 3 stappen een correcte btw-aangifte invullen!: Blog - De 6 meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte: Blog - Wat is btw-aangifte?: Kennisbank - De btw-aangifte elektronisch indienen: Kennisbank

Als je voornamelijk aan particulieren levert, is er een kans dat je het kasstelsel gebruikt (zie kasstelsel op de website van de Belastingdienst). Het kasstelsel kan in Moneybird niet worden toegepast. Moneybird verwerkt de btw volgens het factuurstelsel (zie factuurstelsel op de website van de Belastingdienst).

Als je daadwerkelijk het kasstelsel wilt gebruiken, is Moneybird dus helaas niet geschikt voor je boekhouding. Het is mogelijk om af te zien van het kasstelsel en het factuurstelsel te gebruiken, dan kun je Moneybird wel gebruiken! Je moet er dan wel voor zorgen dat uit je administratie duidelijk is dat je het factuurstelsel gebruikt, je moet bijvoorbeeld facturen voor je klanten maken en je inkoopfacturen verwerken. Als je twijfelt of je kunt overstappen naar het factuurstelsel (en Moneybird kunt gaan gebruiken), kun je dit het beste overleggen met je boekhouder.

Als je afstandsverkopen hebt, moet je op de facturen voor je klanten het btw-tarief uit het land van de klant gebruiken. Daarnaast moet je ook btw-aangifte doen in het betreffende land. Het is mogelijk om de afstandsverkopen in Moneybird te verwerken, maar ik wil er op voorhand wel vast bij aangeven dat dit momenteel geen standaard functionaliteit is. Sommige stappen kunnen daardoor misschien wat omslachtig overkomen.

Je kunt de volgende aanpassingen maken in Moneybird, zodat je de afstandsverkopen kunt verwerken:

1. Vermeld het buitenlandse btw-nummer op je facturen Als je bent ingeschreven bij de belastingdienst van het betreffende land, zul je een extra btw-nummer uit dat land krijgen. Je kunt het buitenlandse btw-nummer met behulp van een extra veld op je facturen vermelden. In de kennisbank op de website vind je meer informatie over hoe je met extra velden kunt werken: Extra velden.

   Let er op dat als je ook een UBL-factuur naar je klant stuurt, in de UBL-factuur alleen je ‘normale’ btw-nummer wordt verwerkt en niet het extra buitenlandse btw-nummer. UBL-facturen zijn doorgaans alleen nuttig als je klant een ondernemer/bedrijf is. Bij afstandsverkopen is je klant een particulier, je kunt er daarom voor kiezen om de UBL-factuur niet naar de klant te sturen. Bij de gegevens van de klant op het tabblad Contacten kun je instellen dat je geen UBL-factuur als extra bijlage wilt meesturen.

2. Voeg buitenlandse btw-tarieven toe De buitenlandse btw-tarieven zijn niet standaard beschikbaar in Moneybird, maar je kunt deze zelf aanmaken. Het zelf aanmaken van tarieven is een ‘verstopte’ functie in Moneybird. We hebben deze functie verstopt, omdat de meeste bedrijven voldoende hebben aan de standaard lijst met tarieven die beschikbaar zijn en in het verleden hebben we gemerkt dat mensen toch zelf tarieven aanmaakten en daarbij niet de goede instellingen gebruikten, waardoor de btw niet goed in de rapporten werd verwerkt.

   Om zelf een btw-tarief aan te maken, kun je achter de URL van je account de toevoeging /tax_rates/new?advanced=true zetten. De URL wordt dan vergelijkbaar aan https://moneybird.com/123456789123456789/tax_rates/new?advanced=true. Je krijgt dan een scherm waarin je zelf een btw-tarief kunt aanmaken.

   Het is handig om de naam van het land te verwerken in de naam van het btw-tarief, zodat je later tijdens het maken van een factuur goed kunt herkennen welk btw-tarief je nodig hebt.

   Afstandsverkopen moeten in je Nederlandse btw-aangifte worden aangegeven bij rubriek 3c. Dit kun je regelen door bij het aanmaken van het btw-tarief bij ‘Rapportkenmerk 1’ te kiezen voor ‘NL/3c Installatie/afstandsverkopen binnen de EU`. ‘Rapportkenmerk 2’ heb je niet nodig en kun je op ‘Geen kenmerk’ laten staan. Bij de ‘Belastingcategorie’ kun je kiezen voor ‘Hoog tarief’ of ‘Laag tarief’, afhankelijk van of het het hoge of lage btw-tarief in het betreffende land is.

3. Je btw-aangiftes Als je tenslotte een verkoopfactuur verstuurt met daarop het aangemaakte btw-tarief, wordt automatisch het juiste percentage aan btw berekenen en meegenomen bij rubriek 3c in het rapport voor je Nederlandse btw-aangifte. Je moet ook btw-aangifte doen in het betreffende land, hiervoor is helaas niet direct een rapport beschikbaar in Moneybird. Wel kun je in Moneybird de bedrag opvragen die je naar klanten in het betreffende land hebt gefactureerd:

   Als je bij het btw-rapport in het filter kiest voor ‘Soort btw-rapportage: Btw-overzicht’, dan krijg je een overzicht van de bedragen per btw-tarief dat je hebt gebruikt. Als je de naam van het land in de naam van het btw-tarief hebt verwerkt, kun je uit dit overzicht halen welke bedragen je moet aangeven.

Als je een Nederlands bedrijf hebt en belastingplicht hebt in een ander land dat geen deel uitmaakt van de EU, dan kun je dat ook in Moneybird verwerken. Ik moet alleen wel eerlijk zeggen dat we daarvoor niet per se de beste oplossing hebben.

Je kunt hiervoor een aantal wijzigingen maken aan de instellingen in Moneybird. De facturen waarop je buitenlandse btw in rekening brengt moeten er anders uitzien én je hebt extra btw-tarieven nodig.

• Instellingen op de verkoopfactuur: Je kunt via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens een extra afzenderadres aanmaken met daarin het niet-Nederlandse btw-nummer in een extra veld. Nadeel: wanneer je facturen verstuurt in UBL-formaat, zal daarop altijd het btw-nummer van het veld worden overgenomen dat staat ingesteld bij het standaard afzenderadres. Daarnaast is het niet mogelijk om Peppol te (gaan) gebruiken buiten Nederland.

• Btw-tarieven toevoegen: Het is mogelijk om zelf extra btw tarieven toe te voegen, maar dit is een “verstopte” functie in Moneybird, omdat de meeste ondernemers voldoende hebben aan de Nederlandse tarieven. Dat kan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw op de toevoegen-knop klikken, hier krijg je een pagina waar je uit een lijst met Nederlandse tarieven kunt kiezen. Als je achter de URL in de adresbalk ?advanced=true zet, krijg je een pagina waar je zelf een tarief kunt aanmaken. De URL van de pagina lijkt dan op: https://moneybird.com/12345678901234567890/tax_rates/new?advanced=true (maar op de plek van de getallen staat dan een andere reeks die hoort bij jouw administratie).

Als je via het tabblad Rapporten het btw-rapport opent, zie je in eerste instantie het rapport voor de Nederlandse aangifte. Moneybird heeft geen specifiek rapport voor andere landen, maar als je bij het btw-rapport in het filter kiest voor “Soort btw rapportage: Btw-overzicht” krijg je een overzicht gesplitst naar de verschillende tarieven die gebruikt zijn. Aan de hand hiervan kun je bepalen wat er in de andere landen aangegeven moet worden.

Je kunt je aangifte als PDF-bestand vanuit Moneybird downloaden, via tabblad 'Rapporten' > 'Elektronische btw-aangiftes' open je de betreffende aangifte. Vervolgens klik je bovenaan op de 'Download PDF'-knop om het bestand te downloaden.

Heb je een eenmanszaak in Nederland? Dan heb je met ingang van 2020 een nieuw btw-identificatienummer ontvangen dat je op je facturen kunt vermelden. Bij contact met de Belastingdienst moet je nog je oude omzetbelastingnummer (met je BSN) gebruiken. Dit geldt ook bij het indienen van je btw-aangifte vanuit Moneybird.

Bij de stappen van de elektronische btw-aangifte vraagt Moneybird je automatisch om het oude omzetbelastingnummer in te vullen, je kunt dit invullen met de vorm '123456789B01'. Als je oude omzetbelastingnummer al in Moneybird bekend is, bijvoorbeeld doordat je al eerder aangifte vanuit Moneybird hebt gedaan, wordt het nummer automatisch voor je ingevuld. Je kunt het nummer dan nog wel controleren.

Middels een memoriaalboeking kun je in Moneybird de kleine ondernemersregeling toepassen, je hoeft het bedrag dus niet zelf in te vullen in het btw overzicht. In dit kennisbankartikel vind je uitleg over het toepassen van de KOR tot en met 2019: KOR.

Helaas kan de btw-aangifte niet bij het portaal van de Belastingdienst worden ingezien of gedownload nadat deze vanuit Moneybird naar de Belastingdienst is verzonden. Dat is een beperking van de Belastingdienst, helaas hebben wij daar geen invloed op.

Wil je de gegevens inzien die je hebt doorgestuurd, dan kun je deze in Moneybird terugvinden op het tabblad Rapporten, door te klikken op Elektronische btw-aangiftes.

Goed dat je het navraagt! Voor de elektronische btw-aangifte in Moneybird heb je geen e-herkenning nodig. Je dient alleen een aantal gegevens te verifiëren, zoals het btw- en KvK-nummer.

De Nederlandse btw-aangifte en de aangifte voor de Unieregeling zijn aparte aangiftes. In Moneybird kun je alleen btw afdragen voor de Nederlandse btw-aangifte. De bedragen die je moet afdragen voor de Unieregeling, gaan niet via het Nederlandse btw-rapport. Daarom zie je ze niet in het 'btw-overzicht Nederland'. In het btw-rapport kun je in het filter kiezen voor 'Soort btw-rapportage: Btw-overzicht', je ziet de bedragen en tarieven gesplitst naar EU-land. Je kunt hier de tarieven die met de Unieregeling te maken hebben opzoeken en de bedragen gebruiken voor de aangifte van de Unieregeling. De aangifte Unieregeling kan niet via Moneybird.

Als je eerder al elektronische btw-aangifte hebt gedaan, maar je nu een keer handmatig btw-aangifte hebt moeten doen, dan heeft dat gevolgen voor de mogelijkheid die Moneybird heeft om correcties en suppleties te herkennen.

Sowieso kun je de eerstvolgende periode zonder problemen opnieuw elektronische btw-aangifte doen. Eventuele correcties die je dan terugziet, hebben dan alleen betrekking op de periode tot en met het de laatste datum van de periode waarin je de laatste keer elektronische btw-aangifte hebt gedaan. Zijn die correcties al bekend bij de Belastingdienst, dan kun je dat in het overzicht aangeven door ze aan te vinken. Mochten er correcties zijn geweest op facturen uit de periode tussen de laatste (handmatige) btw-aangifte en de aangifte die je nu wilt doen, dan worden die helaas niet gedetecteerd.

Als je dus de eerstvolgende keer je btw-aangifte elektronisch indient en er zijn correcties geweest op eerdere aangiften, dan kun je het beste die eerstvolgende elektronische btw-aangifte 'gewoon' (dus zonder correcties) via Moneybird indienen, de correcties over de afgelopen periode geef je rechtstreeks via het portaal van de Belastingdienst aan door middel van een losse suppletie-aangifte.

Na de elektronische btw-aangifte worden correcties dan wel weer bijgehouden.

Ondanks dat je de laatste keer geen elektronische btw-aangifte hebt gedaan, kun je in het volgende aangiftetijdvak zonder problemen opnieuw elektronische btw-aangifte doen. Eventuele correcties die je dan terugziet, hebben dan alleen betrekking op de periode tot en met het moment waarop de laatste keer een elektronische btw-aangifte vanuit Moneybird is verstuurd.

Mochten er correcties zijn geweest op facturen uit het kwartaal waarover buiten Moneybird aangifte is gedaan, dan worden die helaas niet gedetecteerd. In dat geval kun je het beste de elektronische btw-aangifte over het volgende kwartaal 'gewoon' via Moneybird indienen, en de correcties over de afgelopen periode door middel van een losse suppletie-aangifte. Na de elektronische btw-aangifte worden correcties dan wel weer bijgehouden.

We willen de btw-aangifte zo makkelijk mogelijk maken, daarom kan Moneybird correctiebedragen herkennen en die automatisch meenemen in je volgende btw-aangifte. Het gaat daarbij om de btw over facturen en documenten die zijn toegevoegd in je administratie met een factuurdatum uit het kwartaal waarover je voor het laatst elektronische btw-aangifte hebt gedaan. Met andere woorden, als je over Q4 2020 elektronische btw-aangifte hebt gedaan, houdt Moneybird vanaf dat moment bij of er na het indienen van de aangifte nog wijzigingen zijn geweest die betrekking hebben op de btw over Q1. Heb je bijvoorbeeld na het doen van de aangifte nog een inkomende factuur toegevoegd met een datum in Q1, dan wordt het btw-bedrag automatisch als correctie meegenomen in de btw-aangifte over Q1 2021.

Meer informatie over deze nieuwe functionaliteit vind je in het volgende blogartikel: Correcties en suppleties.

Als je een suppletie indient bij de Belastingdienst dan krijg je geen betalingskenmerk, zoals je bij de reguliere btw-aangiftes gewend bent.

• Als je geld moet betalen dan krijg je binnen 8 weken na het indienen van de suppletie een naheffingsaanslag van de Belastingdienst met onder andere de betaalinformatie. Meer informatie is te vinden op de website van de Belastingdienst: Te weinig btw aangegeven.

• Als je geld terugkrijgt dan krijg je binnen 8 weken na het indienen van de suppletie een teruggaafbeschikking met meer informatie. Meer informatie is te vinden op de website van de Belastingdienst: Te veel btw aangegeven.

We willen de btw-aangifte zo makkelijk mogelijk maken, daarom kan Moneybird correctie bedragen herkennen en dit automatisch meenemen in je volgende btw-aangifte. Moneybird kan alleen aan de hand van de ingevoerde verkoopfacturen, inkoopfacturen of bonnetjes een correcties automatisch herkennen. Als je de factuur verwerkt die betrekking heeft op een ander kwartaal, dan wordt dit als correctie gedetecteerd en kan dat meegenomen worden in de aangifte.

Als je de gedetecteerde correcties niet mee wilt nemen in je btw-aangifte dan kun je de gedecteerde correcties markeren als 'Correcties zijn al bekend bij de Belastingdienst'. Je kunt dit doen via Rapporten > Btw-overzicht. Bovenaan zie je de button 'Gedecteerde correcties'. Vervolgens kun je de gedecteerde correcties die je niet mee wilt nemen in je aangifte aanvinken. Er verschijnt een optie 'Correcties zijn al bekend bij de belastingdienst' als je daarop klikt verdwijnen de gedetecteerde correcties uit je aangifte.

Meer informatie over correcties en suppleties vind je in het volgende kennisbank

Nadat de eerste btw-aangifte die elektronisch vanuit Moneybird is verzonden naar de Belastingdienst zal Moneybird de gewijzigde boekingen bijhouden. Moneybird zal alle gewijzigde boekeningen met een datum die voor de einddatum van de laatste btw aangifte ligt, herkennen als correctie. De correcties zijn in te zien via het btw-rapport. En natuurlijk ook tijdens het doen van de btw-aangifte.

Correcties zullen altijd automatisch worden meegenomen in de eerstvolgende aangifte, tenzij het limietbedrag op te betalen/ontvangen btw van 1000 euro wordt bereikt. In dat geval is het alleen mogelijk om een suppletie te doen.

Is buiten Moneybird een correctie doorgegeven (bijvoorbeeld via het portaal van de Belastingdienst) en hoeft deze niet mee in de btw-aangifte van Moneybird? Dan is het mogelijk om dat voor een herkende correctie in Moneybird aan te geven tijdens het indienen van de elektronische aangifte. Dan worden deze correcties niet meegenomen in je aangifte. In de gele balk bij je aangifte staat uitgelegd wat je daarvoor kunt doen.

Meer informatie over correcties en suppleties vind je in het volgende kennisbankartikel: Correcties en suppleties.

Als de 'aangiftemaand', oftewel de periode waarin je wordt geacht btw-aangifte te doen, is verstreken, dan is het nog steeds mogelijk om elektronische btw-aangifte vanuit Moneybird te doen. Stel, je wilt vandaag een aangifte versturen, dan krijg je bij het verwerken van de aangifte nu de vier voorgaande periodes ten opzichte van vandaag te zien. Afhankelijk van wat je bij Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw hebt ingesteld zijn dat vier maanden, vier kwartalen of vier jaren.

Meer informatie over elektronische btw-aangifte vanuit Moneybird vind je in onze kennisbank.

Een adviseur kan namens zijn of haar klant de elektronische btw-aangifte starten. Hiervoor heeft hij of zij wel een BECON-nummer nodig. Meer informatie hierover vind je in het volgende kennisbankartikel: Elektronische btw-aangifte

Als je de btw-aangifte via Moneybird hebt ingediend, vind je het betalingskenmerk terug via Rapporten > Elektronische btw-aangiftes.

Als je de btw-aangifte via de website van de Belastingdienst hebt ingediend, krijg je het betalingskenmerk van de Belastingdienst. Ook kun je altijd nog de zoekhulp van de Belastingdienst gebruiken om het kenmerk te achterhalen: Zoekhulp betalingskenmerk.

Als je een elektronische btw aangifte doet, doorloopt je aangifte een aantal stappen. Bij Rapporten > Elektronische btw-aangiftes kun je de status van je aangifte bekijken. Je kunt de volgende statussen zien: - In behandeling: je aangifte is naar de Belastingdienst verstuurd, Moneybird wacht nog op een bevestiging van de Belastingdienst dat je aangifte succesvol is ontvangen en verwerkt. - Te betalen/Te ontvangen: je aangifte is ontvangen en verwerkt door de Belastingdienst. Je kunt het bedrag nu betalen aan de Belastingdienst, of wachten totdat je je teruggave hebt ontvangen. Zodra de betaling is gedaan, kun je op de aangifte klikken en bij 'Registreer betaling' de betaling registreren. - In betaling (optioneel): je hebt een betaling vanuit Moneybird gestart. - Betaald: De aangifte is gedaan en je hebt de betaling geregistreerd. Je bent klaar met deze aangifte!

Nadat je de btw-aangifte ingediend hebt kun je de elektronische btw-aangifte rechtstreeks betalen vanuit Moneybird. In onze kennisbank lees je terug wat de mogelijkheden zijn: Betaling btw verwerken in Moneybird.

Wanneer je een bedrag terugkrijgt hoef je zelf geen betaling te doen. Het is ook mogelijk om een privé ontvangst/betaling te registreren. Dit kan door te klikken op 'Betaling' > 'Registreer betaling', vervolgens selecteer je de gewenste rekening.

Moneybird koppelt de banktransactie van de betaling of ontvangst van de btw in het tabblad Bank automatisch aan de btw-aangifte. Moneybird maakt automatisch de juiste boeking waarbij de categorie 'Betaalde en/of ontvangen btw' op € 0 gezet wordt.

Meer informatie over de verwerking van de betaling van de btw kun je vinden in het volgende kennisbankartikel: Btw verwerken in je administratie.

Als je de elektronische btw-aangifte al hebt verzonden, dan kun je via Moneybird geen aanpassing hiervan indienen. Meer informatie over hoe je een aanpassing kunt indienen lees je op btw-aangifte corrigeren.

Bij het tabblad Rapporten > Btw-overzicht vind je het btw-rapport terug dat is gebaseerd op de gegevens die op dit moment in Moneybird aanwezig zijn voor het betreffende tijdvak.

Moneybird kan nadat je een btw-aangifte elektronisch hebt ingediend automatisch herkennen wanneer er correcties in een administratie plaatsvinden. Om gebruik te maken van deze functie moet je eerst een btw-aangifte via Moneybird versturen. Op deze manier kan Moneybird namelijk controleren of je correcties hebt gemaakt. Moneybird zal alle gewijzigde boekingen met een datum die voor de einddatum van de laatste btw-aangifte ligt, herkennen als correctie. Omdat Moneybird dit automatisch controleert, hoef jij je hier ook niet meer mee bezig te houden.

Vervolgens zullen correcties altijd automatisch worden meegenomen in de eerstvolgende aangifte. Zie deze kennisbank voor meer informatie.

Het is mogelijk om via Moneybird een suppletie-aangifte in te dienen. We willen de btw-aangifte zo makkelijk mogelijk maken, daarom kan Moneybird correctie bedragen herkennen en dit automatisch meenemen in je volgende btw-aangifte. Het is mogelijk om voor de herkende correcties een suppletie-aangifte in te dienen. Je kunt een suppletie-aangifte indienen via Rapporten > Elektronische btw-aangifte en te klikken op 'Nieuwe aangifte indienen > Elektronische btw-suppletie'.

Moneybird kan pas correcties herkennen in je administratie nadat je in 2021 een btw-aangifte via Moneybird ingediend hebt. Moneybird kan alleen aan de hand van de ingevoerde verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en memoriaalboekingen van btw correctie privé gebruik van zakelijke goederen/diensten een correcties automatisch herkennen. Een vrije invoer is niet mogelijk. Mocht je bijvoorbeeld in dit kwartaal een inkoopfactuur verwerkt hebben waarvan de factuurdatum in een afgelopen kwartaal ligt, dan herkent Moneybird deze inkoopfactuur als een correctie.

Als je nog niet eerder een elektronische btw-aangifte via Moneybird hebt gedaan en je wilt dat nu wel gaan doen, dan kan Moneybird nog geen correcties herkennen. Je kunt voor de correcties die je nog moet aangeven over eerdere periodes een losse suppletie-aangifte indienen via de website van de Belastingdienst. Op de website van de Belastingdienst vind je meer informatie over de suppletie-aangifte: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/hoe-wijzig-ik-mijn-btw-aangifte. Als je een bedrag moet betalen, kun je wachten totdat je de naheffingsaanslag van de Belastingdienst hebt ontvangen.

Wil je dit kwartaal nog geen elektronische btw-aangifte doen, dan kun je het beste zelf bijhouden om welke bedragen het gaat en dit zelf optellen bij de bedragen bij je eerstvolgende aangifte die je dan zelf invult via de website van de Belastingdienst of wellicht je eigen aangifteprogramma.

In het kennisbankartikel Btw-correcties & suppletie vind je hier meer informatie over.

Omdat de inkomstenbelasting geen zakelijke belasting is, maar een privé belasting, vind je hier geen complete overzichten van in Moneybird. Er zijn namelijk ook privé gegevens bij nodig, bijvoorbeeld betaalde hypotheekrente als je een koophuis hebt, eventuele aftrekbare ziekte- en/of studiekosten.

Voor de inkomstenbelasting heb je wel gegevens van je bedrijf nodig, daar kun je onder andere de resultatenrekening en balans voor gebruiken die je via het tabblad Rapporten kunt openen.

Bij je producten in Moneybird kun je instellen dat je automatische btw-selectie wilt gebruiken. Je geeft aan wat voor type product of dienst je levert. Ook geef je voor het aan te maken product aan of er een standaard of gereduceerd tarief geldt. Je kunt ook gelijk controleren welke btw-tarieven Moneybird gaat gebruiken voor je facturen.

De producttypes en het tarief type staan als volgt met elkaar in verband: voor het bepalen van het btw-tarief dat je nodig hebt maakt de Belastingdienst onderscheid tussen verschillende producttypen: producten en (digitale) diensten. Verder is er onderscheid tussen hoge of lage btw. In Nederland hebben we bijvoorbeeld 21% en 9%. Met die twee instellingen - dus het producttype en hoog of laag - én het selecteren van de optie 'slimme btw-selectie van Moneybird' bij een product, kan Moneybird op de factuur het bijbehorende btw-tarief selecteren zodra je het betreffende product op de factuur zet. Naast de instellingen van het product zelf kijkt Moneybird dan ook nog naar het land dat bij het contact is opgeslagen, zodat het plaatje zo compleet mogelijk is.

Het gebruik van slimme btw-selectie is niet verplicht, het is ook niet direct nodig als je bijvoorbeeld zeker weet dat over dat ene product altijd één btw-tarief moet worden gehanteerd.

Kortom, als je bijvoorbeeld een factuur stuurt naar een contact buiten de EU stuurt dan kan Moneybird automatisch 'Producten binnen EU' voor je herkennen. Of wanneer je een zelfde product naar een Nederlandse contact stuurt dan kan Moneybird bij die product automatisch 21% selecteren.

Meer info vind je in het kennisbankartikel automatisch het correcte btw-tarief op je facturen.

Als je de omzet van je kassa in je administratie wilt zetten, dan kan dat niet rechtstreeks door het rapport in te voeren. Dit kun je dit op twee manieren in Moneybird verwerken:

1. Je kunt een factuur toevoegen via het tabblad 'Facturen' > 'Externe facturen'.

2. Je kunt de omzet invoeren door op het tabblad Inkomend een inkoopfactuur met negatieve bedragen in te voeren. Als het totaalbedrag negatief is, kan je een vinkje zetten bij 'Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen'. Je kunt per verkoop een negatieve inkoopfactuur aanmaken, maar je kunt ook een 'verzamelfactuur' maken, met bijvoorbeeld het totaalbedrag per dag, per week of per maand. Een periode langer dan een maand is over het algemeen niet handig, omdat Moneybird de rapporten per maand samenstelt.

In onze kennisbank vind je een artikel terug over dit onderwerp: Externe omzet.

Het is eventueel ook mogelijk om je kassa aan Moneybird te koppelen, als je kassa-systeem die mogelijkheid biedt. Wij ontwikkelen alleen zelf geen API's en hebben hier geen standaard scripts voor. Als je een API wilt gebruiken, kun je deze zelf (laten) ontwikkelen. Zie hiervoor ook: Api-koppeling of Developer.

Nadat je de btw-aangifte ingediend hebt kun je de elektronische btw-aangifte rechtstreeks betalen vanuit Moneybird. In onze kennisbank lees je terug wat de mogelijkheden zijn: Betaling btw verwerken in Moneybird.

Wanneer je een bedrag terugkrijgt hoef je zelf geen betaling te doen. Het is ook mogelijk om een privé ontvangst/betaling te registreren. Dit kan door te klikken op 'Betaling' > 'Registreer betaling', vervolgens selecteer je de gewenste rekening.

Moneybird koppelt de banktransactie van de betaling of ontvangst van de btw in het tabblad Bank automatisch aan de btw-aangifte. Moneybird maakt automatisch de juiste boeking waarbij de categorie 'Betaalde en/of ontvangen btw' op € 0 gezet wordt.

Meer informatie over de verwerking van de betaling van de btw kun je vinden in het volgende kennisbankartikel: Btw verwerken in je administratie.

Als je een naheffingsaanslag voor de btw hebt ontvangen, dan kun je het bijbehorende document als 'Algemeen document' toevoegen op het tabblad Inkomend zodat dat ook in je administratie wordt opgeslagen.

De transactie die hoort bij de betaling, kan op het tabblad 'Bank' rechtstreeks aan een 'categorie' gekoppeld worden. Als je op het tabblad Bank bij je transactie klikt op 'Koppel openstaand bedrag' en dan op de (eventuele) suggestie klikt, krijg je een zoekbalkje. Daar kun je de categorie invullen, selecteren en vervolgens op 'Ok' klikken om de transactie te koppelen. Als je nog geen geschikte categorie hebt, kun je deze toevoegen via Tandwiel > Instellingen > Categorieën.

We kunnen niet direct aangeven welke categorie het beste werkt voor jou, dit is afhankelijk van hoe jij je boekhouding wilt inrichten. Twijfel je hier toch over dan kun je dit het beste overleggen met je boekhouder. Mocht je (nog) geen boekhouder hebben, dan kun je misschien op onze adviseurspagina een boekhouder vinden die je hier mee kan helpen: Adviseurs.

Als je klant bijvoorbeeld een inkoopfactuur heeft gestuurd van 2022, maar je hebt de betaling al uitgevoerd in 2021, dan krijg je een negatief bedrag in het crediteurenrapport. Er is namelijk al wel een betaling geweest (debetzijde), maar de factuur is er nog niet in 2021 (creditzijde). Zodra je filtert op het jaar 2022 is de inkoopfactuur ook aanwezig en zal de crediteur verdwijnen aan de debetzijde van de balans.

Bij het crediteurenoverzicht worden de bedragen weergegeven die op einddatum van het geselecteerde tijdvak nog open stonden. Heb je bijvoorbeeld als tijdvak 2021 geselecteerd dan worden de bedragen weergegeven die op 31-12-2021 nog openstonden, ook als de bedragen inmiddels wel zijn betaald.

Bovenaan het rapport vind je dan de melding: 'Het onderstaande crediteurenrapport laat alleen openstaande bedragen zien zoals deze op 31-12-2021 in je administratie stonden. Na deze datum zijn nieuwe betalingen geregistreerd, bekijk het rapportage voor het huidige kwartaal om de huidige openstaande bedragen te bekijken.'

Zijn de facturen 'pas' in 2022 betaald, dan zijn ze dus nog zichtbaar in het crediteurenoverzicht over 2021. Als je naar de huidige periode kijkt, zul je de bedragen niet meer zien.

In de debiteuren- en crediteurenkaart vind je alleen de boekingen terug die van toepassing zijn op documenten die op einddatum van het geselecteerde tijdvak nog (deels) openstonden. De (inkoop)facturen en bonnen van de debiteur/crediteur die op einddatum van het geselecteerde tijdvak volledig zijn voldaan vind je dus niet terug in het overzicht.

Bij het debiteurenoverzicht worden de bedragen weergegeven die op einddatum van het geselecteerde tijdvak nog open stonden. Heb je bijvoorbeeld als tijdvak 2021 geselecteerd dan worden de bedragen weergegeven die op 31-12-2021 nog openstonden, ook als de bedragen inmiddels wel zijn betaald.

Bovenaan het rapport vind je dan de melding: 'Het onderstaande debiteurenrapport laat alleen openstaande bedragen zien zoals deze op 31-12-2021 in je administratie stonden. Na deze datum zijn nieuwe betalingen geregistreerd, bekijk het rapportage voor het huidige kwartaal om de huidige openstaande bedragen te bekijken.'

Zijn de facturen 'pas' in 2022 betaald, dan zijn ze dus nog zichtbaar in het debiteurenoverzicht over 2021. Als je naar de huidige periode kijkt, zul je de bedragen niet meer zien.

Als je via de beginbalans openstaande debiteuren hebt toegevoegd en nu voor een debiteur een creditfactuur wilt sturen, zodat dit uiteindelijk klopt in je administratie, dan kun je op de volgende manier te werk gaan:

Stap 1: Je kunt een losse creditfactuur maken voor het bedrag dat je wilt crediteren bij de debiteur. Per debiteur kun je een creditfactuur maken met het totaalbedrag dat je wilt crediteren. Op het tabblad 'Facturen' kun je een nieuwe factuur aanmaken en vervolgens óf het aantal, óf het bedrag negatief maken door er een min-teken voor te zetten. Als het totaalbedrag van de factuur negatief is, wordt het automatisch een creditfactuur. Deze factuur verzend je vervolgens.

Na het verzenden, heeft de factuur de status 'Openstaand'. Om de factuur op de status 'Betaald' te krijgen en het weg te boeken tegen het bedrag op je balans, kun je het volgende doen:

Stap 2: Je kunt bij de creditfactuur een betaling zonder bewijs registreren via 'Registreer betaling' > 'Betaling zonder bewijs'. De factuur krijgt hiermee de status 'Betaald'.

Is de optie 'Betalingen zonder bewijs' in jouw administratie (bij Tandwiel > Administratie-instellingen > Bank) uitgeschakeld? Dan kun je de factuur ook verrekenen met een balanscategorie. Je kunt dan eerst via Tandwiel > Administratie-instellingen > Categorieën een extra balanscategorie (een soort tussenrekening of hulpcategorie) aanmaken. Bij het aanmaken klik je naast de melding 'Deze categorie kan standaard gebruikt worden op banktransacties en memoriaalboekingen.' op ‘Wijzigen’ en vink je de optie 'Betalingen' aan. Vervolgens kun je bij de factuur klikken op ‘Registreer betaling’ > ‘Verrekenen met balanscategorie’ . Op het volgende scherm kun je de gewenste categorie selecteren, het gewenste bedrag en de betaaldatum instellen en klikken op ‘Opslaan’.

Stap 3: Door op deze wijze een betaling te registreren, ontstaat er een boeking op de post 'Te rubriceren ontvangen betalingen' (of op de aangemaakte balanscategorie) op je balans. Hierdoor zijn er in dit geval twee boekingen in je administratie die tegen elkaar weg moeten vallen: - 'Debiteuren' (met het openstaande bedrag van de beginbalans van een debiteur). Bij deze debiteur staat 'Onbekend contact'. - 'Te rubriceren ontvangen betalingen' (of de aangemaakt balanscategorie) met het bedrag dat je hebt geregistreerd bij de creditfactuur.

Deze twee bedragen kun je tegen elkaar wegboeken middels een memoriaalboeking. Je kunt deze memoriaalboeking aanmaken op het tabblad 'Inkomend' met de volgende twee regels:

• 'Debiteuren' met het bedrag van de creditfactuur op credit.
• 'Te rubriceren betalingen' (of de aangemaakte balanscategorie) met het bedrag van de creditfactuur op debet.

Als een investering volledig is afgeschreven, blijft hij in eerste instantie nog op de balans staan. Als je het wilt verwijderen, kan dat met behulp van een memoriaalboeking. Hoe je dit precies doet, leggen we uit aan de hand van een voorbeeld. Stel dat het volgende nog op je balans staat:

Computer € 0,00 – Computer € 1000,00 – Afschrijving sinds aanschaf Computer € -1000,00

Dan kun je via het tabblad Inkomend een memoriaalboeking toevoegen met de volgende twee regels: Computer € 1000 (credit) Afschrijving sinds aanschaf Computer € 1000 (debet)

Hiermee komen de twee categorieën op 0 te staan en verdwijnt de investering van de balans.

Als je een correctieboeking maakt om van een gedeeltelijke boekhouding in Moneybird over te gaan naar een volledige boekhouding is het niet verstandig om de categorie 'Te rubriceren transacties' in de memoriaalboeking te verwerken. De categorie 'Te rubriceren transacties' bevat bedragen van transacties op het tabblad Bank die nog niet verwerkt zijn.

In theorie kun je 'Te rubriceren transacties' wel wegboeken in de correctieboeking, maar dat levert een aantal praktische problemen op: - Bij de doelen zal Moneybird altijd blijven melden dat de transacties nog verwerkt moeten worden. - Je kunt nooit een periode vergrendelen (zie Periodes vergrendelen), omdat daarvoor de transacties verwerkt moeten zijn. - Als je na het maken van de correctieboekingen de transacties toch nog wel gaat verwerken, klopt je boekhouding niet meer.

Je kunt de transacties op het tabblad Bank het beste eerst allemaal verwerken, voordat je de memoriaalboeking maakt. Of als het veel transacties zijn en je nog helemaal geen transacties hebt verwerkt, kun je ze ook verwijderen.

Als een deel van de transacties al wel is verwerkt, kan het verwijderen van de transacties ook, maar dan moet je er wel goed rekening mee houden dat de boekingen die zijn gemaakt ook worden verwijderd. Als er bijvoorbeeld een factuur aan de transactie is gekoppeld en je verwijdert de transactie, komt de factuur weer open te staan.

Extra informatie: De categorieën 'Te rubriceren betalingen' en 'Te rubriceren ontvangen betalingen' kun je wel zonder praktische problemen in de memoriaalboeking voor de correctie verwerken.

Moneybird berekent je banksaldo aan de hand van de transacties die op het tabblad Bank staan en eventuele memoriaalboekingen waarmee het banksaldo wordt aangepast. Je kunt zien welke boekingen zijn meegenomen in de berekening van het banksaldo wanneer je op de balans klikt op de categorie van de bankrekening.

Als het banksaldo dat Moneybird heeft berekend niet overeenkomt met je daadwerkelijke saldo, vind je in de kennisbank op onze website informatie over hoe je kunt uitzoeken waar het verschil vandaan komt en hoe je het verschil kunt oplossen: Banksaldo in je administratie.

Als je in het verleden Moneybird gedeeltelijk hebt gebruikt voor je administratie en je wilt nu je volledige boekhouding in Moneybird voeren, is je balans waarschijnlijk nog niet goed. Moneybird berekent de balans namelijk op basis van de gegevens die in je administratie staan. Als niet alles in je administratie staat, kan Moneybird de balans niet goed berekenen. Met behulp van een correctieboeking kun je er voor zorgen dat Moneybird verder rekent met de juiste bedragen. In de kennisbank op onze website vind je een stappenplan dat je kunt volgen voor het maken van de correctieboeking: Van een gedeeltelijke naar een volledige boekhouding in Moneybird.

Je hoeft de correctieboeking maar één keer te maken, als je daarna alle boekingen direct in Moneybird zet, zal de balans telkens goed bijgewerkt worden.

Als je een factuur tegen een creditfactuur wegstreept, via 'Registreer Betaling', dan wordt op de achtergrond bij beide facturen een betaling geregistreerd. Deze boekingen worden gemaakt met als tegenrekening de categorie 'Vlottende activa > hulprekeningen > Verrekeningen'. Dit kun je terugvinden in de kolommenbalans. Voorwaarde hierbij is dat de twee facturen gekoppeld zijn aan hetzelfde contact en beide facturen de Euro als valuta hebben.

Doordat de ene boeking een positief bedrag heeft en de andere een negatief bedrag, heeft dit geen effect op het totale saldo van de categorie 'Verrekeningen'. Dit geldt voor (credit) verkoopfacturen, (credit) externe facturen en (credit) inkoopfacturen.

In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Betaling registreren.

Als je een overzicht van de onverwerkte transacties wilt printen, kan dit het beste via de balans op het tabblad Rapporten. De bedragen van transacties die nog onverwerkt zijn, staan bij 'te rubriceren transacties'. Als je op de balans op deze categorie klikt, krijg je een specificatie. In het filter bovenaan kun je als het nodig is de periode aanpassen. Dit overzicht kun je exporteren naar Excel of PDF.

Als je een boekjaar wilt afsluiten, dan kun je op het tabblad Rapporten de balans openen. Vervolgens klik je bij de categorie 'Resultaat openstaande boekjaren' op het bedrag dat hoort bij het boekjaar dat je wilt afsluiten. Op de volgende pagina zie je de resultatenrekening van het betreffende jaar. Bovenaan de pagina zie je de melding 'Alle bedragen zijn in EUR en exclusief btw. Het resultaat van dit openstaande boekjaar kun je wegboeken via een jaarafsluiting in het memoriaal.' Als je vervolgens doorklikt op de blauwe tekst 'memoriaal', wordt er een memoriaalboeking klaargezet waarmee je het boekjaar kunt afsluiten en het resultaat kunt verwerken in het eigen vermogen.

Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie: Jaarafsluiting.

Het is mogelijk om je omzet en kosten in te delen in projecten. Als je dit doet, kun je via de resultatenrekening op het tabblad Rapporten het resultaat per project opvragen. In de kennisbank op onze website vind je hier meer informatie over: Project aanmaken.

Je kunt in de resultatenrekening in het filter kiezen voor 'zonder project'. Je krijgt dan de omzet en kosten te zien die niet op een project is geboekt. Als je op de bedragen doorklikt, krijg je de specificatie te zien. Vanuit de specificatie kun je doorklikken naar de betreffende boeking (bijvoorbeeld een factuur) om alsnog een project te selecteren.

Ja, op tabblad rapporten zijn hier twee rapporten voor beschikbaar. Omzet per project en Kosten per project. Met deze rapporten kun je het resultaat van de verschillende projecten met elkaar vergelijken.

Als je een verkoopfactuur als oninbaar hebt gemarkeerd, wordt de oninbare omzet niet op een project geboekt. Als je de oninbare omzet wel op een project wilt boeken, kun je dit regelen met behulp van een memoriaalboeking op het tabblad Inkomend. In de memoriaalboeking kun je twee regels aanmaken. Als de oninbare omzet bijvoorbeeld € 100 is, kun je een boeking maken met de volgende regels:

• Categorie 'oninbare omzet', geen project, € 100 (credit)
• Categorie 'oninbare omzet', het gewenste project, € 100 (debet)

Met de periodeselectie op de factuurregels van verkoop- en inkoopfacturen kun je aangeven in welke periode de levering heeft plaatsgevonden. Moneybird boekt de omzet of kosten dan in de resultatenrekening in die periode. Als de periode in twee of meer maanden valt, wordt het bedrag evenredig verdeeld over deze maanden. Uitgebreidere informatie over de periodeselector vind je in de kennisbank op onze website: Periodeselectie.