SEPA Incasso

Omdat er banken zijn die de eis hebben dat de mandaatdatum in het verleden ligt, controleert Moneybird hier automatisch op. Als de mandaatdatum op vandaag of in de toekomst staat in een incasso-batch, kan de bank de incasso-batch namelijk anders afkeuren.

In Moneybird kun je SEPA incasso-batches maken, zodat je de bedragen van verkoopfacturen bij je klanten kunt incasseren. Hiervoor heb je wel een incasso-contract bij je bank nodig, je bank zal de incasso's namelijk daadwerkelijk voor jou gaan uitvoeren.

In de kennisbank op onze website vind je informatie over hoe je de SEPA incasso-batches in Moneybird kunt aanmaken: Facturen incasseren met SEPA-incasso. Zodra je de batch hebt aangemaakt, kun je hem downloaden om vervolgens bij je bank te uploaden.

Het is op dit moment niet mogelijk om zelf een incassodatum in te stellen: Moneybird bepaalt de uitvoerdatum automatisch op het moment dat je de incassobatch aanmaakt, de uitvoerdatum is drie werkdagen in de toekomst. Moneybird bepaalt de uitvoerdatum automatisch aan de hand van de datum waarop je de batch aanmaakt en houdt daarbij rekening met de zogenaamde ECB feestdagen (waaronder bijvoorbeeld Goede Vrijdag) waarop banken gesloten zijn en geen betalingen uitvoeren.

Als je facturen automatisch wilt incasseren bij je klanten, heb je een machtiging van je klant nodig. Mandaat is een ander woord voor machtiging. Iedere machtiging/mandaat moet een uniek kenmerk hebben, dit kenmerk is het mandaatnummer dat je in Moneybird kunt invullen. Bij het aanmaken van een incasso-batch, wordt het mandaatnummer automatisch in de batch verwerkt.

Vooraf vindt er geen controle plaats op de machtiging (tenzij de bedrijven/B2B incasso wordt gebruikt), maar als de klant bij wie je incasseert, het niet eens is met de incasso, kan het voorkomen dat de bank vraag om een kopie van de machtiging en die moet dan hetzelfde nummer en datum hebben als bij de incasso is gebruikt. Dus achteraf kunnen de gegevens wel gecontroleerd worden door de bank.

Als de incasso is uitgevoerd, wordt het totaalbedrag van de incassobatch in één keer uitbetaald op je rekening (ook als er incasso's mislukt zijn). In de omschrijving van de batch staat het batchkenmerk, dit kenmerk is vergelijkbaar aan MONEYBIRD-123456789123456789-1. Bij het verwerken van deze transactie zal Moneybird deze automatisch aan de batch koppelen, of de suggestie geven om de batch handmatig aan de transactie te koppelen. Zodra de batch is gekoppeld krijgen alle facturen de status 'Betaald'.

Als er een incasso mislukt is, of als de klant het bedrag heeft laten storneren, dan wordt dat bedrag op een zeker moment weer apart van je rekening afgeschreven. Bij de afschrijving staat het factuurnummer en de zogenaamde 'reasoncode' waaraan je kunt zien wat de reden is voor het terugboeken van de betaling. De transactie van de afschrijving kun je aan de betreffende factuur koppelen, de factuur krijgt dan weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen', afhankelijk van de vervaldatum.

Als je geen banktransacties in Moneybird verwerkt, kun je via Facturen > Incasso-opdrachten aangeven dat de incasso-batch is uitgevoerd. Klik hiervoor op het vinkje dat op de regel van de betreffende batch aan de rechterkant staat. Alle facturen in de batch krijgen dan de status "betaald".

Nog wat extra informatie: Als er incasso's zijn mislukt of door de klant zijn gestorneerd, dan kun je nadat je de batch als betaald hebt geregistreerd, bij de betreffende factuur registreren. Open de factuur en klik bovenaan op 'Registreer betaling'. Je kunt dan een betaling met een negatief bedrag registreren. Daarmee zal de factuur weer de status 'Openstaand' of Verlopen' krijgen (afhankelijk van de vervaldatum). De factuur kan dan eventueel ook weer worden meegenomen in een volgende incasso-batch.

Om je boekhouding compleet te krijgen in Moneybird, raden we aan om je banktransacties wel in Moneybird te verwerken. Het verwerken van de uitbetaling van SEPA-incasso's en eventuele storneringen kan dan ook eenvoudig via de banktransacties. Meer informatie daarover is te vinden in onze kennisbank: Banktransacties inlezen Facturen incasseren met SEPA-incasso

Als de incasso is uitgevoerd, krijg je het totaalbedrag van de incassobatch in één keer uitbetaald (ook als er incasso's mislukt zijn). In de omschrijving van de batch staat het batchkenmerk, dit kenmerk is vergelijkbaar aan MONEYBIRD-123456789-1. Bij het verwerken van de transactie zal Moneybird deze automatisch aan de batch koppelen, en als het automatisch koppelen als functie is uitgeschakeld kun je handmatig de bijbehorende facturen koppelen. Zodra de batch is gekoppeld krijgen alle facturen de status 'betaald'.

Als er een incasso mislukt is, of als de klant het bedrag heeft laten storneren, dan wordt dat bedrag weer apart van je rekening afgeschreven. Bij de afschrijving staat het factuurnummer en de 'reasoncode' waaraan je kunt zien wat de reden is. De transactie van de afschrijving kun je aan de betreffende factuur koppelen, de factuur krijgt dan weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen' (afhankelijk van de vervaldatum). Daarna kun je de factuur opnieuw opnemen in een automatische incasso batch.

De werkwijze voor wanneer een SEPA incasso gestorneerd wordt, is de volgende: 1. De banktransactie van de uitbetaling van de SEPA incasso-batch wordt automatisch gekoppeld aan de gehele batch. Hiermee krijgen alle facturen in de batch de status 'Betaald'. 2. Voor de factuur waarvan de incasso gestorneerd is, heb je een aparte afschrijving op je bankrekening. De banktransactie van die afschrijving wordt automatisch gekoppeld aan de betreffende factuur. De factuur komt zo weer open te staan. 3. Via het tabblad 'Facturen' > 'Incasso-opdrachten' kun je desgewenst een nieuwe SEPA incasso-batch aanmaken.

Als je voor de factuur geen automatische incasso-batch aan kunt maken, dan heb je in je workflow waarschijnlijk aangegeven dat er bij een herinnering geen automatische incasso gedaan wordt. Dit kun je nakijken via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows. De tweede, derde en vierde stap gaan over de herinneringen.

Wellicht interessant voor jou om te weten is dat we tegenwoordig ook zelf een betaaloplossing aanbieden: Moneybird Payments. Met Moneybird Payments kun je vergelijkbare betaalmethoden aanbieden aan je klanten. Het verschil met Mollie is dat Moneybird Payments helemaal in Moneybird is geïntegreerd. Het is dus niet nodig om een externe koppeling te maken. Moneybird Payments biedt ook automatische incasso aan en je incasso's worden automatisch verwerkt. Meer informatie over Moneybird Payments vind je op Moneybird Payments.