Uren

Gewerkte uren die je niet kunt doorberekenen aan een klant, kun je op de normale manier registreren op het tabblad Uren. Het enige dat je anders hoeft te doen, is dat je het vinkje bij 'declarabel' weghaalt.

Ja, je kunt heel eenvoudig met terugwerkende kracht je uren invullen door te navigeren naar de betreffende dag en daar de velden voor een uurregel in te voeren.

Als je wilt dat er geen nieuwe uren meer op een project geregistreerd kunnen worden, kun je het project deactiveren. Hiervoor ga je naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Projecten. Open het betreffende project en klik rechtsboven op de knop 'Deactiveer'. Vanaf dat moment kunnen er geen uren meer op het project worden geschreven.

Je kunt per gebruiker één timer tegelijkertijd starten. Wanneer je bijvoorbeeld voor meerdere collega's hebt die uren willen registreren, kun je jouw collega een uitnodiging voor toegang tot Moneybird sturen. Je collega kan dan zelf inloggen om zijn uren te registreren, daarbij kan hij dan uiteraard de timer ook gebruiken.

Wanneer je wilt dat medewerkers hun uren in Moneybird registreren, maar geen toegang krijgen tot de rest van de administratie, kun je ze toegang geven tot alleen tabblad Uren. Dit kan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers. Een gebruiker met alleen toegangsrechten tot Uren kan alleen zijn of haar geregistreerde Uren inzien en bewerken. Deze gebruiker heeft dus niet de mogelijkheid om de uren van collega’s of andere onderdelen van de administratie in te zien. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over dit onderwerp: In een team uren registreren.

Wanneer je uren hebt geregistreerd, kun je taken of notities toevoegen. Hiervoor ga ja naar het tabblad Uren en klik je op 'Rapporten'. Je ziet hier het overzicht van geregistreerde uren. Wanneer je op een regel klikt, opent er een nieuwe pagina. Op deze pagina kun je notities en taken toevoegen.

De noties of taken worden niet overgenomen op de factuur als je de uren factureert. Wanneer je uren gaat factureren kun je bij de (concept)factuur natuurlijk wel nieuwe notities of taken maken.

Ja, hiervoor ga je naar tabblad Uren. Wanneer je hier klikt op 'Registeren' kun je via de groene button ‘Start timer’ de timer starten nadat je een omschrijving hebt ingevoerd. De timer gaat vanaf dat moment lopen en zal logischerwijs weer stoppen als je op het rode ‘Stop timer’ knop klikt. Daarna zie je dat de urenregel automatisch wordt toegevoegd. Jouw timer weer aanzetten na een pauze of ander werk? Je kunt dezelfde urenregel weer hervatten door op de 'play'-knop te klikken aan het einde van de regel.

Het is mogelijk een uren budget in te stellen voor projecten. Dit doe je door te navigeren naar Tandwiel > Administratie-Instellingen > Projecten en een project te selecteren of toe te voegen, je kunt ook een project toevoegen vanuit tabblad 'Uren' door bij het veld Projecten op '+ project toevoegen' te klikken. Wanneer je voor jouw projecten een budget hebt ingesteld én uren hebt geschreven krijg je inzicht in je projecten door op tabblad Uren door te klikken naar 'Rapporten'. Je ziet op deze pagina rechts bovenin een button met ‘Rapporten’ die je kunt omzetten naar ‘Projecten’. Je ziet voor elk project wat het budget is, welke uren declarabel en niet declarabel zijn en wat de resterende uren zijn.

Als je wilt dat medewerkers hun uren in Moneybird registreren kun je ze toegang geven tot alleen het tabblad Uren. Dit kan via Tandwiel > Administratie-instellingen > Gebruikers. Een gebruiker met alleen toegangsrechten tot het tabblad Uren kan alleen zijn of haar geregistreerde uren inzien en bewerken. Deze gebruiker heeft dus niet de mogelijkheid om de uren van collega’s of andere onderdelen van de administratie in te zien.

In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over dit onderwerp: Toegangsrechten voor urenregistratie.

We hebben voor ontwikkelaars nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de API om urenregistratie te beheren. Hierdoor wordt het makkelijker om integraties te maken met andere applicaties. Meer informatie over de API vind je op deze pagina.

Wanneer je de juiste benodigde rechten hebt kun je in Moneybird vanuit het Urenoverzicht een factuur genereren via 'Rapporten' en hier klik je op 'Factuur toevoegen'. Moneybird leidt je dan automatisch door een aantal stappen waarmee je de geregistreerde uren kunt factureren. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over dit onderwerp Gelogde uren factureren.

Wanneer je uren factureert, die in een andere periode dan de factuurdatum vallen, voegt Moneybird automatisch de periodeselectie toe zodat de omzet automatisch in de juiste periode geboekt wordt. Het is niet mogelijk deze functie apart in- of uit te schakelen. Wil je geen periodeselectie toepassen dan kun je de periodeselectie op de betreffende factuurregel(s) verwijderen door op de datum te klikken en vervolgens op 'Verwijderen'.

Meer informatie over dit onderwerp vind je op deze pagina.

Voor een overzicht van het totaal aantal geregistreerde uren ga je op het tabblad Uren naar Rapporten. Hier kun je links bovenaan de pagina het filter instellen op de gewenste periode. Vervolgens klik je aan de rechterkant op het 'statistieken-icoon'. Je ziet dan precies hoeveel uren je declarabel/niet declarabel hebt geschreven en welke uren je al op een concept factuur hebt staan of al gefactureerd zijn over de geselecteerde periode.

Wanneer je voldoende rechten hebt (bijvoorbeeld als je eigenaar van het account bent), kun je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Projecten het gewenste project openen en deze wijzigen.

Je kunt een export van de uren maken door op tabblad Uren naar Rapporten te gaan. Hier kun je een export maken door te klikken op 'Exporteren' en vervolgens te kiezen of je jouw bestand als pdf of Excel wilt downloaden. We maken vervolgens het bestand voor je klaar en zetten deze neer bij je downloads via Tandwiel > Downloads.

Wanneer je op tabblad Uren klikt op 'Rapporten' zie je een overzicht van de geregistreerde uren. In de kolom 'status' kun je zien welke uren zijn gefactureerd of waar een conceptfactuur voor is aangemaakt. Wanneer je op deze regel klikt opent een nieuwe pagina, op deze pagina kun je zien op welke factuur de uren gefactureerd zijn en kun je direct doorklikken naar de betreffende factuur.

Urenregistratie is beschikbaar in onze betaalde pakketten zonder extra kosten! Gebruik je momenteel een gratis pakket dan kun je per periode maximaal 20 uren regels registreren. In de betaalde pakketten kun je onbeperkt uren registreren.