Automatisch je banktransacties verwerken

Net als je verkoopfacturen en inkoopfacturen, zijn je banktransacties een onderdeel van je boekhouding. Door deze tijdig te verwerken, houd je een mooi overzicht van welke verkoopfacturen al betaald zijn en voor welke facturen je nog een herinnering moet verzenden. Ook kun je zien welke inkoopfacturen je zelf nog moet voldoen. Voor een goede cash flow is het dus verstandig om je banktransacties regelmatig te verwerken.

Hoe werkt automatisch koppelen in Moneybird?

Met de komst van de automatische bankkoppelingen is het al mogelijk om transacties automatisch in je administratie te importeren. Nu is het ook mogelijk dat deze transacties automatisch verwerkt worden.

Met automatisch koppelen zal Moneybird een banktransactie automatisch koppelen aan de juiste factuur of categorie. Het automatisch koppelen begint zodra je transacties ontvangt via een bankkoppeling of zodra je transacties upload in je administratie. Als er een match is, zal de transactie gekoppeld worden en zie je dat gelijk in op tabblad 'Bank'. We doen dit alleen als we 100% zeker weten dat de koppeling goed is. Kan Moneybird niet met zekerheid zeggen welke factuur of categorie er bij de transactie hoort, dan zul je zelf de juiste factuur of categorie moeten selecteren op basis van de slimme suggesties of een zoekopdracht.

Op dit moment kunnen we transacties met de volgende kenmerken automatisch koppelen:

• Overboekingen naar of teruggaves van de Belastingdienst voor bijvoorbeeld btw, vpb of wegenbelasting
  
• Bankkosten
  
• Kruisposten voor overboekingen tussen bekende rekeningen
  
• Transacties waarbij in de omschrijving een transactienummer staat dat ook op een bijlage bij inkoopfacturen/bonnetjes staat
  
• Betalingen van inkoopfacturen met een bekend factuurnummer en waarbij je al eerder een bedrag naar dezelfde rekening van de leverancier hebt overgeboekt
  
• Afschrijvingen van een betaalbatch
• Ontvangen bedragen van verkoopfacturen met het juiste gestructureerde betalingskenmerk
• Ontvangen bedragen van verkoopfacturen met een bekend factuurnummer en waarbij je al eerder een bedrag van dezelfde rekening van de klant hebt ontvangen
  
• Transacties waarbij het woord 'refund' in de omschrijving staat en er binnen een week een andere transactie met dezelfde tegenrekening en het bedrag 'omgekeerd' (bijschrijving en afschrijving) is. Deze twee transacties worden automatisch op de categorie 'kruisposten' geboekt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ZeroFX transacties van bunq.
  
• Bijschrijvingen van een incassobatch en afschrijvingen van mislukte incasso's of storneringen.
  
• Uitbetalingen van Mollie, als je dit hebt geactiveerd, zie voor meer informatie: Uitbetalingen van Mollie verwerken in je administratie

Naast bovenstaande transacties die standaard automatisch verwerkt kunnen worden, kun je ook zelf boekingsregels instellen.

Wat moet ik instellen om mijn transacties automatisch te koppelen?

Automatisch koppelen is standaard geactiveerd voor alle administraties, je hoeft dit dus niet apart in te stellen. Ook maakt het niet uit welk pakket je bij je administratie geselecteerd hebt. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bank kun je het automatisch koppelen wel uitzetten.

Wat gebeurt er als ik aan mijn maandelijkse limiet zit?

Als je het gratis, of één van de twee goedkoopste betaalde pakketten hebt, heb je een maximaal aantal banktransacties per maand dat je kunt verwerken. Als je door het automatisch koppelen aan het maximale aantal gekoppelde transacties komt, dan zullen er geen transacties meer gekoppeld worden. Als je je pakket upgrade of wanneer je nieuw maand-tegoed ontvangt, kun je de transacties alsnog koppelen via de melding bovenaan de lijst met transacties.