Instellingen bij contacten
Bij je contacten kun je vast verschillende instellingen goed zetten, waardoor het verdere proces nog eenvoudiger wordt. In dit artikel gaan we de verschillende mogelijkheden even door.
Contactpersoon toevoegen
Wanneer je bij een contact meerdere contactpersonen hebt, kun je deze bij het contact opslaan. Een contactpersoon aan een contact toevoegen is vrij eenvoudig. Je kiest een contact, gaat naar Contactdetails en klikt bij Contactpersonen op Toevoegen. Vervolgens voer je de gegevens van de contactpersoon in en sla je deze op. Als je een contactpersoon hebt toegevoegd zie je deze ook terug in je contactpersonenlijst. De namen van de contactpersonen worden weergegeven rechts naast het contact.
Standaard verzendmethode
Wanneer jouw klant altijd op dezelfde manier jouw facturen gaat ontvangen, bijvoorbeeld altijd via e-mail, dan kun je dat hier vast invullen. Wanneer je dan een factuur verstuurt naar deze klant, staat deze verzendmethode alvast voor je aangevinkt. Wanneer je kiest voor Per post moet je er natuurlijk voor zorgen dat het volledige postadres is ingevuld. Kies je standaard voor e-mail, dan moet hier een e-mailadres bekend zijn.
Klantnummer
Met het veld voor het klantnummer hoef je niks te doen. Moneybird kent altijd het eerstvolgende beschikbare nummer toe. Er is in Moneybird geen onderscheid in debiteuren en crediteuren, Moneybird nummert altijd gewoon door.
Automatische incasso
Wanneer jouw klant jouw facturen via automatische incasso mag voldoen, vink je Klant heeft toestemming gegeven voor SEPA incasso aan. Je vult hiervoor bij het contact alle benodigde gegevens in. Daarnaast heb je hiervoor een contract bij je bank of payment service provider nodig en een mandaat van je klant. Meer hierover vind je in het artikel over SEPA incasso.
Ook kun je bij debiteuren al instellen dat jij de inkoopfacturen altijd via automatisch incasso betaalt. De facturen die je van dit contact ontvangt, worden dan automatisch gemarkeerd als betaald via automatisch incasso.
Extra velden
Wanneer je extra velden op je factuur of offerte wilt toevoegen, moet je deze eerst aanmaken in de instellingen. Wanneer je extra velden voor contacten hebt aangemaakt, kun je deze bij het contact invullen.
Standaard workflow
Per factuur en offerte selecteer je de juiste workflow. In de workflow bepaal je namelijk wat het vervaltermijn is van de factuur, welke teksten erop staan en bijvoorbeeld hoe de factuur betaald mag worden.
Als voor jouw klant de condities altijd hetzelfde zijn, dan kun je bij het contact al een standaard factuur en offerte workflow instellen. Als je een offerte of factuur voor deze klant aanmaakt, krijgt de offerte of de factuur altijd direct de juiste workflow.
