Facturen maken en versturen

Het versturen van facturen is een ultiem doel voor een ondernemer. Je hebt een project afgerond of product geleverd, je klant is tevreden en gaat daarvoor betalen. Het feit dat je facturen kan versturen is het bewijs dat je onderneming bestaansrecht heeft!

Toch is het maken en versturen van een factuur voor veel ondernemers een struikelblok. Wat moet er op een factuur staan? Bereken ik de btw wel goed? Nummer ik het wel goed door?

Wat moet er op een factuur staan?

Een goede factuur bevat een reeks aan informatie. Door een goede factuur op te stellen ontstaat er geen verwarring bij je klant. Daarnaast is bepaalde informatie op een factuur ook verplicht vanuit de Belastingdienst.

1. Factuurnummer: Zet op je factuur altijd een factuurnummer. Op deze manier kun je facturen uit elkaar houden en kan je klant met vragen eenvoudig verwijzen naar dit nummer. Een nummer mag je maar één keer gebruiken en de nummers moeten oplopend doornummeren.

2. Je eigen bedrijfsgegevens: Het moet voor je klant duidelijk zijn van wie de factuur afkomstig is. Vermeld hierbij je volledige adres en het KvK- en btwnummer als je die hebt.

3. De gegevens van je klant: Op de factuur moet staan wie de factuur gaat ontvangen, inclusief een volledig adres.

4. Factuurdatum en vervaldatum: De datum waarop je de factuur uitreikt is belangrijk voor de btw aangifte. Daarnaast is het de datum vanaf wanneer de betaaltermijn ingaat. Een vervaldatum vermelden is niet verplicht, maar voorkomt onduidelijkheid bij je klant over de uiterlijke datum van betaling.

5. Factuurregels: In één of meer factuurregels omschrijf je welke diensten of producten je geleverd hebt. Geef per regel een duidelijke omschrijving en geef aan hoeveel je geleverd hebt. Per regel neem je het bedrag per stuk op en vermeld je welk btw tarief van toepassing is. Vaak is het handig om een periode of datum te vermelden bij een regel. Ook kan het handig zijn om op de factuurregel ook direct een omzetcategorie te selecteren waardoor je in op de resultatenrekening terug kunt vinden waar de omzet vandaan komt. Wanneer je geen omzetcategorie selecteert wordt alle omzet geboekt op de categorie 'Ongecategoriseerde inkomsten'.

6. Totaalbedragen: Onderaan de factuurregels neem je de totaalbedragen op. Vermeld hier het totaalbedrag exclusief btw, de btw bedragen en het totaalbedrag inclusief btw.

7. Betalingscondities: Vergeet niet te vermelden op welke manier de klant kan betalen. In het geval van een bankoverboeking is het gebruikelijk om te vermelden welke omschrijving ze moeten gebruiken bij het overboeken, bijvoorbeeld: "Overboeken naar rekening NL00INGB0001235678 onder vermelding van het factuurnummer 2020-0012".

Op de website van de Belastingdienst is meer informatie te vinden over de factuureisen die de Belastingdienst stelt.

Voorbeeld factuur

Hieronder kun je een afbeelding vinden van een voorbeeldfactuur. Alle 7 hierboven genoemde aandachtspunten zijn te vinden op deze factuur.

Versturen van een factuur

Zodra je de factuur gemaakt hebt, kun je deze op verschillende manieren naar je klant versturen:

1. Per e-mail: E-mail is tegenwoordig de meest gebruikte manier om facturen te versturen. Voeg de factuur toe als PDF bestand en schrijf een begeleidende tekst in de e-mail.

2. Per post: Nog maar weinig facturen worden per post verzonden, maar het kan gebeuren dat je klant graag een papieren factuur ontvangt.

3. Persoonlijk uitreiken: Als je je klant in persoon ontmoet, kun je de factuur ook persoonlijk uitreiken. Op deze manier weet je zeker dat de factuur ontvangen is.

Hoe maak je een factuur in Moneybird?

In Moneybird is een factuur maken heel eenvoudig. De bedrijfsgegevens en huisstijl staan klaar op de factuur zodra je een nieuwe factuur maakt. Vanuit je adresboek selecteer je snel de gegevens van je klant. Vervolgens voer je de factuurregels in. Moneybird zorgt dat je factuur een correct factuurnummer krijgt en berekent alle bedragen voor je.

Na het maken van een factuur kun je die snel versturen. Wil je de factuur naar meerdere adressen tegelijk versturen, dan kun de e-mailadressen invullen in het beschikbare veld, gescheiden door een komma.