Wat is de bewaarplicht?
De bewaarplicht betekent dat je administratieve documenten en gegevens moet bewaren voor een bepaalde tijd. De bewaartermijn is meestal zeven jaar. De overheid heeft informatie nodig om te controleren of je boekhouding in orde is. Word je gecontroleerd en heb je de informatie niet? Dan kun je daar hoge boetes voor krijgen.
Wat valt er onder de fiscale bewaarplicht? #
Onder de fiscale bewaarplicht valt elk document of stuk informatie die van belang is voor de belastingheffing. Maar welke gegevens moet je dan bewaren voor de Belastingdienst?
- Verzonden en ontvangen facturen
- Bankafschriften
- Belastingaangiften
- Financiële administratie (dus balans, winst- en verliesrekeningen, begrotingen en andere financiële rapporten)
- Voorraadadministratie
- Salarisadministratie
- Leveranciers- en klantgegevens
- Kilometerregistratie
- Agenda
- Contracten en gemaakte afspraken
Arbeidsovereenkomsten en huurovereenkomsten moet je minimaal vijf jaar tot na het einde van de overeenkomst bewaren.
In sommige sectoren of gevallen geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. Bijvoorbeeld wanneer je te maken heb met onroerend goed als een bedrijfspand of fabriek. Of wanneer je elektronische diensten, telecommunicatiediensten of televisieomroep- en radiodiensten levert.
Welke bonnetjes moet je bewaren als zzper?
Als zzp’er bewaar je alle bonnetjes die je krijgt bij een zakelijk aankoop. Je kunt de bonnen inscannen en digitaal bewaren. De meeste boekhoudprogramma’s hebben een app waar je bonnen (gratis) kunt scannen. De bonnen worden dan automatisch in je boekhouding gezet en bewaard. Je moet de bon daarna nog wel verwerken.
Wat kan er gebeuren als je je administratie niet lang genoeg bewaart? #
Als je je administratie te vroeg weg doet en je wordt gecontroleerd door de Belastingdienst heeft dat vervelende gevolgen. Je kunt een boete of sanctie krijgen en de Belastingdienst stelt zelf je omzet en winst vast. Op basis van die vaststelling berekent de Belastingdienst vervolgens hoeveel belasting je moet betalen. Ben je het niet eens met de berekening die de Belastingdienst maakt, dan moet je bewijzen dat de berekening onjuist is. En dat is zonder administratie lastig.
Wat kun je met de gegevens doen na de bewaarplicht #
De bewaarplicht van je administratie komt na zeven jaar te vervallen. De gegevens kun je verwijderen of alsnog bewaren.
Hoe lang moet je als zelfstandige je facturen bijhouden?
Als zelfstandige moet je je facturen minimaal zeven jaar na het afsluiten van het boekjaar bewaren.
Waar kun je je administratie bewaren? #
Hoe en op welke manier je je financiële administratie bewaart mag je zelf bepalen (opent in nieuw tabblad), bijvoorbeeld digitaal of op papier. Een boekhoudpakket kan je helpen bij het bewaren van je financiële administratie. Een boekhoudprogramma is daarmee een manier om je administratie te bewaren. Facturen die je digitaal verstuurt en ontvangt, bewaar je ook digitaal. Bonnetjes mag je inscannen en ook digitaal bewaren. Besluit je bonnen op papier te bewaren? Zorg er dan voor dat ze goed geordend zijn en leesbaar blijven.
