Bewaarplicht voor ondernemers

Als ondernemer houd je je administratie niet alleen bij voor het financiële inzicht. Je hebt namelijk als ondernemer een bewaarplicht. In Nederland moeten bedrijven hun boekhouding en financiële gegevens minimaal zeven jaar bewaren. Voor ondernemers betekent dit dat ze zeven jaar na het sluiten van het boekjaar de informatie nog moeten kunnen laten zien aan de Belastingdienst als ze hierom vragen.

Wat valt er onder de fiscale bewaarplicht? #

Onder de fiscale bewaarplicht valt elk document of stuk informatie die van belang is voor de belastingheffing. Maar welke gegevens moet je dan bewaren voor de Belastingdienst?

  • Verzonden en ontvangen facturen
  • Bankafschriften
  • Belastingaangiften
  • Financiële administratie (dus balans, winst- en verliesrekeningen, begrotingen en andere financiële rapporten)
  • Voorraadadministratie
  • Salarisadministratie
  • Leveranciers- en klantgegevens
  • Kilometerregistratie
  • Agenda
  • Contracten en gemaakte afspraken

Arbeidsovereenkomsten en huurovereenkomsten moet je minimaal vijf jaar tot na het einde van de overeenkomst bewaren.

In sommige sectoren of gevallen geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. Bijvoorbeeld wanneer je te maken heb met onroerend goed als een bedrijfspand of fabriek. Of wanneer je elektronische diensten, telecommunicatiediensten of televisieomroep- en radiodiensten levert.

Wat kan er gebeuren als je je administratie niet lang genoeg bewaart? #

Als je je administratie te vroeg weg doet en je wordt gecontroleerd door de Belastingdienst heeft dat vervelende gevolgen. Je kunt een boete of sanctie krijgen en de Belastingdienst stelt zelf je omzet en winst vast. Op basis van die vaststelling berekent de Belastingdienst vervolgens hoeveel belasting je moet betalen. Ben je het niet eens met de berekening die de Belastingdienst maakt, dan moet je bewijzen dat de berekening onjuist is. En dat is zonder administratie lastig.

Wat kun je met de gegevens doen na de bewaarplicht #

De bewaarplicht van je administratie komt na zeven jaar te vervallen. De gegevens kun je verwijderen of alsnog bewaren.

Waar kun je je administratie bewaren? #

Hoe en op welke manier je je financiële administratie bewaart mag je zelf bepalen (opent in nieuw tabblad), bijvoorbeeld digitaal of op papier. Een boekhoudpakket kan je helpen bij het bewaren van je financiële administratie. Een boekhoudprogramma is daarmee een manier om je administratie te bewaren. Facturen die je digitaal verstuurt en ontvangt, bewaar je ook digitaal. Bonnetjes mag je inscannen en ook digitaal bewaren. Besluit je bonnen op papier te bewaren? Zorg er dan voor dat ze goed geordend zijn en leesbaar blijven.

Verder lezen?

Misschien vind je dit ook interessant.