Jaarafsluiting

Wat is een jaarafsluiting? #

Laten we beginnen met het boekhouden. Met een jaarafsluiting wordt het afsluiten van het financiële boekjaar bedoeld. De boekhouding van het jaar wordt dus afgesloten en het resultaat van dat boekjaar wordt overgeboekt naar de balans. In het nieuwe boekjaar begin je dan weer vanaf nul op de resultatenrekening. Een boekjaar loopt meestal van 1 januari tot en met 31 december. 

Het resultaat van het jaar gaat de boeken in en je begint het nieuwe boekjaar met een schone lei. Ook kan je per jaar zien wat je bedrijf heeft gepresteerd. Hiervoor moet je de gehele administratie controleren en desnoods corrigeren. Dat klinkt misschien als veel en moeilijk werk, maar met een boekhoudprogramma, zoals Moneybird, kom je al een heel eind door automatisering.

Waarom een jaarafsluiting maken? #

Als zzp’er ben je niet verplicht om een jaarafsluiting te maken. Toch wordt het sterk aangeraden om het wel te doen. Want je krijgt niet alleen te zien of je administratie klopt, je ziet ook meteen de resultaten van je jaar. En als je cijfers van afgelopen jaren hebt, kan je de trends van onderneming zien en waar nodig bijsturen. 

De belangrijkste reden om een jaarafsluiting te maken is de aangifte inkomstenbelasting. Elke zzp’er moet aangifte doen bij de belasting en met een kloppende jaarafsluiting heb je de juiste cijfers paraat om de aangifte zo probleemloos mogelijk te doen. Je dient dan een balans en een resultatenrekening in. Hiervoor moet je dus een jaarafsluiting maken.

Wanneer een jaarafsluiting maken? #

Zoals de naam doet vermoeden, doe je dit aan het einde van het jaar. Er bestaat geen harde deadline. Je bepaalt zelf wanneer je dit doet, zolang je jaarafsluiting maar gedaan is voor de aangifte inkomstenbelasting. Door de jaarafsluiting krijg je een goede balans en resultatenrekening en deze gegevens heb je nodig om de aangifte in te vullen.

Een ander goed moment om de jaarafsluiting te maken is wanneer je zeker weet dat alle gegevens van dat boekjaar, zoals facturen, afschrijvingen of privégebruik, verwerkt zijn. 

Gegevens controleren #

Controleer de boekingen op de balans en resultatenrekening. Kloppen de boekingen? Mooi! Klopt dit niet? Tijd om te checken. Verzamel al je zakelijke gegevens en kijk of alle gegevens van het boekjaar compleet zijn:

• Bonnen
• Banksaldo
• In- en verkoopfacturen
• Debiteuren- en crediteurenoverzicht
• Banktransacties
• Ingevulde beginbalans (als je al langer onderneemt)
• Afschrijvingen
• Btw-aangiftes en -overzicht
• Privé uitgaven en overboekingen
• Urenregistratie (als dat van toepassing is)
• Voorraad (als dat van toepassing is)

Als je een kloppende jaarafsluiting wilt, heb je kloppende gegevens nodig. Zo moet het saldo van je bankrekening gelijk zijn aan het saldo van je balans op de laatste dag van je boekjaar.

Het is al helemaal fijn als je deze gegevens het jaar door hebt verzameld en in je boekhouding hebt gezet, want dan kan je boekhoudprogramma al veel automatisch verwerken. 

Ga de gegevens na en kijk waar het verschil is ontstaan. Misschien ben je ergens een factuur vergeten of is er een betaling niet goed geboekt. Voeg deze dan toe en kijk nu of je saldo weer klopt. Begin bijvoorbeeld per half jaar.

Let op: bij de facturen gaat het om de factuurdatum, dus niet de betaaldatum! Dat is ook belangrijk voor de btw-aangifte. Daarbij is de factuurdatum leidend.

Afschrijvingen boeken #

Om je boekjaar correct af te sluiten, moet je ook je afschrijvingen boeken. Heb je bijvoorbeeld in het boekjaar een zakelijke investering gedaan van meer dan €450 (exclusief btw), zoals een computer of telefoon? Dan moet je deze kosten afschrijven over meerdere jaren. Je mag ze niet in één keer aftrekken. Deze kosten kan je gemakkelijk afschrijven in Moneybird, bijvoorbeeld in vaste gelijke termen. Onderneem je al langer en heb je meer investeringen gedaan? Houd de lijst met afschrijvingen dan up to date.

Afschrijvingskosten vind je op de resultatenrekening. Dus de kosten die je uiteindelijk maandelijks maakt voor een afschrijving, vind je terug bij je andere maandelijkse kosten op de resultatenrekening.

Voorraad controleren #

Als je fysieke producten verkoopt, via een webshop of winkel, dan moet je je voorraad controleren en balansen. Je telt alles wat je dit boekjaar hebt overgehouden, geeft de waarde aan per product en zet dit op de balans. Bijvoorbeeld: 200 mutsen van elk €5 = €1000. Dien je dit in en is er een verschil op de balans, dan moet je het verschil afboeken.

Privé boekingen #

Ook alle privéboekingen moet je meenemen. Het is handig als je het hele jaar zakelijk en privé zo veel mogelijk gescheiden houdt. Als zzp’er kan dit lastig zijn, omdat je het geld dat je verdient gebruikt om producten en spullen te kopen die je zowel zakelijk als privé gebruikt. Gelukkig kan je deze boekingen eenvoudig onderscheiden en verwerken binnen Moneybird.

Binnen Moneybird kan je ervoor zorgen dat de resultatenrekening, de balans en het rapport voor de btw-aangifte aangepast worden als je deze boekingen verwerkt.

Balans op 0 #

Als je het boekjaar wilt afsluiten, moet je balans op 0 staan. Dit gaat automatisch in een programma zoals Moneybird. Het kan wel zijn dat er op de  balans bedragen staan bij ‘te rubriceren’. Dit zijn betalingen die rechtstreeks bij een inkomende factuur of bon zijn geregistreerd als betaling zonder bewijs. Je hebt dus geen bewijs voor deze boekingen en dat is niet handig voor je administratie. Je moet hiervoor een banktransactie koppelen aan die boeking.

Op slot #

Als de jaarafsluiting helemaal compleet is, kan je deze als periode vergrendelen. Zo kunnen er geen wijzigingen gemaakt worden en is je boekjaar op slot. 

Doelen voor het nieuwe jaar #

Bij een nieuw jaar horen goede voornemens. Afvallen, stoppen met roken, meer bewegen… Misschien wil je een grote reis maken. In dat laatste geval ga je sparen en maak je een potje. Voor je onderneming heb je ongetwijfeld ook doelen. Met een zakelijke rekening zoals in Moneybird kun je ook dergelijke potjes aanmaken, om bijvoorbeeld automatisch btw te sparen voor je aangiftes of om te sturen op winst.

Vraag het een boekhouder #

Kom je er echt niet uit? Dan kan je natuurlijk altijd een boekhouder inschakelen. Hij of zij weet precies hoe je een boekjaar correct afsluit. Daarnaast kan je met vragen over de verschillende functionaliteiten altijd terecht bij onze supportafdeling.

De jaarafsluiting is misschien veel werk, maar wel belangrijk én erg handig voor de toekomst, zoals bij de belastingaangifte. Zorg er daarom voor dat je administratie op orde is en dat je alle gegevens snel bij de hand hebt. Zo maak je het jezelf een stuk eenvoudiger, weet je hoe je onderneming heeft gepresteerd en kan je nieuwe doelen opschrijven.