Financiële administratie

Wat is administratie? #

De administratie is het overzicht van alle zakelijke gegevens van jouw onderneming. Hierbij kun je denken aan verzekeringsdocumenten, kilometerregistratie, contracten met klanten, urenregistratie, databestanden, bankafschriften en facturen. Wettelijk gezien ben je als ondernemer verplicht om een accurate en volledige administratie bij te houden.

Wat is financiële administratie? #

De financiële administratie, ook bekend als ‘de boekhouding’, is een specifiek onderdeel van de totale administratie van een onderneming. Hierin worden alle financiële transacties systematisch vastgelegd en verwerkt. Denk hierbij aan facturen, kasadministratie, kosten, schulden, bezittingen, uitgaven, omzet en winst. Het zorgvuldig bijhouden van je financiële administratie is niet alleen van groot belang voor het managen van je bedrijf, maar ook voor je belastingzaken. Op basis van deze administratie kun je jouw aangifte voor de inkomstenbelasting en btw-aangifte correct en tijdig invullen.

Wat zijn de verplichtingen van een financiële administratie? #

Om correcte aangiften voor de inkomstenbelasting en btw te kunnen indienen, moet je duidelijk kunnen aantonen waar je inkomsten vandaan komen, welke uitgaven je hebt gedaan en welke activiteiten je hebt ondernomen. Essentieel hiervoor zijn je inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften. Daarnaast is het ordenen en bewaren van je agenda belangrijk; hiermee kun je aantonen dat je voor klanten hebt gewerkt en hoe je aan je uren komt voor het urencriterium. Een andere manier om aan te tonen dat je aan het urencriterium voldoet, is door een urenregistratie bij te houden.

Hoe kan ik mijn administratie effectief ordenen? #

Een goed georganiseerde administratie is belangrijk. Niet alleen voor je eigen gemak, maar ook voor de naleving van wettelijke vereisten. De Belastingdienst moet jouw gegevens binnen een redelijke termijn kunnen controleren, wat eenvoudiger is als jouw administratie netjes en digitaal is geordend.

Structuur aanbrengen #

Zorg ervoor dat onderstaande documenten opgeslagen worden in je boekhouding: 

1. Verzekeringsdocumenten
2. Rittenregistratie
3. Urenregistratie
4. Financiën. Deze categorie kan verder worden opgesplitst in:

• Inkomende facturen
• Uitgaande facturen
• Bonnetjes
• Bankafschriften
• Belastingdienst-documenten (btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting)
• Klantcontracten

Gebruik een online boekhoudpakket #

Een online boekhoudsoftware maakt het bijhouden en ordenen van je financiële administratie eenvoudig en overzichtelijk. In Moneybird wordt je administratie altijd bewaard en deze blijft altijd toegankelijk, tenzij je deze zelf verwijderd. Veel programma’s bieden ook de mogelijkheid om direct je btw-aangifte te versturen en op te slaan. Ook is het aan te raden een veilige back-up van je administratie te maken.

Welke documenten moet je bewaren? #

De Belastingdienst heeft verschillende bewaartermijnen voor documenten, vaak 7 of 10 jaar. Wat de precieze termijnen zijn, vind je op de website van de Belanstingsdienst (opent in nieuw tabblad).

De basisgegevens hebben betrekking op jouw financiële administratie. Hieronder vallen:

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie (van wie je nog geld krijgt en aan wie je nog moet betalen)
• De voorraadadministratie (bij verkoop van goederen)
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie (indien van toepassing)
• Gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden

Is het verplicht om een boekhouder te hebben? #

Nee, als ondernemer ben je niet verplicht om een boekhouder in te schakelen. Maar het inschakelen van een boekhouder kan prettig zijn als je bijvoorbeeld twijfelt over de inrichting van je administratie. Een boekhouder is goed op de hoogte van de regels van het belastingstelsel en de fiscale voordelen waar je recht op hebt.

Je financiële administratie op orde met een online boekhoudpakket #

Je kunt er voor kiezen om te werken met een online boekhoudpakket. Het helpt bij de professionalisering van je bedrijf en voorkomt fouten die snel gemaakt worden bij handmatige administratie, zoals in Excelsheets en Word-documenten. Online boekhoudprogramma's automatiseren veel van het proces, waardoor je niet alles handmatig hoeft in te voeren. Ze monitoren ook automatisch de status van je facturen. Zo zie je eenvoudig wat er al betaald is en wat nog betaald moet worden.

Moneybird is een online boekhoudplatform waarin je jouw administratie eenvoudig en overzichtelijk bijhoudt. Het platform biedt de mogelijkheid om verschillende aspecten van jouw administratie te automatiseren, waaronder:

• Verkoopfacturen versturen 
• Inkomende documenten toevoegen
• Een zakelijke betaalrekening openen
• Banktransacties importeren en verwerken
• Offertes maken
• Urenregistratie
• Rapporten genereren en inzicht krijgen in financiële resultaten
• Btw-aangifte doen 
• ICP-aangifte doen

Met Moneybird kun je fouten vermijden, veel tijd besparen en ervoor zorgen dat je voldoet aan alle wettelijke eisen van de Belastingdienst. Bovendien biedt het programma de mogelijkheid om je btw-aangifte in te indienen en direct te betalen via iDEAL.

Alles op een rij #

De financiële administratie, een specifiek onderdeel van je totale bedrijfsadministratie, draait om het systematisch vastleggen van alle financiële transacties. Volgens de wet ben je verplicht om deze administratie minimaal 7 jaar te bewaren. De Belastingdienst moet jouw administratie op een toegankelijke manier kunnen controleren, dus een georganiseerd systeem is essentieel. Een online boekhoudprogramma kan het proces automatiseren, fouten vermijden en de boekhouding versnellen.