Drie opties voor het opzetten van een goede salarisadministratie

Je eerste medewerker, dat is een grote mijlpaal! De vaart zit er in en dat is goed nieuws. Nieuwe medewerker(s) brengen veel nieuwe kansen. In dit artikel bekijken we het vanuit de administratieve kant. Want als je medewerkers in dienst hebt moet je de salarisadministratie inregelen.

Wat is een salarisadministratie?

Salarisadministratie is een ander woord voor loonadministratie. De salarisadministratie is het uitbetalen van salarissen en het bijhouden van alle bijkomende administratie.

Wanneer heb je een salarisadministratie nodig?  #

Je hebt salarisadministratie nodig wanneer je ten minste één betaalde medewerker in dienst hebt. Ook als je alleen bent kan het zijn dat je een loonadministratie moet bijhouden. Bijvoorbeeld als jij een Besloten Vennootschap hebt voor een personal holding, dan moet jij jezelf loon uitkeren en een loonstrook geven. Je houdt een loonadministratie bij voor jezelf, voor de Belastingdienst en voor je medewerkers. 

Een salarisadministratie geeft jou als ondernemer namelijk inzicht in de personeelskosten die je maakt. Voor je medewerkers is het belangrijk dat ze weten wanneer en hoeveel salaris ze krijgen. En de Belastingdienst wil inzicht in jouw personeelsbestand omdat ze loonheffingen en sociale premies ontvangen.

Wat komt er kijken bij de salarisadministratie?  #

Wanneer een nieuwe medewerker start, stel je eerst het netto- en brutosalaris af. Je houdt daarbij rekening met loonheffingen, aftrekposten, onkostenvergoedingen en bijvoorbeeld bonussen. Op basis van die informatie kun je een loonstrook maken. 

Vergeet ook de geldende pensioen- en CAO regels niet als die gelden voor de branche waarin je bedrijf actief is. Er zijn veel regels en dat maakt het complex. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met zaken als ouderschapsverlof, consignatievergoedingen of de WKR. In Nederland verandert er nogal eens wat qua wet- en regelgeving. Zorg daarom dat je goed op de hoogte bent van de actuele regelgeving en lees je goed in.

De Belastingdienst en loonheffingen.

Op de website van de Belastingdienst vind je alles over loonheffingen (opent in nieuw tabblad) en de huidige wet-en regelgeving. Ook wanneer je de salarisadministratie niet zelf doet is het goed om te weten hoe het werkt. Je hoeft er natuurlijk geen studie van te maken. Maar basiskennis is voor een ondernemer zeker relevant.

In het kort zijn er negen taken die je hebt bij het doen van de salarisadministratie: 

  1. Het bijhouden van de administratie van persoonsgegevens
  2. Je registreert de gemaakte uren en declaraties
  3. Het berekenen van salarissen in netto- en brutoloon
  4. Je houdt loonheffingen in en geeft die door aan de Belastingdienst
  5. Je houdt bij welke extra salarisbetalingen er zijn
  6. Je houdt bij welke werknemersvoordelen er zijn en die neem je op in de administratie
  7. Aan het einde van het jaar maak je de jaaropgaven voor alle werknemers
  8. Alle loonkosten zet je in de boekhouding.  
  9. En heel belangrijk! Je betaalt alle salarissen uit en zorgt voor een duidelijke loonstrook. 

Op welke drie manieren kun je de salarisadministratie inrichten?  #

Gelukkig hoef je niet alles zelf te ontdekken als je aan de gang moet met de salarisadministratie. We zetten het voor je op een rij. 

  1. Je kunt de salarisadministratie zelf doen met behulp van online tools Employes (opent in nieuw tabblad) of NMBRS (opent in nieuw tabblad). Wanneer je een relatief eenvoudige loonadministratie hebt en kennis hebt over loonadministraties, kun je zeker overwegen om alles zelf te beheren.
  2. Als je al een adviseur of boekhoudkantoor hebt waarmee je samenwerkt kunnen zij in sommige gevallen ook de salarisadministratie voor je doen. Niet ieder kantoor verzorgt loonadministraties, een groot deel wel. Meestal betaal je per medewerker een vast bedrag per maand. Soms zul je ook vragen hebben over specifieke casussen zoals een bonus of een ontslagvergoeding. Het is daarom verstandig af te stemmen met je adviseur wat ze wel en niet voor je bedrijf willen verzorgen en tot waar hun expertise reikt.
  3. Als alternatief kun je ervoor kiezen om een bedrijf te kiezen dat er specifiek op ingericht is om HR en salarisdiensten voor bedrijven te verzorgen. Bij Moneybird werken we zelf met zo'n partij. En voor ons is de omvang van ons personeelsbestand de reden om voor zo'n partij te kiezen. We hebben met enige regelmaat specifieke casussen die we willen voorleggen aan iemand met expertise over loonzaken.

Welke optie past het beste bij mij?  #

Uit eigen ervaring weten wij dat het fijn is als je goede software hebt voor de HR processen. Geef je bijvoorbeeld kilometervergoeding aan je medewerkers of heb je mensen nulurencontracten? Dan wil je de invoer van deze gegevens het liefst door je medewerkers zelf laten doen zodat je de informatie alleen nog maar hoeft te controleren.

Uit eigen ervaring weten wij dat het fijn is als je goede software hebt voor de HR processen

Ook het distribueren van loonstrookjes kan een behoorlijk karwei zijn als je dat handmatig gaat doen. Daarom is het fijn om goede software te kiezen waar ook je personeel gebruik van kan maken. Zowel NMBRS als Employes bieden deze mogelijkheid, daarnaast kun je kiezen voor software die andere HR processen inregelt zoals Hooray (opent in nieuw tabblad). Dat is een completer pakket waarin je zowel HR processen als de salarisadministratie kan doen. 

Het inrichten van de software en bijhouden ervan kost tijd en geld. Want zo eenvoudig als het klinkt, is het in de praktijk natuurlijk niet. Ook software waarmee jij je eigen salarisadministratie doet kost geld. 

Wil je zo min mogelijk tijd besteden aan de salarisadministratie en het wel goed geregeld hebben? Dan kan het uitbesteden van de salarisadministratie een goede optie zijn. Het kost geld maar het levert je veel tijdwinst en minder zorgen op. Dat kan voor jou als ondernemer veel waard zijn. Neem dus goed de tijd om de rekensom te maken waar jij de winst maakt bij het uitbesteden van de werkzaamheden. 

Moneybird en de salarisadministratie #

Uit je loonadministratie komen uiteindelijk journaalposten die in je boekhouding thuishoren. Je kunt deze handmatig invoeren via het memoriaal in Moneybird, maar makkelijker is dat je ze automatisch laat importeren in Moneybird. Zowel NMBRS als Employes hebben daar een mogelijkheid voor.

86% van onze gebruikers beveelt Moneybird aan!
Uit 685 beoordelingen scoorden we gemiddeld: 4.4 uit 5 sterren