Offerte maken

Een offerte kan op verschillende manieren tot stand komen. Misschien heeft een potentiële klant jouw dienst of product ontdekt via je social media of website. Of je hebt proactief een potentiële klant benaderd en iemand heeft interesse in wat jij aanbiedt. Een belangrijke volgende stap is het opstellen van een overtuigende offerte. Hoe maak je een offerte en wat zijn je verplichtingen wanneer je een offerte opstelt? In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten om een goede offerte te maken.

Waarom is een offerte belangrijk?  #

Een offerte heeft twee belangrijke functies:

  1. Je wilt je potentiële klant overtuigen waarom jouw product of dienst het beste past bij zijn of haar behoeften. Als je een kennismakingsgesprek hebt gehad, benadruk je opnieuw de voordelen van jouw product of dienst in de offerte.
  2. In je offerte beschrijf je wat je gaat leveren, binnen welke termijn en tegen welke kosten. Op deze manier weet de klant waar hij of zij aan toe is bij het afnemen van jouw product of dienst.

Het opstellen van een offerte is niet verplicht, maar het is wel gebruikelijk. Een mondelinge afspraak met een ander bedrijf of een akkoord per e-mail is ook rechtsgeldig. Toch kan het voor jezelf prettiger zijn als je alles formeel op papier hebt vastgelegd. Dit voorkomt verwarring over de gemaakte afspraken.

Wat moet verplicht op een offerte staan?  #

Op het ondernemersplein van de KVK (opent in nieuw tabblad) vind je een overzicht van welke gegevens je op een offerte moet vermelden. Kort samengevat:

  • Informatie over jouw bedrijf, zoals je bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer en contactgegevens
  • Klantinformatie, inclusief de naam van het bedrijf en adresgegevens
  • Offertedatum
  • Offertenummer
  • Een beknopte beschrijving van de werkzaamheden
  • Je uurtarief of prijs voor het project
  • De geldigheidsduur van de offerte
  • Een verwijzing naar je algemene voorwaarden

Wat is een vrijblijvende offerte?  #

Een offerte breng je altijd vrijblijvend uit. In je offerte vermeld je vaak dat deze bindend wordt op het moment dat beide partijen de offerte hebben ondertekend. Er moet wel rekening worden gehouden met de algemene voorwaarden (opent in nieuw tabblad) die je hebt. Het is gebruikelijk dat de partij die de offerte opstelt, zijn algemene voorwaarden stuurt. Hierin kun je bijvoorbeeld opnemen dat je onder bepaalde voorwaarden niet verplicht bent om een opdracht uit te voeren of een dienst te leveren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Moet ik btw vermelden op een offerte?  #

Of je btw vermeldt op je offerte hangt af van de goederen of diensten die je levert. Het ligt er dus aan welk btw-tarief je hanteert voor je goederen of diensten. Als je btw-plichtig bent, is het verplicht om bij een offerte aan particulieren te vermelden of de prijs in- of exclusief btw is. Doe je dat niet, dan mag je klant er van uitgaan dat de btw in de prijs is begrepen.

Hoe lang is een offerte geldig?  #

De geldigheidsduur van een offerte mag je zelf bepalen. Vermeld wel in de offerte welke termijn je hebt gekozen. Je kunt bijvoorbeeld onderaan de offerte een zin toevoegen als: “Deze offerte is geldig gedurende 30 dagen.”

Moet ik algemene voorwaarden meesturen?  #

Het is niet verplicht om algemene voorwaarden mee te sturen. Het voordeel van het meesturen van algemene voorwaarden is dat je duidelijk maakt welke rechten en plichten je hebt. Op deze manier bescherm je je bedrijf tegen eventuele risico's. Let op: je algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze vooraf heeft ontvangen. Je kunt ze in een pdf-document meesturen met je offerte of een link toevoegen in de offerte waarmee de klant toegang krijgt tot de algemene voorwaarden. Zet bovendien het volgende in je offerte: "Bij akkoord op deze offerte accepteer je onze algemene voorwaarden." Zo kan achteraf geen verwarring ontstaan over welke algemene voorwaarden gelden.

Hoe maak ik een offerte in Word?  #

Je kan in Word een offerte template maken, deze invullen, omzetten naar pdf en vervolgens versturen. De klant moet deze dan uitprinten en ondertekenen. Tegenwoordig kan dit ook een stuk gemakkelijker in een online boekhoudprogramma. In Moneybird kun je in een handomdraai een offerte maken (opent in nieuw tabblad) in jouw huisstijl. In je workflow (opent in nieuw tabblad) kun je veel zaken automatiseren, zoals de valuta, het toevoegen van bijlagen en de contactgegevens. Uiteraard kun je de tekst van de opdracht volledig aanpassen aan jouw wensen. Als je klaar bent, verzend je de offerte per e-mail, post of handmatig. De klant kan (online) zijn handtekening plaatsen en de offerte accepteren (opent in nieuw tabblad).

Wat gebeurt er na een offerte? #

De klant kan je offerte accepteren of afwijzen. Het is ook mogelijk dat hij of zij om aanpassingen vraagt, zoals het toevoegen of verwijderen van diensten of producten. Als de klant je offerte accepteert, hebben jullie een bindende overeenkomst gesloten. Je kunt nu je product of dienst leveren en de factuur maken en verzenden. Factureren van een offerte (opent in nieuw tabblad) kan in Moneybird automatisch, zodat je niet opnieuw alle gegevens hoeft in te voeren. Superhandig dus!

Je stelt een offerte op wanneer je een aanvraag ontvangt van een potentiële klant. Dit kan via je website zijn of wanneer je zelf actief mensen hebt benaderd en zij interesse hebben in een offerte. Een offerte is een formeel voorstel waarin je jouw product of dienst beschrijft en de voorwaarden voor de levering vermeldt. Je noemt bijvoorbeeld de prijs en planning voor de levering van de goederen of diensten. Als de klant jouw offerte accepteert, hebben jullie een bindende overeenkomst en kun je aan de slag!

Verder lezen?

Misschien vind je dit ook interessant.