Auto van de zaak

Afspraak bij een klant, opdracht hier, overleg daar. Als zzp’er reis je heel wat af. En net als iemand in loondienst, kan je als zzp’er ook in een auto van de zaak rijden. Daar zitten wat haken en ogen aan. Wanneer koop je een auto van de zaak? Hoe zit het met de bijtelling? Wat als je elektrisch wilt rijden? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de administratie. Laten we bij het begin beginnen.

Auto van de zaak: wanneer koop je die? #

Dat is volgens Aline heel simpel: “Het moment dat je ondernemer wordt of op het moment dat je een andere auto aanschaft. Als je op die momenten gekozen hebt, kun je daarna niet meer wisselen.” Maak dus op tijd de beslissing hoe je wilt rijden. Je kan tussendoor de auto van de zaak niet naar je privé halen.

Zakelijk of toch privé rijden? #

Gebruik je de auto (bijna) alleen maar voor je onderneming? Dan kan je alle uitgaven als zakelijke kosten registreren. Niet alleen de kosten van de auto zelf, maar ook de btw, brandstof, onderhoudskosten en verzekeringen. De auto wordt in dit geval gezien als een bedrijfsmiddel dat moet worden afgeschreven. Je mag in dit geval maximaal 500 kilometer per jaar privé rijden. Je kan er ook voor kiezen om zowel een privé- als een zakelijke auto aan te schaffen.

Is een auto van de zaak goedkoper dan een eigen auto? #

Dat hangt af van verschillende factoren. Ten eerste of je de auto ook privé gaat gebruiken, zoals hierboven beschreven. Als je minder dan 500 kilometer privé rijdt, heb je niet te maken met bijtelling, dus dat scheelt al een bedrag. Ook de cataloguswaarde van de auto heeft hier invloed op, net als de bijtelling. Vooral bij nieuwe en elektrische auto’s of auto’s die niet ouder zijn dan twee jaar (opent in nieuw tabblad), is het financieel aantrekkelijker om zakelijk te rijden, omdat je dan meer kosten kan afschrijven op de zaak. Een tweedehands benzine of dieselauto is vaak zakelijk minder voordelig.

Youngtimer regeling #

Als je naar oudere auto’s kijkt, is het misschien interessant om naar een ‘youngtimer’ te kijken. Youngtimers zijn auto’s die ouder dan 15 jaar zijn. Daarvoor is een speciale regeling beschikbaar. Voor youngtimers geldt een bijtelling van 35% op de dagwaarde. De dagwaarde (hoeveel de auto nu waard is) is aanzienlijk lager dan de cataloguswaarde (hoeveel de auto nieuw waard is), waardoor een youngtimer interessant is om zakelijk in te rijden.

Elektrisch rijden #

Elektrische auto’s zijn niet meer weg te denken van het wegdek. Zoals hierboven beschreven staat, is het financieel aantrekkelijk om voor een elektrische auto te kiezen. Voor een elektrische auto met een cataloguswaarde van tot en met  €30.000 én eerste toelating in 2023 betaal je 16% bijtelling en voor het bedrag boven €30.000 betaal je dan 22%. Auto’s met een cataloguswaarde boven de €30.000 hebben een bijtelling van 22%. Hoe eerder de toelating, hoe minder bijtelling. Zo heb je 8% bijtelling voor een elektrische auto met een eerste toelating in 2020 en een cataloguswaarde tot en met €45.000. Boven de €45.000 is het 22%.

Een elektrische auto is misschien duurder dan een ‘gewone’ auto, maar de ‘brandstof’ is veel goedkoper dan benzine of diesel. Het ligt er natuurlijk aan hoeveel je rijdt, maar elektriciteit is goedkoper dan fossiele brandstoffen. Bovendien kan je bijna overal in Nederland de auto laden. Als je een eigen laadpaal en zonnepanelen hebt, kost het laden uiteindelijk niks.

Wil je thuis een laadpaal? Als ondernemer kan je in aanraking komen voor fiscale kortingen, zoals een investeringsaftrek. Daarmee kan je veel investeringskosten afschrijven. Dit kan voor particulieren niet. Daarnaast kan je subsidies of goede leningen krijgen voor de financiering van een laadpaal. En dan zit je dus nooit meer met een lege batterij.

Privé auto zakelijk gebruiken #

Wist je dat er voor de btw ook aftrekmogelijkheden zijn als je een privé auto hebt? Als je je privé auto ook zakelijk gebruikt, mag je een deel van de btw op de brandstof- en onderhoudskosten terugvragen wanneer de auto wordt gebruikt voor belaste omzet. Dit mag je doen in de verhouding privé/zakelijk gebruik.

Aline legt het uit aan de hand van een praktisch voorbeeld. “Rijd je in een jaar 50.000 kilometer en 30.000 kilometer daarvan zakelijk? Dan mag je 3/5e van de btw op brandstof- en onderhoudskosten terugvragen via je gewone aangifte omzetbelasting. Bewaar daarom de brandstof- en onderhoudsbonnen en noteer regelmatig je kilometerstand van de auto zodat je het percentage privé/zakelijk kunt uitrekenen.”

Maak bijvoorbeeld op elke eerste dag van het kwartaal een foto van de kilometerstand waarop ook duidelijk de datum te zien is. Bewaar dit bij je administratie. De zakelijk gereden kilometers houd je waarschijnlijk toch al bij en zo kun je eenvoudig de verhouding tussen zakelijk- en privégebruik uitrekenen. Wanneer je geen kilometerregistratie bijhoudt, mag je 1,5% van de catalogusprijs van de auto (inclusief btw en bpm) aanrekenen als verschuldigde btw (opent in nieuw tabblad).

Wat kost een auto van de zaak? #

Hoe duur een auto van de zaak is, ligt natuurlijk aan welke auto je wilt. Het gaat ook om de andere kosten van een auto, zoals een verzekering. Je bent verplicht een verzekering af te sluiten. De premie hiervan is afhankelijk van het type auto, je schadevrije jaren en wat je precies wilt verzekeren. Als de auto in je boekhouding staat, kan je de kosten hiervan aftrekken in je aangifte omzetbelasting.

Houd ook rekening met kosten zoals brandstof/elektriciteit, parkeren en onderhoud. Zo moet je auto elk jaar door de APK komen. Gelukkig kan je de kosten hiervan ook aftrekken in je aangifte omzetbelasting.

Is een auto van de zaak aftrekbaar? #

Verzekering, brandstof, onderhoud. Dat is allemaal aftrekbaar als de auto in je boekhouding staat. Maar hoe zit het met het aanschaffen van de auto zelf? Gebruik daarvoor de volgende lijst:

• Auto privé kopen: Niet aftrekbaar. Je kan wel €0,21 per km rekenen voor zakelijke ritten.
• Auto van de zaak: Wel aftrekbaar, maar je kan geen €0,21 per km rekenen. Die kosten maak je al zakelijk.

Als je de zakelijke auto meer dan 500 kilometer per jaar gebruikt voor privédoeleinden, krijg je te maken met bijtelling. Zit je onder die 500 kilometer, dan moet je dat kunnen aantonen met de kilometerregistratie.

Zakelijke auto en bijtelling #

Wil je de auto van de zaak ook privé gebruiken? “In dit geval gebruik je de auto meer dan 500 kilometer per jaar privé. Dan krijg je te maken met bijtelling van een privéauto, omdat je dan privévoordeel hebt”, legt Aline uit. Bijtelling is een bedrag dat boven het inkomen komt als je een auto van de zaak ook voor privé gebruikt. En extra inkomen is dus extra belasting. Hoeveel bijtelling je moet betalen, hangt af van de cataloguswaarde van de auto, hoe zuinig de auto is en de hoogte van je inkomen. Hoe dat precies werkt, legt de Belastingdienst (opent in nieuw tabblad) goed uit. Het maakt niet uit hoeveel je de auto gebruikt voor privédoeleinden.

Wanneer is het verstandig om zakelijk te rijden? #

Dat heeft te maken met zakelijk voordeel. Aline: “Over het algemeen geldt: kosten van de auto - bijtelling = zakelijk voordeel. Als dat bedrag positief is, heb je zakelijk voordeel.” Als dat bedrag hoger is dan de zakelijke gereden kilometers x €0,21 die je mag doorbelasten aan de zaak als je de auto privé rijdt, is het voordeliger om de auto op de zaak te zetten. 

Zakelijke auto en btw #

Als je de auto zakelijk hebt gekocht, kan je de btw over de aanschaf terugvragen. Dat geldt ook voor onderhoudskosten en brandstof. Gebruik je auto privé, dan moet je voor de btw ook rekening houden met een stukje btw dat je over dit privégebruik moet betalen. 

Aline licht de percentages toe: “In de eerste vijf jaar betaal je 2,7% van de nieuwwaarde van de auto aan btw. "Als je daarna nog steeds dezelfde auto hebt, betaal je 1,5% van de nieuwwaarde aan btw.” Voor een marge auto is dat altijd 1,5%, maar verdere verrekeningen blijven hetzelfde. In onze kennisbank lees je hoe je een correctie voor privégebruik maakt in Moneybird.

De boekingen voor het privégebruik van de auto en de btw-correctie zijn meestal dingen die de boekhouder voor de ondernemer doet. “Ik heb geen klanten die dit zelf doen”, zegt Aline. “Ondernemers hebben deze kennis vaak niet en daarom schakelen ze ons in. Het is als ondernemer goed om te weten hoe het werkt, maar er zijn ook uitzonderingen.”

Rittenregistratie #

Als je zakelijk rijdt, is het fijn als je geen kilometers hoeft bij te houden. Dat scheelt heel wat werk. Wanneer je auto op de zaak hebt staan, hoef je dat ook niet te doen. Tenzij je wilt aantonen dat je minder dan 500 kilometer privé rijdt. Dan moet je wél een rittenregistratie bijhouden.

Voor de bijtelling van het privégebruik rekent Aline altijd met het percentage van de Belastingdienst. “Voor de btw-correctie over het privégebruik van de auto mag je ook kiezen om de btw te verrekenen in de verhouding dat je de auto zakelijk en privé gebruikt. Wanneer je de auto voor 30% privé gebruikt, dan moet je 30% van de btw (opent in nieuw tabblad) die je hebt teruggevraagd corrigeren.”

“Omdat veel ondernemers geen kilometeradministratie willen bijhouden, kunnen we niet uitgaan van de verdeling zakelijk-privé gebruik”, zegt Aline. “Daarom rekenen we bijna altijd met een forfait van 2,7% of 1,5%. Dan betaal je dus een vast btw-percentage voor het privégebruik.”

Wie mag er rijden in een zakelijke auto? #

Je mag zelf bepalen wie er in jouw zakelijke auto rijdt. Je kan hierover afspraken maken en het in een reglement zetten, bijvoorbeeld wanneer je iemand in loondienst aanneemt. Ook als je de auto van de zaak privé gebruikt, mogen andere mensen erin rijden. Bijvoorbeeld je partner of kinderen. Het belangrijkste is dat je dit goed regelt met de verzekeraar en afspraken maakt wie aansprakelijk is. Uiteraard moet iedereen die gebruikmaakt van je auto een rijbewijs hebben.

Je auto verkopen #

Stel, je hebt al een auto. Hoe kan je dan wisselen? Van privé naar zakelijk is niet zo moeilijk. Je privéauto kan je gewoon verkopen zoals je dat altijd doet. Via een garage, dealer of je doet het zelf op een verkoopwebsite. Maar wat als je genoeg hebt van je zakelijke auto? Of je wilt een nieuwe zakelijke auto. Aline vertelt dat er een paar dingen zijn waar je op moet letten, met name de btw.

“Als je als ondernemer je auto hebt gebruikt in de onderneming en btw-belaste omzet hebt, dan moet je auto ook verkocht worden met btw. Ook als je de auto als een marge-auto hebt gekocht. Dat zie ik regelmatig misgaan. Als je dat niet doet, draag je te weinig omzetbelasting af aan de Belastingdienst. Je loopt het risico dat je bij een controle een boete krijgt.” 

Je zakelijke auto in je administratie #

Kies je voor een zakelijke auto, dan moet je ook nog rekening houden met je administratie. Als je gebruikmaakt van een boekhoudpakket zoals Moneybird heeft Aline daar goede tips voor. “Je kunt in een boekhoudpakket een categorie of grootboekrekening aanmaken: kies dan voor een investering. De categorieën die bij deze investering horen, worden automatisch door Moneybird aangemaakt. Daarna kun je makkelijk de automatische afschrijving van jouw auto instellen. Je stelt de afschrijving één keer in en kunt de journaalpost dan bijvoorbeeld 60 maanden herhalen.”

Daarnaast adviseert Aline om extra categorieën aan te maken. “Je hebt hoofd- en subcategorieën. Ik stel vaak ‘Auto- en vervoerskosten’ in als hoofdcategorie, met als subcategorieën brandstof, verzekeringen, privégebruik van de auto en belasting. Dan zie je waar je geld naartoe gaat: wat zijn je autokosten? Hoeveel geld ben je aan brandstof kwijt? Bij een stijging van je kosten kun je dan zien waar die stijging vandaan komt. En zo geldt het eigenlijk voor alle kosten in je boekhouding. Hoe meer je specificeert, hoe meer inzicht je hebt.” 

Een zakelijke auto kan voor jou als zzp’er erg voordelig zijn, maar je moet dus wel rekening houden met hoe je je auto gebruikt, bijtelling, btw en rittenregistratie. Gelukkig kan je het overzichtelijk houden binnen je Moneybird administratie. En als je vragen hebt, kan je altijd terecht bij een van onze experts.