Creditnota

Foutjes maken we allemaal wel eens. Een te hoog bedrag op een factuur, vergeten kortingen te verrekenen - het kan gebeuren. Maar geen zorgen! Met een creditnota zet je deze administratieve fouten recht. Ontdek wanneer je een creditnota verstuurt en wat er allemaal op moet staan.

Wat is een creditnota? #

Een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd, wordt gestuurd wanneer je het bedrag van een al verzonden factuur wilt verlagen of kwijtschelden. 

Wanneer moet je een creditnota sturen? #

Er zijn verschillende situaties waarin een creditnota nodig is:

  1. Te hoog bedrag: Als je per ongeluk een te hoog bedrag in rekening hebt gebracht, bijvoorbeeld door een verkeerd uurtarief toe te passen.
  2. Fout op de factuur: Als er een fout staat op de factuur, is het belangrijk om dit te corrigeren met een creditnota in plaats van zomaar een correctie toe te passen.
  3. Korting: Als er bijvoorbeeld een beschadigd artikel is geleverd of je klant recht heeft op een korting die niet is verrekend op de originele factuur, kun je dit alsnog doen door middel van een creditnota.
  4. Retourzending: Klanten die producten retourneren, kunnen ook een creditnota ontvangen.

Wat moet er in een creditnota staan? #

Op een creditnota staat dezelfde informatie als op een normale factuur, maar met negatieve bedragen. Het is belangrijk om op een creditnota naar de originele factuur te verwijzen. Let ook op de factuurnummering; bij het versturen van een creditnota ga je gewoon door waar je gebleven was. Als de laatste factuur in jouw administratie bijvoorbeeld het factuurnummer 202305 heeft, wordt het factuurnummer van de creditnota 202306. Op deze manier voorkom je gaten in jouw administratie.

Wat moet ik doen als de klant de factuur al betaald heeft? #

Als de klant de oorspronkelijke factuur al heeft betaald, heb je twee opties:

  1. Je betaalt het bedrag terug aan de klant.
  2. Het bedrag blijft staan als tegoed. De kans dat je klant akkoord gaat met deze optie is niet zo groot, want het is vaak onzeker of een klant in de toekomst een aankoop bij jou doet.

Hoe maak je een creditnota? #

Een creditnota maak je op dezelfde manier als een factuur. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een Word-sjabloon gebruiken dat je normaal gebruikt om facturen mee te maken. Het is nog eenvoudiger als je werkt met een online boekhoudprogramma. In Moneybird werkt het maken en versturen van een creditnota (opent in nieuw tabblad) als volgt:

  1. Open de oorspronkelijke factuur die je wilt crediteren.
  2. Ga naar de optie "Extra" bovenaan de factuur en kies "Dupliceer naar creditfactuur".
  3. Er wordt automatisch een nieuwe factuur aangemaakt op basis van de oorspronkelijke factuur. Het Factuurnummer, de datum en de bedragen worden automatisch aangepast.
  4. Aan de rechterkant van de creditnota kun je zien op welke factuur deze credit is gebaseerd.
  5. Je kunt de creditnota op dezelfde manier als een normale factuur naar je klant versturen.

Als je slechts een deel van de factuur wilt crediteren, kun je de aangemaakte creditnota aanpassen naar wens. Het is ook mogelijk om een creditnota te maken zonder een bestaande factuur te dupliceren. Maak hiervoor een nieuwe factuur aan en maak het bedrag negatief door er een minteken voor te plaatsen. 

Hoe werkt een creditnota met btw-aangifte? #

Als je per ongeluk btw hebt berekend en afgedragen voor een factuur die later is gecrediteerd, moet je een verzoek indienen bij de Belastingdienst om de onterecht betaalde btw terug te krijgen.

Wat is het verschil tussen een creditnota en een debetnota? #

Een debetnota, ook wel debetfactuur genoemd, verzendt de verkoper naar de koper wanneer er te weinig geld in rekening is gebracht. Het is een aanvullende factuur die het oorspronkelijke bedrag voor de geleverde producten of diensten verhoogt. Hierdoor ontstaat een extra betalingsverplichting voor de koper. Een creditnota wordt juist gestuurd om het bedrag op een factuur te verlagen of kwijt te schelden.

Alles op een rij #

Met een creditnota kun je gemakkelijk een eerder verzonden factuur corrigeren. Of het nu gaat om een te hoog bedrag, een vergeten korting, een retourzending of gewoon een foutje, een creditnota is de oplossing. Een creditnota moet aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur, alleen zijn de bedragen negatief. Vergeet ook niet om te verwijzen naar de originele factuur. Met behulp van een boekhoudprogramma maak je in een handomdraai jouw creditnota en breng je jouw administratie weer netjes op orde.

Verder lezen?

Misschien vind je dit ook interessant.