Moneybird inrichten als je overstapt

In deze blog vertelt Moneybird Expert Wubbo Staal van AdminXper hoe je dat aanpakt in vijf stappen.

1. Open een Moneybird-account
2. Stel de categorieën in 
3. Boek de eindbalans vorig jaar
4. Controleer de eindbalans
5. Vergrendel het vorige boekjaar

1. Open een Moneybird-account #

Maak eenvoudig een account aan via de website van Moneybird. Vul je bedrijfsgegevens volledig in en doorloop alle verificatiestappen. Kies daarna wat je met je bank doet. Open een Moneybird Betaalrekening of koppel je bestaande rekening, meestal via Ponto. Zo komen je transacties automatisch binnen.

2. Stel de categorieën in #

Vervolgens kun je de categorieën* gaan instellen. Dit kun je het makkelijkst doen aan de hand van een balans en winst- en verliesrekening van een eerdere periode. Heb je de cijfers van het vorige boekjaar al, definitief of als concept? Pak die er dan bij. 

Op deze balans en winst- en verliesrekening vind je namelijk alle categorieën die je nodig hebt. Vervolgens ga je weer naar instellingen en categorieën en klik je op toevoegen. Kijk eerst welke categorieën je al kunt aanklikken die vooraf aangemaakt zijn in Moneybird. Dit bespaart weer tijd aangezien je deze eenvoudig kunt aanklikken.

Als het goed is heb je nu flink wat categorieën aangemaakt. Nu kun je de resterende categorieën aanmaken door onderaan een losse categorie toe te voegen.

* Overigens is een andere naam voor categorieën “grootboekrekeningen”.

3. Boek de eindbalans vorig jaar #

Als alle categorieën zijn aangemaakt, kun je beginnen met het inboeken van de eindbalans. Stel dat je Moneybird gebruikt vanaf 1 januari 2026. Dan neem je de eindbalans van 31 december 2025.

Ga nu naar inkomend, toevoegen en klik op memoriaal. Vermeld bij kenmerk bijvoorbeeld “eindbalans 2025” en bij datum 31 december 2025. Nu kun je alle categorieën toevoegen met de juiste bedragen die op je eindbalans 2025 staan. Klik vervolgens op opslaan. De eindbalans is nu geboekt en dit betekent dan automatisch dat de beginbalans 2026 in Moneybird ook goed staat!

Heb je nog geen definitieve eindbalans? Dan is dit geen probleem. Boek dan de concept-eindbalans (met enkele belangrijke categorieën zoals bijvoorbeeld het saldo van de bankrekening) en op het moment dat het vorige boekjaar definitief is kun je de eindbalans weer aanpassen. 

Hieronder vermeld ik enkele specifieke zaken:

• Debiteuren (openstaande facturen aan klanten): de eenvoudigste methode vind ik om hier een aparte categorie “debiteuren 2025” aan te maken. Mocht je facturen ontvangen in 2026 die betrekking hebben op 2025, boek deze dan op deze categorie vanuit de bank. Doe hetzelfde met crediteuren (facturen die jij moet betalen). 
• Investeringen: deze kun je boeken aan de hand van de bezittingen module in Moneybird of door gebruik te maken van bijvoorbeeld een Excel-overzicht.
• Btw: boek de openstaande btw van 2025 op de btw-categorie, “btw vorige boekjaren”. Zo houd je duidelijk het onderscheid met de btw-positie van 2026.
• Grootboekrekeningnummers: veel traditioneel geschoolde boekhouders en accountants werken graag met grootboekrekeningnummers. Zo kunnen telefoonkosten er bijvoorbeeld als volgt uitzien: “4020 telefoonkosten”. Dit is absoluut niet fout, maar het is ook niet nodig en mijn voorkeur is om dit niet te doen.

4. Controleer de eindbalans #

Een boekhouding is natuurlijk niets zonder dat je deze controleert. Ook wij maken nog geregeld fouten en die zie je simpelweg door het te controleren. Kijk nu dus of de juiste eindbalans goed staat in Moneybird. Dit doe je door naar Rapporten en Balans te gaan en het juiste jaar (in dit geval 2025) te selecteren. Nu zou je dezelfde cijfers terug moeten zien op deze balans.

5. Vergrendel het vorige boekjaar #

Dit is een hele belangrijke stap die vaak wordt vergeten waardoor er problemen ontstaan. In Moneybird kun je bij instellingen direct een periode vergrendelen. Vergrendel nu de periode tot en met 31 december 2025.

Dit voorkomt dat, als je bijvoorbeeld een oude factuur van 2025 inboekt, de datum op 2025 wordt gezet. Dit is namelijk niet goed, want dan klopt de eindbalans niet meer en heb je geen sluitende boekhouding meer, wat veel gedoe oplevert.

Nadat deze stappen zijn gedaan, is je boekhouding goed ingesteld en is de overstap ook boekhoudkundig goed verwerkt.