Pakbon

Als jouw onderneming producten levert, is het verstandig om aan elk pakket een pakbon toe te voegen. In dit artikel leggen we uit wat een pakbon is, hoe het verschilt van een factuur én of het verplicht is. Bovendien delen we handige tips over hoe je snel en eenvoudig een pakbon maakt in Moneybird.

Wat is een pakbon? #

Als je in goederen handelt, dan kun je een pakbon meesturen met de levering. Hierop staat welke producten je levert en hoeveel. Zo weet jij als leverancier wat er is besteld en de klant kan controleren of alles is ontvangen. Soms wordt een bestelling die op één factuur staat, opgedeeld in twee aparte leveringen. In dat geval maak je voor elke levering een pakbon.

Is een pakbon verplicht? #

Het maken van een pakbon is niet verplicht, maar kan wel een handig hulpmiddel zijn. Een pakbon voorkomt misverstanden met klanten, ze zien precies wat ze horen te ontvangen. Het geeft duidelijkheid als tijdens het transport een deel van de bestelling is kwijtgeraakt. Bovendien helpt het magazijnmedewerkers tijdens het inpakken en kunnen klanten de pakbon als retourbon gebruiken bij retourzendingen. 

Wat staat er op een pakbon? #

Een pakbon heeft geen juridische vereisten. Voor een heldere communicatie met de klant, is het verstandig om minimaal het volgende op de pakbon te vermelden:

  • Jouw contactgegevens
  • De contactgegevens van de klant
  • De verzenddatum
  • Het ordernummer
  • De producten die zijn geleverd
  • De hoeveelheid van elk product

Je kunt meer informatie vermelden, zoals productnummers en eventuele bestellingen die later worden geleverd.

Wat is het verschil tussen een pakbon en een factuur? #

Een factuur is een officieel document dat een overzicht geeft van de geleverde goederen of diensten met de bijbehorende prijzen en betalingsvoorwaarden. Er zijn een aantal gegevens die verplicht op een factuur moeten staan. Een pakbon is een aanvulling op een factuur. Hierop staat welke producten zijn geleverd en hoeveel. Bij het versturen van een levering kan het handig zijn om een pakbon mee te leveren in plaats van een factuur. Een factuur bevat vaak klantgegevens en prijsinformatie en het is niet altijd wenselijk dat deze informatie wordt gezien, bijvoorbeeld door werknemers die de verzending ontvangen. De factuur stuur je dan alleen naar de persoon of afdeling die de betaling afhandelt.

Hoe maak je een pakbon? #

Je kunt een pakbon of afleverbon op verschillende manieren maken, bijvoorbeeld in Excel of direct in de webshop-omgeving. Als je dagelijks veel bestellingen ontvangt, is het slim om dit proces te automatiseren. Er zijn verschillende boekhoudprogramma's die het mogelijk maken om online pakbonnen te maken.

Pakbon voorbeeld #

Met een online boekhoudpakket zoals Moneybird kun je eenvoudig een pakbon maken (opent in nieuw tabblad) op basis van een factuur. Je maakt eerst de factuur aan en downloadt deze vervolgens als pakbon.

Pakbon voorbeeld

Moet je een pakbon bewaren? #

Voor bedrijven en zelfstandigen is het wettelijk verplicht om hun administratie 7 jaar te bewaren. Als je administreert voor btw (opent in nieuw tabblad) is het niet verplicht om je pakbonnen te bewaren. Moneybird slaat je pakbonnen dan ook niet automatisch op. Als je ze wel wilt bewaren of dit wel moet in een uitzonderingsgeval, dan kun je ze als algemeen document (opent in nieuw tabblad) opslaan in je administratie.

Wat is het verschil tussen een pakbon en een vrachtbrief? #

Een pakbon of leveringsbon is niet hetzelfde als een vrachtbrief. Een vrachtbrief verklaart dat de vervoerder de lading namens de afzender mag transporteren van A naar B. In dit document worden schriftelijk afspraken vastgelegd én het dient als belangrijk bewijsmateriaal bij schade, ontbrekende producten of vertraging. De afzender is verantwoordelijk voor het opstellen van de vrachtbrief, en zowel de vervoerder als de ontvanger controleren de levering aan de hand van de vrachtbrief. 

In het beroepsvervoer ben je verplicht om een vrachtbrief bij je te hebben. Als een vervoerder geen vrachtbrief kan tonen bij een controle of als deze onjuist is, kan de chauffeur een boete krijgen. 

Verder lezen?

Misschien vind je dit ook interessant.