Factuur maken

Wat is een factuur? #

Een factuur is een officieel document dat een overzicht geeft van de geleverde goederen of diensten en de bijbehorende bedragen die je klant moet betalen. De verkoper stelt de factuur op. Daarnaast vind je op de factuur details over hoe en wanneer de klant moet betalen en eventueel andere betalingsvoorwaarden.

Hoe maak je een factuur? #

1. Kies een facturatie- of boekhoudpakket om eenvoudig facturen te maken.
2. Stel je huisstijl en workflow in en voeg online betaalmethoden toe, zodat je klant eenvoudig en snel kan betalen.
3. Kies het contact die de factuur moet ontvangen.
4. Vul je factuurregels in met het juiste bedrag en btw-tarief.
5. Verstuur de factuur via e-mail of Peppol.

Er zijn een aantal belangrijke onderdelen die een factuur zou moeten bevatten. De Belastingdienst (opent in nieuw tabblad) heeft natuurlijk ook regels waar je je aan moet houden.

Verplichte gegevens op een factuur 2026 #

• Naam en contactgegevens van jouw bedrijf
• Naam en contactgegevens van de klant
• Jouw btw-identificatienummer en het btw-tarief dat van toepassing is
• Het bedrag inclusief btw of exclusief btw
• Jouw KVK-nummer
• De factuurdatum en een uniek factuurnummer (de nummering moet doorlopend zijn)
• Beschrijving van de geleverde producten of diensten
• De datum waarop de diensten of goederen zijn geleverd
• Het aantal goederen of uren dat je hebt gerekend
• Betalingsvoorwaarden: vermeld de termijn waarbinnen de klant het bedrag moet betalen en eventueel andere voorwaarden

Geef jouw factuur een duidelijke opmaak #

Het is belangrijk dat jouw factuur duidelijk en gestructureerd is. De klant ziet in één oogopslag de afzender, het verschuldigde bedrag, de betalingstermijn en jouw bankgegevens of betaallink. In Moneybird maak je snel een factuur. Zo stel je eenvoudig jouw contactgegevens en huisstijl van de factuur in. Dit template gebruik je vervolgens voor het verzenden van alle facturen. Per factuur hoef je dan alleen nog maar de klant te selecteren en de factuurregels in te vullen.

Stuur je factuur meteen nadat je de opdracht hebt afgerond #

Verstuur de factuur zo snel mogelijk naar de klant. Op dat moment herinnert je klant zich nog goed wat je hebt afgesproken. Zorg ervoor dat duidelijk in de factuur staat wanneer de betaling moet plaatsvinden. Dit vermeld je ook al vooraf in de offerte of algemene voorwaarden. Betalen kan vooraf, meteen bij de levering, of binnen een bepaalde betalingstermijn. 

Maak digitale facturen #

Maak gebruik van een factuurprogramma of boekhoudprogramma. Als je digitale facturen stuurt, wordt je factuur altijd veilig verzonden én zonder problemen ontvangen. Op een online factuur staan de benodigde gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering en kan je de factuur automatisch in je administratie verwerken. 

Bewaar facturen minimaal 7 jaar #

Je mag facturen en bonnetjes digitaal opslaan. Je moet ze wel minstens 7 jaar bewaren. Voor onroerende goederen geldt een bewaartermijn van 10 jaar. De Belastingdienst kan je binnen deze termijn vragen om jouw administratie te laten zien. In Moneybird kan je altijd jouw digitale facturen terugvinden.

Factuur annuleren of wijzigen #

Wil je de factuur annuleren? Verwijder dan niet zomaar een factuur. De factuur is namelijk al in omloop en na het verwijderen, zal deze niet meer in je administratie staan. Dat zorgt voor een gat in je factuurnummering. Wanneer je een factuur wilt annuleren, stuur dan altijd een creditfactuur, zo worden beide facturen tegen elkaar weggestreept. Wil je kleine dingen wijzigen op een factuur, zoals schrijffoutjes of een fout in het adres van je klant, dan kun je dit probleemloos doen. Heb je een grotere fout gemaak, zoals een verkeerd bedrag of een verkeerd btw-tarief? Kies er dan voor om de factuur te crediteren en een nieuwe factuur te sturen.

Wie zijn verplicht te factureren? #

Je moet een factuur maken voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook als het rechtspersonen zijn die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen, moet je een factuur sturen. Dit geldt ook als ze uit het buitenland komen. Als je goederen of diensten levert aan particulieren, ben je in de meeste gevallen niet verplicht om een factuur te sturen. Op de website van de Belastingdienst lees je alles over wanneer je verplicht bent te factureren (opent in nieuw tabblad).

Kun je een factuur sturen zonder btw-nummer? #

Maak je bijvoorbeeld gebruik van de Kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van btw. Vermeld dit wel altijd op je factuur. Ook wanneer je in bepaalde sectoren werkt die vrijgesteld zijn van btw, hoef je geen btw-nummer op je factuur te zetten. Denk hierbij aan de zorg of het onderwijs.

Hoe kan jouw klant de factuur betalen? #

Een factuur betalen kan op veel manieren, maar je klant is afhankelijk van de opties die jij aan de factuur meegeeft. Geef je geen betaalopties mee? Dan moet jouw klant het bedrag handmatig overmaken. In het gunstigste geval vermeldt jouw klant het betalingskenmerk wat je meegegeven hebt. Maar wanneer dat niet gebeurt, is het lastiger terugvinden of jouw factuur betaald is. Je kan het best verschillende betaalopties aan jouw factuur toevoegen. Zo geef je jouw klant de keuze hoe de factuur betaald kan worden. Dit zorgt vaak voor een snellere betaling.

Kun je een factuur maken als particulier? #

De Belastingdienst vereist dat je jouw KVK-nummer vermeldt op een factuur. Heb je geen KVK-nummer? Dan mag je dus geen facturen sturen en zijn jouw facturen ongeldig. Je stuurt dan een kwitantie.

Ben je ondernemer, dan is het belangrijk dat je weet hoe je facturen opstelt. Niet alleen is het een wettelijke verplichting bij het leveren van goederen of diensten aan andere ondernemers, het is ook essentieel voor het beheer van je cashflow en de professionaliteit van je bedrijf. Het opstellen van een correcte en duidelijke factuur hoeft geen tijdrovende of ingewikkelde klus te zijn. Tegenwoordig zijn er online tools waarmee je in een handomdraai een factuur opstelt. 

Met Moneybird kan ik een offerte gelijk factureren. Dat scheelt me een hoop tijd!

Lucq Post | Hovenier