Factuur maken

Wat is een factuur? #

Een factuur is een officieel document dat een overzicht geeft van de geleverde goederen of diensten en de bijbehorende bedragen die je klant moet betalen. De verkoper stelt de factuur op. Daarnaast vind je op de factuur details over hoe en wanneer de klant moet betalen en eventueel andere betalingsvoorwaarden.

Hoe maak je een factuur? #

Er zijn een aantal belangrijke onderdelen die een factuur zou moeten bevatten. De Belastingdienst (opent in nieuw tabblad) heeft natuurlijk ook regels waar je je aan moet houden.

We geven je in 5 stappen belangrijke tips bij het maken van een factuur:

1: Dit moet verplicht op jouw factuur staan: #

• Naam en contactgegevens van jouw bedrijf
• Naam en contactgegevens van de klant
• Jouw btw-identificatienummer en het btw-tarief dat van toepassing is
• Het bedrag inclusief btw of exclusief btw
• Jouw KVK-nummer
• De factuurdatum en een uniek factuurnummer (de nummering moet doorlopend zijn)
• Beschrijving van de geleverde producten of diensten
• De datum waarop de diensten of goederen zijn geleverd
• Het aantal goederen of uren dat je hebt gerekend
• Betalingsvoorwaarden: vermeld de termijn waarbinnen de klant het bedrag moet betalen en eventueel andere voorwaarden

2: Geef jouw factuur een duidelijke opmaak #

Het is belangrijk dat jouw factuur duidelijk en gestructureerd is. De klant ziet in één oogopslag de afzender, het verschuldigde bedrag, de betalingstermijn en jouw bankgegevens of betaallink. In Moneybird maak je snel een factuur. Zo stel je eenvoudig jouw contactgegevens en huisstijl van de factuur in. Dit template gebruik je vervolgens voor het verzenden van alle facturen. Per factuur hoef je dan alleen nog maar de klant te selecteren en de factuurregels in te vullen.

3: Stuur je factuur meteen nadat je de opdracht hebt afgerond #

Verstuur de factuur zo snel mogelijk naar de klant. Op dat moment herinnert je klant zich nog goed wat je hebt afgesproken. Zorg ervoor dat duidelijk in de factuur staat wanneer de betaling moet plaatsvinden. Dit vermeld je ook al vooraf in de offerte of algemene voorwaarden. Betalen kan vooraf, meteen bij de levering, of binnen een bepaalde betalingstermijn. 

4: Maak digitale facturen #

Als je digitale facturen stuurt, wordt je factuur altijd veilig verzonden én zonder problemen ontvangen. Op een online factuur staan de benodigde gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering en kan je de factuur automatisch in je administratie verwerken. 

5: Bewaar facturen minimaal 7 jaar #

Je mag facturen en bonnetjes digitaal opslaan. Je moet ze wel minstens 7 jaar bewaren. Voor onroerende goederen geldt een bewaartermijn van 10 jaar. De Belastingdienst kan je binnen deze termijn vragen om jouw administratie te laten zien. In Moneybird kan je altijd jouw digitale facturen terugvinden.

Wie zijn verplicht te factureren? #

Je moet een factuur maken voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook als het rechtspersonen zijn die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen, moet je een factuur sturen. Dit geldt ook als ze uit het buitenland komen. Als je goederen of diensten levert aan particulieren, ben je in de meeste gevallen niet verplicht om een factuur te sturen. Op de website van de Belastingdienst lees je alles over wanneer je verplicht bent te factureren (opent in nieuw tabblad).

Kun je een factuur maken zonder KVK? #

De Belastingdienst vereist dat je jouw KVK-nummer vermeldt op een factuur. Heb je geen KVK-nummer? Dan mag je dus geen facturen sturen en zijn jouw facturen ongeldig. Je stuurt dan een kwitantie.

Ben je ondernemer, dan is het belangrijk dat je weet hoe je facturen opstelt. Niet alleen is het een wettelijke verplichting bij het leveren van goederen of diensten aan andere ondernemers, het is ook essentieel voor het beheer van je cashflow en de professionaliteit van je bedrijf. Het opstellen van een correcte en duidelijke factuur hoeft geen tijdrovende of ingewikkelde klus te zijn. Tegenwoordig zijn er online tools waarmee je in een handomdraai een factuur opstelt.