Urenregistratie

Als ondernemer is het om meerdere redenen verstandig om je uren goed bij te houden. Bijvoorbeeld de declarabele uren die je doorberekent aan je klanten. Je hebt een duidelijke urenregistratie nodig om aan te kunnen tonen dat je voldoet aan het urencriterium, dat is vastgesteld door de Belastingdienst. Bovendien creëer je een overzicht van jouw dagelijkse werkzaamheden, waardoor je ziet aan welke taken binnen je onderneming je het meeste tijd besteedt.

Urenregistratie is niets meer dan het bijhouden van de tijd die je investeert in je onderneming. Het is een administratief overzicht waarin je noteert hoeveel uren je besteedt aan verschillende bedrijfsactiviteiten en voor welke klant. Het is belangrijk om te beseffen dat je urenregistratie niet altijd gelijk is aan het aantal uren dat je daadwerkelijk aan klanten factureert. Het omvat ook de tijd die je besteedt aan administratieve taken of het volgen van een cursus. Deze uren kun je niet doorberekenen aan klanten.

Waarom is uren schrijven zo belangrijk? #

Je bent als zelfstandig ondernemer niet verplicht om een urenregistratie bij te houden, maar het is wel verstandig. Hiervoor zijn een aantal redenen:

  1. Je hebt inzicht in hoeveel uren je aan welk bedrijfsonderdeel besteedt.
  2. Je maakt klanten of opdrachtgevers duidelijk wat je wanneer hebt gedaan. Als je bijvoorbeeld een projectprijs hebt afgesproken, laat je zien hoeveel tijd je nog over hebt voor het project. De uren en de andere gegevens zet je dan op een factuur die je naar je klant stuurt.
  3. Door het registreren van uren kan je eenvoudiger je kostprijs of uurtarief bepalen.
  4. Je komt voor fiscale voordelen in aanmerking als je ‘voldoende’ uren hebt gemaakt. Hiervoor werkt de Belastingdienst met het urencriterium.

Collega's met handen en kopjes bij laptop met notitieblok

Hoe werkt het urencriterium? #

Als zzp’er kun je voordelen krijgen die je winst ten goede komen en ervoor zorgen dat je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. De Belastingdienst heeft daarom het urencriterium (opent in nieuw tabblad) ingesteld, zodat alleen ‘echte’ ondernemers profiteren van deze voordelen. Volgens deze regel moet je minimaal 1225 uur per kalenderjaar aan je bedrijf besteden. Dat is ongeveer 24 uur per week. Heb je langer dan vijf jaar een onderneming? Dan moet je per kalenderjaar meer tijd aan je bedrijf besteden dan aan andere werkzaamheden, zoals werken in loondienst. Houd er wel rekening mee dat deze voordelen niet van toepassing zijn als je bedrijf een bv (besloten vennootschap) is, omdat je dan te maken krijgt met vennootschapsbelasting.

De zelfstandigenaftrek #

Als je als ondernemer voldoet aan het urencriterium, heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Dit is een bedrag dat je mag aftrekken van je belastbare winst. In 2023 is dit €5.030. Hierdoor wordt je belastbare winst aanzienlijk verlaagd en betaal je dus minder inkomstenbelasting.

De startersaftrek #

Als je een beginnende ondernemer bent en je voldoet aan het urencriterium, dan krijg je een extra verhoging van €2.123 bovenop de zelfstandigenaftrek. Dit betekent dat je samen met de zelfstandigenaftrek een totale aftrekpost hebt van €7.153. Je mag de startersaftrek drie keer toepassen in de eerste vijf jaar van je bedrijf. Dus zelfs als je in het eerste jaar je onderneming combineert met een baan in loondienst en daardoor niet aan het vereiste aantal uren komt, verlies je deze aftrekpost niet, maar kun je deze meenemen naar het volgende jaar.

Welke uren mag je meetellen voor het urencriterium? #

Alle uren die je maakt voor jouw onderneming tellen mee voor het urencriterium. Dit zijn niet alleen de uren die je doorberekent aan klanten. De tijd die je besteedt aan taken zoals het opstellen van offertes, het bijhouden van je administratie, of het volgen van een opleiding, tellen ook mee voor het urencriterium. Ga je een bedrijf starten en besteed je veel uren aan de voorbereiding, dan is het goed om te weten dat je deze uren ook mag meetellen voor het urencriterium. Dit geldt zelfs als je nog niet officieel ingeschreven bent bij de KVK.

Het is wel belangrijk dat je kunt aantonen hoeveel tijd je daadwerkelijk aan je onderneming besteedt. Je kunt dit bijvoorbeeld laten zien aan de hand van je agenda, offertes, urenoverzichten en facturen.

Het kan voorkomen dat je een aantal uren beschikbaar bent voor je onderneming, maar dat je geen actieve werkzaamheden verricht. Deze uren mag je niet meetellen voor het urencriterium.

Voorbeeld

Amira heeft een webhostingbedrijf. Zij is in het weekend 24 uur per dag telefonisch bereikbaar voor klanten. De klanten bellen als hun website een storing heeft. Dat komt ongeveer 1 keer per maand voor. Amira heeft 2 uur nodig om de storing op te lossen. Deze 2 uur mag Amira meerekenen voor het urencriterium. De resterende uren dat zij bereikbaar was, mag zij niet meerekenen voor het urencriterium, omdat ze deze uren niet gewerkt heeft.

Wat als je niet voldoet aan het urencriterium? #

Het urencriterium is een strikte regel. Je voldoet pas aan het criterium als je daadwerkelijk 1225 uur in je onderneming hebt gestopt. In een kalenderjaar moet je dus deze uren halen. Het urencriterium wordt niet evenredig verdeeld over het aantal maanden; het geldt ongeacht het aantal maanden dat je actief bent.

Voorbeeld

Mark begint op 1 april een grafisch ontwerpbureau. In dat jaar is hij dus 9 maanden lang ondernemer. Ook gedurende die 9 maanden moet hij minimaal 1.225 uren besteden aan zijn onderneming om te voldoen aan het urencriterium.

Hoe controleert de Belastingdienst het urencriterium? #

Elk jaar moet je je inkomstenbelasting aangifte indienen, waarin je aangeeft hoeveel omzet je hebt behaald en hoeveel tijd je aan je onderneming hebt besteed. De Belastingdienst voert willekeurige controles uit om na te gaan of ondernemers daadwerkelijk 1225 uur of meer aan hun bedrijf hebben besteed. Soms vraagt de Belastingdienst om bewijs, zoals agenda’s, e-mails, klantafspraken of bankafschriften. Het kan zelfs voorkomen dat een inspecteur thuis komt controleren.

Hoe registreer je uren? #

De Belastingdienst mag jou vragen om de uren die je in je onderneming hebt gestopt te verantwoorden. Ze kunnen tot 7 jaar teruggaan met een controle. Het is dus belangrijk dat je je urenregistratie minstens 7 jaar bewaart (dit geldt ook voor de rest van je bedrijfsadministratie).

Het bijhouden van je uren begint zodra je bedacht hebt dat je een bedrijf wil starten. Hoe je dit doet, mag jezelf weten. Het is slim om gebruik te maken van een digitaal urenregistratiesysteem. Dit kan je doen via een app met urenregistratie software of in Excel.

Zorg dat je in ieder geval de volgende informatie vastlegt:

  • Het aantal gewerkte uren (per dag, week of maand)
  • De verrichte werkzaamheden
  • Datum waarop de werkzaamheden zijn gedaan
  • Voor wie je aan het werk bent (klant, opdrachtgever of je eigen bedrijf)
  • Directe of indirecte uren (dus declarabel of niet-declarabel)
  • Het gerekende uurloon en de omzet die de uren opleveren
Uren registeren in Moneybird

Jouw gemaakte uren kun je eenvoudig bijhouden (opent in nieuw tabblad) via Moneybird. Je vult je uren in, voegt een omschrijving, contact of project toe en geeft aan of je uren declarabel zijn. Een digitale urenadministratie heeft verschillende voordelen:

  1. Inzicht: Je ziet direct hoeveel uren je hebt gemaakt en of je voldoet aan het urencriterium.
  2. Overzicht: Je ziet in één oogopslag per project wat het budget is, welke uren declarabel en niet-declarabel zijn en wat de resterende uren zijn.
  3. Gemak: Een timer waarmee je gemakkelijk de gewerkte uren bijhoudt. Het urenoverzicht exporteer je in een paar klikken.
  4. Direct een factuur maken: Je zet direct de uren over naar een factuur. Jij kiest of je alle uren in één keer of per urenregel factureert.

Wat is een goede urenregistratie app? #

Er zijn veel (gratis) apps waarmee je moeiteloos je uren kunt registreren. Het verschil tussen een gratis en betaalde versie zit hem in het aantal functionaliteiten. In een gratis app kan je prima je uren registreren. In een betaalde versie kan je ook direct facturen versturen en bijvoorbeeld projecten toevoegen. In Moneybird betaal je voor een standaard pakket, je betaalt geen extra kosten voor de urenregistratie.

In een team uren registreren #

Werk je met een team aan een project? Dan kan het handig zijn om iedere medewerker zijn of haar uren te laten registreren (opent in nieuw tabblad), zodat je als bedrijf inzicht hebt in de gemaakte uren per medewerker of project. In Moneybird geef je collega’s eenvoudig toegang tot de urenregistratie.

Alles op een rij #

Een nauwkeurige urenregistratie biedt inzicht in hoeveel uren je aan welk bedrijfsonderdeel besteedt. Je kunt je geregistreerde uren op de factuur zetten die je aan je klant verstuurt. Zo weet je klant hoeveel tijd je aan wat hebt besteed en wanneer. Wanneer je een uurtarief hebt afgesproken kun je deze invullen en aan de gemaakte uren koppelen. Als zzp'er kom je in aanmerking voor fiscale voordelen als je voldoet aan het urencriterium van minimaal 1225 gewerkte uren per kalenderjaar. Het is wel belangrijk dat je jouw urenregistratie en bedrijfsadministratie 7 jaar bewaart, mocht de Belastingdienst een controle uitvoeren. Jouw gewerkte uren houd je eenvoudig bij in een urenregistratie app of met geschikte software.

Misschien vind je dit ook interessant ...