Aankoopbewijs bewaren of verwerken in je digitale administratie?

Enkele dagen geleden ontvingen we via Twitter een interessante vraag van een van onze gebruikers, Robustsound over het bewaren van originele aankoopbewijzen.

@moneybird moet ik na het maken van een foto. De officieele inkoopfactuur nog bewaren? ^rk

Omdat wij al vaker een soortgelijke vraag hebben ontvangen, leek het ons interessant om dieper in te gaan op deze vraag. De Belastingdienst heeft vele regels voor het bijhouden van je financiële administratie, daarom hebben we op een rijtje gezet wat zij hierover zeggen, maar ook wat de voor- en nadelen zijn van het bewaren van inkoopfacturen.

Het antwoord op de vraag of een originele inkoopfactuur bewaard moet blijven kan kort worden beantwoord: ja en nee.

De belastingdienst zegt in een publicatie op haar website dat alle gegevens die van belang zijn bij het heffen van belasting in principe 7 jaar in originele vorm bewaard moeten blijven. De belastingdienst wil er namelijk zeker van zijn dat inkoopfacturen daadwerkelijk van de leverancier afkomstig zijn. Bij een eventuele controle van de Belastingdienst moet je dus kunnen aantonen dat je inkoopfacturen onveranderd zijn. Dit betekent dus wanneer je bonnetjes inboekt in je Moneybird-account, je het origineel zou moeten bewaren.

Echter, de Belastingdienst staat het in uitzonderlijke gevallen toe om betalingsbewijzen om te zetten naar een ander formaat, zoals in dit geval inkoopfacturen in je Moneybird-account. Wanneer je niet wenst het originele aankoopbewijs te bewaren, dient de ingescande inkoopfactuur alle gegevens te bevatten die identiek zijn aan het origineel. Daarnaast moeten alle inkoopfacturen tijdens de bewaartermijn van de belastingdienst beschikbaar, reproduceerbaar en inzichtelijk zijn voor controle.

Kortom: Een originele inkoopfactuur hoeft niet bewaard te blijven zolang je voldoet aan alle eisen die de Belastingdienst hier aan stelt. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt echter bij de ondernemer zelf.

Maar…

Het digitaal bijhouden van je financiële administratie is erg handig en efficiënt. Gooi echter niet al je ingescande bonnetjes en inkoopfacturen klakkeloos weg! Behalve voor de Belastingdienst kan een aankoopbewijs ook een waarde hebben voor andere partijen. Bijvoorbeeld als garantiebewijs voor een aankoop die je hebt gedaan. Leveranciers van dergelijke producten kunnen namelijk verwachten dat je het originele aankoopbewijs bewaart als garantiebewijs. Wanneer een defect optreedt aan dergelijke producten, dan kan je eenvoudig terugvallen op de garantie van de leverancier.

Dus…

Gooi niet al je inkoopfacturen klakkeloos weg nadat je ze hebt ingescand! Het is verstandig om de originele inkoopfactuur te bewaren. Wil je toch alleen gebruik maken van digitale inkoopfacturen? Doe dit alleen wanneer je er zeker van bent dat de leverancier, Belastingdienst en overige belanghebbende instellingen dit in geen enkel geval meer nodig hebben!

Heb je een vraag over het bewaren van documenten? Stel ze gerust!

Deel dit artikel op je favoriete social netwerk