Boekhouding voor jouw stichting of vereniging

Is Moneybird geschikt voor de boekhouding van een stichting of vereniging? #

Ja. Je kunt Moneybird gebruiken voor de boekhouding van jouw stichting of vereniging. In de onderstaande vragen lees je informatie over veelvoorkomende werkzaamheden en hoe je dit kunt aanpakken in Moneybird.
Pieter Nomden: “Ik denk dat je een boekhouding van een vereniging of stichting het beste kunt vergelijken met een VOF. Dus drie bestuursleden (voorzitter, secretaris en penningmeester) versus drie vennoten. En daarom werkt Moneybird ook best goed voor verenigingen en stichtingen, omdat je ook zonder een financiële achtergrond makkelijk kunt zien wat er binnen je organisatie gebeurt. Je kunt onbeperkt gebruikers toevoegen zonder extra kosten. En de boekhouding en het archief blijven goed inzichtelijk omdat alles digitaal is. Het onderling vragen stellen werkt ook goed via taken/notities, dat scheelt weer via de mail over en weer praten.”

Waarin verschilt de boekhouding van een vereniging of stichting met die van een onderneming? #

Over het algemeen voer je dezelfde handelingen uit als bij een onderneming.
Pieter Nomden: “Bij verenigingen/stichtingen heb je veel meer periodieke (jaar)abonnementen met relatief gezien lagere bedragen waarbij automatische incasso belangrijk is (dat werkt natuurlijk prima in Moneybird). Verder wil je de jaarabonnementen spreiden over een periode en niet boeken als inkomsten op de factuurdatum. Je hebt meer declaraties (van vrijwilligers) en relatief gezien vaker een kas (vanwege de declaraties). Tot slot zijn de inkomsten en uitgaven relatief constant, zo verandert je ledenaantal niet zomaar.“

Hoe kan ik contributie innen? #

Voor het innen van contributie kan je gebruik maken van abonnementen of periodieke facturen. Periodieke facturen geven je veel vrijheid, per lid kan je gemakkelijk een andere prijs bepalen. Abonnementen zijn gestructureerder en factureren op basis van een product uit je administratie. Wijzig je de prijs van het product dan wijzigt het abonnement voor al je leden. Abonnementen zorgen er ook voor dat wanneer je van product wisselt er automatisch een verrekeningsfactuur wordt berekend wanneer dit nodig is.

Het kan handig zijn om de contributie automatisch te incasseren van de rekening van jouw leden. Zo hoeven de leden niet steeds geld over te boeken en krijgen jullie als vereniging of stichting sneller het geld. Het incasseren van geld van een bankrekening gaat via SEPA-incasso. Om geld te incasseren via SEPA-incasso, moet je een aantal dingen regelen.

Hoe werkt het met btw en btw-aangifte? #

Bekijk of je als stichting of vereniging btw in rekening moet brengen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij kantine-inkomsten (opent in nieuw tabblad). Als je btw-plichtig bent, moet je btw afdragen en dus btw-aangifte doen. Als je geen btw hoeft te rekenen, gebruik dan ‘btw vrijgesteld’ bij het selecteren van het btw-tarief op je facturen.

Btw vrijgesteld op factuur #

Ben je als stichting of vereniging vrijgesteld van btw, dan kun je bij het maken van de factuur het btw-tarief ‘btw vrijgesteld’ gebruiken. Bij het gebruiken van dit tarief op je factuur, wordt er niet automatisch vermeld dat de factuur vrijgesteld is van btw. Op een losse factuurregel of in de betalingsgegevens onderaan de factuur kun je zelf vermelden dat je vrijgesteld bent van btw.

Verstuur je altijd facturen die vrijgesteld zijn van btw? Dan kun je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows de workflow(s) bewerken en in de betalingsgegevens noteren dat de facturen vrijgesteld zijn van btw. Verstuur je regelmatig zowel btw vrijgestelde facturen als facturen met btw? Dan kun je meerdere workflows toevoegen waarin je in de ene de vrijstelling wel benoemt en in de andere niet. Tijdens het maken van een factuur kun je kiezen welke workflow je wilt gebruiken.

Pieter Nomden: “Een btw-aangifte heeft een vaste indeling voor iedereen (eenmanszaak, BV, stichting of vereniging) die btw-plichtig is. Ik zie wel dat de btw-aangifte bij stichtingen en verenigingen minder complex is, omdat je minder met btw-uitzonderingen te maken hebt. En met de elektronische btw-aangifte in Moneybird is de btw-aangifte in drie muisklikken ingediend.”

Hoe boek ik mijn inkoopfactuur? #

Het boeken van een inkoopfactuur voor een stichting of vereniging gaat niet anders dan bij een onderneming. Het toevoegen van een inkoopfactuur aan jouw boekhouding kan op verschillende manieren. In dit kennisbankartikel wordt uitgelegd hoe je dit doet.

Als de stichting of vereniging is vrijgesteld van btw, dan kun je de btw over de inkopen niet terugvragen. Je kunt bij het inboeken van de inkoopfacturen het btw tarief ‘btw vrijgesteld’ selecteren, daarmee berekent Moneybird geen terug te vragen btw, het bedrag van de inkoopfactuur wordt volledig als kosten geboekt.

Hoe verwerk ik banktransacties? #

We raden je aan om te koppelen met je bank om de banktransacties te verwerken. In dit kennisbankartikel staat alle informatie over het verwerken van banktransacties en de bankkoppeling.

Hoe verwerk ik een vrijwilligersvergoeding? #

Pieter: “Stel, je geeft een vrijwilliger de maximale maandelijkse vrijwilligersvergoeding van € 170,-. De betaling aan de vrijwilliger zie je binnen Moneybird terug bij de banktransacties en daar kun je het bedrag koppelen aan de categorie van die specifieke vrijwilliger. Ik geef er de voorkeur aan om per individuele vrijwilliger een categorie binnen Moneybird aan te maken. Zo kun je namelijk goed bijhouden dat je als stichting of vereniging voldoet aan de maximale onbelaste vergoeding per vrijwilliger.”

Hoe moeten verenigingen en stichtingen omgaan met de jaarlijkse begroting en het jaarverslag? #

Jaarlijkse begroting
Pieter Nomden: “Je kunt de resultatenrekening van het voorgaande jaar op maandniveau exporteren uit Moneybird, zo kun je relatief eenvoudig zelf een nieuwe begroting maken. Je kunt geen begroting maken in Moneybird, maar met Excel kom je een heel eind.”

Jaarverslag
Pieter Nomden: “Bij een gewone boekhouding weet je zelf wat er gebeurd is en is het ook je eigen geld. Bij de boekhouding voor een vereniging of stichting is het qua begroting en jaarverslag wat anders. Je kunt een kascontrolecommissie hebben en daarom de begroting en jaarverslag naar jouw leden moet verantwoorden. Inzicht geven in de boekhouding en transparantie is daarom nog belangrijker. Een kascommissie kan via taken/notities dus vragen stellen aan het bestuur. Daarnaast kun je via gebeurtenissen goed kunt zien wat er veranderd is. Verenigingen hebben vaker een gebroken boekjaar, maar met periode-selectie lukt dat vaak prima.”

Als stichting of vereniging hebben we personeel in dienst, hoe werkt dit? #

Pieter Nomden: “Voor een salarisadministratie moet je een specialist inschakelen, zodat je zeker weet dat je niet voor verrassingen komt te staan. Mocht je het wel zelf willen doen, dan kan ik Employes aanraden. Net zo gebruiksvriendelijk als Moneybird en niet onbelangrijk, ze hebben een koppeling met Moneybird. Hierdoor is je boekhouding meteen up to date.”

Ga je alle leden als relatie toevoegen in Moneybird? Of hou je dat in een ledenadministratie? #

Alles direct in Moneybird
Jochem: “Voor kleinere verenigingen kan Moneybird vaak prima dienst doen als basis voor de ledenadministratie. Je verstuurt direct facturen voor contributie vanuit Moneybird aan je leden.”

Aparte ledenadministratie
“Onze ervaring is dat vooral grotere verenigingen heel veel facturen verzenden (denk aan 12 contributiefacturen per lid per jaar, daarnaast diverse losse facturen voor evenementen etc.). Dit wordt vaak gefaciliteerd vanuit een ledenadministratie waarin ook debiteurenbeheer is verwerkt. Heb je een aparte ledenadministratie, bijvoorbeeld omdat deze uitgebreider is dan de functionaliteit voor contacten in Moneybird? Dan is het de overweging om via de uitstekende API van Moneybird een koppeling te maken. Zo zorg je dat alle relevante gegevens van je leden automatisch vanuit de ledenadministratie in Moneybird terechtkomen. Moneybird kan dan heel goed dienen als overzichtelijke boekhouding, waarin de omzet als externe facturen of op grootboekniveau wordt ingeboekt. Vanwege de uitstekende API van Moneybird zijn daar mooie integraties in te maken.”

Debiteurenbeheer buiten Moneybird
“Sommige ledenadministraties bieden ook debiteurenbeheer, waarmee je al vanuit je ledenadministratie facturen kunt aanmaken en versturen aan je leden. In sommige gevallen werkt dit handiger, bijvoorbeeld door een uitgebreide integratie met de website van je vereniging of stichting. Datzelfde geldt wanneer evenementregistratie of een webshop is gekoppeld aan je ledenadministratie.”

In alle gevallen wil je dat je boekhouding in Moneybird op orde blijft. Dit kan op twee manieren:
- Voeg de facturen uit je debiteurenbeheer/ledenadministratie toe aan Moneybird als externe factuur
- Boek inkomsten vanuit je ledenadministratie op grootboekniveau in Moneybird (bijv. Ontvangen contributie 2020-2021, Opbrengsten ticketverkoop Gala)

Hoe ga je om met verkoop van tickets voor evenementen die je vereniging organiseert (trainingen, uitjes)? #

Pieter Nomden: “Bij veel klanten (niet alleen stichtingen en verenigingen) zie ik dat zij een factuur aanmaken en die vervolgens dupliceren. Vervolgens passen ze handmatig de geadresseerde aan. Als dit grote aantallen worden is het veel werk. Ik ben van mening dat, als je als vereniging of stichting regelmatig evenementen organiseert, je een ander systeem nodig hebt om makkelijker in massa facturen te kunnen maken. Het wordt anders gewoon werkverschaffing voor de penningmeester. Jochem en ik werken allebei in een bedrijfsverzamelgebouw. We hebben een eigen API-koppeling laten bouwen waarmee we de flexibele verhuur van dag- en strippenkaarten hebben geautomatiseerd. Iemand meldt zich aan via de app en automatisch verschijnt een concept factuur in de boekhouding. Dat scheelt nogal.”

Hoe ga je om met bestuurswisselingen? #

Bij verenigingen en stichtingen zijn vaker bestuurswisselingen dan bij bedrijven. Na een bestuurswisseling moet iemand anders toegang krijgen tot de administratie in Moneybird. De oude bestuurder kan via Tandwiel > Accountbeheer > Gebruikers de nieuwe bestuurder toevoegen als ‘eigenaar’. Zodra de nieuwe bestuurder toegang heeft, kan hij/zij inloggen en via Tandwiel > Accountbeheer > Gebruikers de oude bestuurder verwijderen. De oude bestuurder heeft dan geen toegang meer tot de administratie.

Over Pieter Nomden
Pieter Nomden helpt ondernemers bij het inrichten van hun boekhouding. Hij ondersteunt ondernemers bij de boekhouding en stelt de fiscale aangiftes en jaarrekeningen op. Het liefst doet hij dit zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Over Jochem Pastoor
Jochem Pastoor is eigenaar van Congressus (opent in nieuw tabblad). Congressus biedt een platform aan verenigingen voor het beheren van hun ledenadministratie, website en financiën. Deze onderdelen worden op een slimme manier gekoppeld, zodat alle informatie op een centrale plek up-to-date is. Congressus biedt een koppeling met Moneybird. Met deze koppeling worden de leden in de ledenadministratie als 'Contact' aangemaakt in Moneybird. Wijzigingen in de ledenadministratie worden direct verwerkt in je Moneybird-administratie.

Lees ook: Marc Weber doet de administratie van de stichting in Wording in Moneybird.