Coronacrisis: vragen en antwoorden voor je administratie

Lees ook: Coronaregelingen voor ondernemers: 14 tips van Moneybird-adviseurs

Mijn klanten doen een aanbetaling voor een dienst die later geleverd wordt. #

Er zijn twee manieren om een aanbetaling (opent in nieuw tabblad) te verwerken in Moneybird. Je kunt meerdere facturen maken, of je kunt één factuur maken (opent in nieuw tabblad) waarop je een deelbetaling laat plaatsvinden. In de kennisbank (opent in nieuw tabblad) vind je uitgebreidere informatie.

Kies je voor meerdere facturen dan kun je de alle facturen al wel vast aanmaken en de verzending inplannen via Verzenden > Verzend in toekomst.

Door de crisis heb ik geen of minder banktransacties. Kan ik over naar een ander pakket? #

Als je tijdelijk minder of geen opdrachten hebt en daardoor ook niet veel in je administratie in Moneybird hoeft te doen, kun je je pakket aanpassen naar het gratis pakket. Dit kun je zelf regelen via Tandwiel > Administratie-instellingen > Pakket & Betaalmethode. Het gratis pakket gaat in aan het einde van de periode waarvoor de kosten al in rekening zijn gebracht, dat is maximaal een maand in de toekomst. In het gratis pakket blijven alle gegevens die je al hebt ingevoerd beschikbaar. Per maand kun je maximaal 3 nieuwe verkoopfacturen, 3 inkomende documenten, 3 offertes en 10 (bank)transacties verwerken.

Als je later wel weer meer opdrachten en meer administratie krijgt, kun je je pakket altijd weer upgraden naar één van de betaalde pakketten die we aanbieden.

Ik heb een factuur volledig betaald voor een dienst of product dat niet geleverd kan worden. Dit bedrag heb ik teruggekregen, hoe verwerk ik de terugbetaling? #

In eerste instantie zul je hiervoor gewoon een creditfactuur moeten ontvangen. Deze creditfactuur verwerk je op tabblad Inkomend, de transactie koppel je vervolgens aan de creditfactuur. Mocht je geen creditfactuur ontvangen kun je deze aanvragen bij de leverancier. Wanneer deze geen creditfactuur verstuurd, kun je zelf een credit aanmaken.

Ik heb een factuur aanbetaald voor een dienst of product dat niet geleverd kan worden. Dit bedrag heb ik teruggekregen, hoe verwerk ik de terugbetaling? #

Hoe je de terugbetaling kunt verwerken, hangt af van hoe je in eerste instantie je betaling hebt verwerkt. Over het algemeen is één van de volgende twee situaties het geval:

1. Je hebt een factuur gekregen voor de aanbetaling, deze toegevoegd op het tabblad Inkomend en de transactie van je betaling aan deze factuur gekoppeld. Dan zul je nu een creditfactuur (opent in nieuw tabblad) moeten krijgen van de verkopende partij. Die creditfactuur kun je in Moneybird ook toevoegen op het tabblad Inkomend en er daarbij voor zorgen dat het totaalbedrag negatief is. De transactie van de terugbetaling kun je dan aan de creditfactuur koppelen.

2. Je hebt nog geen factuur gekregen voor de dienst of het product, maar alleen een aanbetaling gedaan. Dan kun je de transactie van de aanbetaling en de transactie van de terugstorting rechtstreeks aan een categorie (opent in nieuw tabblad) koppelen. Als je op het tabblad Bank bij je transactie klikt op 'Koppel openstaand bedrag' en dan op de eventuele suggestie klikt, krijg je een zoekbalkje. Daar kun je de categorie invullen, selecteren en vervolgens op 'Ok' klikken om de transactie te koppelen. Als je nog geen geschikte categorie hebt, kun je deze toevoegen via Tandwiel > Administratie-instellingen > Categorieën.

Mijn klant heeft via Mollie betaald, maar ik heb het bedrag nog niet ontvangen, hoe kan dat? #

Als je klanten online betalen, zorgt Mollie er voor dat het bedrag aan je wordt uitbetaald. Wanneer het bedrag precies aan je wordt uitbetaald, hangt af van de gekozen instelling bij Mollie. Het kan variëren van een uitbetaling de volgende werkdag tot één uitbetaling per maand. Zie ook de informatie van Mollie:

Wanneer betaalt Mollie uit? (opent in nieuw tabblad)

Als je inlogt bij je account van Mollie (opent in nieuw tabblad) kun je meer informatie over de status zien, als het niet helemaal duidelijk wordt, kun je het beste contact opnemen met Mollie.

Staat jouw vraag er niet tussen? Ons supportteam zit elke werkdag klaar om jouw vragen te beantwoorden.

Lees ook: Veelvoorkomende fouten van Moneybird-gebruikers