Mag Moneybird cookies plaatsen? Met deze cookies kunnen wij je website bezoek analyseren en verbeteren. Meer informatie vind je in onze privacy statement.

Hoe houd ik overzicht in mijn inkomende documenten?

Het is misschien wel het meest vervelende deel van je boekhouding, het betalen en verwerken van je inkomende documenten. En niet alleen omdat het je geld kost, maar ook omdat het veel tijd in beslag neemt. De kans dat je een bonnetje kwijtraakt of vergeet, is ook aanwezig. Wat kun je nou doen om je inkomende documenten op orde te houden en het overzicht hierin niet te verliezen? We geven je hiervoor enkele tips, zodat je jouw inkomende documenten in Moneybird op orde hebt, ruim op tijd voor de volgende btw aangifte!

Inkomende documenten bestaan onder andere uit inkoopfacturen en bonnetjes, die je weer op verschillende manieren kunt ontvangen. Zo ontvang je een bonnetje bij de kassa als je boodschappen doet of een inkoopfactuur per mail of per post als je kantoorartikelen bestelt. Al deze inkomende documenten behoren natuurlijk in je administratie! In Moneybird zijn er meerdere manieren om je inkomende documenten te verwerken.

Bonnetje verwerken, gebruik de app!

We hebben een Android en iPhone app ontwikkeld die er voor zorgen dat het inboeken van bonnetjes eenvoudig en snel gaat. Scan je bon, zodat deze direct in je administratie op het tabblad inkomend tevoorschijn komt. Daarna kun je de bon weggooien, het is voor de Belastingdienst voldoende om een digitale scan van de bon te bewaren.

Inkoopfacturen per post

Ook voor de inkoopfacturen die je per post ontvangt, kun je de app gebruiken. Fotografeer de inkoopfactuur en Moneybird zet het document klaar op het tabblad inkomend. Ook kun je er voor kiezen de facturen te scannen en via de “Uploadknop” op het tabblad inkomend aan je administratie toe te voegen.

Inkoopfacturen per e-mail

Inkoopfacturen die je per e-mail ontvangt, stuur je door naar het persoonlijke e-mailadres van je administratie. Dit e-mailadres kun je vinden onder de knop met het @ op het tabblad “Inkomend”. Ontvang je jouw facturen op een apart e-mailadres, bijvoorbeeld facturen@jouwbedrijf.nl? Stel dan een automatische forward in naar jouw persoonlijke Moneybird adres, zodat ze ook automatisch in je administratie komen te staan.

Plan een vast moment

Als je je aan deze stappen houdt, weet je zeker dat al jouw inkomende documenten in je administratie aanwezig zijn. Plan een vast moment, één keer per week, maand of zelfs één keer per kwartaal (bijvoorbeeld voor de btw aangifte) om de documenten te verwerken.