Hoe Reinier van Excel-chaos naar een geautomatiseerde boekhouding voor Paddenstoelenman ging

Van hobby naar werk #

Reinier begon vanuit een fascinatie voor alles wat met kweken en ontdekken in de natuur te maken heeft. Wat begon als het geven van workshops en wandelingen (opent in nieuw tabblad), groeide al snel uit tot een platform inclusief een uitgebreide webshop (opent in nieuw tabblad) voor kweekmaterialen. Inmiddels is de Paddenstoelenman een bekende verschijning op markten en biedt hij zelfs online cursussen (opent in nieuw tabblad) aan.

Probleem: De administratieve uitdaging van een webshop #

Voordat Reinier met Moneybird werkte, liep hij vooral vast op de boekhouding. "Ik hield mijn boekhouding eerst bij in Excel. Door de hoeveelheid kleine transacties via de webshop werd mijn administratie al snel onoverzichtelijk. Elke bestelling, betaling en factuur moest ik apart verwerken." 

Waar het in Excel misging: #

1. Elke bestelling, betaling en factuur moest apart worden verwerkt.
2. De administratie begon meer tijd te kosten dan het daadwerkelijke werk zelf.
3. Bij veel kleine verkopen, zowel online als op markten, stapelden de handmatige handelingen zich razendsnel op.

Zo automatiseert de Paddenstoelenman zijn administratie #

Met de overstap naar Moneybird is het proces nu grotendeels geautomatiseerd. "Wat vroeger veel tijd kostte, is nu vooral een kwestie van controleren in plaats van invoeren." Reinier is nu nog maar één dag per kwartaal kwijt aan zijn volledige administratie en de btw-aangifte. Ook zijn boekhouder kijkt eenvoudig mee in hetzelfde systeem, zonder gedoe met losse bestanden of Excel-sheets.

Reiniers stappenplan voor een geautomatiseerde boekhouding: #

1. Koppelen van de webshop: Facturen worden automatisch aangemaakt en klaargezet in de administratie.
2. Automatische bankkoppeling: Betalingen worden zonder handmatig zoekwerk gekoppeld aan de juiste factuur.
3. Bonnetjes direct scannen: Na een winkelbezoek direct een foto maken, zodat de bon direct in de boeken staat.
4. Tap-to-pay op markten: Betalingen op locatie direct verwerken via de pinterminal van Moneybird.
5. Samenwerken met de boekhouder: De boekhouder logt simpelweg in voor de eindcontrole, zonder gedoe met losse bestanden.

Koppel je systemen slim aan elkaar. Hoe eerder je je webshop, betalingen en boekhouding goed inricht, hoe minder tijd je kwijt bent aan administratie en hoe meer ruimte je hebt voor je echte werk.

Slimme boekhoudfuncties voor dagelijkse tijdwinst #

De grootste winst zit voor Reinier in de eenvoud van de Moneybird-app en de slimme herkenning. Hij is van handmatig invoeren naar vooral controleren gegaan.

• Bonnetjes scannen: Moneybird herkent automatisch bedragen, btw en datums. Dit scheelt zo’n 3 tot 5 minuten per bon en voorkomt typefouten.
• Facturen mailen: Online aankopen gaan direct vanuit de mail naar de administratie; geen losse downloads meer nodig.
• Tap-to-pay op markten: Klanten betalen via een QR-code of telefoon. De transactie en factuur staan direct in de boekhouding, wat ideaal is voor veel kleine bedragen zonder kasverschillen.

Verkoop op locatie met Tap-to-pay #

Voor een ondernemer die veel op markten en evenementen staat, is het afrekenen vaak een administratieve nachtmerrie. Reinier gebruikt hiervoor de Tap-to-pay functie van Moneybird. "Het scheelt me al snel 2 tot 3 uur per maand aan puur typewerk en verkleint de kans op fouten aanzienlijk."

• Klanten betalen via een QR-code of door hun pas tegen de telefoon te houden.
• Er is geen aparte pinterminal of contract nodig.
• De transactie en de bijbehorende factuur staan direct in de boekhouding. Dit voorkomt kasverschillen en handmatige invoer achteraf.