Aanloopkosten

Wat zijn aanloopkosten? #

Aanloopkosten zijn kosten die je maakt voordat jouw onderneming van start gaat. Je bent al begonnen met activiteiten die bij ondernemen horen, maar bent nog niet naar de kamer van koophandel geweest om je in te schrijven als ondernemer. Toch kun je dan al kosten maken. Je hebt bijvoorbeeld advies gevraagd of een huisstijl laten ontwerpen. 

Als je eenmaal ingeschreven bent als ondernemer, kun je onder bepaalde voorwaarden de btw die je al hebt betaald, als voorbelasting aftrekken van je aangifte omzetbelasting. 

Moneybird Expert Mathijs Lenselink: “Over aanloopkosten zit vaak veel onwetendheid bij mensen. Ondernemers denken dat je pas aanloopkosten mag maken als ze zich hebben ingeschreven bij de KVK. Zo mag je bijvoorbeeld de kosten van je KVK-inschrijving opvoeren als aanloopkosten. Mijn advies is altijd: zodra je bedenkt dat je een product of dienst wilt gaan verkopen, bewaar dan alle bonnen en registreer de uren die je besteedt aan je toekomstige onderneming. Omdat je een bewaarplicht (opent in nieuw tabblad) hebt, maar ook omdat je veel kosten terug mag vragen als aanloopkosten.” 

Wat valt er onder aanloopkosten? #

Kosten die je maakt voordat je je hebt ingeschreven als ondernemer zijn aanloopkosten. Dit kan van alles zijn. Kosten die onder aanloopkosten kunnen vallen zijn:

• Reiskosten
• Websitekosten
• Reclamekosten
• Laptop
• Kosten voor het oprichten van je bedrijf

Twijfel je? Overleg dan met je boekhouder. 

Mathijs: “Veel ondernemers vragen me bijvoorbeeld naar een laptop. Die hebben ze ooit aangeschaft voordat ze gingen ondernemen. De laptop wordt nu ook zakelijk gebruikt. Ze vragen me of ze deze bon nog mogen inboeken. Je mag deze dan nog inbrengen, maar het is wel belangrijk dat je het voor de waarde in het economisch verkeer (met andere woorden: wat zou iemand er bijvoorbeeld op marktplaats voor willen betalen?) inbrengt, dus de huidige waarde van je laptop nu. Stel, je hebt de laptop vijf jaar geleden gekocht voor 1000 euro, dan is hij nu geen 1000 euro meer waard. Omdat je het als particulier ‘verkoopt’ aan je onderneming, is de verkoop zonder btw. Dan kun je de laptop dus ook niet aftrekken in de btw-aangifte. Heb je de laptop gekocht met de intentie om deze voor je toekomstige onderneming te gebruiken en kan je dit aantonen, dan mag je wel de inkoopfactuur inkopen, inclusief btw.”

“Daarnaast is het bij aanloopkosten belangrijk dat je moet kunnen aantonen dat het zakelijke kosten zijn, kosten die je voor je bedrijf hebt gemaakt. Van belang is daarnaast dat je niet zondermeer de gemaakte kosten van de aanloopfase in aftrek mag brengen. Stel je hebt een leuk idee en maakt hier kosten voor, maar uiteindelijk kom je erachter dat het idee niet tot een levensvatbare onderneming zal leiden. Wanneer je de OndernemersCheck van de Belastingdienst (opent in nieuw tabblad) invult zal er naar alle waarschijnlijkheid uitkomen dat je voor de Inkomstenbelasting niet als ondernemer gezien wordt. De kosten kunnen in dit geval ook niet als Overige werkzaamheden in Box 1 worden opgenomen, omdat je hier een blijvend negatief resultaat hebt. Ik zie wel eens gebeuren dat ondernemers door de Belastingdienst niet worden aangemerkt als ondernemer maar er wel het maximale uit willen halen aan financiële voordelen, dat de Belastingdienst zegt: dit gaat niet. Op de website van de belastingdienst kun je checken of je ook voor de inkomstenbelasting ondernemer (opent in nieuw tabblad) bent.” 

Zijn uren ook aanloopkosten? #

Alle uren die jij hebt gewerkt aan je bedrijf voordat je deze oprichtte zijn ook aanloopkosten. Om gebruik te mogen maken van de ondernemersaftrek moet je namelijk voldoen aan het urencriterium. Het urencriterium (opent in nieuw tabblad) is een minimaal aantal uren dat je moet werken voor je bedrijf. Zorg dus dat je op tijd begint met het bijhouden van je uren, zo kun je ook eerder aan de eis voldoen. 

Mathijs: “Als je vanaf het begin inzicht wilt hebben, hou alles dan bij in een boekhoudpakket. Je hebt dan ook alvast een btw-overzicht en de resultatenrekening en je kunt je kosten indelen. Je kunt dit ook in Excel doen, maar daar is het minder makkelijk om bonnen te bewaren (opent in nieuw tabblad) en bovendien is het foutgevoelig.”

Hoe boek je aanloopkosten?

Het is belangrijk om je kosten én uren bij te houden in de aanloopfase van je onderneming. Dat doe je door je uren bij te houden en je bonnen en facturen te bewaren. Die bonnen heb je later sowieso weer nodig voor het terugvragen van de btw. Door je kosten en uren bij te houden kun je aan de Belastingdienst aantonen dat je bent begonnen met je bedrijf en wat je daarvoor gedaan hebt. 

Het boeken van je aanloopkosten is een goed moment om te starten met het voeren van je boekhouding in een online boekhoudpakket. Daarbij hoort ook het zoeken naar een boekhouder die jou kan helpen met het opstarten van je financiële administratie en jouw bedrijf. 

Mathijs: “Je kunt de aanloopkosten boeken op de grootboekrekening (in Moneybird noemen we dit een categorie) waaronder jouw kosten horen te vallen. Aanloopkosten kunnen verschillend van aard zijn. Heb je bijvoorbeeld een opleiding gedaan, dan valt dit onder de rubriek  ‘algemene kosten’. De kosten van je website vallen onder de rubriek ‘verkoopkosten’. Door dit meteen goed in te delen, krijg je ook inzicht in je verschillende kostenposten. Dat gaat je helpen bij het sturen van je bedrijf.” 

Hoe lang mag je aanloopkosten terugvragen? #

De kosten die je in de eerste vijf jaar voordat je je onderneming startte, mag je zien als aanloopkosten. Deze aanloopkosten mag je in het eerste boekjaar van je onderneming boeken. 

Welke aanloopkosten zijn aftrekbaar? #

Alle aankoopkosten die betrekking hebben op de oprichting van je onderneming zijn aftrekbaar. Dit kunnen kosten zijn die je maakt voor het verkennen van de markt, reiskosten, adviezen van een fiscalist of boekhouder, studiekosten. Maar je mag bijvoorbeeld ook de kosten van een diner met een potentiële klant opvoeren, de aanschaf van je laptop en de kosten voor je kvk-inschrijving (opent in nieuw tabblad). 

Mathijs: “Mijn advies is om je zo snel mogelijk in te schrijven bij de KVK en je btw terug te vragen. Als je veel uitgaven hebt rondom de oprichting van je bedrijf, dan kan dat impact hebben op je cashflow en dan wil je de btw zo snel mogelijk terug vragen. Stel, je hebt marktonderzoek laten uitvoeren voor € 20.000,-, dan betaal je daar 21% btw over. Hoewel je het tot vijf jaar geleden mag terugvragen, wordt geld door inflatie minder waard. En bovendien is het geld wat je kunt besteden aan andere zaken als je de btw op tijd terugvraagt.” 

Waarom boek je de uitgaven van aanloopkosten op de balans? #

De aanloopkosten van een onderneming mag je als kosten opvoeren op het moment dat je de onderneming inschrijft bij de KVK en je voldoet aan de criteria van een onderneming voor de Belastingdienst. 

Mathijs: “Het is mogelijk om de uitgaven te boeken door deze op de balans te activeren met de tegenrekening prive storting, omdat er nog geen zakelijke rekening is. Ik ben iets praktischer en het heeft mijn voorkeur om de inkoopfacturen in te boeken op de factuurdatum en de belasting te registreren op de daadwerkelijke betaaldag. Je registreert dan de transacties zoals ze daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. In Moneybird zitten namelijk ook tools op basis waarvan je inzicht in je administratie kunt krijgen. Stel, je hebt een cashflow-planning gemaakt voor de aanloopfase dan kan je Moneybird gebruiken om dit te volgen en te analyseren. Het nadeel daarvan is dat je niet op een dag of een grootboekrekening direct overzicht hebt van je aanloopkosten. Maar als je zoals aangegeven al een boekhoudpakket gebruikt is dit heel eenvoudig te zien door aanloopperiode te selecteren.”

Mathijs geeft een voorbeeld: “Je richt je onderneming 1 juli 2023 op, alle kosten voor die periode zijn dan aanloopkosten. Het voordeel van deze methode is ook nog eens dat je een controle kunt uitvoeren of de genoemde kosten ook nog binnen de periode van 5 jaar vallen (en dus aftrekbaar zijn) of inmiddels zijn verjaard. Daarnaast zie je ook de daadwerkelijke kosten in plaats van de uitgaven (uitgaven is inclusief btw, kosten exclusief).”

Mathijs Lenselink heeft nog een laatste tip: “Het is belangrijk dat je de balanspost ‘aanloopkosten’ niet jaarlijks afschrijft in de winst-en-verliesrekening. Dit zou kunnen bij bepaalde uitgaven (een laptop bijvoorbeeld) die aan de vereisten van vaste activa voldoen, maar niet bij eenmalige kosten (inschrijving kvk, adviesrapport, etc.). Als je aanloopkosten op de balans hebt staan zul je ze individueel moeten doornemen en op de juiste grootboekrekening boeken.”

Samengevat: #

• Aanloopkosten zijn kosten die je maakt voordat je officieel met je bedrijf start
• Je mag aanloopkosten tot 5 jaar terugvragen
• Aanloopkosten zijn aftrekbaar voor de belasting
• Je boekt aanloopkosten op de grootboekrekening waar het van toepassing is. Je maakt dus geen aparte grootboekrekening voor alle aanloopkosten samen.
• Uren zijn ook aanloopkosten