Cashflow uitgelegd #
Voordat we verder gaan met het uitleggen wat een potjesyssteem is en hoe het kan zorgen voor een stabiele cashflow, nemen we je even mee door wat achtergrondinformatie over wat een cashflow precies is.
Wat is een cashflow?
Met een cashflow wordt het verschil tussen inkomsten en uitgaven bedoeld over een bepaalde periode. Dus bijvoorbeeld het verschil tussen het geld dat je in een maand binnenkrijgt en het geld dat je uitgeeft. Geef je in april 800 euro uit en komt er 1000 euro in, dan is je cashflow die maand 200.
Wat is het verschil tussen cashflow en winst?
Cashflows zijn geldstromen. Met een cashflow wordt het verschil tussen inkomsten en uitgaven bedoeld over een bepaalde periode. De winst is de omzet min je kosten. Omzet en kosten raken je resultatenrekening, inkomsten en uitgaven hebben betrekking op je kasstroomoverzicht. De cashflow en de winst staan los van elkaar. De winst en de cashflow kunnen gelijk zijn, maar op papier alsnog heel anders zijn. Bijvoorbeeld als klanten heel laat betalen, je veel lopende investeringen hebt of als je veel voorraad hebt aangekocht.
Wat zegt cashflow over een bedrijf?
Je cashflow en je winst zijn allebei belangrijk. Maar het kan zo zijn dat je bedrijf winstgevend is maar dat je toch failliet gaat omdat je een negatieve cashflow hebt. Bijvoorbeeld als je facturen niet betaald worden, je te veel voorraad hebt gekocht of een te lange doorlooptijd van voorraad tot betaalde factuur.
Een stabiele cashflow door middel van verschillende bankrekeningen #
Je kunt een stabiele cashflow creëren door middel van verschillende bankrekeningen ofwel een potjessysteem. Met een potjessysteem kun je zorgen dat je nooit meer geld uitgeeft dan dat je ontvangen hebt. Zo heb je dus altijd een positieve cashflow. Momenteel zijn er verschillende manieren om met een potjessysteem te werken, waaronder Profit First.
Wat is een potjessysteem? #
Een potjessysteem is een manier van geld beheren. Wanneer je met een potjessysteem werkt, verdeel je het geld dat je verdient gelijk over verschillende rekeningen. Je hebt een rekening voor ontvangsten, kosten, salarisreservering, belasting betalen, btw reserveren, winstreservering en buffer. Je verdeelt je geld op basis van percentages over een aantal rekeningen. Je kunt voor jezelf bepalen of je nog een ander “potje” wilt gebruiken, iets als investering of opleiding.
Cash in Control en Profit First #
Edwin Ietswaard, erkend Moneybird Expert: “Een potjessysteem is bijvoorbeeld Cash in Control. Je verdeelt je geld over een aantal potjes. Je hebt door het gebruik van de potjes inzichtelijk hoeveel geld je hebt om ergens aan te besteden. Werk je bijvoorbeeld als fotograaf? Dan kun je aan de potjes zien of je op dat moment geld hebt voor een nieuwe body.” Lissa Agema, erkend Moneybird Expert en Profit First Professional voegt toe: “Wanneer je werkt met verschillende bankrekeningen kun je inderdaad gelijk zien hoe je financiën ervoor staan. Wanneer je op financiën stuurt weet je of je vandaag deze investering kunt doen. Dat kun je prima aan je bankrekeningen aflezen als je dat goed hebt ingericht.”
Door je geld te verdelen, zie je dus in één oogopslag hoe je bedrijf er voor staat. Hoeveel ontvangsten heb je deze periode? Hoeveel geld heb je voor je kosten? Ook kun je door middel van een potjessysteem garanderen dat je salaris hebt aan het eind van de maand.
Hoe werkt het? #
In de praktijk werken de meeste potjessystemen als volgt:
- Je krijgt geld op je zakelijke rekening gestort.
- Vervolgens verdeel je het geld over de potjes op basis van het percentage dat jij daarvoor gereserveerd hebt. Dit kan dan 5% winstreservering zijn, 10% belastingreservering, 40% salarisreservering en 45% kostenreservering. Het is verstandig een Moneybird Expert te laten berekenen welke percentages realistisch zijn voor jouw bedrijf.
“Bij Profit First draait alles om de winst,” vertelt Lissa. “Dus niet het traditionele omzet min kosten is winst. Maar omzet min winst is kosten. Voordat je je geld verdeelt naar al je rekeningen, pak je eerst je winst. Zo heb je als ondernemer vanaf dag één dus altijd een winstgevend bedrijf.”
“De standaard voor Profit First is vijf potjes, bij Cash in Control is dat zeven potjes. Maar je kunt ook met acht, negen of tien potjes werken als je dat wilt. Zolang het maar overzichtelijk blijft,” legt Edwin uit. “Je hebt bijvoorbeeld een basispot voor salarisreservering. Dan zit alles in één rekening. Maar je kunt dit potje ook opsplitsen in pensioen, vakantiegeld en salarisonttrekking, zodat je een duidelijker overzicht voor jezelf houdt. We willen allemaal goed pensioen hebben, maar op het moment dat je geen geld hebt, kun je niet met pensioen. Het potje voor kosten zou je kunnen onderverdelen in variabele kosten, inkopen of studiereservering.” Lissa: “Ik heb voor mijn bedrijf 25 potjes. Dat klinkt veel, maar dat is het niet. Ik heb bijvoorbeeld mijn spaarrekening onderverdeeld in ‘auto’, ‘buffer’, en ‘pensioen’.
Hoe zet je een potjessysteem in? #
Voordat je met een potjessysteem begint, is het goed te kijken of een dergelijk systeem voor jou werkt. Edwin: “Je geld verdelen over verschillende potjes is niet voor iedereen. Weet je van jezelf dat je heel eigenwijs bent en ga je geld tussen de potjes verslepen? Dan is het niet geschikt voor je. Het is ook minder geschikt voor ondernemers die zichzelf geen salaris uitkeren. Wanneer je bijvoorbeeld alleen hobbymatig onderneemt.”
“Ik hoor soms van ondernemers dat Profit First niet voor ze werkt”, vertelt Lissa. “Dan kunnen er twee dingen verkeerd zijn gegaan. Je hebt óf de verkeerde percentages gebruikt óf iets in je bedrijf is niet goed. Dit betekent dat je te veel salaris overschrijft, te veel kosten maakt of dat je omzet niet hoog genoeg is. Het wil niet zeggen dat je onderneming mislukt. Maar het vertelt je wel wat. Je kunt kijken hoe je je omzet kunt verhogen of in gesprek gaan met een Moneybird Expert of boekhouder om te kijken waar meer winst te behalen is als het gaat om het financieel gezond en winstgevend maken van je bedrijf.”
Stappenplan potjessysteem #
Stap 1: Kies een bank #
Voordat je met potjes kunt werken, ga je op zoek naar een bank en een boekhoudpakket die met het potjessysteem kunnen werken. Je hebt namelijk meerdere bankrekeningen nodig om op deze manier je geld te beheren. Minimaal vijf. “Binnen het systeem van Profit First wordt geadviseerd een bankrekening te openen bij een tweede bank om eens per kwartaal een deel van je winst heen te schuiven,” zegt Edwin, “maar dit is niet altijd handig en is geen onderdeel binnen Cash in Control.” Wanneer je op zoek gaat naar een bank kijk dan naar de mogelijkheid om verschillende rekeningen te kunnen openen en de daarbij komende kosten.
Stap 2: Kies een boekhoudpakket #
Kies een boekhoudpakket die een automatische bankkoppeling heeft met jouw bank. Kijk ook of je in het boekhoudpakket dat je gebruikt gratis kruisposten kunt verwerken. Omdat je vaak geld van de ene rekening naar de andere rekening aan het slepen bent, maak je veel gebruik van kruisposten. Als je voor elke transactie moet betalen, is dat nogal een aanslag op het aantal transacties dat je uitvoert.
Stap 3: Bepaal het aantal rekeningen en percentages #
Kijk welke rekeningen en percentages voor jouw bedrijf werken. Je zou dit zelf kunnen inschatten, echter is het advies een boekhouder die bekend is met deze methode in te schakelen.
Een potjessysteem en Moneybird #
Je kunt Moneybird eenvoudig inzetten wanneer je met meerdere bankrekeningen wilt werken. Daarvoor moet je drie dingen doen:
- Voeg alle rekeningen aan je administratie toe.
- Activeer de categorie kruisposten.
- Maak een automatische koppeling (opent in nieuw tabblad) met je bank. Op die manier kan Moneybird de binnengekomen transacties automatisch voor je op de categorie kruisposten boeken. Dat scheelt je veel handmatig werk.
Waarom alle rekeningen aan Moneybird toevoegen? #
In Moneybird is het gebruik van kruisposten gratis. Heb je al je rekeningen gekoppeld en schrijf je geld van de ene rekening naar de andere rekening over, dan kan Moneybird dit herkennen als kruispost. Dit scheelt je geld en handmatig werk.
Wat zijn kruisposten? #
Een kruispost is een grootboekrekening die aangeeft dat geld van jouw ene rekening naar jouw andere rekening is overgemaakt. Dit geldt voor boekingen binnen hetzelfde bedrijf. Dus stel je maakt € 40,- over van je ene zakelijke rekening naar je andere zakelijke rekening, dan is dat een kruispost. In Moneybird noemen we een grootboekrekening een categorie.
Hoe werkt kruisposten in Moneybird? #
Wanneer je je rekeningen gekoppeld hebt aan Moneybird en geld overmaakt van de ene rekening naar de andere rekening, heb je altijd twee transacties in je administratie. Op de ene bankrekening heb je een afschrijving en op de andere bankrekening heb je een bijschrijving. De twee transacties worden allebei gekoppeld aan de categorie Kruisposten. Moneybird doet dit automatisch voor je wanneer je al je rekeningen aan je administratie hebt toegevoegd.
Maximale aantal banktransacties per maand #
Kruisposten zijn in Moneybird gratis. Zit je in een maand aan het maximale aantal banktransacties dat je kunt verwerken? Dan boekt Moneybird de bankregels niet automatisch voor je weg. Je kunt dan nog wel gratis zelf de transacties onder de categorie kruisposten koppelen.
Wil je ook aan de slag met een potjessysteem? Je doet er goed aan dit te bespreken met je boekhouder zodat jullie samen op zoek kunnen gaan naar percentages die voor jouw bedrijf werken.
