Hoe wij werken met Shape Up

Sinds 2019 werken we met Shape Up, een projectmethode die bedacht is door Basecamp. Het geeft structuur aan complexe technische projecten. Een projectperiode duurt bij ons acht weken. De eerste zes weken werken we aan het project en de laatste twee weken is de cooldown. Ideeën voor projecten kunnen te alle tijden worden opgepakt en ingediend. Dit proces is volledig remote.
Illustratie vrouw achter bureau met pen en papier

1. Een idee

Een innovatieve ingeving voor een nieuwe feature, herhaaldelijke berichtjes van onze klanten of technical debt zorgen voor nieuwe pitch-ideeën. Elke collega staat vrij om met ideeën komen!

Illustratie vogel met VR bril

2. Onderzoek

Wat is het probleem? Hoeveel mensen hebben er last van? Wat is de impact en effort? Kunnen we het probleem in twee, drie of zes weken oplossen? Daar gaan we onderzoek naar doen en zetten we vervolgens in een pitch-template.

Dit pitch voorstel mag tijdens de lopende projecten geschreven worden óf, wanneer meer tijd nodig is, tijdens de cooldown. De cooldown zijn de twee weken na een project waar collega's zelf invulling aan mogen geven.

Illustratie vier conversatiewolkjes die in elkaar passen

3. Meeting: Pitch ideeën bespreken

In de derde week van een project is een pitch-meeting gepland om de pitch-ideeën te bespreken voor de volgende ronde.


In dit uur worden de ideeën gekozen waar we het meest warm voor lopen én waarvan we denken dat ze het meest haalbaar zijn voor dit moment.

De gekozen ideeën worden in de komende vijf weken verder onderzocht om het pitch-voorstel concreter te maken.

Illustratie vrouw met zwart haar en geel t-shirt met pen en koffie in de hand

4. Pitches lezen

In week vijf wordt verwacht dat de auteur van de pitch zorgt voor minimaal één review per team (Product Design, Development, Support, Marketing en Informatiebeveiliging). Eventuele vragen worden deze week beantwoord.


Door de bovengenoemde teams wordt in deze week ook alvast een ranking gemaakt en een afgevaardigde geselecteerd die deze ranking toelicht in de komende projectkeuze-meeting.

Illustratie legoblokjes in elkaar geklikt

5. Meeting: Pitches prioriteren

Op vrijdagmiddag worden alle pitch voorstellen kort toegelicht door de auteur en kunnen er laatste vragen worden gesteld. Na het bespreken van de eerste pitch wordt de volgende pitch boven óf onder de pitch gezet zodat direct een ranking ontstaat. Deze meeting duurt maximaal twee uur.


Aan het eind van deze meeting hebben we een ranking en een idee welke pitches aankomende periode gaan lopen.

Illustratie - Robot

6. Meeting: Pitches kiezen & indeling

Op maandag maken we in een meeting de keuze voor welke pitches we als projecten gaan draaien. De volgende elementen zijn van belang bij het bepalen van die keuze:

  • Het aantal beschikbare fte's
  • Voorkeur van collega's
  • Aantal benodigde teamleden en rollen
  • Competenties van collega's en competenties die benodigd zijn. Soms wordt er in overleg geschoven wanneer er meer ervaring nodig is of als iemand zich ergens in wil ontwikkelen
  • De doorlooptijd van twee, drie of zes weken van pitches. Soms komt het voor dat 1 team, 3 pitches van twee weken achter elkaar draait mits de competenties voor de pitches overeenkomen.


Voor het indelen gebruiken we een Google Sheet waarin de punten ingevuld en inzichtelijk worden.

Illustratie drie vogels op een lijntje

7. Het project

In de komende zes weken gaan we bezig met ontwerpen, ontwikkelen, testen, lanceren, monitoren, valideren en itereren. Afhankelijk van het project werken gemiddeld zes collega's aan het project.

Illustratie vogel in raket

8. Livegang

Het doel van een project is iets live te zetten. Meestal is dit in week vijf zodat we voldoende tijd hebben om te testen. Soms is het eerder als we met een deel van de nieuwe functionaliteit al waarde kunnen leveren.

Illustratie man rustend met zijn handen achter zijn hoofd

9. Cooldown

Na zes weken begint de cooldown van twee weken. We pakken dan bugs op of kleine dingen die we graag willen onderzoeken of implementeren. Ook is het mogelijk om extra tijd te besteden aan kennisontwikkeling en het schrijven van nieuwe pitches.

Shape Up zelf ervaren? Lees het boek

Of bekijk onze vacatures en probeer het écht!

Illustratie - Papieren vliegtuig met euroteken

Écht samenwerken

We werken aan pitches in multidisciplinaire teams. Naast developers en designers is het is erg belangrijk dat support aansluit om de wensen van de klant toe te lichten en na de livegang eventuele vragen die binnenkomen te monitoren.

Daarnaast is het van belang dat marketing aansluit om de communicatie rondom onze klanten en adviseurs om de juiste manier te laten verlopen.

Een project lijkt na zes weken klaar maar achter de schermen houden we alles nog goed in de gaten.

Jeroen, Liesbeth, Edwin en Margo in een meeting
Meer lezen?

Een tijd terug gaf Joost een meetup over Shape Up

Daar werden vragen gesteld die we hieronder (nogmaals) beantwoorden. Wellicht kunnen we je inspireren!

Sven Ordelman - Software Engineer
Software Developer
Sven Ordelman

“Shape Up geeft mij houvast en rust, we hebben geen onnodige meetings en je weet waar je aan toe bent.”

Shape Up in een notendop

In minder dan twintig minuten worden de belangrijkste principes uit het boek behandeld door Ryan Singer

Meer informatie over Shape Up?

Je leest het in het boek van Basecamp

86% van onze gebruikers beveelt Moneybird aan!
Uit 689 beoordelingen scoorden we gemiddeld: 4.4 uit 5 sterren