Hoe wij werken met Shape Up

We gebruiken momenteel een Kanban bord in Phabricator waar alle projecten in worden gezet. We hebben daar de kolommen:

• Shaping backlog > Alle pitch-ideeën
• Pitch-overleg > Pitch ideeën die collega's willen toetsen
• Next meeting > Pitches die uitgewerkt zijn en gepitcht worden voor de komende cycle
• Doing > Pitches die momenteel uitgevoerd worden

Vanuit de pitches in Phabricator linken we naar Google Docs of Whimsical waarin de pitches worden geschreven.

• Phabricator: Projectmanagement - Kanban-bord
• Whimsical of Google Docs: Schrijven van pitches
• Google Sheets: Het prioriteren van pitches en indelen van teams
• Figma: Ontwerpen (als nodig)

De deadline voor het indienen van pitches is op woensdag en de meeting om ze te bespreken staat op vrijdag. Dit is kortdag maar wij merken dat dit eigenlijk nooit voor problemen zorgt en goed te doen is.

We willen wel dat in ieder geval één engineer en één designer bij het schrijven van pitches betrokken is. Dit maakt de kans op slagen groter. Dat betekent bijvoorbeeld dat de engineer de pitch schrijft en een designer om feedback vraagt óf dat ze beiden hetzelfde aandeel hebben.

Het is geen must. We merken wel dat collega's graag pitches willen schrijven. Na een jaar borrelen vaak genoeg ideeën op en hoe leuk is het wanneer jouw idee geïmplementeerd wordt!

Sommige projecten moeten nou eenmaal en zijn helaas niet zichtbaar voor onze eindgebruikers. Daar proberen we zoveel mogelijk balans in te vinden. Wanneer er twee technical debt pitches zijn, kijken we kritisch of ze echt beiden op dit moment uitgevoerd moeten worden. Meestal heeft één wel prioriteit en kan de andere een ronde wachten.

We hebben geen specifieke test-engineers. Wel een effectieve CI/CD-straat en we doen natuurlijk code reviews.

Dan wordt het idee in een specifiek Slack-kanaal gedeeld om te kijken of iemand je kan helpen of dat iemand verder wil gaan met het idee. Als het idee goed is worden anderen vaak wel enthousiast!

Het komt niet vaak voor maar dat kan zeker. Soms willen we kleine dingen heel graag willen oplossen waarvoor maar één engineer nodig is. Meestal heeft die persoon dan niet de volledige zes weken nodig en sluit dan de laatste weken aan bij een ander project.

We gebruiken een Google Sheet waarin per pitch het niveau van drie competenties die benodigd zijn worden uitgevraagd. Wanneer collega's zich in dezelfde sheet inschrijven voor een pitch zien we onderaan precies of we bijvoorbeeld voldoen aan het aantal engineers en de ervaring die benodigd is.

Je hebt bij Moneybird de mogelijkheid om alle onderdelen van ons product aan te raken. Van diepe backend projecten tot het bouwen van een Design System en van security tot DevOps of mobile. Je leercurve is bij ons erg steil en ligt in je eigen hand, je bepaalt zelf bij welk project je aansluit. We zorgen dat er iemand aansluit met meer kennis en je op weg kan helpen.

We hadden eerst projecten van acht weken en draaiden die zonder specifieke methode of pitch-templates. Pitches waren soms erg lang om te lezen en niet altijd goed doordacht. Erg onhandig als je daar tijdens het project achter komt en projecten daardoor uitlopen. Ook meetings duurden langer en daar zat niemand op te wachten.

Tijd voor wat anders! We kwamen op Shape Up en hebben dit langzaam ingebed. Van acht naar zes weken beviel direct goed. De pitch template was voor iedereen even zoeken maar gaf al snel rust. De template hebben we nu wat meer eigen gemaakt. Auteurs van pitches moeten bijvoorbeeld uit ieder team een reviewer zoeken en we hebben de kopjes Informatiebeveiliging, Marketing en Accessibility toegevoegd omdat we dit zelf belangrijke items vinden om bij stil te staan.