Je moet 'cookies van derden' accepteren om gebruik te kunnen maken van de support widget.
Moneybird gebruikt cookies voor het functioneren van de website. Naast functionele cookies plaatsen we ook analytische cookies en cookies van derden om het websitebezoek te meten, relevante advertenties te tonen en om gebruik te kunnen maken van de support widget.
Kies voor “Akkoord” om de cookies te accepteren. Klik op “Voorkeuren instellen” om zelf te bepalen welke cookies je accepteert.
Stel hieronder jouw voorkeuren in. Wil je meer weten? Lees dan onze cookieverklaring.
Functionele cookies
Functionele cookies zijn nodig om onze website en applicaties te laten functioneren.
Analytische cookies
Analytische cookies worden gebruikt om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt.
Cookies van derden
Cookies van derden worden gebruikt voor het aanbieden van extra functionaliteiten, voor personalisatie van informatie op onze website en voor marketingdoeleinden. Deze cookies zijn nodig om gebruik te kunnen maken van de Freshworks support widget.
Van idee tot cooldown
Hoe wij werken met Shape Up
Sinds 2019 werken we met Shape Up, een projectmethode die bedacht is door Basecamp. Het geeft structuur aan complexe technische projecten. Een projectperiode duurt bij ons acht weken. De eerste zes weken werken we aan het project en de laatste twee weken is de cooldown. Ideeën voor projecten kunnen te alle tijden worden opgepakt en ingediend. Dit proces is volledig remote.
1. Een idee
Een innovatieve ingeving voor een nieuwe feature, herhaaldelijke berichtjes van onze klanten of technical debt zorgen voor nieuwe pitch-ideeën. Elke collega staat vrij om met ideeën komen!
2. Onderzoek
Wat is het probleem? Hoeveel mensen hebben er last van? Wat is de impact en effort? Kunnen we het probleem in twee, drie of zes weken oplossen? Daar gaan we onderzoek naar doen en zetten we vervolgens in een pitch-template.
Dit pitch voorstel mag tijdens de lopende projecten geschreven worden óf, wanneer meer tijd nodig is, tijdens de cooldown. De cooldown zijn de twee weken na een project waar collega's zelf invulling aan mogen geven.
3. Meeting: Pitch ideeën bespreken
In de derde week van een project is een pitch-meeting gepland om de pitch-ideeën te bespreken voor de volgende ronde.
In dit uur worden de ideeën gekozen waar we het meest warm voor lopen én waarvan we denken dat ze het meest haalbaar zijn voor dit moment.
De gekozen ideeën worden in de komende vijf weken verder onderzocht om het pitch-voorstel concreter te maken.
4. Pitches lezen
In week vijf wordt verwacht dat de auteur van de pitch zorgt voor minimaal één review per team (Product Design, Development, Support, Marketing en Informatiebeveiliging). Eventuele vragen worden deze week beantwoord.
Door de bovengenoemde teams wordt in deze week ook alvast een ranking gemaakt en een afgevaardigde geselecteerd die deze ranking toelicht in de komende projectkeuze-meeting.
5. Meeting: Pitches prioriteren
Op vrijdagmiddag worden alle pitch voorstellen kort toegelicht door de auteur en kunnen er laatste vragen worden gesteld. Na het bespreken van de eerste pitch wordt de volgende pitch boven óf onder de pitch gezet zodat direct een ranking ontstaat. Deze meeting duurt maximaal twee uur.
Aan het eind van deze meeting hebben we een ranking en een idee welke pitches aankomende periode gaan lopen.
6. Meeting: Pitches kiezen & indeling
Op maandag maken we in een meeting de keuze voor welke pitches we als projecten gaan draaien. De volgende elementen zijn van belang bij het bepalen van die keuze:
Het aantal beschikbare fte's
Voorkeur van collega's
Aantal benodigde teamleden en rollen
Competenties van collega's en competenties die benodigd zijn. Soms wordt er in overleg geschoven wanneer er meer ervaring nodig is of als iemand zich ergens in wil ontwikkelen
De doorlooptijd van twee, drie of zes weken van pitches. Soms komt het voor dat 1 team, 3 pitches van twee weken achter elkaar draait mits de competenties voor de pitches overeenkomen.
Voor het indelen gebruiken we een Google Sheet waarin de punten ingevuld en inzichtelijk worden.
7. Het project
In de komende zes weken gaan we bezig met ontwerpen, ontwikkelen, testen, lanceren, monitoren, valideren en itereren. Afhankelijk van het project werken gemiddeld zes collega's aan het project.
8. Livegang
Het doel van een project is iets live te zetten. Meestal is dit in week vijf zodat we voldoende tijd hebben om te testen. Soms is het eerder als we met een deel van de nieuwe functionaliteit al waarde kunnen leveren.
9. Cooldown
Na zes weken begint de cooldown van twee weken. We pakken dan bugs op of kleine dingen die we graag willen onderzoeken of implementeren. Ook is het mogelijk om extra tijd te besteden aan kennisontwikkeling en het schrijven van nieuwe pitches.
Naast de Shape Up projecten die we hebben lopen, is het ook nog mogelijk om mee te draaien in andere projectteams. Die lichten we hieronder voor je uit.
Support Engineer
Naast de project teams die hierboven worden genoemd is er ook een support-engineer team. Ze pakken gedurende de 8 weken alle 'SE taken' op. Het team pakt losse technische taken op die binnenkomen van klanten die ergens mee vastlopen die belangrijk zijn en niet kunnen wachten. Ook dit team rouleert, wie weet werk je volgende periode weer aan een eigen project.
Site Reliability Engineer/DevSecOps
Als DevOps Engineer/SRE zorg je er in vast teamverband voor dat onze IT infrastructuur in 24 uur per dag, 365 dagen per week de lucht blijft. Dit doen we naast de werkzaamheden als Software Engineer. De taken van een DevSecOps engineer bestaan uit: monitoring, onderhoud en security van de infrastructuur en software.
Multidisciplinair
Écht samenwerken
We werken aan pitches in multidisciplinaire teams. Naast developers en designers is het is erg belangrijk dat support aansluit om de wensen van de klant toe te lichten en na de livegang eventuele vragen die binnenkomen te monitoren.
Daarnaast is het van belang dat marketing aansluit om de communicatie rondom onze klanten en adviseurs om de juiste manier te laten verlopen.
Een project lijkt na zes weken klaar maar achter de schermen houden we alles nog goed in de gaten.
Meer lezen?
Een tijd terug gaf Joost een meetup over Shape Up
Daar werden vragen gesteld die we hieronder (nogmaals) beantwoorden. Wellicht kunnen we je inspireren!
We gebruiken momenteel een Kanban bord in Phabricator waar alle projecten in worden gezet. We hebben daar de kolommen:
Shaping backlog > Alle pitch-ideeën
Pitch-overleg > Pitch ideeën die collega's willen toetsen
Next meeting > Pitches die uitgewerkt zijn en gepitcht worden voor de komende cycle
Doing > Pitches die momenteel uitgevoerd worden
Vanuit de pitches in Phabricator linken we naar Google Docs of Whimsical waarin de pitches worden geschreven.
Phabricator: Projectmanagement - Kanban-bord
Whimsical of Google Docs: Schrijven van pitches
Google Sheets: Het prioriteren van pitches en indelen van teams
Figma: Ontwerpen (als nodig)
De deadline voor het indienen van pitches is op woensdag en de meeting om ze te bespreken staat op vrijdag. Dit is kortdag maar wij merken dat dit eigenlijk nooit voor problemen zorgt en goed te doen is.
We willen wel dat in ieder geval één engineer en één designer bij het schrijven van pitches betrokken is. Dit maakt de kans op slagen groter. Dat betekent bijvoorbeeld dat de engineer de pitch schrijft en een designer om feedback vraagt óf dat ze beiden hetzelfde aandeel hebben.
Het is geen must. We merken wel dat collega's graag pitches willen schrijven. Na een jaar borrelen vaak genoeg ideeën op en hoe leuk is het wanneer jouw idee geïmplementeerd wordt!
Sommige projecten moeten nou eenmaal en zijn helaas niet zichtbaar voor onze eindgebruikers. Daar proberen we zoveel mogelijk balans in te vinden. Wanneer er twee technical debt pitches zijn, kijken we kritisch of ze echt beiden op dit moment uitgevoerd moeten worden. Meestal heeft één wel prioriteit en kan de andere een ronde wachten.
We hebben geen specifieke test-engineers. Wel een effectieve CI/CD-straat en we doen natuurlijk code reviews.
Dan wordt het idee in een specifiek Slack-kanaal gedeeld om te kijken of iemand je kan helpen of dat iemand verder wil gaan met het idee. Als het idee goed is worden anderen vaak wel enthousiast!
Het komt niet vaak voor maar dat kan zeker. Soms willen we kleine dingen heel graag willen oplossen waarvoor maar één engineer nodig is. Meestal heeft die persoon dan niet de volledige zes weken nodig en sluit dan de laatste weken aan bij een ander project.
We gebruiken een Google Sheet waarin per pitch het niveau van drie competenties die benodigd zijn worden uitgevraagd. Wanneer collega's zich in dezelfde sheet inschrijven voor een pitch zien we onderaan precies of we bijvoorbeeld voldoen aan het aantal engineers en de ervaring die benodigd is.
Je hebt bij Moneybird de mogelijkheid om alle onderdelen van ons product aan te raken. Van diepe backend projecten tot het bouwen van een Design System en van security tot DevOps of mobile. Je leercurve is bij ons erg steil en ligt in je eigen hand, je bepaalt zelf bij welk project je aansluit. We zorgen dat er iemand aansluit met meer kennis en je op weg kan helpen.
We hadden eerst projecten van acht weken en draaiden die zonder specifieke methode of pitch-templates. Pitches waren soms erg lang om te lezen en niet altijd goed doordacht. Erg onhandig als je daar tijdens het project achter komt en projecten daardoor uitlopen. Ook meetings duurden langer en daar zat niemand op te wachten.
Tijd voor wat anders! We kwamen op Shape Up en hebben dit langzaam ingebed. Van acht naar zes weken beviel direct goed. De pitch template was voor iedereen even zoeken maar gaf al snel rust. De template hebben we nu wat meer eigen gemaakt. Auteurs van pitches moeten bijvoorbeeld uit ieder team een reviewer zoeken en we hebben de kopjes Informatiebeveiliging, Marketing en Accessibility toegevoegd omdat we dit zelf belangrijke items vinden om bij stil te staan.
Sven Ordelman
Software Developer
Shape Up geeft mij houvast en rust, we hebben geen onnodige meetings en je weet waar je aan toe bent.
Shape Up in een notendop
In minder dan twintig minuten worden de belangrijkste principes uit het boek behandeld door Ryan Singer
Meer informatie over Shape Up?
Je leest het in het boek van Basecamp
Shaping
Wanneer je een pitch schrijft is het belangrijk om niet té vaag maar ook niet té concreet te zijn. Hoe je een goede pitch formuleert lees je in het hoofdstuk 'Shaping'.
Je heb een pitch geschreven, en nu? Shape Up werkt niet met een backlog. In het hoofdstuk 'Betting' lees je meer over het stemmen en prioriteren van pitches.
De pitches zijn gekozen, de nieuwe projectronde kan beginnen! Starten de designers en developers tegelijk en wie heeft de leiding? Basecamp legt het voor je uit in het hoofdstuk 'Building'.
