Snel inkoop facturen toevoegen aan Moneybird vanaf je scanner

In het digitale tijdperk ontvangen we nog steeds regelmatig papieren facturen. Voor een overzichtelijke administratie is het prettig om deze facturen ook digitaal in je Moneybird account op te slaan. Het scannen van facturen kan tijdrovend zijn, daarom vandaag een paar handige tips om dit efficiënter te doen.

Slimme scanners

Er zijn veel verschillende soorten scanners op de markt. Naast de traditionele flatbed scanners waar je één scan per keer mee kunt maken, zijn er ook scanners die een stapel papier snel kunnen scannen. Onder andere de Fujitsu ScanSnap reeks kan je hier goed mee helpen. Vanuit de ScanSnap applicatie kun je ook aangeven wat je met de scan wilt doen, bijvoorbeeld rechtstreeks mailen naar het e-mailadres van de inkoopfacturen in je Moneybird account.

Sommige netwerkscanners bieden je al de mogelijkheid om een scan rechtstreeks te mailen. Zet het speciale Moneybird e-mailadres in het adresboek om de scan snel te kunnen doorsturen.

Snel doorsturen via Mac OS X

In Mac OS X is het mogelijk om het doorsturen naar je Moneybird account te automatiseren, zelfs als je een oude flatbad scanner zonder e-mail functies hebt! Je kunt bij het scannen van de factuur aangeven dat de factuur rechtstreeks naar je Moneybird account verzonden moet worden per e-mail. Dit werkt via een zogenaamde Automator Task. Dit kun je als volgt instellen:

  • Open “Automator” op je Mac, dit kun je vinden onder “Hulpprogramma’s” in de Programma’s map.
  • Kies voor “Fotolader-plugin”

Upload je factuur

  • Zoek in de bibliotheek naar de taak “Nieuw Mail-bericht” en sleep die naar het rechterscherm toe.
  • Zoek in de bibliotheek naar de taak “Verstuur uitgaande berichten” en sleep die naar het rechterscherm toe.
  • Vul bij het “Aan” veld van de e-mail het unieke @inkomend.moneybird.nl adres toe dat je in je account onder het kopje “Inkoop” kunt vinden. Eventueel kun je een onderwerp aan de e-mail meegeven.

Stel de factuur upload in

  • Sla de taak op en geef hem een omschrijvende naam, zoals “Doorsturen aan Moneybird”.

Er staat nu een taak klaar die een scan uit de Fotolader automatisch doorstuurt naar je Moneybird account. In het vervolg kun je als volgt een scan van een factuur maken:

  • Open het programma “Fotolader” uit de hulpprogramma’s en kies je scanner.
  • Selecteer bij “Scan naar” de taak die we zojuist aangemaakt hebben.

Upload taak instellen voor je factuur

  • Scan het document. Na het scannen zul je zien dat Mail de scan per e-mail naar je Moneybird account stuurt. Binnen enkele minuten zal de scan verwerkt zijn en kun je de factuur inboeken in je administratie.

Meer tips?

Heb jij nog andere tips om je facturen snel te verwerken? Deel ze hieronder in de reacties of laat het weten via Twitter!

Deel dit artikel op je favoriete social netwerk