Zo sluit je jouw jaar boekhoudkundig goed af - deel 1

Controle volledigheid banktransacties #

Inez Kortekaas: “Om te checken of alle banktransacties (opent in nieuw tabblad) in Moneybird staan, ga je naar Rapporten > Balans. Je filtert vervolgens op alle kwartalen van 2020 zodat je de balans over het hele boekjaar ziet. Onder Vlottende activa zie je de post Financiële rekeningen. Hier staan al jouw bankrekeningen, dat kunnen één of meerdere rekeningen zijn. Het bedrag wat hier staat, moet overeenkomen met het bedrag wat op de jaaropgave van je bank staat. Komt dit bedrag niet overeen? Dan zijn niet alle transacties in Moneybird toegevoegd. Regelmatig vergelijken van het saldo op je bank (opent in nieuw tabblad) met het saldo in Moneybird is dus van belang.”

Privé auto #

Angeline Evers: “Als je jouw privé-auto wel eens zakelijk gebruikt, kun je kijken of het mogelijk is om een stuk btw af te trekken binnen je administratie. Veel ondernemers zijn bekend met de € 0,19 kilometervergoeding, maar de btw wordt vaak vergeten. Als je aan het einde van het jaar een begin- en eindstand van de kilometerteller hebt naast een zakelijke rittenadministratie, kun je een verdeling maken tussen zakelijk en privé. Van het zakelijke deel kun je de privé betaalde btw terugvragen. Het kost wat meer tijd en handelingen, omdat je hiervan een administratie moet bijhouden. Daar kun je met je boekhouder afspraken over maken.”

(Afrondings)verschillen #

Michiel Rave: “In de praktijk zie je vaak dat er afrondingsverschillen zijn aan het einde van het jaar. Dit kan onder andere komen door balansposten die als tussenrekening worden gebruikt, daar vinden in de praktijk afrondingen en kleine verschillen plaats. Je moet hierbij goed kijken wat je ermee moet doen. Bij kleine bedragen kan dit worden afgeboekt via een memoriaalboeking (opent in nieuw tabblad). Maar ik zie dat veel ondernemers dit lastig vinden en het daarom overlaten aan hun boekhouder.”

Check je debiteuren #

Inez Kortekaas: “Het gebeurt wel eens dat facturen (opent in nieuw tabblad) nog openstaan zonder dat de ondernemer dit weet. Het is daarom belangrijk om te controleren of al je verkoopfacturen die volgens Moneybird openstaan per 31 december 2020 kloppen. Je kunt dit checken via Rapporten > Debiteurenoverzicht. Je filtert op heel 2020. Zie je hier vervolgens nog een bedrag onterecht op staan, dan kun je nakijken of deze factuur inderdaad nog openstaat of dat iets fout geboekt is.”

Telefoon- en internetkosten #

Angeline Evers: “Heb je telefoon- en internetkosten en kun je die 100% zakelijk verantwoorden? Of is er ook een privédeel wat gecorrigeerd moet worden? Wanneer dit speelt bij een ondernemer spreken we af dat hij de kosten bij de inkoopfactuur (opent in nieuw tabblad) al gaat scheiden, één regel voor zakelijk en één regel voor privé. Dat pikt Moneybird dan op en zal dit in het vervolg automatisch voorstellen bij het verwerken van de inkoopfactuur. Het is ook mogelijk om via een totaal inkoopfactuur aan het einde van het jaar een correctie te maken, maar dat vind ik minder praktisch.”

Bespreek de taakverdeling met je boekhouder #

Michiel Rave: “Je kunt in Moneybird heel goed zelf je boekhouding doen. Het is goed om aan het einde van het jaar met je boekhouder in detail te bespreken wat je zelf doet bij de jaarafsluiting (opent in nieuw tabblad) en wat de boekhouder doet. Je kunt ook samen de jaarafsluiting doen, zodat je volgend jaar misschien nog meer zelf kunt doen.”

Check je crediteuren #

Inez Kortekaas: “Net als je debiteuren, check je ook je crediteuren. Die doe je via Rapporten > Crediteurenoverzicht. Je filtert op heel 2020. Als hier nog posten onterecht openstaan, kun je checken of deze nog betaald moeten worden of dat ze bijvoorbeeld in privé zijn betaald. In dat laatste geval moet een betaling nog geregistreerd (opent in nieuw tabblad) worden. Het is daarbij belangrijk dat je de datum van betaling aanpast, vooral als je in januari het vorige jaar gaat checken.”

Lees ook: Deel 2 - Zo sluit je jouw jaar boekhoudkundig goed af