Zo sluit je jouw jaar boekhoudkundig goed af - deel 2

Lees ook: Deel 1 - Zo sluit je jouw jaar boekhoudkundig goed af

Filter op btw overzicht #

Angeline Evers: “In het btw-overzicht heb je de mogelijkheid om te filteren op de btw-rapportage Btw-overzicht in plaats van Btw Nederland. Op dit overzicht staat heel duidelijk welke btw-tarieven gebruikt zijn. Dat vind ik een fijne manier om na de controle van de resultatenrekening te bekijken of je niets over het hoofd hebt gezien. Je kunt nauwkeurig controleren of het juiste btw-tarief is gekozen. Het is prettiger controleren dan via de btw-aangifte, doordat daar niet alle btw-tarieven in terug te vinden zijn. Denk bijvoorbeeld aan het btw-tarief Btw vrijgesteld.”

Afschrijvingen #

Ali Kocak: “Heb je in 2020 een zakelijke aankoop gedaan die je een aantal jaren gaat gebruiken? Dan moet je deze aankoop, ook wel bedrijfsmiddel of investering genoemd, afschrijven. Ik zie dat veel ondernemers een bedrijfsmiddel boeken als inkoop in plaats van investering of de aankoop in één keer afschrijven. In Moneybird kun je dit op de juiste manier doen door afschrijvingen met behulp van memoriaalboekingen op het tabblad Inkomend in te voeren. Daarnaast is het interessant om met je boekhouder te bespreken hoeveel je mag afschrijven en wat voor jou het meest gunstig is binnen de grenzen van de fiscale regelgeving. Ben je starter? Dan mag je willekeurig afschrijven. Kijk voor de geldende regels op de website van de Belastingdienst.”

Categorie te rubriceren #

Inez Kortekaas: “Niet alleen aan het einde van het jaar, maar gedurende het hele jaar is het belangrijk om de categorieën te rubriceren betalingen, te rubriceren ontvangen betalingen en te rubriceren transacties op de balans te checken. Deze categorieën horen niet op je balans voor te komen. Als hier een saldo staat, betekent dat dat je boekhouding nog niet compleet is. Een saldo bij te rubriceren transacties betekent dat niet alle banktransacties zijn gekoppeld. Als je op de balans op dit bedrag klikt, krijg je een lijst met bedragen die nog gekoppeld moeten worden met een verkoopdocument, inkoopdocument of categorie. Een saldo bij te rubriceren ontvangen betalingen betekent dat je een betaling bij één of meerdere facturen hebt geregistreerd zonder bewijs. Als je op de balans op het bedrag klikt, krijg je een lijst met de facturen waar het om gaat. Vanuit de lijst kun je de betreffende facturen openen. Aan de rechterkant zie je welke betalingen er zijn geregistreerd. Als een betaling niet daadwerkelijk gedaan is, kun je hem verwijderen. Als de betaling wel is gedaan via je zakelijke rekening, dan kun je de banktransactie alsnog koppelen via het tabblad Bank. Voor ‘te rubriceren betalingen’ geldt hetzelfde, maar hierbij gaat het om betalingen bij inkoopfacturen en bonnen. Het vinden van deze fouten kost tijd en inzicht. In de praktijk merk ik vaak dat ondernemers dit aan hun boekhouder overlaten.”

Moment van reflectie #

Michiel Rave: “Tijdens het doen van de jaarafsluiting zit je volop de cijfers van je onderneming en dat is het moment om te reflecteren. Hoe is het gegaan? Wat kan er beter? Ik zie dat ondernemers in het begin een beetje overweldigd raken van alle informatie, vooral in het eerste jaar. Daarom kan je bijvoorbeeld in het tweede jaar al, als je meer gewend bent aan Moneybird, wat meer gaan kijken naar de kostenstructuur en een kritische blik hebben op je omzet. Zo kun je jezelf elk jaar verbeteren als ondernemer.”

Periodes #

Inez Kortekaas: “Als je een inkoopfactuur inboekt, dan hebben de kosten meestal betrekking op de maand waarin de factuurdatum valt. Dat is niet altijd het geval. Onder andere verzekeringen en huur wordt nog wel eens vooruit gefactureerd. Het is belangrijk om die kosten aan de juiste periode toe te wijzen, voor de ondernemer zelf om te kunnen zien wat het resultaat is over een periode, maar ook voor de juiste bepaling van de winst. Voor de inkomstenbelasting is het namelijk van belang dat de kosten en opbrengsten in de periode worden geboekt waarop ze betrekking hebben. Zorg dus dat de periode goed staat en dat de kosten in de juiste maand worden meegenomen.”

Kruisposten #

Angeline Evers: “Het is belangrijk om regelmatig naar de kruisposten op de balans te kijken. Staat hier een bedrag? En zo ja, klopt dit? Ik zie wel eens gebeuren dat ondernemers een banktransactie onterecht aan een kruispost koppelen, omdat het de eerste suggestie is die bij het verwerken wordt gegeven. Mocht dat gebeuren, dan moet dit gecorrigeerd worden.”

Volledigheid van kosten #

Inez Kortekaas: “Om de volledigheid van je kosten te controleren ga je naar Rapporten > Resultatenrekening. Je selecteert vervolgens het hele jaar 2020 en laat het per maand weergeven. Dan kun je kijken of er niets vreemds is tussen de kosten. Veel kosten blijven gedurende het jaar gelijk, dus als er een uitschieter is, kun je kijken of er iets niet klopt. Of dat er misschien een investering is geweest van meer dan € 450,- die op de balans moet komen te staan in plaats van in de resultatenrekening.”

Btw #

Inez Kortekaas: “Het saldo bij de post Btw op je balans per einde van het jaar, zou het saldo van je laatste btw-aangifte van het jaar moeten zijn. Als dat anders is, weet je dat de btw-aangiftes van het hele jaar niet volledig zijn geweest. Je kunt dit zien bij Rapporten > Balans. Je filtert op heel 2020. Het kan bijvoorbeeld fout gaan bij een inkoopfactuur die later is toegevoegd, je de betaling aan de Belastingdienst nog niet of niet juist hebt verwerkt of er is een verschil door afronding. Veel ondernemers kiezen ervoor om dit door hun boekhouder te laten uitzoeken.”