Zo werken we met Shape Up

De werkwijze bij Moneybird is vrij helder en doordacht. Voor mij als developer is dat erg prettig werken. Het is duidelijk en omdat je om de acht weken wisselt van project is ons werk erg divers. Ook leuk dat je om de zoveel weken echt een update kunt lanceren, waardoor je de boekhouding voor duizenden ondernemers net weer een beetje makkelijker maakt! En als ik dan nog een voordeel mag noemen: je kunt door Shape Up ook groeien op vlakken waar je nog niet zo sterk bent.

Pitches schrijven #

Elke zes weken hebben we een projectronde. Alle developers en product engineers werken dan gezamenlijk in kleinere teams aan het ontwikkelen van een aantal features. Welke features we oppakken bepalen we aan de hand van pitches. Maar we moeten natuurlijk eerst bepalen welke pitches we aankomende projectronde gaan oppakken.

Eigenlijk begint het dus bij het schrijven van pitches. En daarmee ook het signaleren wat nodig is om Moneybird te verbeteren. We krijgen veel feedback en suggesties van klanten. Maar we signaleren natuurlijk zelf ook kansen en houden de markt in de gaten. Heb je een idee? Dan kun je daarvoor een pitch schrijven. Iedereen die bij Moneybird werkt kan dit doen.

Een pitch schrijf je eigenlijk nooit alleen. Ja, ik kan de grote lijnen opzetten. Maar ik heb altijd input nodig van mijn collega’s. Sommige pitches zorgen voor verandering in de frontend en backend. Sommige pitches één van beide. Dan betrek je al snel andere disciplines bij je pitch of je schrijft het samen. Voordat een pitch klaar is om gepitcht te worden, vraag je sowieso aan elk team een review. Dus ook aan het marketing-team en het support-team.

Projecten kiezen #

De vrijdag voordat de projectronde van start gaat, hebben we een projectkeuzemeeting. Gezamenlijk lopen we alle projecten langs die gepitcht zijn. Als het goed is heeft iedereen die aanwezig is voor de tijd alle pitches al doorgelezen. En heeft elk team al nagedacht over welke pitches het belangrijkst zijn. Bij het bepalen van het belang stel je jezelf de vraag hoe belangrijk de pitch is voor Moneybird, welke problemen het oplost en of het urgent is.

Mijn pitches worden natuurlijk niet altijd gekozen. Soms zijn er toch nog te veel vragen en gaan we wat verder onderzoeken, of soms zijn er andere pitches met meer urgentie. Dan schuift een pitch gewoon door naar de volgende ronde. Aan het eind van de projectkeuzemeeting ontstaat een geprioriteerde lijst.

Projectteams indelen #

Onderdeel van een pitch is nadenken over de verschillende soorten competenties die nodig zijn voor een succesvolle afronding. Een voorbeeld is bijvoorbeeld frontend of API. Alle pitches hebben hierdoor een lijst aan benodigde competenties. 

Op de eerste maandag van een projectronde delen we de teams in. We maken hiervoor een spreadsheet waarin iedereen aan kan geven hoe goed hij/zij zichzelf schat bij een competentie. De competentieniveaus zijn:

1. Geen ervaring
2. Een beetje ervaring
3. Veel ervaring

Voor elk project moet ten minste één collega niveau 3 hebben. Daardoor kunnen ook collega’s met minder kennis aansluiten bij een project. Hierdoor groeien zij ook in die competenties door samen te werken met meer ervaren collega’s. Ideaal! 

Het komt weleens voor dat er een project doorkomt waar je toch wat minder mee hebt. Dit kun je aangeven en meestal kom je dan ook niet bij dit project, maar dat is natuurlijk afhankelijk van de bezetting.

De verdeling in een projectteam is dus verschillend. Het ligt vooral aan wat er nodig is om het project af te ronden. Een project bestaat meestal uit een aantal software engineers. Worden er wijzigingen gedaan aan de frontend? Dan sluit er ook iemand van het Product-team aan. Daarnaast worden ook support en marketing betrokken bij de projecten.

De daadwerkelijke projectronde (zes weken) #

De projectronde duurt zes weken. Moeten we iets lanceren, dan proberen we dat in de vijfde week te doen. Dan hebben we nog ruim een week om eventuele bugs te fixen. In de praktijk doen we dit bijna altijd door middel van een soft launch. Dan krijgt een klein percentage van de gebruikers de wijzigingen eerst te zien. Verloopt dat soepel? Dan breiden we de launch uit. 

Soms gebeurt het dat een project niet volledig wordt afgerond. Dan schrijven we daar een nieuwe pitch voor. En die moet dus ook weer door die stemronde. Vaak komen vervolgpitches er wel door. Het kan zijn dat zo’n vervolgpitch niet zes weken duurt. Dan schrijf je daar een zogeheten small pitch voor. Een verkorte pitch. 

Gelukkig gebeurt het vrijwel nooit dat een project helemaal niet wordt afgerond. Althans, ik heb het nog niet meegemaakt. Dat komt doordat de pitches uitgebreid zijn, volgens een vast format worden geschreven én doordat ze intensief worden gereviewd.

Het is fijn dat je elke acht weken weer kan kiezen voor een nieuw project. Zo blijf je niet continu met hetzelfde project bezig. Hierdoor blijft ons werk dynamisch en afwisselend.

Cooldown (twee weken) #

Na de projectronde hebben we een cooldown. In een cooldown staat iedereen vrij om te doen wat hij wil doen. Werkgerelateerd natuurlijk! Dit kan van alles zijn, het schrijven van een pitch, het reviewen van andere pitches, het maken van bugfixes of taken oppakken die te klein zijn voor een pitch maar wel gedaan moeten worden.

De cooldown is bedoeld om weer even los te komen van de projecten. Ik schrijf in de cooldown vaak pitches en ik pak wat openstaande kleine zaken op. Hiervoor maak ik voor mezelf altijd een planning. Wat wil ik de aankomende twee weken gedaan hebben? Dit probeer ik dan af te ronden binnen die twee weken. Taken die ik niet afkrijg, rond ik de volgende cooldown af. 

Is dat het? #

Natuurlijk gaat er ook weleens iets mis of verloopt de communicatie ergens wat onhandig. Een tijdje terug hadden we bijvoorbeeld niet goed rekening gehouden met vakanties en zat een projectteam op bepaalde dagen met één iemand. Dat betekent dat er geen wijzigingen kunnen worden gereviewd. Dit soort dingen bespreken we in de retrospective.

In de retro, zoals wij hem noemen, bespreken we de afgelopen projectronde en wat beter had gekund. Daar hangen we dan ook gelijk actiepunten aan om dezelfde situaties in de toekomst te voorkomen. Zo verlengen we nu rond de vakantieperiode als dat nodig is de projectperiode met een week of twee.

Al met al werkt Shape Up erg goed voor Moneybird. Ik heb vooral geleerd hoe ik een pitch goed kan shapen. Een pitch die niet zo goed geshaped is, kan ervoor zorgen dat een project uitloopt. En die uitlooptijd, die is er niet. Dat is gelijk dan ook het enige minpunt van deze methode. Uitgelopen projecten moet je opnieuw pitchen voor de volgende ronde. We hebben geen grote buffer ingebouwd.

Meer weten over werken shape up? Stuur ons gerust een mail via support@moneybird.com.