- Administratie
- Leestijd: 3 minuten
Inkoopfacturen en bonnen
Als ondernemer koop je regelmatig producten of diensten voor je bedrijf. Denk aan een nieuwe laptop, bedrijfskleding, of het inhuren van een webdesigner. Hiervoor ontvang je een inkoopfactuur of bonnetje. We leggen je uit hoe je deze documenten op een gestructureerde manier in je administratie verwerkt.
Wat is een inkoopfactuur? #
Een inkoopfactuur ontvang je van een leverancier en is een verzoek om te betalen voor afgenomen producten of diensten. Het is het tegenovergestelde van een verkoopfactuur. Dat document stuur je naar jouw klanten als betaalverzoek voor de producten of diensten die jij hebt geleverd.
Wat is het verschil tussen een inkoopfactuur en een bon? #
Zowel inkoopfacturen als bonnen tonen aan dat je iets voor je bedrijf hebt aangeschaft. Het grote verschil zit hem in het betalingsmoment. Een bon ontvang je wanneer je direct afrekent, bijvoorbeeld in een winkel. Maar stel dat je bijvoorbeeld bij een bedrijf social media advies inkoopt, dan reken je niet af bij de kassa. Je ontvangt dan een inkoopfactuur. Deze betaal je binnen een vastgesteld betaaltermijn.
Wat staat er op een inkoopfactuur? #
Het is belangrijk om de gegevens op de inkoopfactuur goed te controleren. Dit is van belang omdat je de btw van je gekochte goederen of diensten kunt aftrekken bij de btw-aangifte. Ook moet je er op letten dat het bedrag op de inkoopfactuur klopt met de afspraken die je hebt gemaakt met de leverancier. Zo voorkom je dat je per ongeluk te veel betaalt. Op een inkoopfactuur moeten de volgende gegevens staan:
Algemene informatie #
- Jouw bedrijfsgegevens (naam, adres, contactgegevens)
- Bedrijfsgegevens van de leverancier (naam, adres, contactgegevens, btw-identificatienummer en KVK-nummer)
- Factuurnummer en factuurdatum
- Bankgegevens voor betaling
Informatie over de producten en diensten #
- Een omschrijving van de geleverde producten of diensten
- Het aantal geleverde producten of uren aan diensten
- Datum van levering
- Het bedrag exclusief btw
- Het toegepaste btw-tarief (0%, 9% of 21%)
- Het te betalen btw-bedrag
- Het totaal te betalen bedrag (inclusief btw)
Overig #
- Eventuele referenties
- Betalingstermijnen en betalingsvoorwaarden
Wil je controleren of jouw inkoopfacturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst? Bekijk dan hier de lijst met eisen voor facturen (opent in nieuw tabblad).
Moet je inkoopfacturen en bonnetjes bewaren? #
De Belastingdienst stelt verplicht dat je je bedrijfsadministratie, waaronder inkoopfacturen en bonnetjes, 7 jaar bewaart. Dit mag zowel in fysieke als digitale vorm. Het is slim om een foto te maken van je bonnetjes en fysieke inkoopfacturen. Deze sla je digitaal op, zodat je voorkomt dat je documenten kwijtraakt.
Wat doe je met inkoopfacturen en bonnetjes in je administratie? #
De verwerking in je administratie zijn voor een inkoopfactuur en een bon hetzelfde. We leggen uit hoe je dit doet:
Inboeken van een inkoopfactuur of bon: #
- Registreer in je administratie: (factuur)datum, naam leverancier, btw-tarieven, (factuur)bedrag (exclusief en inclusief btw), en een omschrijving van de goederen/diensten.
- Categoriseer: Koppel de kosten aan een categorie in je administratie (bijvoorbeeld 'kantoorbenodigdheden' of 'reiskosten'). Dit maakt het later makkelijker om te zien waar je je geld aan uitgeeft.
- Boek in als crediteur: Voordat een inkoopfactuur of bon door jou wordt betaald, wordt deze als crediteur (te betalen post) in je administratie gezet.
Na betaling van de inkoopfactuur of bon: #
- Registreer in je administratie: Wanneer je de factuur of bon betaalt, registreer je deze betaling en geef je aan via welke methode je hebt betaald (bijvoorbeeld bank, creditcard, of kas). Deze factuur of bon staat dan niet meer als openstaande post bij de crediteuren.
- Werk de financiële overzichten bij: De betaling wordt verwerkt in je bank- of kasboek, waarbij het bedrag van de betaling wordt afgeschreven van de betreffende rekening. Na de betaling valt de factuur of bon niet meer onder crediteuren maar onder kosten.
Wanneer je een product of dienst afneemt voor jouw onderneming, ontvang je een inkoopfactuur of bonnetje. Dit dient als betalingsverzoek van jouw leverancier. Zowel inkoopfacturen als bonnen moet je verplicht 7 jaar bewaren. Het zorgvuldig verwerken van deze documenten in de administratie is dus belangrijk. In veel gevallen kun je de btw van jouw aankopen aftrekken bij de btw-aangifte, wat resulteert in een lagere betalingsverplichting. Het correct bijhouden van je administratie biedt ook inzicht in je uitgavenpatroon. Zo zie je duidelijk waar het geld naartoe gaat. Een online boekhoudprogramma kan hierbij een waardevolle aanvulling zijn. Deze programma’s zijn ontworpen om financiële gegevens automatisch te verwerken, wat je veel tijd bespaart.