Administratie voor jou als fotograaf? Zo doe je dat!

Je kunt in deze blog informatie vinden over: #

• Investeringen
• Hoog en laag btw-tarief
• Buitenlandse softwarepakketten
• Webshop koppelen
• Voorraad
• Telefoongebruik
• Uren registreren
• Subsidieaanvragen
• Verzekering
• Factuur met zowel inkomsten als kosten
• Tips

Investeringen #

Elke fotograaf heeft te maken met investeringen. Merel Dercksen: “Een fotograaf heeft altijd apparatuur. Een investering is een bedrijfsmiddel dat duurder is dan € 450,- (excl btw) en dat meerdere jaren meegaat. Denk aan een laptop, een camerabody of lenzen. Je moet een investering afschrijven.” In dit artikel leggen we je uit wat investeringen zijn en hoe je een investering afschrijft.

Wil je een investering afschrijven met terugwerkende kracht? Dan kun je het beste even contact opnemen met een Moneybird Expert. Het is sowieso een goed idee om, voordat je de investering gaat doen, contact op te nemen met je boekhouder. Hij of zij kan je bijvoorbeeld vertellen of het verstandig is de investering nu te doen of misschien nog een paar maanden te wachten. De Belastingdienst heeft namelijk een aantal investeringsregelingen voor ondernemers. Je boekhouder kan je advies geven over wat voor jou het voordeligst is.

Hoog en laag btw-tarief #

Net zoals veel ondernemers heb je als fotograaf te maken met zowel het 9% btw-tarief als het 21% btw-tarief. Linda van de Glind: “Verkoop je albums of fotorolletjes? Dan moet je daar 21% btw over hanteren. Maar is het album bijvoorbeeld een onderdeel van een trouwreportage, dan moet je 9% btw hanteren. Dit komt omdat het dan onderdeel is van de geleverde dienst.

Merel: “Ook is het goed onderscheid te maken tussen opdrachten en vrije kunst. Op een opdracht van een bedrijf zit het hoge tarief. Maak je kunst (opent in nieuw tabblad) met een kleine oplage, dat valt onder het lage tarief. Publiceer je een boek? Ook dat valt onder het lage tarief.”

In Moneybird zijn standaard al de meest voorkomende btw-tarieven voor je geactiveerd.

Onzeker over welk btw-tarief je op verkoopfacturen naat het buitenland moet gebruiken? Gebruik onze btw-calculator!

Buitenlandse softwarepakketten #

Veel fotografen maken gebruik van buitenlandse softwarepakketten. Denk aan Adobe of Lightroom. Maar ook pakketten om je computer te beschermen tegen virussen of een online opslag voor je foto’s. Merel: “Maak je gebruik van een buitenlands pakket? Zorg dan dat je je btw-nummer doorgeeft. Op die manier krijg je een factuur zonder btw. Wanneer je de factuur inboekt kies je voor het tarief EU 21%, als het bedrijf in Europa zit. De btw wordt dan verlegd. denkt de leverancier dat je een particulier bent, dan krijg je een factuur met btw. Die factuur klopt niet en daarom kun je de btw niet terugvragen.”

Meer informatie over het verwerken van inkoopfacturen uit het buitenland (opent in nieuw tabblad) vind je in onze kennisbank.

Koop je een pakket met een licentie voor een bepaalde tijd? Bijvoorbeeld als je eenmalig een pakket aanschaft voor drie jaar, dan is het belangrijk op de periode aan te geven op de factuur (opent in nieuw tabblad). De kosten worden dan over de gehele periode verdeeld en niet alleen in de maand van aanschaf.

Webshop #

Heb je een webshop (opent in nieuw tabblad)? Koppel deze dan aan Moneybird, zodat de omzet die in je webshop worden gegenereerd ook op een efficiënte manier in je administratie wordt verwerkt.

Merel: “Er zijn twee manieren om facturen van een webshop te verwerken. Het hangt van jouw situatie af welke optie het makkelijkst voor je is.” Elke aankoop genereert meteen een factuur in Moneybird. Dit is perfect te doen met een goede koppeling. De facturen worden dan automatisch aan de betaling gekoppeld. Heb je veel facturen en moet je deze aan een bulkbetaling koppelen? Dan is deze optie minder geschikt. Heb je veel facturen met kleine bedragen, dan is het misschien makkelijker om maandelijks één factuur vanuit je webshop toe te voegen aan Moneybird. Je kunt dan één keer per maand een factuur voor externe omzet toevoegen. Deze kun je dan gelijk aan de uitbetaling van je webshop koppelen.

Voorraad #

Heb je voorraad? Omdat je bijvoorbeeld met kunst-afdrukken werkt? Merel: “Het afdrukken van twintig exemplaren van één foto zijn niet perse kosten. Je kunt deze namelijk als voorraad op de balans zetten. De kosten neem je dan pas op het moment dat je het verkoopt.” Werk je met voorraad? Dan is het handig even contact op te nemen met je adviseur. Dan kunnen jullie samen afstemmen hoe je de voorraad voor jouw specifieke situatie het beste kunt regelen.

Telefoon #

Gebruik je je privételefoon ook zakelijk? Dan mag je de kosten van je telefoonrekening gedeeltelijk aftrekken. Linda: “Ik vraag aan mijn klanten vaak welke splitsing voor hen redelijk is. Vind je het redelijk om de kosten 50/50 te delen? Dan schrijf je 50% van de kosten zakelijk weg. Je kunt dit doen door je telefoonrekening aan je administratie toe te voegen en hier twee regels aan toe te voegen. De eerste regel boek je weg met de categorie telefoonkosten en het btw-tarief dat op de factuur staat. En de tweede regel zet je met geen btw op privé-onttrekking. Je kunt bij alle providers wel ergens aangeven dat je een factuur met btw wilt, waarop het btw-bedrag apart staat vermeld. Staat het btw-bedrag niet op je factuur? Dan kun je helaas de btw ook niet terugvragen.” Een telefoonabonnement hoeft voor een eenmanszaak geen zakelijk abonnement te zijn.

Je kunt je telefoonrekening ook eventueel eenmalig aan je administratie toevoegen en er vervolgens een periodieke factuur (opent in nieuw tabblad) van maken. Dit kan alleen als het totaalbedrag van je factuur elke maand hetzelfde is.

Tel je uren #

Ongemerkt ben je meer met je bedrijf bezig dan je denkt. Linda: “Even een telefoontje naar de klant, een netwerkavond, reistijd, in gesprek met potentiële klanten (ook als dat bijvoorbeeld een geïnteresseerde op de sportschool is), je boekhouding, posten op social media voor je bedrijf. Dit zijn allemaal dingen die je doet als je een bedrijf bent begonnen. Houdt al deze uren bij. Als je aan het urencriterium (opent in nieuw tabblad) van de Belastingdienst voldoet, kun je hier namelijk erg veel voordeel aan overhouden.”

Je kunt in Moneybird eenvoudig je uren bijhouden (opent in nieuw tabblad). Dit kan op het tabblad Uren. Maak een project aan voor al je taken en registreer de uren hierop. Zo kun je precies zien hoeveel tijd je waar aan kwijt bent, maak bijvoorbeeld een project aan voor reistijd, boekhouding, online aanwezigheid of websitebeheer. In de tab Uren - Overzicht kun je ook precies zien hoeveel uur je in een jaar in totaal hebt gemaakt. Heb je alles goed bijgehouden, dan weet je precies of je in dat jaar aan het urencriterium voldoet! Bewaar daarnaast ook je papieren agenda of maak van je digitale agenda een backup. De inspecteur van de Belastingdienst kan je vragen om aannemelijk te maken dat je het urencriterium hebt gehaald.

Afrekening voor subsidies #

Op een subsidie zit geen btw. In veel gevallen moet je wel een subsidieafrekening kunnen maken. In een subsidieafrekening staat een financiële verantwoording. Daarom is het handig om te werken met projecten in Moneybird (opent in nieuw tabblad). Met een project kun je de kosten en omzet en eventueel ook uren van een project inzichtelijk maken. Hang alle kosten die bij één subsidie horen aan hetzelfde project. Dan kun je wanneer nodig een formulier uitdraaien met alle kosten die bij die subsidie horen.

Verzekering #

Is jouw onderneming verzekerd? Linda: “Ik merk dat sommige ondernemers niet verzekerd zijn. Misschien denken ze dat ze gebruik kunnen maken van hun gewone WA-verzekering. Dat is niet zo. Als je bij je klant een dure vaas van tafel stoot en je was daar beroepsmatig. Dan kun je geen beroep doen op je WA-verzekering. Zorg er daarom voor dat je goed bent verzekerd.”

Verzekeringspolissen en andere documenten die wel bij je administratie horen maar geen inkopen betreffen, kun je in Moneybird als ‘Algemeen Document’ opslaan op het tabblad Inkomend. Dat scheelt weer een map in de kast!

Factuur met zowel inkomsten als kosten #

Het kan voorkomen dat je een factuur krijgt waar zowel omzet als kosten op staan. Zoals een factuur van een galeriehouder of van een beheersorganisatie voor auteursrechten. Deze factuur kun je het beste verwerken door de factuur twee keer toe te voegen aan je administratie. Eén keer als verkoopfactuur en één keer als inkoopfactuur. De opbrengsten vermeld je dan op de verkoopfactuur en de kosten vermeld je op de inkoopfactuur.

Tips #

• “Het is ook belangrijk om als fotograaf goede afspraken te maken over copyright,” aldus Merel. “Wie is eigenaar over de foto? En moet je naam altijd vermeld worden of hoeft dat niet? Een lijstje meesturen met de foto wat wel en niet mag is een goed idee.”
• Neem in je algemene voorwaarden voldoende informatie op. Bijvoorbeeld wat je wel of niet betaald krijgt wanneer een opdracht wordt geannuleerd. Bedrijfsjurist Charlotte Meindersma legt in Moneybird Tea-time meer uit over algemene voorwaarden.
• Merel: “Werk je met modellen en ben je aangesloten bij een beroepsvereniging? Beroepsverenigingen hebben vaak een modelcontract of vrijwaringsverklaring waar je gebruik van kunt maken. Dan hoef je zelf geen contract op te stellen.”

Over Merel Dercksen
Merel is ruim een jaar geleden voor zichzelf begonnen. Met haar brede achtergrond kan Merel haar klanten met veel dingen helpen. Van 'Hoe boek ik een kortingsregel in?' tot 'Teken ik een pand toe aan box 3 of zet ik het na aankoop op de balans van mijn onderneming?'. Merel richt zich voornamelijk op creatieve ondernemers als klant. “Dit is een leuke sector. En het is niet de sector waarin het geld over de plinten klotst. Daarom geeft het extra voldoening om mee te denken over een verdienmodel zodat mijn klanten écht kunnen leven van wat ze het beste doen.”

Over Linda van de Glind
Linda is in 2010 gestart met het bedrijf L.G. Belastingadviesbureau. Ze helpt particulieren, bedrijven en zzp’ers met de begeleiding van hun financiële administratie en belastingzaken. Ze stemt haar begeleiding af op de klant en op zijn of haar wensen en hulpvraag. “Zzp’ers vind ik een geweldige doelgroep. Mensen die goed en gedreven zijn in hun vak. Ik help ze graag verder!”

Lees ook: Het verhaal van fotograaf Milena van Arendonk. Over exposities, een boek publiceren en werken met Moneybird.