Eerlijk belonen in de praktijk

Scheiden van ontwikkeling en belonen #

Bij Moneybird hadden we (Edwin of Joost + ik) altijd een gesprek met iedere medewerker, ergens tussen oktober en maart. In dit gesprek werd zowel over ontwikkelen als belonen gesproken. Dit bleek onprettig, omdat dit toch vaak een stukje spanning oplevert. Door dit los te koppelen gaat dit gesprek nu puur over groei en ontwikkeling; het Groeigesprek zoals wij het noemen. En dat levert echt hele mooie inhoudelijke gesprekken op!

Voorheen zorgde de planning voor een lange periode waarin je als eigenaar en HR bezig bent met deze gesprekken. Afgelopen jaar hebben we alle gesprekken (dertig in totaal) in twee weken gepland. Ja, dit was druk en aanpoten, maar het levert ook een stuk rust op. We kiezen wel bewust voor een vast moment in het jaar om sowieso met iedereen even te zitten. Op verzoek en tussendoor praten we natuurlijk ook over groei en ontwikkeling, maar dan gezellig aan de bar of een keer tussendoor. Dit gaat eigenlijk vanzelf.

Door de feedback vragenlijst, die door twee collega’s (komend jaar door vier) wordt ingevuld, als leidraad te gebruiken kunnen de eigenaren makkelijk beslissen of iemand een stap heeft gemaakt in het afgelopen jaar. Afgelopen jaar werd bij 94% de uitkomst van de vragenlijst gevolgd. Wat, mijn inziens, een mooie score is voor een eerste keer! Intern hebben we besproken of we deze beslissing bij Joost en Edwin moeten houden en het team heeft ervoor gekozen dit zo te houden. De eigenaren hebben overzicht en nemen de feedback lijsten ter harte, waardoor je beoordeling zeker geen nattevingerwerk is. Dit geeft rust en zorgt dat niet het gevoel heerst dat je moet ‘vechten’ voor een eerlijk salaris.

Verbeterpunten die we komend jaar anders gaan doen:

• We kregen als feedback dat het niet heel duidelijk was wat er in het gesprek van iemand verwacht werd. Het doel, de verwachting en voorbereiding gaan we komend jaar verbeteren.
  
• Het is belangrijk is om goed te communiceren naar iedereen waarop een uiteindelijke beoordeling is gebaseerd. Deze uitleg was afgelopen jaar te minimaal en komend jaar gaan we hier zeker meer aandacht aan besteden. Zowel bij de ‘negatieve’ als bij de ‘positieve’ beoordelingen.

Het feedbackformulier #

Toen ik drie jaar geleden begon bij Moneybird, was mijn eerste opdracht ‘het verder handen en voeten geven van de salarisformule’. Aangezien er wel vijf (nu vier!) niveaus waren maar geen onderbouwing, ben ik hier met een intern (steeds wisselend) team naar gaan kijken. Waarbij we uitkwamen op diverse competenties die voor Moneybird belangrijk zijn. Dit werd één lange lijst met weinig overzicht, maar na wat bundelen van competenties, kwamen we uiteindelijk op zes belangrijke onderwerpen binnen onze organisatie, namelijk:
1. Communicatie
2. Samenwerken
3. Coachen en feedback
4. Kennis
5. Impact
6. Planning en resultaat

We hebben er bewust voor gekozen om de competenties algemeen te houden in plaats van functiespecifiek. Dus zowel engineering, marketing, support, als office/HR krijgen dezelfde vragenlijst. Dit is puur een afweging tussen tijdsinvestering en meerwaarde. Ik kan mij wel voorstellen dat we ze op den duur functiespecifiek maken.

Afgelopen jaar hebben we, in verband met tijdgebrek, de vragenlijsten vlak voor de groeigesprekken verstuurd. Deze vragenlijst vulde je over jezelf in en twee collega’s vulden de lijst over jou in. De vragenlijst bestaat uit alle competenties waarop je:

• Ja, deze competentie bezit ik/jij
• Nee, deze competentie heb ik/jij het afgelopen jaar (nog) niet regelmatig laten zien
• Kan ik niet beoordelen, deze competentie heb ik niet gezien

Dit klinkt best kort door de bocht, maar dat heeft twee redenen. Namelijk;

• op deze manier krijg je een duidelijk overzicht welke competenties iemand wel of niet laat zien, dit is makkelijk met beoordelen
• en uit de literatuur (Kilian Wawoe (opent in nieuw tabblad)) blijkt dat een meerpuntschaal geen meerwaarde heeft

Het delen van de feedback voorafgaand aan een groeigesprek had een heel mooi effect. Mensen gingen beter voorbereid het gesprek in, sommigen hadden zelfs hun hele groeiplan al gemaakt voor het komende jaar. De gesprekken waren meer ontspannen en hadden meer diepgang. Door vooraf feedback te krijgen over hoe je je ontwikkelt, denk je dus beter na over wat je verder wilt ontwikkelen. Het geeft je net dat zetje om erover na te denken. Dit blijven we zeker doen!

Wat gaan we volgend jaar anders doen? #

Je wilt het natuurlijk in één keer goed doen, maar dat is onmogelijk. We hebben veel geleerd in de eerste ronde met de nieuwe salarisformule en de nieuwe manier van beoordelen. Dit gaan we de volgende keer anders doen:

• We maken aan het begin van een kwartaal/half jaar duidelijk wie je feedback gaat geven, op die manier kan je daar extra aandacht aan geven.
• De engineers krijgen ieder kwartaal van één collega feedback (ritme projecten). Marketing, support, office en HR krijgen halfjaarlijks feedback van twee collega’s, aangezien dit vaak om langere projecten gaat. Op die manier heb je vier meetmomenten verdeeld over het jaar. Eens per jaar vul je de vragenlijst in over jezelf.
• Bij iedere competentie kan je feedback geven. Dit was afgelopen jaar alleen onderaan bij de zes hoofdgroepen. De ervaring is dat het prettiger en specifieker is als je het bij alle competenties kan doen.
• We adviseren om na de tijd even met elkaar in gesprek te gaan over de verkregen feedback. Om zo misverstanden te voorkomen. Afgelopen jaar deden veel Moneybirders dit al uit zichzelf.

Wat past er bij je organisatie? #

Bij Moneybird hebben we een hele open organisatie en daar is ook alles zo op ingericht. Als je mee wilt denken, kan dat door of in het projectteam te stappen of te reageren op een intern ticket. Daardoor is het nooit af en proberen we iedere keer het weer net iets beter te doen dan de vorige keer. Daarnaast kan iedereen die het niet eens is met het proces of de inhoud, hier dus verandering in aanbrengen. Een kritische blik helpt bij het doorvoeren van verbeteringen en zorgt ervoor dat iedereen achter het proces staat. Kortom, blijf dichtbij jezelf en leg iedere verandering terug bij het team voor feedback :-)