Mag Moneybird cookies plaatsen? Met deze cookies kunnen wij je website bezoek analyseren en verbeteren. Meer informatie vind je in onze cookieverklaring.

50 boekhoudtips

Je doet je administratie zelf. Goed bezig! Weet je eigenlijk alles al over boekhouden? Dan is dit blog niets voor jou. Wil je nog wel wat meer leren? Lees dan deze 50 boekhoudtips, inclusief uitleg en eventueel een link naar meer informatie.

De basis:

  1. Gebruik geen Excel om je boekhouding bij te houden.
    Excel is foutgevoelig en een online boekhoudpakket scheelt tijd en geld.

  2. Neem een zakelijke bankrekening.
    Zo komen privé en zakelijk niet door elkaar en kun je je bank koppelen aan je online boekhouding.

  3. Scan bonnetjes gelijk in (via de app).
    Zo raak je niets kwijt en is je administratie meteen up to date!

  4. Betaal inkomende documenten gelijk.
    Als iedereen dit doet, worden jouw facturen ook sneller betaald! Je kunt meer lezen over hoe je jouw facturen sneller betaald krijgt in dit blog.

  5. Maak gebruik van categorieën en projecten.
    In Moneybird noemen we een grootboekrekening een categorie. Door categorieën en projecten aan te maken, houd je je boekhouding inzichtelijk.

  6. Koppel je zakelijke rekening aan je boekhoudpakket.
    Dit scheelt tijd, gedoe met bestanden importeren en door de automatisatie in boekhoudpakketten hoef je minder zelf te doen!

  7. Voeg je algemene voorwaarden als bijlage toe aan je facturen.
    Je kunt je algemene voorwaarden standaard als bijlage toevoegen aan je facturen. Dit kun je doen voor al je facturen of alleen de eerste factuur die je naar je klant verstuurt. Je kunt hier dan een aparte workflow voor aanmaken. Op deze manier weet je zeker dat al je klanten je algemene voorwaarden hebben gehad. In Moneybird Tea-time geeft jurist Charlotte Meindersma tips over wat je als ondernemer in je algemene voorwaarden kunt opnemen om ook bij afgezegde klussen geld over te houden.

  8. Verwijder geen verzonden facturen.
    Verzonden facturen behoren tot je boekhouding. Heb je een fout gemaakt? Verzend dan een creditfactuur.

  9. Kies een boekhoudpakket dat bij je past.
    Niet alle pakketten hebben dezelfde functies. Moneybird is voor de meeste ondernemers geschikt. Maar ook bij ons zijn er, helaas, enkele uitzonderingen.

  10. Voeg algemene documenten die te maken hebben met je boekhouding toe aan je administratie.
    Deze documenten kun je verzamelen op het tabblad Inkomend. Dan heb je alles op één plek.

Begin je net met ondernemen? Dan is dit artikel waarin we zeven beginnersfouten behandelen misschien ook wel wat voor je.

Vooruit kijken

  1. Leer zelf je administratie bijhouden.
    Wil je weten hoe je bedrijf het financieel doet? Leer dan je administratie zelf te doen. Stuur facturen zelf, verwerk bonnetjes zelf, koppel de banktransacties, verstuur herinneringen, registreer je uren. Hoe meer je zelf doet, hoe meer inzicht je hebt in je bedrijf.

  2. Besteed het deel van de boekhouding uit dat je niet zelf wilt doen.
    Welk gedeelte van de boekhouding kost je energie? En welk gedeelte heb je de kennis niet over? Besteed uit wat je niet weet of gewoon niet wilt doen. Van bonnetjes invoeren tot de jaaraangifte.

  3. Werk samen met een adviseur.
    Bepaalde boekhoudkundige zaken kun je aan een adviseur overlaten. Ben je op zoek naar iemand die je boekhouding volledig overneemt? Dan heb je een andere samenwerking dan wanneer je alleen fiscaal advies wilt.

  4. Plan wekelijks, om de week of maandelijks tijd in om je boekhouding bij te houden.
    Je boekhouding blijft up to date. En het werk loopt niet op!

  5. Maak een investeringsplan.
    Ondernemers hebben recht op een aantal investerings-toeslagen. Maak daarom (samen met je boekhouder) een investeringsplan. Misschien is het handig nog even te wachten met een aankoop. Of misschien is het handig juist nu al een aankoop te doen.

Sneller betaald

  1. Verstuur je facturen zo snel mogelijk.
    Hoe sneller jij facturen verstuurt, hoe sneller je betaald krijgt. En als je de factuur meteen verstuurt, kun je het later ook niet vergeten.

  2. Communiceer je betaaltermijn op je factuur, in de begeleidende e-mail, in je algemene voorwaarden en eventueel mondeling.
    Dan kan er ook geen twijfel over bestaan ;)

  3. Zet een QR-code op je factuur.
    Met een QR-code maak je het makkelijk voor je klanten om een factuur te betalen. Plus in veel gevallen staat het geld gelijk op je rekening! Moneybird maakt gebruik van de EPC QR-code volgens de Europese standaard.

  4. Bied je klanten de mogelijkheid aan te betalen via PayPal en iDeal.
    Ook PayPal en iDeal zijn opties om het je klant zo makkelijk mogelijk te maken met betalen.

  5. Verstuur een herinnering na het verlopen van een factuur.
    Voel je niet bezwaard om een herinnering te versturen wanneer iemand niet voor de verloopdatum heeft betaald. In Moneybird kun je handmatig een herinnering sturen of automatisch na het verlopen van een factuur.

De handigheidjes

  1. Registreer een verschil in betaling als afrondingsverschil.
    Een betalingsverschil boek je correct weg door het te registreren als afrondingsverschil.

  2. Stuur een creditfactuur bij een fout in een verzonden factuur.
    Een al verzonden factuur is onderdeel van je administratie. Maak je een fout? Verwijder de factuur dan niet, maar stuur een creditfactuur.

  3. Vergrendel afgesloten periodes.
    Heb je een kwartaal of jaar afgerond? Vergrendel de periode. Zo kun je niet alsnog een wijziging in die periode maken.

  4. Selecteer de juiste periode op je facturen als de factuur betrekking heeft op een bepaald tijdsvak.
    Sommige facturen hebben betrekking op een grote periode, bijvoorbeeld een jaarabonnement of de hosting van een website. Selecteer op deze factuur het juiste tijdvak. Zo worden de kosten (of opbrengsten) verdeeld over de complete periode.

  5. Vermeld het gestructureerde betalingskenmerk op je facturen.
    We houden allemaal van zo veel mogelijk automatiseren! Factuurnummers zijn niet uniek. Daarom maakt Moneybird op facturen gebruik van het gestructureerde betalingskenmerk. Een uniek nummer voor iedere factuur. Vermeldt iemand dit kenmerk tijdens het betalen? Dan koppelt Moneybird automatisch de betaling aan de factuur voor je!

  6. Selecteer een relevante categorie.
    Eigenlijk moet je bij elke factuurregel die je in Moneybird verwerkt een categorie selecteren. Zodat omzet en kosten inzichtelijk worden in je resultatenrekening. Boekhouders gebruiken overigens vaak de term grootboekrekening voor categorie.

  7. Maak gebruik van Simplerinvoicing.
    Met Simplerinvoicing heb je facturen gelijk in je administratie! Dit scheelt weer een hele stap. Het werkt alleen als zowel jij als je klant of leverancier Simplerinvoicing gebruikt. Dus hoe meer mensen gebruik maken van Simplerinvoicing hoe beter!

  8. Maak met enige regelmaat een backup van je gegevens.
    Ondanks dat Moneybird ieder uur een volledige back-up maakt van alle gegevens in je administratie. Is het handig om ook zelf zo nu en dan een back-up te maken.

  9. Betaal inkomende facturen gelijk door Moneybird een QR-code te laten generen.
    Je kunt in Moneybird betalingen starten. Dit kan door Moneybird een QR-code te laten maken, via een betaalbatch of via je bankkoppeling. Zo kun je inkomende documenten gelijk betalen!

  10. Registreer al je uren die je maakt zodat je precies weet hoeveel uur je in je onderneming hebt gestoken.
    Als ondernemer moet je bijhouden hoeveel uren je gewerkt hebt aan je onderneming. Voldoe je aan het urencriterium van de Belastingdienst? Dan kun je gebruik maken van een aantal ondernemersvoordelen. In Moneybird kun je eenvoudig je gemaakte uren bijhouden. Let op: Ook tijd die je steekt in social media, onderweg, aan je boekhouding, aan je website en aan het praten met klanten, zijn uren die je kunt registeren.

  11. Genereer een factuur van declarabele uren.
    Registreer uren die je kunt declareren gelijk als declarabele uren. Je kunt dan vanuit je geregistreerde uren een factuur genereren. Dat scheelt toch weer typen!

Moneybird-handigheidjes

  1. Gebruik Moneybird als volledig boekhoudpakket.
    Moneybird is een volledig boekhoudpakket. Wil je zoveel mogelijk uit de kosten halen? Maak dan volledig gebruik van alle mogelijkheden.

  2. Maak gebruik van je speciale e-mailadres om inkomende documenten gelijk naar je administratie te sturen.
    Elke administratie in Moneybird heeft een speciaal e-mailadres. Krijg je een factuur op de mail? Stuur het dan door naar dit e-mailadres. Dan staat de factuur ook gelijk in je boekhouding. Eventueel kun je je leveranciers ook vragen facturen gelijk naar dit e-mailadres te sturen.

  3. Maak bij veel factuurregels gebruik van tussenkopjes.
    Heb je veel factuurregels? Of vind je het gewoon leuk om met kopjes te werken? Je kunt in Moneybird een factuurregel omtoveren naar een tussenkopje. Dit doe je door de aantallen leeg te laten en alleen de omschrijving in te vullen.

  4. Gebruik de Moneybird-shortcuts.
    Je wist het misschien niet, maar in Moneybird kun je gebruik maken van een aantal shortcuts. Door op ? te klikken als je in Moneybird zit, kun je zien welke shortcuts er allemaal zijn. Door op m i te klikken kom je bijvoorbeeld gelijk bij het tabblad Facturen.

  5. Gebruik tags op je periodieke facturen.
    In Moneybird kun je gebruik maken van tags op periodieke facturen. Met een tag vult Moneybird automatisch de bijbehorende datum in.

  6. Maak verschillende workflows aan voor bijvoorbeeld een andere taal, verschillende betaaltermijnen en betaalmethoden.
    Maak voor iedere veelvoorkomende werkwijze een aparte workflow aan. Verstuur je bijvoorbeeld veel facturen in het Nederlands, Duits en Engels? Maak daar drie workflows voor aan. Werk je met verschillende betaaltermijnen? Maak verschillende workflows aan! Vrijgesteld van btw? Workflow!

  7. Nodig je boekhouder uit in je administratie.
    Je kunt je boekhouder toegang geven tot je administratie. Dan hoeft hij of zij je administratie ook niet in een ander pakket up te loaden. Of erger, over te typen. Dat scheelt nog meer kosten!

  8. Download de Moneybird-app.
    Met de Moneybird-app kun je inkomende documenten scannen en onderweg boekhouden. Of op de bank, als je even geen zin hebt de laptop te pakken!

  9. Stel automatische boekingsregels in.
    Wil je je boekhouding verder automatiseren? Stel dan automatische boekingsregels in. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat wanneer het bedrag, het contact en het factuurnummer matcht met een transactie je de betaling automatisch wilt koppelen, of betalingen van de Belastingdienst automatisch op de categorie ‘Te betalen/ontvangen btw’ boeken, of overboekingen naar je privérekening wegboeken als privé-onttrekking.

  10. Sla bij contacten een workflow op.
    Bij contacten kun je een workflow opslaan. Heb je workflows in het Duits, Nederlands en Engels? Sla bij je contacten gelijk de geschikte workflow op!

  11. Upload ook belangrijke documenten naar Moneybird.
    Dan heb je gelijk alles op één plek. Denk aan je kvk-registratie en aan het jaaroverzicht van je bankrekeningen.

Btw-tips

  1. Geef je btw-nummer door bij inkopen uit het buitenland (en check of deze op de inkoopfactuur vermeld staat).
    Alleen met je btw-nummer op inkoopfacturen uit het buitenland kun je facturen op de juiste manier verwerken.

  2. Zorg dat je al je banktransacties inleest en koppelt.
    Dan weet je gelijk of alles betaald is en of je boekhouding volledig is!

  3. Koppel transacties alleen rechtstreeks op een categorie wanneer de btw niet hoeft worden meegenomen in de btw-aangifte.
    Koppel je een transactie rechtstreeks op een categorie, dan neem je de btw niet mee in de btw-aangifte. Zit er wel btw op de transactie? Voeg dan altijd de bijbehorende bon of inkomende factuur toe.

  4. Hef altijd btw over dingen die je doorbelast.
    Tussen de kosten die jij maakt en wat je moet doorbelasten zit geen relatie. Daarom hef je btw over de dingen die je doorbelast. Denk hierbij aan kilometervergoeding, OV-kosten of eten en drinken. Lees hier meer over kosten terug vragen.

  5. Dien je btw-aangifte elektronisch in.
    Dit voorkomt fouten en is bovendien ook nog eens binnen een paar minuten gedaan. Let wel op dat je boekhouding volledig is.

  6. Upload altijd de bon of factuur.
    Heb je geen bon of factuur meer? Dan mag je de btw ook niet terugvragen. Overleg met je adviseur wat je het beste kunt doen in dat geval.

  7. Let op de btw op bijkomende kosten zoals verzendkosten.
    Het btw-tarief van deze diensten volgt het tarief van de hoofddienst.

  8. Controleer aan het eind van het jaar of alle verschuldigde omzetbelasting ook daadwerkelijk is aangegeven en of alle voorbelasting ook daadwerkelijk is teruggevraagd.
    Even kijken of de jaaraangifte ook aansluit bij de kwartaalaangifte. Zo kun je eventuele correcties nog meenemen.

  9. Koppel de teruggekregen of betaalde btw die je hebt afgedragen aan de Belastingdienst aan de categorie ‘Betaalde en/of ontvangen btw’.
    Dit is de juiste manier van verwerken.

Een aantal van deze btw-tips lees je terug in het blog: De zes meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte.

Contact met je adviseur

In bepaalde situaties doe je er goed aan om gelijk contact op te nemen met je adviseur. Zo kun je voor een fout behoed worden of kom je aan het eind van het jaar niet voor verrassingen te staan. Daarom deze bonustips.

  1. Overleg met je adviseur op welke manier je kilometers kunt registreren.
    Mag je tankbonnen uploaden of boek je je gereden kilometers? Wat in jouw situatie juist is, weet je adviseur.

  2. Neem contact op met je adviseur wanneer je een investering doet/wil doen.
    Voordat je bij je adviseur aanklopt hoe je een investering weg boekt, is het handig om al aangeklopt te hebben of de investering op dat moment slim is. Hij of zij kan je advies geven over wat handig is. De investering nu doen of beter even wachten? Zo maak je optimaal gebruik van de investeringsvoordelen die je als ondernemer hebt.

  3. Neem contact op met je adviseur wanneer je gezinssituatie wijzigt.
    Wanneer je samen gaat wonen, uit elkaar gaat of zwanger bent verandert je persoonlijke situatie. Dit heeft invloed op je onderneming.

  4. Neem contact op met je adviseur wanneer je een huis gaat kopen of aanpassingen aan de hypotheek gaat doen.
    Dit heeft invloed op je onderneming.

Heb jij nog een tip die niet op deze lijst staat? Laat het ons gerust weten! Dan kunnen we elkaar nog beter maken!

Eenvoudig je boekhouding op orde?

Probeer Moneybird Gratis