Wat kost een boekhouder voor een zzp’er?

In onderstaande situatie gaan we er vanuit dat je:

• een zzp’er bent
• in de afgelopen vijf jaar gestart bent met je onderneming
• geen gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling
• geen personeel in dienst hebt
• jouw volledige boekhouding in Moneybird doet (dus niet alleen Moneybird gebruikt voor de facturen)

Disclaimer: de kosten van een boekhouder hangen af van jouw kennis, verwachtingen en eisen aan een boekhouder. Deze blog geeft een indicatie van de kosten vs de werkzaamheden. Ga altijd in gesprek met een boekhouder om de kosten te bepalen voor jouw ondernemerssituatie. 

Wat kost een boekhouder? #

Voor een zzp’er kost een boekhouder per jaar tussen de € 600,- en € 2500,-. Dit bedrag is afhankelijk van wat je zelf weet, doet en kunt. In dit blog nemen we je mee in de tarieven en werkzaamheden van een aantal Moneybird Experts.

Welke zaken hebben invloed op de prijs van je boekhouder? #

Elke boekhouder heeft zijn eigen tarieven. Die tarieven worden voornamelijk bepaald door de kennis en ervaring van een boekhouder. Sommige boekhouders hebben fiscale kennis door een fiscale opleiding, waardoor ze een ander tarief vragen. Daarnaast huren sommige boekhouders een bedrijfspand of ruimte. Deze boekhouders hebben weer andere kosten dan boekhouders die vanuit huis werken. 

Zo heeft Merel Dercksen aparte aangiftesoftware voor de btw-aangifte. “Daardoor heb ik geen machtiging nodig van de klant om namens hen in te loggen bij de Belastingdienst en kan dan alle gegevens inzien. Het werkt heel fijn, maar de software is ook prijzig. Dat heb ik meegerekend in mijn uurtarief.”

Hoeveel tijd en geld kost het opstarten van je administratie? #

Een groot deel van de klanten van Moneybird is zzp’er, zij hebben dus een eenmanszaak. Een groot deel van de Moneybird Experts is dus heel ervaren met boekhouden voor zzp’ers. Omdat zij veel doen voor zzp’ers, weten ze vaak ook goed in te schatten hoeveel een zzp’er, na het opstarten, gemiddeld kwijt is aan de kosten van zijn boekhouder.

Merel Dercksen investeert zelf in de kennismaking van nieuwe klanten. “Ik breng het eerste uur niet in rekening. Ik wil zelf ook veel weten: Hoe is iemand als ondernemer? Wat wil hij weten? Ik neem uitgebreid de tijd om kennis te maken. Als ik samen met iemand de administratie inricht, kom je ook weer bij interessante aanknopingspunten. Heb je al nagedacht over verzekeringen en arbeidsongeschiktheid? Hoe ben je van plan om jouw prijsbepaling te gaan doen? Die uitgebreide kennismaking betaalt zich uit want ik kan hem beter advies geven en later efficiënter werken. Kennismaken en inrichten kost dan in twee tot tweeënhalf uur in totaal.” 

Suzan de Wit: “Bij een kennismaking met een ondernemer die al een aantal jaar gestart is, is het moeilijk om in te schatten hoe die zijn boekhouding doet. Snapt iemand hoe het werkt? Of moet je eerst de administratie opschonen of opnieuw beginnen? Als we weten hoe de administratie van een nieuwe klant is, kunnen we een inschatting maken van het werk wat gedaan moet worden. Dat doen we eerst, omdat het juist inrichten van een foute administratie zo 12 tot 16 uur kan kosten. Maar soms is het ook in twee uur klaar. En soms hoef je niets te doen. Die hoeveelheid werk en de kosten voor de ondernemer moeten we in beeld hebben voordat we een klant een pakket aanbieden. Eenmaal in een pakket weet je zeker dat je administratie op orde is.”

Peter Aubroeck werkt met een starttarief voor het opstarten en vervolgens een maandtarief. “Het eerste gesprek met een nieuwe klant is een kennismakingsgesprek. Tijdens de tweede afspraak doen we de onboarding: we gaan dan samen de administratie inrichten. We maken de bankkoppeling (opent in nieuw tabblad) en laten zien hoe je facturen maakt. Als de klant het fijn vindt kijken we mee met het maken van de eerste factuur (opent in nieuw tabblad). Voor dit proces berekenen we €159,-. Daarna gaat de klant €49,- per maand betalen.” Dit tarief hanteert Peter ook voor ondernemers die al een aantal jaar ondernemen. “Omdat we de status van de boekhouding moeten checken.”   

Ron de Kort gaat in een online vergadering samen met de ondernemer de administratie inrichten. “Ik help ze bij het verifiëren (opent in nieuw tabblad), ik voeg categorieën toe, we koppelen de bank, ik leg uit hoe de workflow (opent in nieuw tabblad)werkt en wat ze ermee kunnen doen. Dit duurt ongeveer anderhalf á twee uur en daarvoor betaalt de ondernemer €108,- tot €144,-.” 

Wat kost een boekhouder voor een zzp’er per jaar? #

Merel Dercksen hanteert een vast bedrag voor elke klant: “Iedereen betaalt in principe € 80,- per uur met een minimumbedrag van €480,- per jaar. Dat komt overeen met de tijd die ik kwijt ben voor een gemiddelde, redelijk bijgehouden administratie. Als het heel rommelig is, dan ben ik meer tijd kwijt en reken ik dus ook meer uren. Dat is bijvoorbeeld bij veel vermogen in box drie of een situatie waarbij fiscaal advies nodig is. Ik zeg altijd tegen klanten: die €480,- is een minimumbedrag en geen pakket. Een pakket impliceert dat het er niet overheen mag gaan. Ik merk dat zzp’ers het fijn vinden dat ze van tevoren weten waar ze financieel aan toe zijn bij de kosten van hun boekhouder.” 

Suzan de Wit biedt voor zzp’ers een aantal pakketten aan. Het basispakket kost €1050,- per jaar, het uitgebreide pakket € 2000,- en het complete pakket €2500,-. “Het verschil tussen de pakketten zit in de strategische cijferbespreking. Als je bijvoorbeeld de wens hebt om te groeien of personeel aan te nemen dan geeft een uitgebreid of compleet pakket de ruimte om daar samen met elkaar naar te kijken. Maar ook als je aan de vooravond staat van een bv, dan is het goed en nuttig om hier tijdig op te reageren.” 

Peter Aubroeck rekent voor alle zzp’ers een maandbedrag van €49,-. “Dit betekent €588,- per jaar. Het opstarten van de boekhouding, of je net begonnen bent als zzp’er of al even bezig bent, is dan €159,-.” 

Ron de Kort werkt met een uurtarief van €74,- per uur. “Bij een vaste prijsafspraak voor al mijn klanten zou het nadelig kunnen zijn voor de één en voordelig kunnen zijn voor de ander. Daarom werk ik op basis van uurtarief. Een gemiddelde zzp’er met een goedlopend bedrijf betaalt mij jaarlijks €1000,- tot € 1500,- voor mijn werkzaamheden als boekhouder.”

Wat doet de boekhouder voor je en wat doe je zelf?  #

Wat kun je verwachten als je als startende ondernemer bij Suzan de Wit aanklopt? “In het eerste jaar heeft een startende ondernemer genoeg aan het €1050,- pakket. We starten met een uitleg over Moneybird. Het inboeken van de inkoopfacturen (opent in nieuw tabblad) en het koppelen van banktransacties doe je dan zelf. Wij doen de volledige controle. Ook de btw-aangifte (opent in nieuw tabblad) pakken we op. Elke maand hebben we contact. Dat is het moment waarop we elkaar vragen kunnen stellen. Wij controleren elke maand de administratie; is alles correct ingevoerd, staat het op de juiste categorie? Zien we opvallende zaken? Aan het einde van het jaar pakken we de jaarafsluiting op en doen we de ib-aangifte (inclusief die van de partner). Ook bespreken we de cijfers.” 

De klanten van Peter Aubroeck maken zelf de verkoopfacturen en sturen hun inkoopfacturen door naar het Moneybird-e-mailadres (opent in nieuw tabblad). “Deze inkoopfacturen worden net als de banktransacties, binnen drie werkdagen verwerk door ons. We doen ook de btw-aangifte en de ib-aangifte (inclusief een partner in loondienst). Als zzp’er heb je geen jaarrekening nodig, die zit dus ook niet in dit bedrag. Ook loonadministratie en prognoses zijn niet in dit bedrag verwerkt.” Peter en zijn collega’s hebben maandelijks contact met de ondernemers. “Ondernemers zijn vaak druk. Ondanks de tip om meteen het bonnetje in te scannen (opent in nieuw tabblad), blijven ze nog wel eens liggen. Door daar op tijd bij te zijn kun je met de klant zorgen voor een complete administratie.”

Merel Dercksen doet voor al haar klanten dezelfde werkzaamheden: periodiek controleren van de boekhouding, de btw-aangifte, ib-aangifte (ook voor de partner) en klanten kunnen tussendoor vragen stellen. Doordat zij voor al haar klanten haar uren bijhoudt, weet ze hoeveel tijd zij ermee kwijt is en hoe ze dat moet doorrekenen naar haar klanten. 

Ron de Kort adviseert zijn klanten om zelf te factureren en het boeken van de kosten aan de boekhouder over te laten. “Het corrigeren van een boeking kost me meer tijd dan het zelf inboeken. De meeste ondernemers vinden die werkwijze prettig. Ik loop elk kwartaal de boekhouding door, er is ruimte voor het stellen van vragen, de jaarstukken neem ik op me en ik doe de ib-aangifte (inclusief die van een partner in loondienst). Elk kwartaal hebben we een online afspraak. Dat vind ik belangrijk, om vinger aan de pols te houden zodat het elk kwartaal goed staat. Ik kan ondernemers op tijd bijsturen, zo maken ze minder fouten. Dat scheelt veel tijd en geld bij het maken van de jaarstukken.” 

Wat zijn de kosten voor kleine vragen die je direct wilt stellen?  #

Wanneer en hoe kun je jouw vragen stellen aan de boekhouder? De meeste boekhouders factureren niet voor elke vraag. Suzan de Wit zegt daarover: “Wij sturen niet voor elk wissewasje een factuur. Als een vraag binnen vijf tot tien minuten te beantwoorden is, dan doen we dat gewoon binnen het pakket.”

Peter Aubroeck zegt dat mensen met kleine vragen onbeperkt per mail, telefoon of whatsapp contact kunnen opnemen. “Bij een uitwerking van een prognose, een subsidieaanvraag of een arbeidscontract rekenen we vaak wel extra kosten.” 

Het is dus verstandig om jouw persoonlijke situatie, nu en wat je op korte termijn verwacht, te bespreken met de boekhouder zodat je niet voor financiële tegenvallers komt te staan.

Ron de Kort vraagt zijn klanten om vragen per mail te stellen. “Het moet vaak even landen en soms moet ik er even op broeden en dan heb ik het antwoord niet meteen paraat. Als het antwoord simpel en kort is reageer ik per mail. Dat doe ik kosteloos. Als er meer uitleg nodig is plannen we een online afspraak. Daar betaalt de klant ook €74,- per uur voor. Je kunt dan denken aan vragen of een ondernemer zijn auto zakelijk of privé moet rijden of over werkruimte aan huis.”

Merel Dercksen vindt het belangrijk dat zzp’ers laagdrempelig contact kunnen hebben met hun boekhouder. “Een korte vraag factureer ik niet. Bij afspraken van een half uur of langer schrijf ik dit wel op en tel dat gedurende het jaar bij elkaar op. Startende ondernemers hebben vaak meer vragen. Als ondernemers wat verder zijn met hun bedrijf bellen ze ongeveer één tot twee keer per jaar met een kleine vraag.”

Wat moet je met een boekhouder bespreken voordat je gaat samenwerken? #

Elke boekhouder heeft andere prijzen, pakketten en manieren van werken. Het is dus goed om na te gaan wat jij wilt dat de boekhouder voor je doet. Zo heeft Suzan de Wit in haar algemene voorwaarden staan dat bij de ib-aangifte geen scheiding mag zitten. “Daar zijn we veel drukker mee en past niet binnen het standaard pakket.”